Digitale transformatie

Zestig procent van de dagelijkse werktijd gaat op aan het organiseren van het werk. Hoe maak je dat minder? Door tijd goed in te delen, werk je zorgvuldiger en efficiënter, bovendien levert het een stuk minder stress op. Een goede planning zorgt er ook voor dat anderen prettiger kunnen werken, omdat ze weten waar ze aan toe zijn. Deze 6 tips helpen je om efficiënter te werken. 1.Maak een planning en gebruik lijstjes Plan alles wat je wilt doen. Op het moment dat zaken op papier staan, kunnen ze uit je hoofd en dat scheelt veel stress. In de planning noteer je bovendien hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Zorg dat deze tijd een realistische inschatting is, de ervaring leert dat de tijd die nodig is voor een handeling structureel onderschat wordt. Plan niet meer dan zes belangrijke dingen op een dag en plan ook tijd in voor onverwachte zaken. Beter een matig gevulde agenda die echt wordt afgewerkt dan een overvolle agenda met taken waar je niet aan bent toegekomen. Zorg dat je checklists maakt, zodat je taken die je hebt afgewerkt kunt afstrepen. Dit geeft niet alleen voldoening, het biedt ook overzicht. 2.Start de dag met tijd voor jezelf Door aan het begin van de dag even je e-mail en sociale media door te nemen, valt er al een grote ‘to do’ van je checklist. Mails die je snel kunt beantwoorden of doorsturen, verwerk je meteen. De grotere taken komen terecht op je planning. Zaken die niet interessant zijn of slechts informatief, verwijder je of zet je in een map om later te bekijken. Probeer jezelf aan te leren om slechts een aantal keren per dag je e-mail te bekijken. De meeste productiviteit wordt verloren door onverwachte (en vaak onbelangrijke) taken zoals het lezen van e-mail. De universiteit van Californië ontdekte dat het gemiddeld 26 minuten duurt voordat je na de onderbreking weer helemaal geconcentreerd in je taak zit. Zonde van de tijd. 3.Breng vergadertijd met 25 procent terug Veel vergaderingen duren onnodig lang. Door ze met een kwart in te korten, krijg je nog steeds hetzelfde gedaan, maar het levert je ontzettend veel tijdwinst op. Stel dat je dagelijks met vijf mensen een uur vergadert en dat terugbrengt naar driekwartier, levert je dat zo’n driehonderd uur per jaar op, bijna twee maanden werk! Over efficiënt vergaderen is veel informatie te vinden, zo zijn een heldere agenda en een duidelijk doel onontbeerlijk. Vraag je ook af of je per se bij de vergadering aanwezig moet zijn en zorg voor een duidelijke begin- en eindtijd. Het kan ook geen kwaad om af en toe het nut van de vergaderingen te evalueren. 4.Consolideer de informatie die je krijgt Op je werkplek heb je met heel veel verschillende applicaties te maken, van je e-mail en tools als Lync, Yammer, Twitter en Linkedin tot operationele systemen zoals SAP, Oracle of Salesforce. Zorg ervoor dat alle berichten van die systemen op één plek samenkomen, zodat je niet steeds hoeft te schakelen tussen al die verschillende applicaties. Dat kost onnodig veel tijd. 5.Zorg voor een goed archief Veel productieve tijd gaat verloren met het zoeken naar bestanden en documenten. Zorg voor een heldere indeling van je mappenstructuur en naamgeving van je documenten, zodat het weinig tijd kost om dingen terug te vinden. Ook het efficiënt archiveren van je e-mail kan veel tijdswinst opleveren. Ook hier geldt weer dat een logische mappenstructuur wonderen kan doen. Zet de mails die actie vereisen in een aparte map, evenals de mails waar je nog een reactie op verwacht. De rest van de mails uit je inbox archiveer je zodra je ze hebt afgehandeld. Een lege mailbox aan het einde van de dag geeft rust en voldoening. 6.Gebruik zo min mogelijk e-mail Waar mogelijk gebruik je de telefoon, chat of loop je even bij een collega naar binnen om zaken te bespreken. Op die manier kun je veel preciezer duidelijk maken wat je wilt en bedoelt en kun je mogelijke misverstanden direct uit de weg ruimen. De hoeveelheid tijd die een gemiddelde werknemer voortdurend aan eindeloze emailwisselingen besteed is ongekend hoog. Door even te bellen of langs te lopen kan veel tijd worden bespaard en kunnen veel fouten en onduidelijkheden worden voorkomen. Door kritisch te kijken naar hoe je werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn, kun je je efficiëntie en productiviteit op een werkdag fors verbeteren.

Met deze 6 tips werk je efficiënter en productiever

Productiviteit gaat om efficiënter werken; sneller meer doen met minder. Met de toenemende druk van het overal en altijd kunnen...

