Bij scaleups die gezond zijn en consistent doorgroeien is iedereen op de hoogte van verantwoordelijkheden en KPI’s. Daarnaast is één persoon nooit verantwoordelijk over meer dan twee kernprocessen. Krijgt een medewerker de regie over meer dan twee processen, dan leidt dat tot wanorde. Voorbij de tien medewerkers is iedere manager verantwoordelijk is voor één bedrijfsonderdeel.
Volgens Rockefeller Habit 4 ga je in drie stappen naar een cultuur van verantwoordelijkheid:
#1 Elke kernfunctie in het bedrijf wordt door de juiste persoon en op de juiste wijze uitgevoerd
Kernfuncties zijn bijvoorbeeld marketing, verkoop, operatie en klanten. Om te bepalen wie de juiste persoon is voor de verantwoordelijkheid over de kernfunctie, kun je jezelf twee vragen stellen: brengt deze persoon de rol naar een hoger niveau en zou je deze persoon opnieuw aannemen voor deze rol? Is het antwoord op één van de twee ‘nee’, dan moet je een andere verantwoordelijke zoeken.
Tip: Voordat je de juiste mensen bij de posities plaatst, bepaal je eerst één tot drie belangrijke KPI’s voor de rollen. Dat zijn kengetallen die de snelheid, kosten en kwaliteit van het functiegebied weergeven. Een goede KPI voor marketing zou kunnen zijn: het aantal maandelijkse nieuwe leads. Aan de hand van de KPI’s beslis je of de persoon de functie naar een hoger niveau kan tillen.
#2 Posten als inkomsten, kasstromen en de jaarbalans hebben een eigen verantwoordelijke
Jack Stack, auteur van de business klassieker ‘The Great Game of Business’, vond dat de Fenicische monniken een cruciale kolom waren vergeten in de eerste boekhoudkundige staten die ze aan het eind van de vijftiende eeuw maakten, namelijk: ‘wie’.
Wil je een cultuur van verantwoordelijkheid creëren, maak dan in je winst-en-verliesrekeningen duidelijk wie er voor elke post verantwoordelijk is. Wie is er verantwoordelijk over de algehele omzet? Wie beschermt de brutomarges? En wie gaat er over de arbeidskosten? Zo loop je met het management team door de financiële overzichten en bepaal je wie er voor elke post verantwoordelijk is. Een goede oefening voor elk groeibedrijf.
#3 Voor elk kernproces in het bedrijf is één hoofdverantwoordelijke toegewezen
Heb je voor de belangrijkste functiegebieden en balansposten de juiste persoon en KPI’s bepaald, dan is de volgende stap om de kernprocessen toe te wijzen. Ieder groeibedrijf heeft vier tot negen hoofdprocessen, die samen de gezondheid van de organisatie bepalen. Deze processen kunnen één op één onder een functiegebied vallen (Het wervings- en selectieproces kan bijvoorbeeld volledig onder personeelszaken vallen), maar vaak raakt een proces meerdere functiegebieden (als de marketing bijvoorbeeld een belangrijke rol heeft in het werven van nieuwe medewerkers). Ook hier geldt de vuistregel: kies eerst één tot drie KPI’s voor het proces. Daarmee kun je de snelheid, kwaliteit en kosten meten. Vervolgens bepaal je wie deze KPI’s naar een hoger niveau kan brengen.
Acties voor jouw MT voor Rockefeller habit 4
#1 Kies de belangrijkste functiegebieden en kies voor elk functiegebied één hoofdverantwoordelijke, samen met maximaal twee KPI’s die de gezondheid van het functiegebied weergeven. Zorg ervoor dat je de persoon kiest die het vermogen heeft om dit functiegebied naar een hoger niveau te tillen.
#2 Kies aan de hand van je winst-en-verliesrekeningen voor elke belangrijke balanspost één eindverantwoordelijke.
#3 Bepaal vier tot negen hoofdprocessen, die de gezondheid van je organisatie weergeven. Kies voor elk proces één hoofdverantwoordelijke en bepaal welke KPI’s de gezondheid van dit proces het beste weergeven.
Groeiprojecten
Let er tenslotte op dat je als management team niet uitsluitend een focus hebt op de KPI’s van elk functiegebied en proces. De KPI’s hebben namelijk altijd betrekking op ‘business as usual’, oftewel de terugkerende werkzaamheden binnen de organisatie. Wil je naast deze werkzaamheden ook nog werken ‘aan’ je bedrijf, dan is het belangrijk om ook voor elk kwartaal één tot drie groeiprojecten te kiezen, die buiten de dagelijkse werkzaamheden vallen.
Lees ook:
#1: Het managementteam zet de toon
#2: Stel doelen en krijg iedereen op één lijn
#3: Zorg voor een goed overlegritme
