Je tijd goed besteden als ondernemer is lastig. De (wilde) plannen vliegen door je hoofd, en tegelijkertijd wil je ervoor zorgen dat huidige klanten tevreden blijven en morgen beter geholpen worden dan vandaag. En dan zijn er altijd nog die brandjes die maar terug blijven komen. Hoe je het ook wendt of keert, als ondernemer ben je de spin in het web en wordt er van alle kanten aan je getrokken. Wees daarom bewust van je tijdsbesteding én je toegevoegde waarde.
Om uit te leggen hoe je jouw tijd als ondernemer het best kan besteden, heb ik activiteiten in een bedrijf onderverdeeld in vier groepen. Dit model hebben we zelf bedacht en is nog niet uitgekristalliseerd. Geef dus vooral feedback.
Vier groepen dus: dagelijkse werkzaamheden, verbeteringen, kwartaaldoelen en toekomstplannen.
4 activiteiten
De eerste groep (dagelijkse werkzaamheden) zijn de activiteiten waar de meeste mensen binnen jouw bedrijf iedere dag mee bezig zijn. Denk hierbij aan bestaande projecten tot een goed einde brengen, bestelde producten verzenden, offertes maken en afspraken met de klant maken en nakomen. De tweede groep (verbeteringen) zijn de activiteiten die nodig zijn om de activiteiten in groep één zo goed mogelijk te doen.
Denk hierbij aan structurele oplossingen voor terugkerende problemen, zoals de implementatie van een CRM-systeem. Het zijn strategische beslissingen die, eenmaal doorgevoerd, morgen al effect hebben.
De derde groep (kwartaaldoelen) zijn de activiteiten die betrekking hebben op het behalen van kwartaaldoelstellingen (of rocks). Deze activiteiten hebben niet direct betrekking op de dagelijkse praktijk, maar zijn wel praktisch van aard. Denk hierbij aan het aanstellen van een nieuwe officemanager.
De vierde groep (voorsorteren op de toekomst) zijn de activiteiten die ervoor zorgen dat het bedrijf over een jaar of zelfs over tien jaar nog steeds relevant is. Denk hierbij aan het introduceren van nieuwe producten, het aanboren van nieuwe markten of het bouwen van eigen (slimme) software. Kortom: pionieren.
Stap voor stap
Als je een bedrijf start, dan is de kans groot dat je in het eerste jaar of in de eerste jaren vooral bezig bent met het verrichten van dagelijkse werkzaamheden. Zeker als je nog geen personeel hebt, zal hier veel tijd aan op gaan. Naar mate je bedrijf groeit, zal je meer tijd kunnen besteden aan het doorvoeren van verbeteringen of het opstellen en bereiken van kwartaaldoelen.
Maar de echte meerwaarde van jou als ondernemer zit in de vierde groep: het maken en realiseren van toekomstplannen. Jij bent een expert, hebt de positie om belangrijke gesprekken te voeren (aan belangrijke tafels), hebt de bevoegdheid om belangrijke beslissingen te maken, én, niet geheel onbelangrijk: je bent ondernemend. Je ziet dus kansen en weet deze ook door te vertalen naar business cases. In de vierde groep zit jouw sweet spot.
Tijdsbesteding
In welke groep je als ondernemer je tijd gaat besteden, hangt af van je situatie. Hoewel in bijna alle gevallen geldt dat een ondernemer de meeste waarde toevoegt in de vierde groep, is het niet gezegd dat een ondernemer hier ook al zijn of haar tijd aan moet besteden. Er kunnen situaties zijn, bij de start van bedrijf bijvoorbeeld, waarin er gaten moeten worden dichtgelopen (groep 1) of waarbij structurele verbeteringen (groep 2) de hoogste prioriteit hebben om klanten een goed product te kunnen bieden.
Wil je veel waarde toevoegen (en ja, dat wil je), probeer er dan naar te streven om zoveel mogelijk tijd aan activiteiten in groep vier te besteden. Zie de activiteiten als een ladder. Ben je niet meer nodig in de dagelijkse praktijk? Probeer je dan te ontfermen over structurele verbeteringen. Kan je deze activiteiten beleggen bij het afdelingshoofd? Houd je dan bezig met de het bereiken van kwartaaldoelen.
Ben je in de positie om deze verantwoordelijkheid bij een managing director neer te leggen, ontferm je dan over de toekomstplannen. Zo voeg je beetje bij beetje meer waarde toe aan je eigen onderneming.
