Lifehacks

How to’s die je routines doorbreken en je leven kunnen veranderen.

Recente artikelen

Heb je een probleem? Vergeet de oorzaak, focus op de oplossing

Volgens filosoof Gijs Deckers is het begrijpen van het probleem vaak helemaal niet belangrijk. Richt je in plaats daarvan op...

Samenwerken in documenten en bestanden kunnen delen past goed in de agile scrum manier van werken, stelt Bert Hendriks. Hij is Chief Customer Officer en Partner bij Decos, een organisatie die onder meer documentmanagement software maakt. ‘Het is handig om de gedachten van verschillende personen over een onderwerp bij elkaar te brengen. Daarvoor is het nodig om input van meerdere mensen op te nemen in een document.’ Deze manier van werken stelt het team centraal, in plaats van het individu. Het grote voordeel van het delen van bestanden is dat het team verder kan werken aan de gestelde doelen als er een teamlid ziek wordt of op vakantie gaat. ‘De continuïteit en creativiteit verbetert enorm.’ Volledig digitaal Bij Decos bijvoorbeeld wordt door meerdere mensen gelijktijdig aan tenders gewerkt. Grote documenten waar veel verschillende input voor nodig is. Een ander moment waar meerdere mensen tegelijk in een document samenwerken is tijdens vergaderingen bij het bedrijf. ‘Wij zijn een volledig papierloos bedrijf, dus alle informatie voor een vergadering wordt digitaal bij elkaar gebracht. Iedereen kan van tevoren input of notities aan de vergadering hangen.’ Bovendien kan er tijdens de vergadering zelf gelijktijdig input worden gegeven op de notulen. Daarvoor gebruikt het bedrijf zijn eigen tool GetMinute. ‘Op het moment dat ik in die notulen aan het typen ben, is dat stuk tekst geblokkeerd. Pas als ik dat vrijgeef, kan een collega aan dat stuk toevoegen.’ Technisch onmogelijk Er zijn nog meer tools die het bedrijf gebruikt, bijvoorbeeld Join (eveneens een eigen product, dat digitaal samenwerken mogelijk maakt). Waar in de notulentool de tekst daadwerkelijk geblokkeerd wordt op het moment van bewerken, is dat bij veel andere samenwerkingstools niet het geval. Veel mensen herkennen het moment waarop je iets wilt toevoegen in een document terwijl daar op dat moment een collega in aan het werk is. Een waarschuwing van de tool volgt dan. Het document moet eerst worden vrijgegeven voordat een ander zijn wijzigingen kan opslaan. ‘Het is vaak technisch wel mogelijk om in dezelfde tekst te werken maar onmogelijk om tegelijkertijd aan bijvoorbeeld hetzelfde woord te sleutelen’, stelt Hendriks. ‘En dat is ook niet wenselijk. In die gevallen geldt veelal dat wie de tekst het eerst opende, voorrang heeft met zijn wijzigingen.’ Leermomenten De bredere input die samenwerken aan documenten met zich meebrengt zorgt voor een snellere leercyclus. ‘Doordat verschillende mensen input leveren, leert iedereen daar weer van. Vroeger was een persoon een tender of plan aan het schrijven, maar nu komen alle nieuwe dingen er tegelijk in. Ieder specialisme levert input en als er een nieuwe medewerker is, zie je gelijk zijn visie. Dat betekent dat je als organisatie veel sneller leert en flexibeler wordt.’ Goede afspraken Hendriks heeft nog wel een aantal tips voor het gelijktijdig samenwerken aan documenten. Zo adviseert hij goede afspraken te maken voor het in- en uitchecken van documenten om ze te kunnen bewerken. ‘Als ik een document uitcheck, kan alleen ik er wijzigingen in aanbrengen. Als ik het vervolgens weer incheck op de server, kunnen collega’s er weer mee verder.’ Voor co-creatie is het raadzaam om een verdeling te maken wie welke onderdelen (van bijvoorbeeld een tender) oppakt. Bij veel tools is het zichtbaar welke collega er op dat moment in het document werkt, zoals bij Dropbox en Google Docs. Tot slot vindt Hendriks het sterk om als team de revisie van belangrijke documenten gezamenlijk te doen. ‘Mensen sputteren dan vaak tegen dat het zoveel tijd kost, maar het levert zoveel op, want je hebt iedereen bij elkaar. Dat hoeft niet fysiek, dat kan ook virtueel. Maar door als team documenten door te nemen blijf je leren en bereik je transparantie. Een voorwaarde om goed digitaal samen te werken.’