Zestig verschillende SAP-systemen gebruikte elektronicabedrijf Philips toen topman Frans van Houten aan het roer kwam. Het terugbrengen van die systemen naar een nieuw IT-fundament was voor de nieuwe topman een randvoorwaarde om Philips weer te laten groeien. De topman noemde het op FD.nl een ‘kakofonie van data die onderling slecht vergelijkbaar zijn’, en menig managementvergadering zinloos maakte. Ook woningbouworganisaties hebben te maken met een versnipperd applicatielandschap, is de ervaring van Business Unit Manager Pascal Greuter van Info Support. Door die versnippering van informatie hebben ze bijvoorbeeld onvoldoende inzicht in hoeveel vastgoed ze bezitten of hoe het met het planmatig onderhoud is gesteld, schrijft hij. Daardoor kunnen corporaties niet de juiste informatie leveren voor de accountantscontrole. Helaas zijn bovengenoemde voorbeelden geen uitzondering, veel bedrijven hebben er mee te maken. Lead BPM-architect Maarten Veger van BPM Company legt uit: ‘Vooral grote organisaties willen de klantbediening vernieuwing vanuit hun bestaande gedistribueerde systemen. Voorheen was dat prima, de systemen doen stand-alone precies waar ze voor bedoeld zijn. Organisaties willen die systemen nu gaan koppelen, omdat ze de data uit die systemen willen combineren. De klant verlangt dat ze op een moderne en dus online manier worden bediend. Het maakt de klant niet uit dat die informatie uit verschillende databases moet worden gehaald, hij wil een zo goed mogelijk aanbod – waarbij data uit klantsystemen en productsystemen wordt samengevoegd – dat wil hij snel en via een mobiel kanaal.’ Belemmering van innovatie Gedistribueerde systemen belemmeren organisaties om te innoveren, zegt Jeroen Eijskoot van softwaretestbedrijf Valorie. ‘Het ontbreken van maximale innovatiekracht beperkt dan ook de flexibiliteit van de organisatie om als geheel in te spelen op continu veranderende (markt-)omstandigheden.’ Die stelling wordt onderschreven door onderzoek van Grant Thornton onder CFO’s van Amerikaanse bedrijven. Bijna de helft (46 procent) vindt dat de IT-systemen de organisatie belemmeren bij het efficiënt inrichten en uitvoeren van hun processen. Daarom wordt een groot deel van het geld de komende jaren in IT geïnvesteerd. Een Business Process Management-oplossing is de verbindende factor om in een versnipperd applicatielandschap een end-to-end geautomatiseerd bedrijfsproces te maken, zegt Veger. ‘Zie het BPM-systeem als de dirigent. Die coördineert van begin tot einde het proces en zorgt dat op het juiste moment de juiste informatie wordt gelezen of weggeschreven.’ Het BPM-systeem dirigeert dan welke dienst (service) wordt aangeroepen. ‘In de praktijk zie ik dat organisaties alleen nog services bouwen om applicaties te ontsluiten op het moment dat de applicatie nog lange tijd in de lucht blijft. Soms is dat niet het geval; vooral grote organisaties hebben vitale data in oude systemen staan die ze binnen drie tot vier jaar willen uitfaseren. Dan wil het bedrijf niet meer investeren in de bouw van een service. Een nieuwe technologie die dan gebruikt wordt is Robotic Process Automation (RPA). Met RPA worden repetitieve gebruikersacties automatisch nagebootst door het BPM systeem, zodat je het lezen en schrijven naar deze applicaties toch kan ontsluiten. De scripts kunnen worden gecreëerd door de acties van een gebruiker op te nemen, en dit is een krachtig middel voor het sneller en geautomatiseerd uitvoeren van processen.’ Koppelen van systemen is complex Hoewel de noodzaak er is, wordt het integreren van systemen ook steeds complexer, zegt Greuter. Er wordt namelijk niet alleen geïntegreerd met interne systemen. ‘Ook bij ketenpartners speelt zo’n integratieoplossing een belangrijke rol. Denk hierbij aan de gegevensuitwisseling met verschillende ministeries, de WOZ, het Kadaster of de energiemarkt.’ Bovendien, zegt Veger, is een BPM-project niet alleen een technische exercitie. ‘Het combineren van systemen middels BPM is niet nieuw. De complexiteit zit in het feit dat je bij de automatisering van een end-to-end proces niet alleen de systemen verbindt, je verbindt ook mensen op een andere manier. Dat betekent dat een organisatie anders gaat werken, het werk gaat er voor werknemers anders uit zien. Het is daarom essentieel om ook het organisatorische aspect in ogenschouw te nemen.’

Hoe de IT-lappendeken in uw organisatie innovatie belemmert

Door snelle groei of door overnames kunnen organisaties met verschillende IT-systemen in grote problemen komen. Systemen die niet met elkaar...

