Tech & Innovatie

Succesvolle ondernemers realiseren meerdere ideeën (infographic)

Moet je als ondernemer focussen op je hoofdactiviteit of kun je prima meerdere ideeën uitwerken tot succesvolle bedrijven?

7 tips om robots slim(mer) in te zetten

Het aantal verkochte industriële robots steeg afgelopen jaar wereldwijd met 29 procent ten opzichte van 2016. In 2020 zullen wereldwijd...

Hoe een Amerikaanse krant massaal jongeren naar de kiosk lokte

De Amerikaanse krant de New York Post slaagde er maandag in om voor de lunch al zijn kranten uit te verkopen...

Waarom je (beter niet) kunt vragen of je de robot van je concurrent mag lenen

Robots: ze werken nauwkeurig, zijn nooit ziek, en kunnen geprogrammeerde taken eindeloos herhalen zonder kwaliteitsverlies. Tegelijkertijd zijn ze (ondanks dalende...

Bob heeft ruzie met de nieuwe bedrijfsbeveiliging

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob doet zijn best. Deze week krijgt hij het aan de stok met...

Is achterafbetalen een wettelijk beveiligingsgat?

Als ondernemer moet je klanten achteraf kunnen laten betalen, maar die methode is fraudegevoelig bleek afgelopen week weer eens. Een optie...

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.

Bob de manager over ontslag per e-mail

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Vandaag ontdekt hij hoe vaak we eigenlijk mailen in...

Zo stimuleer je duurzaamheid op de werkvloer

De politiek, maar ook de kritischer wordende klanten en consumenten zetten zich steeds serieuzer in voor het klimaat. Toch zijn...

Agile werken omarmen als organisatie

Wie in de toekomst wil blijven bestaan, moet zich razendsnel kunnen aanpassen. Volgens Mike Hoogveld doen organisaties er daarom verstandig...

Liegen over een ‘bijna ingepikte’ domeinnaam is dus echt bedrog

Een dubieuze club die ondernemers probeerde te tillen met zogenaamd geclaimde domeinnamen is teruggefloten door de rechter, maar vooral omdat...

Groeikansen gaan altijd gepaard met spanningen

In de collegereeks Business Development van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

Dit heb je nodig om groeikansen te pakken

In de collegereeks Business Development van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

