Voor de meeste organisaties geldt dat er drie fases zijn: de opstartfase (muis), de groeifase (gazelle) en de neergangsfase (olifant). Dat was de bevinding van groei-expert en bestsellerauteur Verne Harnish toen hij onderzoek deed naar succesvolle en minder succesvolle organisaties.
Maar het meest interessante vond hij dat het een paar organisaties lukte om de neergangsfase om te buigen naar verdere groei. En zo werden zij dus succesvol. Maar hoe?
Er zijn een aantal verschillende factoren die meespelen in het continueren van deze groei. In de Scaling Up-methodiek – met de bijbehorende Rockefeller Habits – worden deze ingedeeld in vier gebieden:
- Mensen
- Strategie
- Uitvoering
- Cash
Maak geen fouten bij de uitvoering
In dit artikel zoomen we in op de het derde gebied: uitvoering. Volgens Verne Harnish kun je de stijgende lijn uit de groeifase als organisatie voortzetten als je op dit gebied het volgende doet: maak geen fouten bij de uitvoering.
Probleemloos processen uitvoeren, lukt jou dat?
Het is natuurlijk belangrijk om de goede mensen te verzamelen en de strategie blijvend actueel te houden, maar zonder een goede uitvoering kom je nergens. Bij een slechte uitvoering ga je misschien niet meteen kopje onder, maar het zorgt wel voor minder winstgevendheid en verloren tijd.
Volgens Verne Harnish zijn er twee belangrijke vragen die je jezelf zou moeten stellen op dit gebied. ‘Worden alle processen probleemloos uitgevoerd? En zorgen ze voor de hoogste winstgevendheid in de bedrijfstak?’ Waarschijnlijk zullen de meeste mensen zich nu enigszins beschaamd achter de oren krabben, want er is een grote kans dat er nog veel verbeterd kan worden.
Als je twijfelt en je afvraagt of je werkelijk problemen in de uitvoering hebt? Kijk dan eens kritisch naar de organisatie op basis van het voorkomen van een of meerdere van de volgende drie gevallen:
- Worden producten te laat verzonden? Worden er fouten gemaakt bij het factureren? Of komen er mensen niet opdagen bij vergaderingen? Dan weet je zeker dat er onnodige problemen zijn in de organisatie;
- Lijkt iedereen te veel tijd te besteden aan het rechtzetten van dingen die eigenlijk in één keer goed hadden moeten gaan? Dan zijn er problemen met de uitvoering;
- Behaalt jouw organisatie minder winst dan gemiddeld in de sector? Dit is de meest belangrijke indicator van problemen in de uitvoering.
Gebruik de Rockefeller Habits-checklist
De beroemde Rockefeller Habits Checklist™ is een belangrijk tool in het voorkomen – of herstellen – van een gebrekkige uitvoering. Er zijn tien fundamentele gewoonten die ervoor zorgen dat je succesvol bent bij het uitvoeren van jouw strategie.
Als je volgens Verne Harnish de Rockefeller Habits gebruikt, wordt je bedrijf winstgevender en ben je minder tijd kwijt aan het management ervan.
Dit zijn de 10 Rockefeller Habits:
Rockefeller Habit #1: Het managementteam zet de toon
Groeit een bedrijf naar de volgende fase? Dan is het belangrijk dat er een hoge mate van structuur en discipline in het managementteam aanwezig is. Het streven: uitvoering zónder drama. Deze vier elementen zijn daarbij essentieel:
- De MT-leden hebben inzicht in elkaars prioriteiten, competenties en persoonlijkheidsstijlen;
- Het team overlegt regelmatig over de strategie en innovatie;
- Het team doet aan doorlopende educatie (maandelijks);
- De teamleden zijn in staat om constructieve discussies te voeren en ieder voelt zich comfortabel om deel te nemen.
Rockefeller Habit #2: Stel doelen en krijg iedereen op één lijn
Werken met prioriteiten en kwartaalthema’s is een voorwaarde voor consistente groei. Een meerjarendoel geeft het management, de medewerkers en de klanten richting en ambitie. Is het meerjarendoel duidelijk?
