Geen excuses meer: zo betalen je klanten op tijd

‘Ik ben de factuur kwijt.’ ‘Ik heb nog geen tijd gehad om te betalen.’ ‘Ik heb de identifier van mijn bank niet bij de hand.’ We zijn allemaal wel eens te laat met het betalen van een rekening. Kan gebeuren.

Slechts een klein deel van de niet-betalende klanten is te laat met betalen omdat ze de rekening niet kúnnen betalen. De overgrote meerderheid kan wel betalen, maar vergeet het simpelweg. Wat de reden ook is: voor een bedrijf is een niet-betalende klant op zijn minst onhandig te noemen.

Voordelen digitale betaalstrategie

Het kost vaak veel tijd en energie om achter niet-betalende klanten aan te gaan. De oplossing: haal drempels weg en maak het klanten zo gemakkelijk mogelijk om snel te betalen. Het digitaliseren van je betaalproces helpt daarbij. De voordelen? Niet meer handmatig de status van betaling hoeven controleren, niet meer nabellen en minder tot geen overdracht naar incassobureaus.

Vergeet de klant om binnen de aangegeven termijn te betalen? Dan ontvangt de niet-betaler automatisch een herinnering, met opnieuw een betaallink. In die link zijn de betaalkenmerken al vooraf ingevuld, zodat de betaling moeiteloos aan de openstaande vordering wordt gekoppeld. Oftewel een succesvolle reconciliatie van de betaling. Dit zorgt niet alleen voor een moeiteloze betaling, maar verlaagt ook de kans op storneringen of betaalfouten.

Benieuwd wat er mogelijk is? Een overzicht van de digitaliseringsopties voor het order-to-cash-proces van zowel B2C- als B2B-bedrijven.

#1 Automatische betaallink

Winkeliers ontdekken steeds meer het gemak van een digitale betaallink. Zodra de klant op de betaallink klikt, staat het bedrag, het bankrekeningnummer en het betaalkenmerk al ingevuld op de betaalpagina. Het enige dat de klant nog hoeft te doen, is akkoord te gaan.

Een gemakkelijke oplossing waar telefoonproviders al enige tijd gebruik van maken. Is de automatische incasso mislukt? Dan sturen de meeste providers een herinnering met betaallink per sms. Lekker laagdrempelig, want met een druk op de knop heeft de klant betaald.

Is de betaling dusdanig lang uitgebleven dat het abonnement (tijdelijk) is afgesloten? Doordat het betaalkenmerk aan de betaallink is gekoppeld, kan de klant direct weer bellen en appen zodra de openstaande facturen middels de betaallink zijn voldaan.

Op die manier zorgt een automatische betaallink voor efficiency aan twee kanten: de klant kan gemakkelijk betalen. En als bedrijf of afdeling financiën worden openstaande betalingen sneller betaald én hoef je niet langer uit te zoeken bij welke factuur de betalingen horen.

#2 Eenmalige betalingen

Ook zonder webshop kun je betalingen via een check-out-pagina laten verlopen. In een eigen omgeving, via een betaallink of op een landingspagina. Belangrijk is wel dat je de betaalmethoden aanbiedt die voor de klant relevant zijn.

#3 Digitale rechtsgeldige machtiging

Bij subscription services, in de B2B en bij online dienstverlening vinden veel herhaalaankopen plaats. Als ondernemer heb je in dat geval te maken met vaste klanten die geregeld terugkomen. Het automatiseren van deze recurring payments kan dan enorm handig zijn, bijvoorbeeld via een digitale rechtsgeldige machtiging.

Hierbij zet je een machtiging klaar en nodig je klanten uit om deze via hun eigen veilige internetbankierenpagina goed te keuren. De klant doorloopt vervolgens een betaalproces dat lijkt op die van iDEAL en geeft op deze manier snel en gemakkelijk een doorlopende machtiging af. Zo houd je als bedrijf zelf de controle over het betaalmoment.

#4 Gemiste automatische incasso

De betaling van een doorlopende dienst gebeurt dus meestal via automatische incasso. Er kunnen een aantal redenen zijn waardoor de incasso mogelijk niet lukt. Zo kan de klant op het moment van afschrijving niet voldoende saldo op zijn rekening hebben staan. Of is de rekening geblokkeerd voor incasso. In dat geval heeft het weinig zin om na een paar dagen opnieuw een poging tot afschrijving te doen.

Wat in zo’n geval beter helpt, is de klant een alternatieve betaalmethode aanbieden, door bijvoorbeeld een betaallink te sturen. Achter een betaallink staat namelijk een check-out, vergelijkbaar zoals bij webwinkels. Een betaallink kan ook doorgestuurd worden naar iemand anders die de betaling verricht. Zo int de universiteit van Groningen bijvoorbeeld het collegegeld via een Tikkie, die studenten vaak doorsturen naar hun ouders.

#5 Voorkeur per doelgroep

Verder is het belangrijk om de digitale betaalmogelijkheden zo goed mogelijk af te stemmen op de voorkeuren van je doelgroep. Onderzoek welke betaalmethoden jouw klanten fijn vinden. Willen ze betalingen kunnen afhandelen op hun smartphone? Of ontvangen ze liever een betaallink via de mail, zodat de betaling kan worden verricht op laptop of tablet?

Gaan ze vooral voor nieuwe betaalmethoden (zoals Klarna, AfterPay of Payconiq) of ontvangen je klanten liever een rekening per post? Zorg er in dat laatste geval voor dat je ook een QR-code meestuurt. Die kan de klant vervolgens scannen met de smartphone, waarna de betaling wordt afgerond via de eigen internetbankier-app. Een methode die steeds meer goede doelen bijvoorbeeld al toepassen op collectebussen. Zo heb je ook met een fysieke betaaluitnodiging het gemak van digitaal betalen.

#6 Factuur per mail bij B2B

Een digitale betaalstrategie wordt tot nu toe vooral omarmd door bedrijven op de consumentenmarkt. Maar ook voor bedrijven die zakendoen met andere organisaties kan een digitale betaalstrategie handig zijn.

Veel B2B-betalingen vinden nu nog plaats via een ‘ouderwetse’ papieren factuur (of verstuurd als pdf-bestand in een e-mail). Wil je als ondernemer op deze manier blijven werken, maar tegelijkertijd het de klant tóch zo makkelijk mogelijk maken? Stuur een betaaluitnodiging per mail en zet er een betaallink of betaalknop bij. De factuur kan desgewenst in de bijlage. De kans is dan groot dat het te betalen bedrag sneller op je balans staat.

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Betaalstrategie’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Buckaroo. Deze Payment Provider biedt een totaaloplossing voor alle financiële processen waardoor je betalingen en vorderingen sneller en klantvriendelijker, zowel online als offline worden geïnd.

Lees ook:

• Verbeter de cashflow door de relatie met je klant te verdiepen
• Waarom haken je webshopbezoekers af?
• Zijn de betaalgegevens van je klant echt veilig bij jouw bedrijf?
• 8 prangende vragen over recurring payments