Persoonlijke Groei

Van Bob Aan John Onderwerp Managementboeken Beste John, Vanochtend in het managementteam hadden we het erover dat het wel eens goed zou zijn als wij eens een paar actuele managementboeken zouden lezen, zeg maar: ter verrijking. Toen kwam jouw naam op. Er wordt gezegd dat jij die boeken werkelijk verslindt. Grappig, dat verwacht je niet echt van een Assistant Facility Manager. Klopt het? En vooral: heb je tips? Bob Beste Bob, Wat een goed idee van jullie! En ja, het klopt: ik ben helemaal verslaafd aan die boeken, ook al ben ik dan Assistant Facility Manager, want ook bij mijn takenpakket komt véél meer kijken dan checken of alle lampen nog werken en of er geen wc’s zijn overstroomd. Juist ook in die taken pas ik lessen uit die boeken toe, zoals de implementatie van sustainable development goals en operational excellence evenals, natuurlijk, af en toe je box, je comfortzone verlaten en eens lekker de mind laten flowen. Kennen jullie het boek Waarde propositie ontwerp? Echt een must! Het gaat uit van het Waardepropositie Canvas Model en is geïntegreerd in het Businessmodel Canvas en de Environment Map zodat intrinsieke waardeproposities zichtbaar en tastbaar worden gemaakt waarna ze kunnen worden doorontwikkeld, niet alleen binnen, maar vooral dóór de organisatie. Sorry hoor, ik word er wat opgewonden van. John Veraart Assistant Facility Manager John, Klinkt goed, hoor, erg goed. Maar ook wel wat abstract. Onze MT-leden zijn toch erg praktijkgericht, pragmatisch. Ken je geen titels die daar wat meer op inspringen? Bob Bob, Wat dacht je van Cirkel van verandering? Ik werd er zelf helemaal stil van. Het gaat over het ‘rond maken’ van de zelfsturing binnen organisaties aan de hand van zeven stuurmechanismes die samen de holistische cirkel vormen. Heel herkenbaar. En meeslepend geschreven. Ook een aanrader: Business spiritualiteit van de grote denker Paul de Blot. Succesvol leiderschap gaat hierbij uit van een dieper bewust zelfleiderschap via spirituele sturingsmechanismes, gebruikmakend van de vijf P’s: Profit, People, Planet en natuurlijk Pneuma en Peace, waarbij voortdurend in de spiegel wordt gekeken die je wordt voorgehouden. Confronterend. Dan komt het allemaal wel erg dichtbij, hoor. Maar of dit MT dit aankan… John Veraart John, Ik denk eerlijk gezegd van niet. En ja, het klinkt allemaal erg interessant - en dat je daar allemaal echt wat mee kunt als Assistant Facility Manager, goh - maar nogmaals: onze MT-leden, dat zijn toch drukke managers die, als ze al iets lezen, dat liefst meteen willen toepassen, begrijp je? Heb je niet, zogezegd, een soort doe-boek voor ons? Niet te dik, niet te complex? Bob Bob, Nou, heel eerlijk gezegd vind ik die managementdoeboeken wat onder mijn niveau. Maar goed, voor jullie dan: Ontslaan doe je zo! legt in vijf stappen uit hoe je medewerkers ontslaat zonder daar ook maar enige moeite mee te hebben, ja, het leert je zelfs dat medewerkers ontslaan leuk kan zijn. Is dat wat? John Veraart John, Hé ja, dát is wel wat. Kun je zes exemplaren bestellen? En vergeet aub niet over de prijs te onderhandelen. Bob

Bob is nieuwsgierig naar de nieuwste managementliteratuur

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer verdiept hij zich in actuele managementliteratuur.

De managementlessen van Ricardo Semler

Ricardo Semler deelt op 29 september zijn zakelijke inzichten tijdens een evenement bij The School of Life in Amsterdam. Zijn...

Zo werk je efficiënt samen met een ander conflicttype

De één zoekt conflicten op, de ander vermijdt ze liever. Wil je efficiënt samenwerken met iemand die anders met conflicten...