Bestanden delen: zo werk je tegelijk in hetzelfde document

Co-creatie ofwel samen creëren brengt de creativiteit en kennis van verschillende mensen bij elkaar en vormt een belangrijk onderdeel van...

Waarom je op vakantie weinig je smartphone moet checken

Je smartphone is erg handig, maar ben je op vakantie? Begraaf hem dan drie meter diep onder de grond. Die...

Arko in 60 seconden: het belangrijkste uitgangspunt voor een goede presentatie

Arko van Brakel beantwoordt ondernemersvragen in 60 seconden. In deze aflevering: het belangrijkste ingrediënt voor een goede presentatie.

Arko in 60 seconden: hoe maak je meer indruk bij een presentatie?

Arko van Brakel beantwoordt ondernemersvragen in 60 seconden. In deze aflevering: hoe maak ik meer indruk tijdens een presentatie?

Korte nachtrust? Met deze 6 tips slaap je toch effectief

Een goede nachtrust is essentieel voor je productiviteit. Toch is het niet altijd haalbaar om de aanbevolen 8 uur slaap...

Deze twee ondernemers doneren wekelijks aan de Voedselbank en daar blijft het niet bij

Als leverancier van gezonde bedrijfslunches blijft er wel eens wat voedsel over bij De Buurtboer. Eten dat naar de Voedselbank...