Samenwerken in documenten en bestanden kunnen delen past goed in de agile scrum manier van werken, stelt Bert Hendriks. Hij is Chief Customer Officer en Partner bij Decos, een organisatie die onder meer documentmanagement software maakt. ‘Het is handig om de gedachten van verschillende personen over een onderwerp bij elkaar te brengen. Daarvoor is het nodig om input van meerdere mensen op te nemen in een document.’ Deze manier van werken stelt het team centraal, in plaats van het individu. Het grote voordeel van het delen van bestanden is dat het team verder kan werken aan de gestelde doelen als er een teamlid ziek wordt of op vakantie gaat. ‘De continuïteit en creativiteit verbetert enorm.’ Volledig digitaal Bij Decos bijvoorbeeld wordt door meerdere mensen gelijktijdig aan tenders gewerkt. Grote documenten waar veel verschillende input voor nodig is. Een ander moment waar meerdere mensen tegelijk in een document samenwerken is tijdens vergaderingen bij het bedrijf. ‘Wij zijn een volledig papierloos bedrijf, dus alle informatie voor een vergadering wordt digitaal bij elkaar gebracht. Iedereen kan van tevoren input of notities aan de vergadering hangen.’ Bovendien kan er tijdens de vergadering zelf gelijktijdig input worden gegeven op de notulen. Daarvoor gebruikt het bedrijf zijn eigen tool GetMinute. ‘Op het moment dat ik in die notulen aan het typen ben, is dat stuk tekst geblokkeerd. Pas als ik dat vrijgeef, kan een collega aan dat stuk toevoegen.’ Technisch onmogelijk Er zijn nog meer tools die het bedrijf gebruikt, bijvoorbeeld Join (eveneens een eigen product, dat digitaal samenwerken mogelijk maakt). Waar in de notulentool de tekst daadwerkelijk geblokkeerd wordt op het moment van bewerken, is dat bij veel andere samenwerkingstools niet het geval. Veel mensen herkennen het moment waarop je iets wilt toevoegen in een document terwijl daar op dat moment een collega in aan het werk is. Een waarschuwing van de tool volgt dan. Het document moet eerst worden vrijgegeven voordat een ander zijn wijzigingen kan opslaan. ‘Het is vaak technisch wel mogelijk om in dezelfde tekst te werken maar onmogelijk om tegelijkertijd aan bijvoorbeeld hetzelfde woord te sleutelen’, stelt Hendriks. ‘En dat is ook niet wenselijk. In die gevallen geldt veelal dat wie de tekst het eerst opende, voorrang heeft met zijn wijzigingen.’ Leermomenten De bredere input die samenwerken aan documenten met zich meebrengt zorgt voor een snellere leercyclus. ‘Doordat verschillende mensen input leveren, leert iedereen daar weer van. Vroeger was een persoon een tender of plan aan het schrijven, maar nu komen alle nieuwe dingen er tegelijk in. Ieder specialisme levert input en als er een nieuwe medewerker is, zie je gelijk zijn visie. Dat betekent dat je als organisatie veel sneller leert en flexibeler wordt.’ Goede afspraken Hendriks heeft nog wel een aantal tips voor het gelijktijdig samenwerken aan documenten. Zo adviseert hij goede afspraken te maken voor het in- en uitchecken van documenten om ze te kunnen bewerken. ‘Als ik een document uitcheck, kan alleen ik er wijzigingen in aanbrengen. Als ik het vervolgens weer incheck op de server, kunnen collega’s er weer mee verder.’ Voor co-creatie is het raadzaam om een verdeling te maken wie welke onderdelen (van bijvoorbeeld een tender) oppakt. Bij veel tools is het zichtbaar welke collega er op dat moment in het document werkt, zoals bij Dropbox en Google Docs. Tot slot vindt Hendriks het sterk om als team de revisie van belangrijke documenten gezamenlijk te doen. ‘Mensen sputteren dan vaak tegen dat het zoveel tijd kost, maar het levert zoveel op, want je hebt iedereen bij elkaar. Dat hoeft niet fysiek, dat kan ook virtueel. Maar door als team documenten door te nemen blijf je leren en bereik je transparantie. Een voorwaarde om goed digitaal samen te werken.’

Bestanden delen: zo werk je tegelijk in hetzelfde document

Co-creatie ofwel samen creëren brengt de creativiteit en kennis van verschillende mensen bij elkaar en vormt een belangrijk onderdeel van...