Sinds kort kunnen klanten van Atradius gebruikmaken van Atrium: een online platform waar ze met één druk op de knop hun polissen kunnen beheren en kredietlimieten kunnen aanvragen. Ook intermediairs doen hun voordeel met het nieuwe portaal: via Atrium kunnen zij claim- en kredietaanvragen sneller en efficiënter afronden. De wens voor een nieuw geïntegreerd klantportaal (dat beschikbaar is in meer dan 45 landen) kwam in eerste instantie voort uit het woud aan legacy-applicaties en -systemen binnen Atradius, blikt Expert Project Manager Paul Goossens terug. Maar ook vanuit de business bestond een behoefte aan vernieuwing, vult Business Development Manager André van der Putten aan. ‘Vanuit ons klantenbestand klonk steeds vaker de roep om meer transparantie en efficiency bij het internationaal zakendoen. Ook in dat opzicht groeide de behoefte aan een nieuw, klantvriendelijk portaal.’ Klantsafari Om een nieuw systeem optimaal te laten aansluiten op de wensen van klanten, ging Atradius op ‘klantsafari’, schetst Van der Putten. ‘Bij de ontwikkeling van het nieuwe portaal hebben we zoveel mogelijk klanten en intermediairs actief opgezocht, in zoveel mogelijk landen waar we actief zijn: via klantpanels, videoconferencing en daadwerkelijke bezoeken. Hoe opereren klanten ‘in het wild’? Hoe is de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer? Vanuit een customer-centric-benadering wilden we komen tot een helder beeld van hoe klanten werken in de 21e eeuw.’ Het consulteren van klanten en stakeholders zorgde voor een breed draagvlak. Goossens: ‘Klanten hadden weliswaar geen beslissende stem in het proces, maar ze kregen zo wel het gevoel deel uit te maken van een bredere ontwikkeling. Die klantgerichte benadering werkte in dit geval perfect.’ Archeologisch onderzoek Uit de vele gesprekken kwam vooral de behoefte aan een geïntegreerd, realtime systeem naar voren, schetst Van der Putten. ‘Klanten wilden kredietverzekeringen beter kunnen integreren in hun bedrijfsvoering, tegen lagere kosten en met een kleinere administratieve workload.’ In technische zin een behoorlijke uitdaging, vertelt Goossens. ‘Van meet af aan hebben we daarom onze ontwikkelpartners bij de klantgesprekken betrokken, zodat we zo snel mogelijk zicht zouden hebben op de technische haalbaarheid.’ Tijdens de ontwikkelfase kozen Atradius en zijn ontwikkelpartners voor een combinatie van agile development en een meer traditionele, ‘rechttoe rechtaan’ watervalmethode, schetst Goossens. ‘Het nieuwe portaal mocht geen invloed hebben op de interne datasystemen die het portaal voeden. Die eis vanuit onze board noopte ons ertoe om sterk waterfall te werken; we wisten niet altijd precies hoe bestaande datasystemen in elkaar staken, simpelweg omdat documentatie ontbrak en de verantwoordelijke mensen onze organisatie inmiddels hadden verlaten. We moesten op archeologisch onderzoek uit in onze interne systemen.’ Gezond spanningsveld Interne discussies waren er volop, blikt Van der Putten terug. ‘Bij een ontwikkeling als deze is er altijd een conflict tussen de behoefte van de klant en de snelheid waarmee de interne organisatie dingen kan aanpassen.’ De ontwikkeling van een nieuw klantportaal vraagt niet alleen om een technische omslag, maar ook om een cultuuromslag, vult Goossens aan. ‘Je merkte dat intern langzaam het besef indaalde dat het helpt om jezelf kwetsbaar op te stellen. Klanten en stakeholders reageerden ook heel positief op ons verzoek om mee te denken. Ik schat dat een goede communicatie met klanten en goed stakeholdermanagement minstens 50 procent van je succes bepaalt.’ Minimale impact Als onderliggend fundament voor het nieuwe klantportaal koos Atradius voor het cloudplatform Oracle Fusion Middleware. ‘We wilden pertinent geen open source-oplossing’, schetst Goossens. ‘Dat werd toch te veel als een risico gezien, juist omdat het te veel vrijheden met zich mee zou brengen. Liever kozen we voor een stabiel platform. Ook is het een prettig idee dat we de komende jaren verzekerd zijn van de support van een sterke technische partij.’ De eerste versie van Atrium draait sinds vorig jaar, maar om de impact van de migratie minimaal te houden draaien het nieuwe en het oude systeem tot eind 2018 naast elkaar. Een extra uitdaging, erkent Van der Putten. ‘Toch hebben we bewust gekozen voor deze aanpak, om te voorkomen dat klanten te maken krijgen met een geforceerde overstap en hinderlijke onderbrekingen van hun processen.’ Innovatie Ondertussen staan de ontwikkelingen niet stil. Van der Putten: ‘We voegen momenteel de laatste extra functionaliteiten toe. Daarnaast onderzoeken we hoe we nieuwe technologieën als artificial intelligence en robotics kunnen inzetten om Atrium naar een nog hoger plan te tillen en ons serviceniveau verder op te hogen. Ook daarbij maken we uiteraard weer graag gebruik van de input van onze klanten.’

Wat een ‘klantsafari’ Atradius heeft opgeleverd

Om te komen tot een nieuw online klantportaal ging kredietverzekeraar Atradius op ‘klantsafari’. ‘Goede communicatie bepaalt minstens 50 procent van...

3 tips om security-blunders te voorkomen

Kritieke softwarefouten komen vaak pas vijf voor twaalf aan het licht. Sprout-expert David Vaartjes tipt 3 ingrepen waarmee je dit...

Video: Zo vernieuw je je businessmodel

In de collegereeks Business Development van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

Dankzij deze gadget kunnen planten lopen (ja, écht)

Het kan nu echt: een plant als huisdier nemen. De Chinese ondernemer Sun Tianqi vond een manier om planten te laten...

Groeikansen gaan altijd gepaard met spanningen

In de collegereeks Business Development van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

Dit is het verschil tussen websites en webapplicaties

Websites en webapplicaties verschillen op een paar cruciale punten van elkaar. Sprout-expert John Sportel legt de twee soorten naast elkaar,...

Zo werkt de innovatiecyclus in business development

In de collegereeks Business Development van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

Waarom je de auto’s van je werknemers zou moeten tracken

Heb je steeds meer eigen wagens op de weg? Dan wordt het hoog tijd om over tracken van rijgedrag na...

Hoe je 8% meer online omzet haalt dankzij één juridisch foefje

Last van klanten die afhaken in je online bestelproces? Schrap het verplicht aanvinken van je algemene voorwaarden, tipt Sprout-expert Arnoud...

In principe kun je alle processen in je onderneming robotiseren

Robotisering op de werkvloer brengt ethische vraagstukken met zich mee. Machines worden zelflerend. Robots worden slimmer dan mensen en gaan...

i.s.m. TIAS School for Business and Society

Ideeën genoeg, maar hoe zet je ze om in succesverhalen?

Binnen organisaties bruist het vaak van de nieuwe ideeën. Toch is het lastig om innovaties goed van de grond te...

Business Development Opleiding met prof. dr. Jeff Gaspersz

In de Business Development opleiding van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

Tokens als betaalmiddel? Dit kun je ermee

Mede dankzij blockchain staan tokens weer flink in de belangstelling. Een handige en veilige manier om persoons- en betaalgegevens apart...

