Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

‘Stop met e-mailen, start met werken’

We krijgen het steeds drukker. Een Britse uitgeverij had het overdag zo druk dat de redacteuren in de avonduren al hun redigeerwerk nog moesten doen. Hulp van psycholoog en auteur Tony Crabbe werd ingeschakeld.

sharedstories
Je leest nu: ‘Stop met e-mailen, start met werken’

‘Tijdens mijn werk als consultant spreek ik met veel bedrijven die aangeven dat de druk te hoog ligt en de productiviteit daardoor daalt’, vertelt Crabbe. ‘Grof gezegd is iedereen de hele dag aan het e-mailen. Van ongestoord werken is geen sprake meer. Daar had die Britse uitgeverij ook last van. We hebben naar oplossingen gezocht en nu heeft de uitgeverij een bibliotheek waar het –in tegenstelling tot de gedeelde ruimtes- stil is, hebben ze elke dag een stilte-uur ingesteld én is er een open werksfeer waarbij de redacteuren zich niet meer schuldig voelen om te redigeren tijdens kantooruren. De werkdruk (lees: stress) werd hierdoor enorm verlaagd en de productiviteit ging omhoog.’

Nooit meer te druk

Als tegenreactie op alle timemanagementboeken, -strategieën en –goeroes, schreef Tony Crabbe in 2014 het boek Nooit meer te druk. In eerste instantie kon je het boek alleen in de UK kopen, maar niet veel later werd het boek internationaal uitgegeven. De Britse Crabbe is van huis uit bedrijfspsycholoog en is als hoogleraar verbonden aan de Universiteit van Londen.

Unfinished business

‘Er was weinig interesse in mijn boek toen het net uitkwam. Het lijkt steeds populairder te worden’, zegt Crabbe enigszins verbaasd. Hij heeft onlangs met zijn uitgeverij afgesproken nog twee boeken te gaan schrijven over het onderwerp, want er is nog ‘unfinished business’, volgens Crabbe. ‘Ik richt me in het eerste boek vooral op de individu die vindt dat hij ‘te druk’ is, maar ik vind dat een deel van die verantwoordelijkheid voor drukte en stressgevoelens ook bij organisaties ligt.’

Ingesleten gewoontes

Als manager kun je volgens Crabbe een aantal dingen doen om de werkdruk op een gezond niveau te houden. ‘Ten eerste moet de manager alle taken-for-granted, ofwel ingesleten gewoontes, onder de loep nemen. Vaak zijn ze namelijk helemaal niet efficiënt. Controleer bijvoorbeeld eens hoe vaak je team vergadert en of dat nodig is. Kan die vergadering van een uur ook in zeven minuten? En bekijk het mailgedrag: in plaats van de hele dag je mail checken, maar één of twee keer op een dag. En dan ook de meldingen van je mail en telefoon uitzetten, zodat je niet afgeleid wordt. Focussen op waar je mee bezig bent is namelijk heel belangrijk om een stressgevoel te voorkomen. En maar één ding tegelijk doen, niet multitasken. Met kleine veranderingen kun je vaak al een eind komen.’

Taboe doorbreken

Crabbe is daarnaast van mening dat managers niet de aangewezen personen zijn om een burn-out te signaleren of op te lossen. ‘Die verantwoordelijkheid ligt ook niet bij de manager. Echter moet hij wel een omgeving stimuleren en faciliteren waarin de sfeer open is en zulke ‘taboe-onderwerpen’ besproken kunnen worden. Niet per se met de manager zelf, maar tussen collega’s onderling. Daar voelen medewerkers zich vaak veiliger en fijner bij. Bovendien kan een collega iemand makkelijker een handje helpen door bijvoorbeeld wat werk over te nemen en af en toe een praatje te maken.’

Keuzes maken

Tussen de ‘busyness’-aanpak van Crabbe en de timemanagement aanpak van vele andere experts, bestaat zowel overlap als sterk contrast. Ondanks eerdere felle uitspraken van Crabbe over de andere aanpak, geeft hij nu toe dat hij het met sommige aspecten ervan eens is. ‘Prioriteiten stellen is bij timemanagement erg belangrijk en daar ben ik het ook mee eens. Het verschil is alleen dat de aanpak van timemanagement er vanuit gaat dat als je alles heel strak organiseert, je ook alles kunt doen. Daar ben ik het niet mee eens, dat kan ook niet meer in de wereld waarin we nu leven. Waarbij je zoveel informatie en prikkels krijgt, de hele dag door.’

‘We moeten keuzes maken in wat we wel en niet kunnen of willen doen. Je moet zelf je tijd indelen en niet altijd maar ‘ja’ zeggen, want dan krijg je inderdaad stress. Heb de moed om ‘nee’ te zeggen en tijd vrij te maken voor dingen of mensen die jij écht belangrijk vindt. Sommigen zullen dit als egoïstisch opvatten, maar zo zie ik het niet’, besluit Crabbe schouderophalend.