Ooit had de IT-afdeling de macht over welke software en hardware een organisatie gebruikte. Die tijd is voorbij. Stugge bedrijfssoftware kreeg concurrentie van gebruiksvriendelijke, gratis applicaties. Werknemers gebruiken liever die tools dan de bedrijfsapps; uit onderzoek van softwareleverancier Mobiquity blijkt dat bijna 60 procent van de Nederlandse werknemers de voorkeur geeft aan eigen gedownloade mobiele applicaties. Schaduw ICT-processen – Shadow IT – worden die ook wel genoemd: werknemers die hun eigen IT-systemen en processen inrichten en gebruiken zonder de expliciete toestemming van de organisatie en IT-afdeling. Onderzoek van de analisten van 451 Group laat zien dat 44 procent van de bedrijven wereldwijd te kampen heeft met werknemers die hun eigen IT-workflow hebben ingericht. Groot beveiligingsrisico Hoewel werknemers hiermee op de korte termijn zijn geholpen, kan dit op de langere termijn veel problemen opleveren; lastig te koppelen databases, moeilijk uit te breiden processen en beveiligingsissues. In het 2014 Security Report noemt Inside Check Point Software Technologies schaduw-ICT een van de grootste beveiligingsrisico’s van een organisatie. IT-afdelingen willen daarom liever niet dat werknemers zelfgekozen apps downloaden en gebruiken. Daarvoor hebben ze verschillende mogelijkheden zoals het voorinstalleren van apps op mobiele apparaten (20%) of het blokkeren van apps op de zakelijke smartphone (25%), zo blijkt uit het onderzoek van Mobiquity. Geen verbod, maar een gesprek Maar het blokkeren van deze oneigenlijke processen is niet de juiste manier. CTO Jamie Marshall van Calyx: ‘Schaduw-ICT is meestal een teken dat IT het specifieke werk van een afdeling niet begrijpt, in plaats van dat er verschil van inzicht is over strategie of richting.’ Eigenlijk, zegt Marshall, vertelt het gebruik van deze eigen IT-toepassingen dat werknemers hun werk juist snel en effectief willen doen en dat dit met de bestaande middelen niet kan. ‘Als een klant hoog en laag springt omdat hij meteen een groot document of bestand nodig heeft en het bedrijf daarvoor geen oplossing biedt, waarom zou je dan je medewerker straffen voor het gebruik van een service zoals Dropbox of WeTransfer?’ In plaats van het verbieden van het gebruik van eigen software, kan een IT-afdeling ook in gesprek gaan. Marshall: ‘Zoek uit welke tools worden gebruikt met welk doel. Zo krijgt u waardevolle informatie over wat de organisatie nodig heeft.’ En bied hulp als een afdeling een bepaalde online tool wil gebruiken. ‘Op die manier laat u zien open te staan voor samenwerking en heeft de IT-afdeling ook inspraak in hoe de cloud wordt gebruikt. Willen uw ontwikkelaars bijvoorbeeld een eigen ontwikkel- en testomgeving in de cloud, help ze dan bij het opzetten. En zorg tegelijkertijd voor goede authenticatie, autorisatie en beveiligingsmechanismen’, is de tip van consultant Andrew Froehlich. Wees redelijk Natuurlijk blijft beveiliging een issue. ‘Maar zoek de balans tussen beveiliging en toegankelijkheid. Beveiliging is prioriteit, maar wees ook redelijk over wat u wilt beveiligen en wat de gevolgen van een lek zijn’, vindt Marshall. Ook Froehlich is voor redelijkheid en beseft dat er ook grenzen zijn aan wat mogelijk is. ‘Geef niet alle controle weg. Er zijn bijvoorbeeld situaties waar het gebruik van eigen software tools voor problemen zorgt bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Daar komt communicatie om de hoek kijken. Zie het ook als een wake-up call voor de interne communicatie. Hadden de risico's beter uitgelegd kunnen worden? IT-afdelingen moeten betere luisteraars worden, maar ook het vertellen van hun kant van het verhaal kan in veel gevallen beter’, zegt Marschall. Een IT-afdeling heeft nu eenmaal niet meer de volledige zeggenschap over het gebruik van servers, endpoint-apparaten of applicaties. Froehlich: ‘Dat biedt de mogelijkheid om als IT-afdeling op andere manieren de organisatie te ondersteunen.’

Waarom je gebruik van eigen softwaretools moet stimuleren binnen een netwerkorganisatie

Voor veel ingewikkelde bedrijfssoftware is vaak ook een simpeler online alternatief beschikbaar. Tools die werknemers op kantoor maar wat graag...

Dit zijn de 4 mooiste reacties van bedrijven op social media

Hoe goed klantcontact eruit ziet, laten we je zien met deze vier geweldige voorbeelden van bedrijven die op sociale media...