Verwerk deze dan tot kleinere jaar- en kwartaaldoelen. De belangrijke en logische vervolgvraag is: hoe krijg je alle medewerkers op een lijn met de kwartaalprioriteiten?
Volgens de Rockefeller Habits met vier acties:
- Identificeer de eerste bottleneck voor groei en koppel hier een getal aan voor dit kwartaal;
- Stel drie tot vijf essentiële doelen voor dit kwartaal;
- Kies een inspirerend kwartaalthema;
- Maak de voortgang zichtbaar voor iedereen en vier het succes!
Rockefeller Habit #3: Zorg voor een goed overlegritme
Vergaderen kan veel tijd kosten, maar ook tijd besparen. Bij groeibedrijven geeft vergaderen rust en ruimte. In elke vergadering worden namelijk beslissingen genomen, spanningen opgelost en wordt de voortgang gemonitord. Meetings zorgen ook voor een versterking van de onderlinge connectie en de binding met de (organisatie)doelen.
Acties die je nu kunt doen:
- Start met de weekly en monthly meeting.
- Werk je in een ‘snelle’ organisatie met veel interactie en veranderingen, introduceer dan na één maand de daily huddle.
- Plan de kwartaal- en jaarmeeting ver van te voren en kies een ruimtelijke en inspirerende locatie.
Rockefeller Habit #4: creëer een cultuur van verantwoordelijkheid
Bij scaleups die gezond zijn en consistent doorgroeien, is iedereen op de hoogte van verantwoordelijkheden en KPI’s. Één persoon is nooit verantwoordelijk over meer dan twee kernprocessen. Als een medewerker de regie over meer dan twee processen krijgt, leidt dat gegarandeerd tot wanorde.
Volgens de Rockefeller strategie ga je in deze drie stappen naar een cultuur van verantwoordelijkheid:
- Elke kernfunctie in het bedrijf wordt door de juiste persoon en op de juiste wijze uitgevoerd;
- Posten als inkomsten, kasstromen en de jaarbalans hebben een eigen verantwoordelijke;
- Voor elk kernproces in het bedrijf is één hoofdverantwoordelijke toegewezen.
Rockefeller Habit #5: Gebruik feedback van medewerkers om kansen te identificeren
Managers hebben vaak de (onbewuste) overtuiging dat nieuwe ideeën vanuit het management team moeten komen en niet van medewerkers. Dit is jammer, want het zijn de medewerkers die het dichtste bij de klanten staan. Een toekomstbestendig bedrijfsmodel heeft maar één of twee doorslaggevende ideeën nodig.
Volgens de Rockefeller Habits-methodiek realiseer je de vijfde Rockefeller Habit met de volgende drie acties:
- Wekelijks een kort feedback gesprek met minimaal één medewerker;
- Verzamel wekelijks input om nieuwe strategische kansen te identificeren;
- Deel de inzichten wekelijks tijdens meeting met topmanagement.
Rockefeller Habit #6: Analyseer regelmatig klantfeedback
Wil je als MT de juiste strategische beslissingen nemen? Kies dan voor feedback van de meest ideale en waardevolle klanten. Vraag feedback aan klanten waarmee de relatie uitstekend is én die een belangrijke bijdrage leveren aan de omzet. Teveel organisaties verzamelen feedback van alle klant typen. Dat zorgt vaak voor verstoorde data, omdat de feedback niet altijd van belangrijke personen komt.
Het viervragenmodel is gebaseerd op vier simpele vragen:
- Hoe gaat het (met de organisatie)?
- Wat zijn de ontwikkelingen in uw bedrijfstak?
- Wat hoort u over onze concurrenten?
- Hoe doen wij het?
Rockefeller Habit #7: Laat de missie en kernwaarden tot leven komen
Succesvolle atleten hebben een sterke ‘core’ nodig om te zorgen voor stabiliteit, kracht en beheersing. Hetzelfde geldt voor succesvolle groeibedrijven. Conflicten, focus verlies, werken in eilandjes en onverschilligheid: zonder een sterke kern loopt een groeiende organisatie het risico op instabiliteit. Het is daarom noodzakelijk om te zorgen voor een stabiel ‘midden’ van de organisatie, een sterke kern die bestaat uit de missie, kernwaarden en competenties.
