‘We zijn als bedrijf volledig agile’. Hoe vaak hoor je dat niet? Blijkbaar zo veel, dat medewerkers (én managers) er jeuk van krijgen. Eind 2017 riep het Algemeen Dagblad met het Instituut voor de Nederlandse Taal een verkiezing uit voor irritantste kantoorwoord van het jaar.
We nemen het mee stond op nummer 1, want, nietszeggend volgens de inzenders. In de top 10 stonden ook de termen agile en scrummen. Deze woorden worden te pas en te onpas gebruikt, vinden de lezers. Weet wat je zegt en gebruik het in de juiste context, was de boodschap. Daarom in een notendop: hoe je methodes als agile en lean ook écht inzet op de werkvloer.
Agile is geen doel op zich
Agile betekent dat je als organisatie of afdeling kort en cyclisch aan de slag gaat met een multidisciplinair team, op basis van een flexibele strategie. Oftewel: als je agile werkt, zijn veranderingen aan projecten bijna dagelijkse kost. In korte tijdspannen van enkele weken (de zogeheten ‘sprints’) voert het team het project uit.
Bij deze methode, scrum genoemd, kijk je na elke sprint wat je hebt gedaan, of er iets fout is gegaan, en wat beter kan. Feedback van klanten en testresultaten worden meteen meegenomen naar de volgende stap. Met scrum vul je dus het agile-proces in.
Gratis webinar Agile leiderschap: past deze stijl bij jouw organisatie?
Effectief Agile werken vraagt om Agile leiders. Mooi maar wat is nu het verschil tussen een meer traditionele leider en een Agile leider? En is Agile leiderschap wel geschikt voor alle type organisaties? In deze interactieve sessie beantwoorden we o.a. deze vraag.
lees verder
Deze manier van werken is heel anders dan traditioneel projectmanagement, waarbij je van tevoren duidelijke activiteiten plant en een duidelijk doel stelt. De klant? Die ziet in de traditionele situatie het resultaat pas helemaal aan het eind, als er moeilijk meer iets te veranderen valt. Agile en scrum zijn middelen om je bedrijfsdoel – zeg, hogere klanttevredenheid – te halen met een andere manier van denken. Agile an sich is geen doel.
Slome computers
De lean-methode (als in: slank) is ontsproten uit het Japanse autobedrijf Toyota om verspillingen uit te bannen. In de fabrieken wordt bijvoorbeeld geproduceerd op basis van wat de klant echt wil. Geen gadgets en extra’s waar niemand op zit te wachten. Perfectie en efficiëntie zijn de toverwoorden. Het verhaal gaat dat dankzij de lean-methode de Toyota Prius binnen anderhalf jaar van de fabrieksband rolde, van idee tot werkende auto. Normaal gesproken gaan daar een paar jaar overheen.
Nu is het in een fabriek misschien makkelijker om verspillingen en fouten op te sporen. Maar in een bedrijf kan het natuurlijk ook. Denk aan het heen en weer sturen van dossiers, de zoveelste vergadering over hetzelfde onderwerp, twee mensen die hetzelfde werk doen.
Maar ook je ICT-infrastructuur kan inefficiënt zijn. Omdat je voor een bepaalde taak in twee verschillende systemen moet werken, omdat de inlogprocedures te ingewikkeld zijn, of de pc’s gewoon te sloom. Dus ja, het is zaak om digitaal gezien ook lean te zijn. Vergeet niet daarbij ook te kijken naar inefficiënte werkprocessen: e-mails die naar mensen worden gestuurd die uiteindelijk toch niet kunnen helpen, of het gedachteloos cc-en van medewerkers.
Zeg het maar!
Agile betekent in de praktijk dat feedback en zelfsturing een gegeven zijn. Jouw teamleden – die bijvoorbeeld afkomstig zijn van de ICT-afdeling, productie en communicatie – kennen verschillende vakgebieden. Ze moeten zich durven openstellen voor ideeën en invloeden vanuit andere disciplines. Dat is best even slikken.
Ook moeten medewerkers feedback durven geven op het werk van hun collega’s. Het is daarom belangrijk dat jij als manager een veilige werkomgeving creëert, waarin iedereen kan zeggen wat hij of zij op het hart heeft en waar mensen openstaan voor suggesties. Doemen er eventuele conflicten of meningsverschillen op, los dat dan op een constructieve manier op. Neem iedereen serieus en luister. Wees gerust: er zijn allerlei cursussen en workshops voor om je daarbij te helpen.
De manager doet een stapje terug
Ook voor jou als manager is agile werken wennen. Je krijgt ineens heel verschillende teams en disciplines onder je vleugels, mensen met wie je eerder niet samenwerkte. Top-down-management wordt overboord gegooid. Je moet je verworvenheden en zelfs je status van manager deels inleveren. Dat kan pijn doen.
Om zoveel mogelijk uit je ploeg te halen, is het cruciaal dat je met zowel woorden als daden laat zien dat je deze agile-manier van werken steunt. Zorg er dus voor dat alle teams genoeg tijd en budget krijgen. Toon betrokkenheid, laat je regelmatig op de werkvloer zien, luister naar problemen en kritiek. Geef je medewerkers de ruimte om te leren en te experimenteren.
Wees duidelijk en consistent over het doel en de structuur van de organisatie. Daar krijg je uiteindelijk een supergemotiveerd team voor terug, mensen die je hebt helpen aanzetten tot betere prestaties. Mensen met wie je uiteindelijk op een veel efficiëntere manier je producten en diensten verbetert.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Performance Verbeteren’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door House of Performance. House of Performance is specialist in het verbeteren van prestaties op de werkvloer door agile werken te implementeren.
Lees ook:
- De do’s en don’ts van agile werken
- Ethische dilemma’s op de werkvloer: wat zou jij doen?
- Gaat Elon Musk zich verslikken in zijn ambities?
- Zo verbeter je jezelf zónder discutabel gedrag
Dit artikel wordt u aangeboden door
House of Performance
Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet. Ook binnen onze eigen organisatie staat het laten excelleren van mensen centraal. Een van de redenen dat wij ook dit jaar weer gecertificeerd zijn als Great Place To Work.
Meer info