Vroeger had je geld nodig voor ondernemerschap. Veel geld. Je had een idee, schreef een lijvig business plan en ging een hele troep ernstig kijkende mannen en vrouwen in maatpak overtuigen om je geld te geven. En dan opnieuw meer geld te geven. En wellicht nog eens geld te geven. En zelfs dan bleef je het nog heel krap hebben. Het nieuwe ondernemen Vandaag is letterlijk alles binnen handbereik als je een sterk idee hebt: opslagruimte in de cloud, de mogelijkheid om snel een online netwerk op te bouwen via een platform of zelfs een open source machine learning-systeem gebruiken om een eigen artificial intelligence-business op te starten. Als je dan nog het geluk hebt dat je moeder een garage bezit waar jij je en je business buddies zich kunnen installeren, dan ziet de toekomst er meteen erg rooskleurig uit. Bedreiging Ik hoor velen nu denken: ‘Jaja, die dreiging is enkel geldig voor de dienstsector en bedrijven met dure goederen die via de deeleconomie bedreigd worden. Andere sectoren zijn nog heel erg veilig.’ Neem nu de maakindustrie. Wie iets snel en efficiënt wil maken, heeft daar een logistieke mastodont voor nodig: een megafabriek met assemblagelijnen en hordes robots en menselijk personeel. Dat is niet meteen iets wat een twintigjarige met een garage kan evenaren, toch? Misschien nog niet vandaag, maar wanneer 3D-printers even snel als betaalbaar zullen worden, zal iedereen zijn eigen ideeën kunnen ‘maken’. De trend is overigens al in gang gezet: overal zie je online open source 'hardware-bibliotheken’ verschijnen met machines die het toelaten om zelf vrijwel alles te maken met kunststof en hout. De wereldwijde FabLabs, openbare digitale werkplaatsen, zijn daar een fantastisch voorbeeld van. Maar ook studenten hebben al toegang tot machines die hen toelaten om miljardenindustrieën te laten wankelen: zoals de studentorganisatie Enable UC, die voor minder dan 20 euro handprotheses printen in hun campuslab. Eigen fabriek ‘A computer on every desk and in every home’, dat schreef Bill Gates in 1980. De revolutie die dat ontketende verzinkt in het niets bij die van een ‘3D printer in elk huis’. We zullen de meeste zaken – zelfs eten – online kunnen bestellen en onmiddellijk daarna printen. Simpel gezegd: binnen een aantal jaren is iedereen zijn eigen fabriek. Beeld je in wat dat zal betekenen voor de maakindustrie. Maar ook voor boten die containers vol producten vervoeren, koeriersdiensten als UPS en zelfs de koeriers die eten naar onze huizen brengen, zoals Deliveroo. Bedenk je wat er zal gebeuren als we zaken kunnen printen die zelf kunnen nadenken. Als wij op innovatietoer trekken naar Silicon Valley - zodat onze klanten inspiratie kunnen opdoen over hun Day After Tomorrow - bezoeken wij vaak de visionaire design thinker Mickey McManus in het Pier 9 research lab, dat hij leidt voor Autodesk. Hij vertelt ons altijd dat we naar een heel complexe, maar ook heel opwindende en vruchtbare wereld gaan evolueren als verschillende evoluties elkaar gaan kruisen en stimuleren. De nieuwste vorm van die evolutie is digital manufacturing: 3D-printen, artificial intelligence en het Internet of Things. We zullen niet enkel objecten kunnen printen, maar deze ook slim maken en met andere objecten in verbinding brengen. Dàt is pas iets wat potentieel heeft om de wereld te veranderen en waar velen zich jammer genoeg nog veel te weinig van bewust zijn. Terwijl die veranderingen figuurlijk net achter de deur staan. De maakindustrie heeft dus flink wat soul searching voor de boeg in de komende jaren.

Binnen enkele jaren is iedereen zelf een fabriek

Met alle nieuwe innovaties van tegenwoordig kunnen we binnenkort ons eigen eten 3D-printen, zo voorspelt MT-columnist Rik Vera. Als dat...