Denken vanuit waardecreatie essentieel voor business development

In de collegereeks Business Development van Nyenrode Business Universiteit geven vier bekende sprekers inzicht in hoe je waarde creëert en...

De 4 beste trainingen op het gebied van innovatie management

Leidinggeven aan innovatie is misschien wel de belangrijkste taak als ondernemer en leidinggevende. Belangrijk dus om je als leidinggevende te...

Soms wint de digitale David nog wel van Goliath

Kunnen kleine traditionele bedrijven nog wel op tegen grote techreuzen als het aankomt op het gebruik van data? Wel als...

Afwijken van wat normaal is levert veel meer waarde

Waarde leveren? Wijk af van wat normaal is

Op de werkvloer vinden we bepaalde dingen heel normaal, terwijl we sommige zaken al gauw als 'gek' bestempelen. Maar wat...

Week van de werkstress goed idee? 'Ja, al moet je een beetje oppassen met dit soort dingen. Eind jaren negentig hadden veel mensen last van RSI-klachten. Er kwam een grote campagne en die moest na een paar jaar stoppen omdat het aantal klachten niet af- maar juist toenam. Werkstress is er altijd en het is niet alleen negatief, maar ook nodig. Nu is er alleen maar aandacht voor de negatieve kant van stress en de connectie met werk. Maar stress ligt nooit alleen aan werk. Het is een combinatie van werk en privé, en heeft ook te maken met persoonlijkheid en de levensfase waar iemand in zit.' Wat is de reden dat stressgerelateerde klachten zo zijn toegenomen de laatste tijd? 'In onze maatschappij vinden we dat alles maakbaar is. Als mensen stress hebben, willen ze dat ook even snel oplossen. Ook werkgevers kijken er zo naar. Die geven werknemers een cursus, kunnen dan voor zichzelf een box aftikken en tevreden zijn zichzelf.' Een beetje stress is wel gezond. Waar ligt het omslagpunt en hoe kun je dat herkennen? 'Mensen die chronisch gestresst zijn gedragen zich ook anders. Ze blijven bijvoorbeeld heel erg in het verleden hangen, kunnen niet op namen komen, worden cynisch, kunnen geen hoofd- en bijzaken onderscheiden. En naast dit soort mentale dingen zijn er ook fysieke kenmerken, hoofdpijn, buikpijn. Dat zijn allemaal signalen. Maar de geest is sterker dan het lichaam, dus we kunnen onszelf heel goed voor de gek houden dat er niets aan de hand is.' Wat is dan wel een goede manier om werkstress te verminderen? 'We zijn ongemerkt een slaaf van ons bestaan geworden. Met een smartphone verkoop je als het ware je ziel aan de duivel. We zijn vreselijk verslaafd en we hebben het niet eens door. We kijken gemiddeld tweehonderd keer per dag op onze telefoon, en dat heeft geen enkele functie. We zijn weerloos tegen de telefoon, en we zouden die weerloosheid moeten bespreken. Ik pleit dus voor een back to basicsdag. Een dag niet mailen, bellen of appen.' Dat houd je misschien een dag vol. Maar hoe moet dat op de lange termijn? 'De smartphone is een relatief nieuwe uitvinding. Ik zou het helemaal niet raar vinden als er over tien of twintig jaar regels zijn over internet en smartphones. Twintig jaar geleden vond iedereen het heel normaal dat er in vliegtuigen gerookt werd. Ik vergelijk het met AA, de eerste stap van het oplossen van het probleem is toegeven dat je een probleem hebt. Erken dus dat je weerloos bent tegen de verleidingen van de smartphone.'

Die telefoon van de zaak was helemaal zo gek nog niet

Het leek een goed idee, bring your own device, schrijft MT-hoofdredacteur Thijs Peters, maar nu plukken we de zure vruchten...

Sneller en veiliger innoveren dankzij autonomous computing

Zelfrijdende auto’s kenden we al, maar zichzelf besturende computers? Toch zitten ze eraan te komen. Met mogelijk grote – positieve...

4 x inspiratie voor Business Model Innovation

Business Model Innovation, iedere organisatie heeft ermee te maken. En het is tegenwoordig wel duidelijk dat het blijven zoeken naar...

Bang voor disruptie? In potentie heb je 4 miljard klanten én 4 miljard medewerkers

Technologie kan het voortbestaan van jouw bedrijf in gevaar brengen. Wie zich niet aanpast, legt het loodje. Maar wie bereid...

Betalen in B2B: zo kan het ook

Waar bedrijven het B2C-klanten zo gemakkelijk mogelijk maken om online te betalen, zo behoudend zijn ze vaak als het gaat...

Winkelmand

Recente artikelen

Columnisten

Simone van Neerven

Aaron Mirck