De belangrijkste uitdaging voor bedrijven om de berg aan files te beklimmen blijft het terugvinden van die gegevens. 2,5 triljoen bytes wordt er per dag aan informatie geproduceerd. Dat is data van 530.000.000 miljoen liedjes, 150.00.000 iPhones, 5 miljoen laptops en 90 jaren aan HD video, zo becijferde data-analytics spin-off Level van de Northeastern University. Die stapel aan bytes groeit, en steeds sneller. Het overgrote deel van de digitale gegevens – ongeveer 90 procent – is de afgelopen twee jaar gefabriceerd, aldus IT-multinational IBM. Het resultaat, zegt analistenbureau IDC, is dat we in 2020 al meer dan 44 biljoen gigabytes aan data hebben. Het merendeel daarvan wordt nu nog in de westerse landen gegenereerd. Dat zal in 2020 veranderen, als de landen in ontwikkeling de grootste producenten worden van digitale data. En ook het Internet-of-Things draagt bij aan de groei van de hoeveelheid digitale gegevens; data van embedded systemen zal groeien van 2 procent in 2013 naar 10 procent in 2020. Geen papierloos kantoor Maar organisaties hebben niet alleen met digitale data te maken. Hoewel het Amerikaanse BusinessWeek in 1975 nog het papierloze kantoor voorspelde, werkte 34 jaar later, in 2009, nog geen vijfde van de bedrijven papierloos, aldus onderzoek van AIIM. En nog steeds is papier populair. Uit de Papierloos Werken Monitor van 2015 blijkt dat Nederlanders per dag nog gemiddeld 16,1 velletjes papier uit de printer laten rollen. Kenniswerkers zijn nu eenmaal dol op papier, blijkt uit onderzoeken. Meer dan de helft (56 procent) van de onderzochte organisaties geeft de voorkeur aan papieren contracten en bestel- en reserveringsformulieren. Veertig procent houdt behoefte aan getekende en beveiligd bewaarde papieren en waardedocumenten. Gevolg: bij digitaliseringsprojecten wordt niet over aantallen documenten gesproken, maar over de hoeveelheid kilometers. Toenmalig minister Ronald Plasterk van Binnenlandse Zaken schreef in 2009 aan de regering dat de schatting is dat de Rijksdienst 800 strekkende kilometer papieren en andersoortig archief heeft. De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam inventariseerde aan het begin van een digitaliseringproject 8 kilometer papier. Iron Mountain, dat archieven van klanten beheert, berekende in 2015 dat het wereldwijd op ongeveer 1100 locaties 160.000 strekkende kilometer papier beheert - vier keer rond de evenaar in A4-tjes. Data zorgt voor uitdagingen Gelukkig, schrijft IDC, is een groot deel van de digitale data vergankelijk – denk aan onopgeslagen Netflixdata, Xbox One interacties of tijdelijke routing informatie tussen netwerken. ‘Dit is een goede ontwikkeling, want de beschikbare opslagcapaciteit (ook wel ongebruikte bytes genoemd) groeit minder hard dan het digitale universum. In 2013 was er slechts genoeg opslagcapaciteit voor 33 procent van het digitale universum. In 2020, kan er nog maar 15 procent worden opgeslagen’, aldus de onderzoekers. Het opslaan van al die data is een van de grotere zorgen van organisaties; 88% van de IT-managers ondervindt problemen om de groei van en vraag naar dataopslag bij te blijven. 84% vindt dat de kosten voor dataopslag uit de hand loopt, blijkt uit onderzoek van IT-leverancier Freeform Dynamics. Vindbaarheid: bestanden delen De vindbaarheid is een ander punt dat zorgen baart. Een groot deel van de IT-managers (82 procent) in middelgrote organisaties denkt dat besluitvorming wordt bemoeilijkt door gebrekkige beschikbaarheid en inconsistentie van gegevens. Classificatie van de documenten kan die vindbaarheid vergroten, evenals het beter deelbaar maken van bestanden door collaboratie tools zoals bijvoorbeeld Dropbox. Bedrijven zijn hiermee bezig en zo worden ook de mogelijkheden voor analyses vergroot. In 2013 was 22 procent van de digitale informatie klaar voor analyse, de verwachting is dat dit in 2020 35 procent zal zijn. Door digitalisering van papier is er misschien wel meer mogelijk met data – betere vindbaarheid of analyses – maar tegen de verwachting in lost dit het probleem van de groei van papier niet op. Directeur Jeroen Strik van Iron Mountain: ‘Daarnaast zien we dat ook als organisaties digitaal gaan werken die papieren wereld blijft bestaan, omdat het vaak te kostbaar is om de geschiedenis van een klant – bijvoorbeeld bij een ziekenhuis – in te scannen. Voor de kosten van het digitaliseren kun je het namelijk vaak goedkoper 30 tot 35 jaar fysiek opslaan.’

Gegevens terugvinden in de databerg: hoe deel je bestanden?

De hoeveelheid data groeit exponentieel. En door de digitalisering van papier lijkt daar nog geen einde aan te komen. Hoe...

Jouw zomervakantie: de meest waardevolle weken van het jaar

Een vakantie is een lesje loslaten bij uitstek, schrijft Rutger Prent. 'Een slimme ondernemer wordt tijdens de vakantie niet gemist.'

Waar besteed jij je tijd aan als ondernemer?

Waar je als ondernemer de meeste tijd aan besteedt, hangt mede af van de fase waarin je bedrijf zit. Maar wil...

Arko in 60 seconden: hoe vind ik mijn rol in een groeiend bedrijf?

Arko van Brakel beantwoordt ondernemersvragen in 60 seconden. In deze aflevering: hoe vind ik mijn rol in een groeiend bedrijf?

Stress, brein, lichaam, gezond, stressgevoelig, stressbestendig, veerkracht

Wil je succesvol zijn, train dan het CEO-brein

Onze hersenen zijn maakbaar en wij zijn de baas. Genen zijn van belang, maar niet allesbepalend. Met je eigen gedrag...

