Als leider is het belangrijk om een manier te vinden om constructief feedback te geven die het best bij je past. Steve Jobs wordt bijvoorbeeld altijd op het schild gehesen en geroemd om zijn visie en leiderschap.
Maar Kim Scott, ex-topmanager bij Apple en Google, schrijft in het boek Radicaal Openhartig: jij bent Steve Jobs niet. Dus pas op met de toon van je feedback, die in het geval van Jobs tamelijk agressief en afbrekend kon zijn.
Zorg in plaats daarvan dat je op je werk bij jezelf en je bedrijfscultuur blijft. Daar hoort ook een passende vorm van feedback bij. Vaak houdt het in dat je het goede voorbeeld geeft door je kwetsbaar op te stellen tegenover je directe team, stelt Scott, of door gewoon toe te geven dat je een rotdag hebt, en anderen de ruimte te geven dat ook te doen.
Geef niet zomaar ongevraagd feedback
Ongevraagd feedback geven, blijkt erg gevoelig te liggen. ‘Het is belangrijk dat mensen om feedback vragen dan dat ze het zomaar krijgen’, zeggen Lianne Wilkes en Lisanne Kerkhof, die meeschreven aan het rapport The balancing act of People Performance Management van EY. Door de angstreactie die werknemers kunnen krijgen bij het ongevraagd vragen, komt de feedback veel minder goed binnen.
Zelf erom vragen maakt de ontvanger ook echt ontvankelijk voor de inhoud van de feedback. ‘Er zal een veilige omgeving moeten zijn, waarin hiërarchie op belangrijke momenten geen rol zou moeten spelen’, zegt Wilkens.
Feedback kun je niet zomaar opleggen. Ga je eisen dat mensen elkaar op een vast moment feedback geven, dan krijg je ofwel opstandige medewerkers ofwel nutteloze feedback. ‘Ik heb meegemaakt hoe collega’s elkaar geweldige feedback gaven’, vertelt Wilkens. ‘Maar de bijbehorende scores waren veel te hoog. Omdat die van invloed waren op de beloning en je wil je collega’s ook niet het brood uit de mond stoten.’
Introverte collega’s
Constructief feedback geven ligt de ene persoon ook beter dan de andere. Het zijn vrijwel altijd dezelfden die zich laten horen. De extraverte collega’s hoef je vaak niet aan te moedigen hun mening te geven.
Feedback geven is trouwens iets anders dan een mening bij de koffieautomaat, let daarop bij het in goede banen leiden van feedback. Nederlanders kunnen lekker direct zijn, maar de wandelgangen zijn vaak niet de beste tijd en plaats waarop sommige zaken uitgesproken moeten worden. In de vergadering, of face to face, wil je horen wat mensen vinden en daar wil je ook die introverte collega horen.
1. Geef geen kritiek aan mensen die je niet direct leiding geeft.
2. Maak het nooit persoonlijk.
3. Stel je kwetsbaar op.
4. Zeg nooit: jij deed dit/dat, maar houd het bij jezelf: ik voel me niet prettig als… Ik merk dat…
5. Constateer een feit, benoem je gevoel daarbij en wacht op een reactie.
6. Bied hulp aan om dit te veranderen
7. Kriek geef je altijd face to face zonder anderen erbij.
8. Complimenten geef je altijd, kan ook per app of mail of in het voorbijgaan.
Laat werknemers eerst een reactie opschrijven. Of geef de introverte collega van tevoren al wat vragen die je de medewerkers wil gaan stellen. Sommige collega’s hebben gewoon tijd nodig om ergens over na te denken. Het voorbeeldgedrag van de leiding stimuleert anderen ook om feedback te geven en te vragen. Daarbij hoort een leidinggevende die open is over de eigen ontwikkeling, zich kwetsbaar opstelt, zelf feedback geeft en laat zien dat er iets gedaan wordt met de feedback.