Vrijwel iedereen doet het: een attachment bij een e-mailbericht voegen. Of het nu om een simpel verslagje van een meeting gaat, offertes of financiële overzichten, als we iets moeten delen, sturen we een attachment via de email. In het kader van security kun je je al afvragen of dit de beste manier is om bestanden te delen. De meeste cyberaanvallen worden immers geïnitieerd door een malafide bijlage in een e-mail. Waarom geen attachments mailen? Binnen organisaties staan we veel te weinig stil bij de gevoeligheid van de bestanden die we rondsturen. We zijn ons slecht bewust van hoe eenvoudig we bijvoorbeeld omzetcijfers delen met de accountant of even een offerte naar de rest van het team sturen. E-mail is in een zakelijke omgeving vrijwel nooit de beste manier om documenten te delen. Het is eenvoudig voor de ontvanger om de mail samen met het bestand door te sturen. Vraag jezelf altijd af of de inhoud van het bericht en de bijlage doorgestuurd mogen worden. Het bestand dat je meestuurt, wordt op talloze andere plaatsen opgeslagen. Wil je dat er zoveel verschillende kopieën van het bestand bestaan? Veel e-mailprogramma’s kennen een limiet op de grootte van de mails die ze mogen ontvangen. E-mails worden veelal opgeslagen in platte tekst, dat betekent dat als iemand toegang krijgt tot die systemen, alles eenvoudig zichtbaar is. Hoe dan wel? Veel financiële organisaties maken gebruik van beveiligde email systemen om gevoelige informatie te delen, maar niet ieder bedrijf heeft zulke systemen tot zijn beschikking. Een eenvoudige manier om bestanden te delen is door ze op een centrale plek op te slaan, bijvoorbeeld in de cloud, en een link naar het bestand via de mail te delen. Extra veiligheid kan worden ingebouwd door het bestand met een wachtwoord te beschermen. Het wachtwoord verstuur je in een sms of je vraagt de ontvanger je te bellen voor het wachtwoord. Het is bovendien mogelijk om de link te laten verlopen na een aantal dagen. Dat zorgt ervoor dat na het verlopen van de link, niemand meer bij de bestanden kan. Eén versie van de waarheid Een andere reden om te kiezen voor een centraal opgeslagen document is dat het makkelijker is om samen aan dat bestand te werken. Het zal veel mensen niet onbekend voorkomen dat ze een bestand rondsturen aan collega’s met de vraag om feedback. Voor je het weet zit je mailbox vol met bewerkte bestanden die allemaal dezelfde naam hebben. Het kost veel tijd en moeite om al die feedback apart te verwerken. Vrijwel alle clouddiensten bieden de mogelijkheid om samen aan documenten te werken. Een link naar het bestand is voldoende en collega’s kunnen direct in het document hun wijzigingen aanbrengen. Dat voorkomt eveneens dat er meerdere versies van een bestand bestaan waarvan je je vrijwel altijd afvraagt welke nou ook alweer de meest recente was. Dus vraag jezelf iedere keer als je op de paperclip in een e-mailbericht wilt klikken af of dit de beste manier is om het document te delen. Houd rekening met de grootte van het document, met de gevoeligheid van de informatie die het bevat en of je op een efficiënte manier je doel bereikt.

Waarom stoppen met het mailen van attachments een goed idee is

Het versturen van attachments via de mail is niet alleen onveilig, het is bovendien een inefficiënte manier van werken. In...

Gebruik framing om van jouw boodschap hét perspectief te maken

Met framing kader je een verhaal zo dat mensen er geen weerstand meer tegen bieden. Je beïnvloedt anderen onbewust met...

‘Stop met e-mailen, start met werken’

We krijgen het steeds drukker. Een Britse uitgeverij had het overdag zo druk dat de redacteuren in de avonduren al...