5 taaltechnieken waarmee je ervoor zorgt dat je boodschap aankomt

Levendig taalgebruik zorgt ervoor dat jouw verhaal blijft hangen en nagalmt in de hoofden van je publiek. Rob Marrevee geeft...

Arko in 60 seconden: waarom zou ik mijn bedrijf Agile inrichten?

Arko van Brakel beantwoordt ondernemersvragen in 60 seconden. In deze aflevering: waarom zou ik mijn bedrijf Agile - en meer...

VAN Guus AAN Bob ONDERWERP Lente netwerkborrel Ha die Bob, Hoe vond jij het gisteren, op de Lente Netwerkborrel van Hoofdkantoor? Ik zag er aanvankelijk huizenhoog tegenop, moet je weten, maar eerlijk gezegd viel het me in de praktijk allemaal reuze mee. Heb jij Frans van der Smissen ook nog gesproken? En kun jij je ook nog herinneren dat wij indertijd allebei die baan in Polen wilden die hij nu heeft? Man, hij vertelde me dat hij echt díep ongelukkig is, daar ergens in de buurt van Poznan. Er gebeurt daar werkelijk niets, hij kan er niet aarden en hij is doodsbang dat iedereen binnen het concern hem aan het vergeten is. En z’n vrouw, die wordt daar helemáál gek! Nou, dat deed me best goed, zo’n verhaal. Guus Hoi Guus, Ja, ik keek er aanvankelijk ook tegenop, maar heb precies hetzelfde als jij: ik knapte er echt van op. Ja, Van der Smissen sprak ik ook. Hoe kan het ook anders: Frans sprak echt met íedereen! Zag je hoe hij werkelijk als een dólle aan het netwerken was om zo snel mogelijk terug te mogen keren naar Nederland? Blij dat wij niet op dat managerskerkhof in Polen terecht zijn gekomen. Zeg, heb jij Joris trouwens ook gesproken? Weet je nog hoe pissig we waren toen hij die positie op Hoofdkantoor kreeg en jij en ik niet? Nou joh, hij kon me niet eens uitleggen wat hij tegenwoordig precies deed. Ja, iets met strategie, maar na een paar borrels kwam het eruit hoor: hij schreef strategienotities, elke week weer, die werkelijk níemand las. Dóódongelukkig. Dat doet een mens toch goed. Bob Bob, Jaja, Joris, hou op zeg! Ik zei nog heel schijnheilig tegen hem: “Ach, Joris, als strateeg een positie veroveren op Hoofdkantoor, zoiets duurt járen, dat weet toch iedereen. Net zoals iedereen weet dat je dan nog maar moet zien of je het daar ook redt.” Nou, toen begon Joris helemaal de ene na de andere borrel achterover te slaan, die ging werkelijk lám naar huis. En Janine, pardon, mevróuw mééster J.A. de Wijkerslooth, heb je haar ook gezien? Man, alsof ze weken niet had geslapen! Jaja, die zit dan wel mooi op ons kantoor op Manhattan, maar vraag niet hoe. Ik vroeg haar of ze een mooi uitzicht had. Nou, na veel gemompel en gestotter kwam het er eindelijk uit hoor: ze heeft helemaal geen uitzicht. Mevrouw meester zit in een cubicle te verpieteren! Bob, weet je nog wat wij dachten, zes maanden geleden? Manhattan, daar moeten we wezen, dan gaat er eindelijk weer eens iets gebeuren met onze carrière. Man, als ik nu kijk: godzijdank dat Hoofdkantoor haar verkoos boven ons. Anders zat jij of ik nou te verpieteren in zo’n cubicle. Guus Guus, Ja nou, ze zag er inderdaad uit als een verlopen vaatdoek. Weet je wat ze tegen me zei, na flink wat borrels? Dat er dagen voorbijgingen dat er ámper iemand wat tegen haar zei! Ik kreeg bijna medelijden met d’r, echt waar, zo triest kwam het eruit. En zag je ook hoe Joost probeerde aan te pappen met onze bestuursvoorzitter? Ik ging even in de buurt staan, nieuwsgierig als ik ben. En weet je wat ik de bestuursvoorzitter hoorde zeggen tegen Joost? “Je moet eens gauw je management op orde brengen, dit gaat helemaal niet goed.” Dat deed me wel goed, moet ik zeggen. Je gaat soms toch denken dat jij altijd de enige bent die door de bestuursvoorzitter wordt afgezeken. Maar als dan blijkt dat anderen ook de pineut zijn, dan is het gewoon lekker zoiets te horen. Ik daarna ook nog vragen aan Joost: “En? Goed gesprek gehad met de baas?” Zo ben ik dan ook wel weer... Bob Bob, Ja, Joost, die zag volgens mij daarna ook geen andere optie meer dan zo snel mogelijk lam worden. Zoals ik die naderhand in zijn auto zag stappen! Hopen dat-ie niet is aangehouden. Met mij en de bestuursvoorzitter viel het trouwens erg mee dit keer. Hij vroeg zelfs hoe het met mijn vrouw ging, goed hè? Ik heb hem verder maar niet gezegd dat ik alweer twee jaar gescheiden ben, want ik vind: een goed gesprek met een bestuursvoorzitter moet je niet verpesten, toch? Heb jij hem die avond eigenlijk ook nog gesproken? Guus Guus, Ja, hij vroeg aan mij ook al hoe het met mijn vrouw ging. Kennelijk zit dat bij bestuursvoorzitters in hun standaardrepertoire. Nou, die goede raad had je me wel eerder kunnen geven, want ik begon dus wel over mijn scheiding, en ik zag meteen aan zijn gezicht dat ik dit beter niet had kunnen doen. Gelukkig heeft hij nooit een idee wie ik ben als hij tegen me praat, dus is volgens mij de schade wel te overzien. Maar dat was dan ook het enige minpuntje van de avond. Verder vond ik het echt top, die Lente Netwerkborrel. Jij? Bob Bob, Man, ik heb me in maanden niet zo goed gevoeld. Guus