Wil je de kerncompetenties, kernwaarden en de missie laten leven in de organisatie, voer dan de volgende acties uit:
- Missie, kernwaarden en kerncompetenties zijn gedefinieerd en bij iedereen bekend;
- Personeelszaken zijn in lijn met de kernwaarden en missie;
- Kernwaarden delen binnen het MT.
Rockefeller Habit #8: Medewerkers hebben oog voor de bedrijfsstrategie
Een obstakel voor groei is dat de medewerkers te weinig bezig zijn met de missie en visie van de organisatie. Ze zijn gefocust op hun eigen rol en houden te weinig rekening met de impact op het grotere geheel. Het leidt tot onafgemaakte taken en een bedrijfscultuur zonder eigenaarschap.
Succesvolle organisaties weten hun medewerkers op één lijn te krijgen met de bedrijfsstrategie. Ze hebben scherp waarom en voor wie het product belangrijk is. Wil je dat bereiken? Dan kun je gebruik maken van de volgende vier methodes:
- Big Hairy Audacious Goals;
- Kernklant;
- Merkbeloften;
- Gepersonaliseerde pitch.
Rockefeller Habit #9: Medewerkers geven eerlijk aan of ze een goede dag hebben gehad
Iedereen moet objectief kunnen antwoorden op de vraag: ‘Heb ik een geweldige dag of week gehad?’. Dat geldt zowel voor het MT als de medewerkers op de werkvloer. De sleutel is dat iedereen wekelijks verslag doet van één of twee KPI’s. Op deze manier weet je dat wanneer je medewerkers qua resultaat een goede dag hebben gehad, dat het dus ook geldt voor de organisatie.
De meetbare effectiviteit van medewerkers kun je versterken met drie factoren:
- Iedere medewerker rapporteert wekelijks één of twee KPI’s;
- Elk team heeft maximaal drie kwartaalprioriteiten (rocks) in lijn met die van het bedrijf;
- Een team heeft één cruciaal getal dat in lijn is met die van de organisatie.
Rockefeller Habit #10: Maak plannen en resultaten zichtbaar met scoreborden
Steeds vaker plaatsen bedrijven een groot digitaal dashboard in de organisatie. Het gebruik van data dashboards is een goede manier om alle medewerkers te betrekken bij de gezondheid van de organisatie en de kwartaalprioriteiten en -cijfers. De uitdaging bij deze tiende Rockefeller Habit ligt verrassend genoeg niet bij het identificeren van de juiste cijfers – dit lukt de meeste MT’s prima.
De uitdaging ligt bij het minimaliseren van het aantal KPI’s en prioriteiten. Acties die je kunt doen:
- Ga scoreborden om de voortgang zichtbaar te maken;
- Creëer een systeem voor het bijhouden en beheren van trapsgewijze prioriteiten en KPI’s.
Tip van Verne Harnish!
‘Als je de Rockefeller Habits allemaal tegelijk doorvoert, drijf je iedereen in de organisatie tot wanhoop. Je kunt je het best elk kwartaal op één of twee gewoonten focussen, zodat iedereen twee tot drie jaar de tijd heeft om gewend te raken aan deze eenvoudige maar robuuste routines.
Naarmate je bedrijf steeds verder doorgroeit, blijft het zaak iedereen er regelmatig aan te herinneren dat ze de Rockefeller Habits moeten blijven gebruiken.’
Meer weten over de Scaling Up-methode en de Rockefeller Habits?
Lees de tien artikelen over de Rockefeller Habits:
#1: Het managementteam zet de toon
#2: Stel doelen en krijg iedereen op één lijn
#3: Zorg voor een goed overlegritme
#4: Creëer een cultuur van verantwoordelijkheid
#5: Gebruik feedback van medewerkers om kansen te identificeren
#6: Analyseer regelmatig de klantfeedback
#7: Laat de missie en kernwaarden tot leven komen
#8: Medewerkers hebben oog voor de bedrijfsstrategie
#9: Medewerkers hebben wekelijkse KPI’s
#10: Maak plannen zichtbaar met organisatiedashboards