Geef feedback op veilige plek
Als je wilt weten wat mensen echt vinden, zoek medewerkers dan op hun werkplek of op neutraal terrein op. ‘Daar waar je je veilig voelt, spreek je je uit, daar waar je je onveilig voelt, verberg je je’, zegt Jan Hille Noordhof, auteur van het boek Waarom zeggen we niet wat we vinden. Het is volgens hem dan ook geen goed idee om te zeggen dat je deur altijd openstaat voor medewerkers. Alleen de extraverte medewerkers zullen aan je bureau vragen naar oplossingen voor ad-hocproblemen.
Zorg daarnaast dat je zichtbaar bent als leider. Negen van de tien keer gaat de feedback over zichtbaarheid en wat een leidinggevende eigenlijk aan het doen is de hele dag. Laat je zien, geef medewerkers complimenten, maar heb het ook over koetjes en kalfjes. Maak niet ieder feedbackmoment heel officieel. Het kan ook bij de koffie-automaat. Voor diepere gesprekken kun je wel een andere setting zoeken. Probeer bijvoorbeeld eens een wandeling.
Wacht niet te lang met feedback geven
Feedback werkt over het algemeen het beste als die snel gegeven wordt. Je kunt iemand na een presentatie even kort aanschieten voor een one minute coaching. Scott beschrijft in Radicaal Openhartig hoe Sheryl Sandberg dat in haar tijd bij Google bij haar deed. Na een geslaagde presentatie van Scott liepen de twee een stukje samen naar kantoor. Sandberg gaf haar complimenten over de presentatie, maar was ook openhartig dat Scott te vaak ‘eh’ had gezegd.
‘Je bent een van de slimste mensen die ik ken, maar door al de ‘eh’ klink je stom’, zei Sandberg in het korte gesprek. Ze wilde Scott helpen met een spraakcoach. Achteraf schrijft Scott: ‘Ze maakt het niet persoonlijk, het ging niet over een karaktertrek. Ze zei dat ik stom klónk. niet dat ik stom wás. Ze liet me niet aan mijn lot over. Ze bood tastbare hulp aan. Ik voelde me geen idioot met tekortkomingen, maar een gewaardeerd teamlid waarin ze wilde investeren.’ Zo gebruikte Sandberg de gouden regels van feedback geven: constateer een feit, beschrijf hoe dat overkomt op jou, wat eventueel de gevolgen kunnen zijn voor de ander en biedt hulp aan.
Wees ook kritisch op jezelf
Sporters doen er bijvoorbeeld alles aan om zich te verbeteren en zoeken daarom naar naar alle mogelijkheden feedback te krijgen om maar 1 procent beter te worden. Ze omringen zich daarom met mensen die vrijuit feedback kunnen en willen geven. En dat is een goede les voor groeiondernemers. ‘Het bedrijf is gegroeid omdat je een goed product hebt neergezet, maar om succesvol te blijven moet je als ondernemer blijven kijken naar wat ontwikkeld en verbeterd kan worden. Echt vanuit een ‘growth mindset’ werken, vanuit de overtuiging dat intelligentie en skills ontwikkeld kunnen worden’, zegt Wilkens.
‘Hiervoor moet je kritisch op jezelf blijven. Stel jezelf geregeld de vraag wat je moet verbeteren, of je nog gelukkig bent met de manier waarop je werkt en zoek ook naar mensen die je feedback kunnen geven. Eventueel een coach of een mentor.’
Geef feedback persoonlijk
Actief peilen wat de meningen zijn kan ook. Zeker wanneer je het gevoel hebt dat niet alle medewerkers het achterste van hun tong willen laten zien. Anonieme cultuurenquêtes zijn een optie, waarbij je later met een kernteam doorspreekt of de uitkomsten kloppen met hun beeld en of daar iets aan te verbeteren is.
Apps en software zoals TruQu en Impraise kunnen het geven van feedback makkelijker maken, maar zet het vooral in als middel om feedback steeds gewoner te maken. Uiteindelijk is de beste manier om elkaar feedback te geven in een persoonlijk gesprek.