Bob haalt zijn hart op tijdens de Lenteborrel

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer ziet Bob ineens de zon weer schijnen.

Managen is meten: in 6 stappen naar haalbare doelen

Als je niet weet waar je nu staat is het lastig om je doelen te bepalen, schrijft Lorraine Vesterink. Met...

Vertragen om te versnellen: wat je kunt leren van ‘Theory U’

Sommige uitdagingen laten zich niet oplossen met een shortcut, vertelt Charlotte van Leeuwen. 'Juist als je vertraagt, kun je soms ineens...

Arko in 60 seconden: verkoopt een goed product zichzelf?

Arko van Brakel beantwoordt ondernemersvragen in 60 seconden. In deze aflevering: verkoopt mijn goede product zichzelf, of moet ik alsnog...

Partnerartikelen

i.s.m. CGI

De digitale transformatie van Lely: van mechanisatie naar datagedreven innovatie

Lely, al jaren producent van innovatieve machines voor de landbouw, heeft in recente jaren ingezet op software en data. In...

Pas als je alle belanghebbenden betrekt, ben je succesvol.

Stakeholder-inclusie is de sleutel tot een succesvoller bedrijf

Met stakeholder-inclusie betrek je alle belanghebbenden van je bedrijf bewust en met beleid. Het maakt je bedrijf succesvoller, je medewerkers...

Leider toekomst Frances Carley en Myrthe Nuninga van leiderschapsadviesbureau Spencer Stuart

Welke eigenschappen heeft de leider van morgen? Zo herken je bestuurders van de toekomst

De wereld verandert in rap tempo en dat vergt een nieuwe vorm van leiderschap. Welke talenten en vaardigheden heeft de...