UNITiD, een digitaal productontwerpbureau met vestigingen in Amsterdam en Rotterdam, werkt al sinds de oprichting met cloudtools. Samenwerking is essentieel voor het bureau dat alleen met ontwerpers werkt. 'Het ontwerpvak verandert heel snel, het is belangrijk dat we continu up to date blijven en weten wat onze collega’s aan het doen zijn. Als je alles in je uppie moet uitvogelen, red je het niet in dit vak. Dat maakt samenwerking cruciaal in ons bedrijf', zegt Matthijs Collard, oprichter van UNITiD.ƒ Samenwerking is essentieel Er werken ruim 55 mensen bij het ontwerpbureau dat zowel grote als kleine klanten bedient. 'Ons werk komt voornamelijk uit Nederland, maar we werken ook veel voor internationale bedrijven, zoals Liberty Global, eBay en Philips, om er maar een paar te noemen.' Om die internationale samenwerking tussen het team en klanten soepel te laten verlopen, heeft UNITiD een aantal cloudtools ingezet. 'Voor de communicatie werken we veel met Slack. We gebruiken daarnaast Google Apps, diverse ontwerptools en Dropbox Business. We hebben zelf een intern dashboard ontwikkeld waarop alles in het bedrijf te volgen is. Medewerkers kunnen zien welke nieuwe mensen er zijn gestart, wie hun mentor is, welke projecten er lopen, maar ook of de massage geboekt kan worden.' Alternatieven Voor Collard was het een eenvoudige keuze om in 2008 direct in de cloud te starten. 'Ik wilde hier geen servers neerzetten, omdat ik niet zou weten wie die dingen moet bijhouden. Wij zijn allemaal ontwerpers en geen systeembeheerders; die wilde ik ook niet in dienst hebben. Toen we begonnen bestonden veel zakelijke toepassingen van de clouddiensten nog helemaal niet. We zijn gestart met onze persoonlijke accounts die we hebben geupgrade en op het moment dat die zakelijke mogelijkheden beschikbaar werden, zijn we overgestapt. We zijn echt meegegroeid met de nieuwe clouddiensten van de producten die we gebruiken.' Intuïtief De ontwerpers van UNITiD vullen hun werkdag met tekenen, workshops met klanten en gebruikersonderzoek. 'We hebben geen ontwikkelaars in dienst, we zijn een ontwerpbureau. We hebben bijvoorbeeld veel verstand van gebruikersinterfaces en gebruikerservaringen. Door onderzoek weten we hoe gebruikers apps, websites en bijvoorbeeld touchscreens gebruiken.' Die werkzaamheden zorgen ervoor dat veel zaken moeten worden gedeeld met klanten en in het team onderling. 'Het mooie is dat vrijwel iedereen de tools die we gebruiken kent en vaak zelf al gebruikt. Dus als hier nieuwe mensen komen werken, krijgen ze toegang tot onze team folder en collaboration tools en kunnen ze aan de slag. Ze hoeven niet te wachten tot er ingewikkelde account-setups gereed zijn.' Beveiliging van data Ook voor een bureau als UNITiD is beveiliging van data een groot goed. In de cloud hebben klanten daar vaak zelf weinig controle over. 'Wij zijn hier intern heel alert op veiligheid, daarom maken we gebruik van tweetrapsauthenticatie, moeten wachtwoorden aan bepaalde eisen voldoen en moeten medewerkers hun computer ‘locken’.' Lachend vervolgt Collard: 'Sommige werknemers zijn daar heel kien op, als een collega zijn scherm vergeet te locken, zijn ze niet te beroerd om een webpagina open te zetten die je liever niet op je computer hebt staan.' Hij verdiept zich bovendien in de wijze waarop cloudleveranciers de bestanden van het bureau die in de cloud staan beveiligen en heeft daar het volste vertrouwen in. 'Ik hoor wel eens over andere bedrijven die wel een eigen server hebben; ik heb altijd het idee dat zij een stuk minder goed beveiligd zijn dan wij. Er zit een enorm professionele organisatie achter grote leveranciers van clouddiensten, met mensen die specifiek op security zitten en daar alle kennis en kunde van hebben. Als je zoiets zelf moet regelen, is er een veel grotere kans dat er iets fout gaat, want je kunt nooit zoveel kennis in huis halen als de bedrijven die daar hun core business van hebben gemaakt.' Archief in broekzak De oprichter van UNITiD geniet er iedere dag van dat hij zijn complete bedrijfsarchief in zijn achterzak met zich meedraagt. “Ik ben vaak onderweg. De apps met toegang tot onze bedrijfsdocumenten staan op het eerste scherm van mijn telefoon en die gebruik ik vaak. Ik kan snel iets opzoeken of doorsturen naar klanten. Dat verbaast me iedere keer weer, dat ik 8 jaar aan archief in mijn broekzak heb en al die documenten in een paar seconden kan doorsturen.'

UNITiD: Het hele bedrijfsarchief in je achterzak

Matthijs Collard, oprichter van UNITiD, is nog iedere dag verbaasd over het feit dat hij het hele archief van zijn...

Moet je als platform een vergunning halen voor het doorsluizen van geld? Dit zijn je opties

Online marktplaatsen die zelf betaaldiensten verrichten moeten daar vanaf volgend jaar een vergunning voor hebben. In de praktijk vallen de...