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. In deze aflevering gaat het gerucht dat zich een spion onder zijn medewerkers bevindt. Van: Anneke Jelgersma Aan: Bob Onderwerp: Mystery Worker Bob, Ik wil een heel duidelijk, eerlijk antwoord: klopt het gerucht dat binnen ons bedrijf een mystery worker actief is? Ik heb dit verhaal nu al van twee mensen vernomen en het hele idee dat een van onze collega’s stiekem voortdurend aan Hoofdkantoor rapporteert wat wij hier doen en laten vind ik ronduit beangstigend. Anneke Jelgersma Chief HRM Beste Anneke, Ik weet dat steeds meer concerns mystery workers inzetten om te achterhalen wat er in hun bedrijven precies gebeurt, maar dat er bij ons ook zo iemand zou rondlopen lijkt me toch pure fantasie. Ik kan me ook niet voorstellen dat Hoofdkantoor zoiets zou doen zonder mij daarover in te lichten. Dus laten we alsjeblieft dit gerucht snel terzijde schuiven eer er op de werkvloer een paranoïde sfeer ontstaat. Bob Hoi Bob, Ik hoorde van Anneke, en trouwens ook van Marcel, dat in ons bedrijf een mystery worker actief is. Ik had van het hele fenomeen nog nooit gehoord, maar ik begrijp dat dit een of andere NSB’er is die achter onze rug aan Hoofdkantoor ons doen en laten rapporteert. Dat iemand zich daarvoor leent! Anneke denkt, en Marcel deelt die mening, dat het om die nieuwe uitzendkracht David van der Heijden gaat. Zou goed kunnen. Hij doet wel heel beleefd en timide, maar da’s natuurlijk nou juist de truc. Ronduit een griezelige ontwikkeling en ik vind, en Anneke en Marcel delen die mening, dat jij snel moet ingrijpen. Alinda van Dijck Deputy Controller Bob, Idee van Alinda en Anneke: waarom zetten we die creep niet in een apart kamertje? Het is nu al zo erg dat iedereen gewoon verstijft als hij ergens binnenkomt. En terecht natuurlijk, want we weten vanaf nu allemaal: elk verkeerd woord tegen David kan je de kop kosten. Maar dan moet je wel zorgen dat dit vandaag nog gebeurt, want nog geen kwartier geleden kwam hij mijn kamer binnen en vroeg (o zo beleefd en timide, maar intussen…) of hij vrijdag de marketingmeeting mag bijwonen. Nou, ik hield me natuurlijk op de vlakte en heb meteen daarna met een smoes die meeting afgelast. Jan-Willem Hooghiemstra Director Marketing Services Bob, Een kamertje apart voor onze mystery worker lijkt me een goed plan, maar niet genoeg. Kunnen we IT niet vragen of zij het mailverkeer van David willen checken? Niet netjes, akkoord, maar als Hoofdkantoor op deze manier te werk wil gaan, dan zullen wij van onze kant eveneens onorthodoxe middelen moeten inzetten. Overigens: ik heb inmiddels het tennistoernooi afgelast, want ik zag dat David zich ook had ingeschreven. Natuurlijk met de gedachte: na een paar biertjes komt dat personeel wel los. Marcel de Haan Director New Business Strategy Marcel, Ho, ho! Wacht nou even! Ten eerste is het helemaal niet zeker dat een van ons een mystery worker is, laat staan dat we weten dat dit David van der Heijden is. Laten we alsjeblieft het hoofd koel houden. Ik zal intussen bij Hoofdkantoor proberen te achterhalen of wij als concern inderdaad met mystery workers werken. Bob Ha Bob, Ik had het er net met Alinda over en ik denk ook dat het om David gaat. Niet alleen omdat hij de enige is die er de laatste tijd is bijgekomen, maar ook vanwege wat er vanochtend gebeurde. Ik had sterk het gevoel dat er iemand achter me stond, en ja hoor: David. Zogenaamd om me wat te vragen, maar intussen stond die creep natuurlijk naar mijn beeldscherm te loeren. Doe er wat aan, Bob, want dit maakt echt de sfeer kapot. Marcel de Haan Director New Business Strategy Bob, Dit geloof je niet: komt tijdens de lunch David ineens naast me zitten. Zogenaamd heel vriendelijk, maar opeens vraagt die creep me: “Heb je het verder wel naar je zin hier?” Nou kun je het krijgen ook, dacht ik, en antwoordde: “Ik vind het een éér om voor dit fijne, efficiënte bedrijf te mogen werken!” Toen pakte ik mijn plate en ging ergens anders zitten. Je had zijn gezicht moeten zien! Alinda van Dijck Collega’s, Nogal geïrriteerd laat Hoofdkantoor weten dat ze überhaupt geen idee hebben wat een mystery worker is. Kortom, mensen, ik denk dat alle ophef voor niets is. Laten we maar weer gewoon aan het werk gaan. Bob Bob, Kon je natuurlijk verwachten, zo’n reactie van Hoofdkantoor: ze moeten er wel omheen draaien, anders is het natuurlijk over en uit met hun mystery workers-beleid. En ook logisch dat ze geïrriteerd zijn: ze vermoeden natuurlijk dat wij weten wie David werkelijk is. Die creep hebben we trouwens inmiddels op een kamertje op de zesde gezet, helemaal achterin, naast Opslag. Hij kan wel acteren trouwens: hij keek ons aan als een geslagen hond. Anneke Jelgersma Chief HRM >> Bekijk ook de andere mailwisselingen van Bob de manager.

Bob neemt de zorgen over een spion weg

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering gaat het gerucht dat zich een...