Matthijs Aler (ceo Ohpen): ‘Mijn ontwikkeling als leider zit in mijn vaardigheden’

Als leider ben je nooit uitgeleerd, weet ceo Matthijs Aler van techbedrijf Ohpen. Hij deelt zijn inzichten over invloedrijker worden...

i.s.m. KnowBe4

De 7 stappen om je medewerkers bewust te maken van cybersecurity

Je wilt jouw medewerkers bewust maken van alle gevaren van cybercrime, ransomware en phishing. Dat wil je op zo’n manier...

Adri Simamora (Sandoz) en Pim Berendsen (PostNL) in gesprek over leiderschap, dilemma's en onafhankelijk zijn van China.

Pim Berendsen (cfo PostNL): ‘Leiderschap speelt een grote rol’ [VIDEO]

Digitale innovatie en transformatie: wat is de impact op leiderschap in de board? Adri Simamora (Global Head Technology Sandoz) en...

Matthijs Aler (ceo Ohpen) Influence Dojo Bureau Zuidema

Matthijs Aler (ceo Ohpen): ‘Als leider moet je beslissingen nemen en soms besluiten forceren’

Matthijs Aler vindt dat je als leider de beslissingen moet nemen en dat je soms besluiten moet forceren. De nieuwe...

i.s.m. Yonego

Vacature: Data specialist

Partner Yonego heeft de functie van Data specialist vacant

i.s.m. Haaglanden Medisch Centrum (HMC)

Vacature: Anesthesiemedewerker

Partner Haaglanden Medisch Centrum heeft de functie van Anesthesiemedewerker vacant

i.s.m. Boertien Vergouwen Overduin

Boertien Vergouwen Overduin: Getraind voor effectief leiderschap

Als een van de meest ervaren en beste trainingsbureaus voor soft skills weet Boertien Vergouwen Overduin bij uitstek met welke...

i.s.m. Haaglanden Medisch Centrum (HMC)

Vacature: Verpleegkundig capaciteitscoördinator

Partner Haaglanden Medisch Centrum heeft de functie van Verpleegkundig capaciteitscoördinator vacant

i.s.m. Carbon Equity

Beleg je in ESG? Het zit anders dan je denkt

Investeerders reageren vaak geschokt als ze zien wat er in hun ESG-portefeuille (Environmental, Social & Governance) zit: 'Waarom heb ik...

Adri Simamora (Global Head Technology Sandoz) en Pim Berendsen (Chief Financial Officer PostNL) in gesprek over risico’s rondom AI-technologie als ChatGTP

Simamora: ‘Veel kansen door data en nieuwe technologie’ [VIDEO]

Digitale innovatie en transformatie: wat is de impact op leiderschap in de board? Adri Simamora (Global Head Technology Sandoz) en...

i.s.m. Yonego

Vacature: Digital Advertising Specialist

Partner Yonego heeft de functie van Digital Advertising Specialist vacant

Young Captain Award: Adri Simamora en Pim Berendsen

Pim Berendsen: ‘Als digitalisering alleen aan de board wordt overgelaten, komen we nergens’ [VIDEO]

Digitale innovatie en transformatie: wat is de impact op leiderschap in de board? Adri Simamora (Global Head Technology Sandoz) en...

i.s.m. Haaglanden Medisch Centrum (HMC)

Vacature: Programmamanager zorgtransformatie

Partner Haaglanden Medisch Centrum heeft de functie van Programmamanager zorgtransformatie vacant

Adri Simamora (Sandoz) en Pim Berendsen (PostNL) in gesprek over AI-wetgeving in Europa. Wat is de rol is van business leaders?

Adri Simamora: ‘Data is de nieuwe valuta’ [VIDEO]

Digitale innovatie en transformatie: wat is de impact op leiderschap in de board? Adri Simamora (Global Head Technology Sandoz) en...

i.s.m. Zilveren Kruis

zilveren kruis vitaliteitsmanager van het jaar

Waarom steeds meer bedrijven investeren in vitaliteit

Investeren in het fysieke en mentale welzijn van medewerkers. Steeds meer bedrijven zien dit als hét middel in de strijd...

Winkelmand

Lifehacks

Recente artikelen

Partnerartikelen