Waar was ook alweer dat overzicht van dat ene project opgeslagen? Na ruim twintig minuten en het openen van verschillende documenten die je niet zocht, heb je het dan eindelijk gevonden. Kan dat niet sneller en eenvoudiger? Een bestandsstructuur waarin documenten en mappen duidelijke, systematische en logische namen hebben, bieden een organisatie meer kans op succes, groei en stabiliteit. Veel bedrijven willen daar wel aan, maar weten niet goed waar te beginnen. In de meeste gevallen omdat ze al een enorme berg bestanden hebben die ze niet allemaal opnieuw van een nieuwe bestandsnaam willen voorzien. Dat hoeft ook niet, maar je zult ergens moeten beginnen. De start van een nieuw (fiscaal) jaar, een nieuw project of een nieuw team zijn prima momenten om te beginnen met een nieuwe structuur en nieuwe bestandsnamen. Het doel is om een structuur te bedenken die eenvoudig en begrijpelijk is zodat iedereen het snapt en gaat gebruiken. Maak het niet te moeilijk, maar zorg er wel voor dat er voldoende informatie in de naam staat. Zo worden ze duidelijk georganiseerd en zijn ze makkelijk te vinden zijn. We geven een aantal tips. 1. Begin bestandsnamen met een datum  Een van de belangrijkste zaken voor een bestandsnaam is de datum. Dat zorgt ervoor dat bestanden automatisch op chronologische volgorde worden weergegeven in de map. Bovendien is dit een manier om unieke bestandsnamen te creëren, zodat niet per ongeluk een factuur uit 2014 wordt verward met eenzelfde factuur uit 2017. Dit is natuurlijk niet van toepassing wanneer je werkt met een samenwerkingstool zoals Dropbox of GoogleDocs. Dan is, afhankelijk van de inhoud, de datum niet relevant. 2. Neem een classificatie van het soort document op  Het lijkt een open deur om in de naam van een factuur de aanduiding ‘factuur’ op te nemen, maar bij het terugzoeken van documenten, scheelt het aanzienlijk in tijd. Alle documenten met de aanduiding ‘contract’, ‘offerte’ of iets anders, vallen dan namelijk direct af. Het is ook handig om de naam – of een afkorting ervan – van de betreffende klant, leverancier, prospect of partner in het bestand op te nemen. IT-journalist James Marshall geeft op ThoughtCo de tip om goed na te denken over de volgorde van de verschillende elementen. “Het helpt je niet differentiëren, maar biedt wel orde bij het zoeken.” 3. Beschrijf zo goed mogelijk de inhoud van het bestand  Met omschrijvingen waaruit blijkt wat de inhoud is van een document voorkom je dat onnodig bestanden worden geopend om te kijken wat er nou eigenlijk in staat. Wees zo duidelijk mogelijk. Advocaat David Sparks adviseert op MacWorld om bestandsnamen te maken die je zelfs snapt als je dronken of seniel bent. 4. Gebruik geen hoofdletters of speciale tekens  Letters en cijfers kunnen prima worden gebruikt in bestandsnamen, maar over het algemeen hebben computers wat meer moeite om bepaalde karakters en symbolen te verwerken. Spaties kun je wel gebruiken, maar als je dat niet wilt, dan zijn underscores of verbindingsstreepjes een heel goed alternatief. Die worden sowieso gebruikt op het internet en websites. Als het gaat om documenten die bedoeld zijn voor het internet, kun je overwegen om je bestanden namen te geven die al geschikt zijn voor het web. Het gebruik van louter ‘kleine’ letters en geen hoofdletters heeft te maken met consistentie. Een map waar deze twee door elkaar worden gebruikt, oogt heel rommelig. En het oog wil immers ook wat. 5. Maak bestandsnamen scanbaar  Als je een map opent moet het meteen duidelijk zijn welke bestanden daar staan, zonder ze te hoeven openen. Dat betekent dat je voor het kiezen van de juiste bestandsnaam moet weten wat de belangrijkste informatie in ieder document is. Wees zo specifiek mogelijk, zonder ellenlange bestandsnamen te verzinnen. Kies dus heldere en duidelijke namen. Zodat ook je collega’s direct bij het juiste bestand kunnen zonder dat ze allerlei documenten hoeven te openen. 6. Weet hoe de rest van het bedrijf met informatie omgaat  Om een solide structuur te kiezen, is het noodzakelijk om te weten hoe iedere afdeling met informatie omgaat. Met welke criteria zoeken zij naar documenten? Die kennis is noodzakelijk om de elementen voor een structuur te bepalen. Als bestandsnamen beginnen met een datum, is het slim om af te stemmen welke datum dit is. Is dit bijvoorbeeld de datum wanneer een factuur ontvangen is, of wanneer het werk is begonnen of juist afgerond? 7. Gebruik versienummers  Om in één oogopslag inzicht te krijgen in de verschillende versies van een document, gebruik je versienummers. Probeer de versie ‘final’ of ‘def’ te vermijden. De praktijk leert dat een document vrijwel nooit ‘af’ is, maar dat er altijd wel weer een aanpassing of update op plaatsvindt. Blijf de versies gewoon doornummeren en je ziet direct welk nummer het meest recent is. Sommige samenwerkingstools bieden versiebeheer waarin dit automatisch gebeurt. Het zelf toevoegen van versienummers wordt daarmee overbodig. Bedenk je eens hoeveel productiever een organisatie kan zijn als iedereen weet welke informatie een document bevat nog voordat ze het hebben geopend. Om nog maar te zwijgen van de hoeveelheid tijd die wordt bespaard met zoeken naar bestanden. Wat te doen met alle documenten en mappen die nog niet in de nieuwe structuur zitten? Daar is een vrij eenvoudige oplossing voor. Maak jaarmappen en stop daar alles in. Dat biedt een opgeruimd overzicht en motiveert je om direct te beginnen met de nieuwe structuur.

Digitaal samenwerken: 7 tips voor een betere naamgeving van je bestanden

Wil je als bedrijf succesvol zijn, dan is efficiënt digitaal samenwerken een must. Met duidelijke bestandsnamen bespaar je veel tijd,...

Internet of Things: 4 dingen om rekening mee te houden als ondernemer

Van aquariums tot lantaarnpalen, alles gaat vroeg of laat online, zeggen de auteurs van een nieuw boek over het Internet...

Hoe je jouw bedrijf nog beter onderscheidt van de concurrent

Wat is ervoor nodig om je te onderscheiden van de concurrent? Door klanten beter, sneller en efficiënter te bedienen. Cees...