‘Niet vergeten die klant te bellen. Dat mailtje moet nog worden verstuurd. Ik zou nog naar dat rapport kijken.’ Hoe vaak denken we wel niet aan de dingen die we niet mogen vergeten, maar toch vergeten, stelt Marleen Kwast, senior trainer bij opleider Meereffect. ‘Het alleen maar denken aan dingen die je moet doen of onthouden kost capaciteit in je brein. Met de managementmethode Getting Things Done (GTD) zorg je dat je een waterdicht systeem hebt buiten je eigen brein. Dat voorkomt heel veel ad hoc gestress en brandjes blussen.’ Het systeem van Getting Things Done bestaat uit 5 stappen: Verzamel Als je ergens aan denkt, schrijf het dan direct op. Zo kun je alles dat in je hoofd omgaat verzamelen. Ook andere mensen verzamelen dingen voor je, denk maar aan de mailtjes die je inbox binnenstromen. Op het moment dat deze dingen op papier of in een app staan, kun je ze niet zo eenvoudig meer vergeten en kan je brein het loslaten. Beslis Over alles dat je verzamelt neem je een besluit. Je bekijkt welke actie erin zit en of die actie voor jou of juist voor een ander is. Organiseer Vervolgens zet je deze acties op een van je lijstjes. Uiteindelijk zijn er volgens de GTD-methode zeven mogelijke lijsten die je gebruikt, waarvan er drie voor zaken zijn waar jij zelf geen actie voor hoeft te ondernemen. Op jouw lijst met acties, die we officieel ‘eerstvolgende actielijst’ noemen, groepeer je acties vervolgens bijvoorbeeld naar omgeving, zoals thuis of kantoor. Na deze drie stappen heb je controle. Over alles dat je bezighoudt heb je een besluit genomen en het op de juiste plek gezet. Reflecteer Daarmee wordt bedoeld dat je het totaalplaatje bekijkt en overzicht hebt op wat er speelt en wat er te doen is. Zo weet je of je nog ruimte hebt voor een extra klus of project of dat je te veel op je bord hebt. Op het moment dat je het totaaloverzicht hebt, kun je de juiste keuzes maken. Doe Als je vervolgens gaat kiezen wat je gaat doen, kies dan iets wat je kúnt doen, bijvoorbeeld met je locatie in het achterhoofd. Het heeft namelijk weinig zin om op een thuiswerkdag een taak te kiezen waarvoor je op kantoor moet zijn. Die taak kan nog zo belangrijk zijn, maar je bent nu thuis. Het is niet eenvoudig om een nieuwe manier van werken aan te leren. De ene persoon zal de GTD-methode sneller en vollediger onder de knie krijgen dan een ander. Toch kun je volgens Kwast met enkele handvatten uit de methodiek al verschil maken. Een aantal tips die relatief eenvoudig door te voeren zijn: De ‘wachten op’-lijst Maak een lijst waarop je alle zaken en mensen zet waarop je nog aan het wachten bent. Op deze manier kun je de voortgang in de gaten houden, zodat je je eigen deadlines niet in gevaar brengt. De ‘bespreekpunten’-lijst Datzelfde geldt voor zaken die je met anderen wilt bespreken. Helemaal in een organisatie waar veel wordt samengewerkt, is het handig om de dingen die niet a la minute besproken hoeven worden, op een aparte plek te zetten. Zo voorkom je storende ad hoc interrupties van het werk, maar onthoud je wel de dingen die je nog wilt afstemmen. Zorg voor concrete acties Kwast: ‘Ik zie regelmatig dat mensen het project als actie op een lijst zetten. Een bepaald rapport bijvoorbeeld. Maar dat is geen concrete actie. Bedenk je, als je een rapport moet opleveren, welke concrete acties en taken je moet doen voordat je het gewenste eindresultaat bereikt. Natuurlijk hoef je niet alle acties vooraf al te definiëren, want soms weet je niet wat er gaat volgen. De actielijst bevat de taken die je daadwerkelijk kunt en moet uitvoeren.’ Deze manier van werken kan organisaties veel opleveren. Iedereen komt tijd tekort, maar feitelijk hebben we vaak meer aan creativiteit, ruimte en aandacht. Door de methode Getting Things Done te volgen, krijg je die ruimte en aandacht voor je werk. Bovendien levert het je betrouwbaarheid op, er zijn geen zaken meer die tussen wal en schip vallen. ‘Ik hoor wel eens iemand zeggen dat ze iets gaan doen, maar zie ze dan niets opschrijven. Dan denk ik al gauw, ik hoop maar dat je er op het juiste moment nog een keer aan denkt.’ Aldus Kwast. Zeker in samenwerkende organisaties is het belangrijk dat iedereen erop kan vertrouwen dat mensen hun zaken op orde hebben. Bovendien komt het de kwaliteit van het geleverde werk ten goede, omdat je precies weet wat je moet doen en welke keuzes je maakt.

Getting Things Done in 5 stappen

De managementmethode Getting Things Done levert creativiteit, ruimte en aandacht op, en dat zorgt weer voor hogere kwaliteit en betrouwbaarheid...

Minder stress? Gedraag je als een productiviteitsninja

Met onze uitpuilende inboxen, groeiende to do-lijsten en agenda’s vol vergaderingen hebben we niets meer aan de traditionele tijdsmanagement technieken....

Harvard-professor Amabile over hoe je mensen creatiever en productiever maakt

Medewerkers worden creatiever en productiever als ze het gevoel hebben vooruitgang te boeken. Dat moet dan ook de focus zijn...

In 4 tips van perfectionist naar optimalist

Perfectie is een mooi streven, maar meestal niet realistisch. Een mooie tegenhanger is volgens klinisch psycholoog Roos Woltering het ‘optimalisme’....