Vorige week was ik met een groep Nederlanders in Silicon Valley. Jaarlijks reizen mijn collega’s en ik met groepen bedrijfsleiders naar San Francisco om er aan den lijve te ondervinden hoe en waarom de innovatiegiganten daar onze wereld volledig zullen opvreten. We dompelen er onze gasten onder in een wereld van Facebook, Google, Amazon, Uber, Snapchat en nieuwe spelers als Sparkcentral, zodat zij kunnen inzien hoe alle businessmodellen die big data- en AI-gevoelig zijn en waarin de klant jarenlang een louter transactionele functie had, weldra voor de bijl gaan. De nieuwe digitale economie vernietigt de bestaande bedrijfseconomische, sales- en marketingtechnische en strategische modellen en treedt logistieke en financiële regels met voeten. Deze bedrijven zijn tien keer beter in het wegnemen van customer friction en tien keer beter in het creëren van een onvergetelijke ervaring voor de klant. En ze zijn oneindig veel beter in het profiteren van de kracht van digitale netwerken. Ze spelen hetzelfde spelletje, maar hanteren compleet andere spelregels. Een van die spelregels die ik de voorbije week keer op keer opnieuw zag verschijnen, was dit: zonder zorgvuldige opgebouwde reputatie ben je niets. Of je nu de bakker om de hoek bent, Apple of een landelijke retailer: je reputatie maakt of kraakt je succes. Maar wat is dat, reputatie? Het is een ingewikkeld en vervelend fenomeen. Vooral hierom: bedrijven zijn niet de eigenaar van hun eigen reputatie. Een reputatie is namelijk de collectieve perceptie die iedereen, behalve het bedrijf zelf, heeft van een bedrijf. Die perceptie is ten dele gebaseerd op hoe een organisatie zich gedraagt. Maar in een netwerkwereld wordt een reputatie steeds meer gestuurd door hoe de buitenwereld reageert op hoe de buitenwereld reageert (ja, dat lees je goed) op dat handelen. Ingewikkeld? Absoluut. Bouwen is nog steeds moeilijker dan afbreken. Dat geldt zeker voor een reputatie. Een reputatie opbouwen kost veel energie, geduld, doorzettingsvermogen en tijd. Eén kleine misstap en je bent ’r weer kwijt, zeker in een wereld van netwerken. We waren nog in de States, toen United Airlines daarvan het bewijs leverde. Nu ja, kleine misstap... Mijn advies als het aankomt op reputatie? Wees consistent in alles wat je doet. Handel daarbij volgens de kenmerken waarvan je wenst dat de buitenwereld die in je bedrijf ontdekt, maar vermeld deze kenmerken niet expliciet. Laat de wereld die zelf ontdekken. Als je zelf zegt authentiek, eerlijk, customer centric of snel te zijn, dan ben je dat dus niet. Je bent het enkel als klanten dat zelf ontdekken. In een steeds volatielere en transparantere wereld is een goede reputatie nog de enige échte, duurzame differentiator en wel om drie ijzersterke redenen. Ten eerste, het is de beste verdediging tegen (valse) aanvallen. Wanneer een bedrijf zichzelf niet hoeft te verdedigen omdat de omgeving dat al doet, loopt de aanvaller meer schade op dan het onderwerp van die aanval. Ten tweede, het voortdurende streven om de juiste dingen te doen is een sterk bindmiddel voor een organisatie en werkt het erg motiverend. Ten derde, reputatie werkt, zeker in een wereld van netwerken, zelfversterkend, ja zelfs exponentieel zelfversterkend. Elke inspanning wordt uitvergroot. Precies hierom vinden die brutale digitale wereldveroveraars uit Silicon Valley reputatie zo belangrijk. Het heeft niets te maken met manipuleren, maar alles met begrijpen hoe een digitale netwerkwereld werkt en hoe echte waarden en consistent gedrag het verschil maken tussen slagen en falen.

Reputatie: succesmaker of succeskraker

Columnist en MT-expert Rik Vera schrijft over het nieuwe digitale tijdperk. Dit keer gaat zijn column over je reputatie als...

Hoe Oxyma continu innoveert: ‘We kunnen nu makkelijk en snel nieuwe dingen uitproberen’

Als marketing je corebusiness is, wil je niet bezig zijn met technologie. Terwijl dát juist de drijvende factor achter je...

Waarom de afdeling finance niet meer over de betaalstrategie gaat

De sales- en marketingafdeling heeft alleen verstand van klanten en verkopen, de financiële afdeling van factureren, betalen en betaald worden....

Reputatie maakt of kraakt het succes van de organisatie

Of je nou Apple, de bakker op de hoek of een landelijke retailer bent: je reputatie maakt of kraakt je...

6 tips om te kunnen leven van je webshop

De stap om te gaan leven van je webshop is best groot. Wanneer zeg je je baan op? Volledige financiële...

Hoe je met data kunt voorspellen of een klant wel betaalt

Niemand zit te wachten op wanbetalers. Gelukkig wordt het steeds makkelijker te achterhalen of een potentiële of trouwe klant een...

Zo bescherm je jouw bedrijfsgegevens tegen ransomware

De ransomware-aanval die afgelopen vrijdag de kop opstak is nog niet gaan liggen. Zo voorkom je dat de gegevens van...

Winkelmand

Recente artikelen