Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Timemanagement

time management paul loomans

Werk & Leven

Waarom we moeite hebben met het managen van onze tijd (en de onverwachte oplossing daarvoor)

Hoe vaak kijk je per dag op je horloge of smartwatch en merk je: de tijd ontglipt me? Antistress-trainer Paul...

author Hedwig Wiebes

clock 3,5 min

i.s.m. Tijdwinst.com

Partners

Multitasken is bullshit: 9 tips voor beter timemanagement

‘Ik doe dat er nog wel even tussendoor, straks begin ik écht aan die grote klus’. Klinkt bekend? Timemanagement, het...

author Maurice de Zeeuw

clock 5 min

Management

Hoe deze startup van iedereen een boekenwurm maakt

Wordt de stapel managementliteratuur op je nachtkastje groter en groter? De Duitse startup Blinkist heeft de oplossing. Een kwartiertje, en...

author Connie de Jonge

clock 2 min

Groei

En time management-messias David Allen zag dat het goed was

Het grote David Allen-festival, zo kun je de GTD Summit in Amsterdam het beste omschrijven. Sprout loopt een dagje mee...

author Jelmer Luimstra

clock 6 min

pomodorotechniek Cirillo MT

Carrière

Meer doen met behulp van een kookwekker, het werkt

Stoplichten op bureau's en geluidsdempende koptelefoons. Veel kantoorbewoners grijpen alles aan om ongestoord te kunnen werken. Maar een bedrieglijk eenvoudige...

author Thijs Peters

clock 2,5 min

mailbox vijf submappen

Management

E-mailchaos? Deze vijf submappen zijn alles wat je nodig hebt

Je mailbox en alle submappen zijn een archief van projectdata, afspraken en actiepunten – en een constante bron van onrust....

author Kim van de Wetering

clock 2 min

Carrière

8 manieren waarop jij je tijd verspilt

Tijd en energie: we hebben ze het hardst nodig, maar besteden ze het slechtst. 8 veel voorkomende manieren waarop leiders...

author Kim van de Wetering

clock 3 min

Carrière

Bob heeft een probleem met zijn agenda

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob doet zijn best. In deze aflevering heeft hij zijn prioriteiten niet helemaal...

author Hans Verstraaten

clock 2 min

Tony Crabbe, timemanagement, druk, productiviteit, effectief

MT/Sprout Academy

‘To-dolijst is voornamelijk verzameling onbelangrijke taken’

Door een overvloed aan informatie staat ons brein voor enorme uitdagingen. Ons meest waardevolle en schaarse goed is niet langer...

author Redactie Beste Business Events

clock 1,5 min

Persoonlijke Groei

Vergeet timemanagement, focus op het managen van je aandacht

Door een overvloed aan informatie staat ons brein voor enorme uitdagingen. ‘Ons meest waardevolle en schaarse goed is niet langer...

author Redactie MT/SPROUT Academy

clock 2 min

We denken na over elke taak die we uit moeten voeren. We bedenken wát we moeten doen en het meeste tijd besteden we wel aan hoe. Wat we ons niet afvragen, is wanneer we dingen moeten doen. En dat is niet slim, want als we ons werkritme aanpassen aan ons bioritme zijn we stukken productiever, concludeert Daniel Pink in zijn nieuwe boek 'When; The scientific secrets of perfect timing' dat afgelopen week in de VS is verschenen en dat binnenkort in Nederland bij uitgeverij Business Contact verschijnt met de titel 'Het juiste moment'. Op basis van wetenschappelijk onderzoek van onder andere biologen en psychologen, probeert Pink in het boek uit te vinden of we een ideaal schema van de dag kunnen maken in plaats van dat we onze dag puur op gevoel indelen. Het gaat dus niet om timemanagement, maar over timingmanagement. Niet over hoe je je tijd zo efficiënt mogelijk in kan delen, maar wanneer je welke zaken moet doen. Het gaat om het beste moment om na te denken, te brainstormen, te sporten of juist om niets te doen. Maar ook over de beste tijd om iemand iets te vertellen en in welke volgorde. Pauze Een van de belangrijkste inzichten van de laatste decennia is dat niets doen zo belangrijk is. Werknemers die de pauze overslaan zijn geen betere meer toegewijde werknemers, maar inefficiënt. Pauzes zijn namelijk heel erg belangrijk. Een pauze is geen onderbreking van iemands werk, maar maakt er onderdeel van uit. Pink zelf plant zijn pauzes nu even concencieus in als zijn meetings. En hij slaat ze dus nooit over, want dat doe je met meetings in principe ook niet. De ideale pauze is overigens buiten in de natuur. Pauzeren kun je het beste bewegend doen én niet in je eentje. Kortom: een ommetje maken met collega's is waarschijnlijk een van de beste manier om een pauze in te lassen om te herstellen. De beste tijd om... Onze manier van denken over tijd bepaald soms wat we als het goede moment beschouwen om iets te doen. Er zijn meer mensen van 29 die een marathon lopen dan mensen van 28 of 30, dat is niet omdat je dan fysiek beter bent, het is gerelateerd aan ons tijdgevoel. Hoewel er niet per se een keiharde ratio achter zit, is het verstandig om rekening mee te houden met het tijdsbesef van mensen. Zo kun je als bedrijf een bijeenkomst over een nieuwe strategie het best op een maandagochtend houden. Niet omdat dat businesswise verstandiger is, maar omdat het strookt met het tijdsbezef van mensen. Mensen willen aan het begin van de week een nieuw begin maken. Er zijn meer aspecten van tijd die Pink aanstipt. Bijvoorbeeld: volgorde. Wanneer is het goed om als 'eerste' iets te doen? Stel dat je een advertentie ziet voor een baan die je graag wilt, maar waarvoor je niet de meest logische keuze bent. Wacht dan niet met het schrijven van die sollicitatiebrief, maar gooi hem de deur uit. De persoon aan de andere kant is op dat moment namelijk nog onbevangen en meer bereid om buiten de gebaande paden te kijken dan vlak voor de deadline. Ben je aan de andere kant wél de geijkte kandidaat? Dan kun je juist beter wachten. Aan het eind van de traject slaat bij de HR-manager de beslissingstress toe en zal hij geneigd zijn een voordehandliggende keuze te maken. Hoe om te gaan met deadlines Pinks inzichten zijn zeker erg nuttig voor managers. Hoe gebruik je tijd om mensen aan te sturen? Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat teams met een deadline vaak vrij weinig doen tot halverwege de tijdsperiode. Daarna bouwt de druk zich op en komen mensen in actie. Die druk is nodig, maar mag ook niet te hoog zijn. Straal als manager niet uit: we hebben nog tijd genoeg, want dan worden mensen gemakzuchtig. Ga je roepen dat je vér achter bent op schema, dan dreigt lethargie. Het is zaak uit te stralen dat het team een beetje achterloopt. Geen nieuwe inzichten, wel fijn bijeengezet Pink heeft een populair wetenschappelijk boek geschreven met daarin de belangrijkste inzichten rond tijd. Van slaap tot het beste werkritme, van het timen van het beste moment om iemand anders te benaderen. Pink schrijft zelf in zijn inleiding dat hij geen how to-boek heeft geschreven, maar het eerste when to-boek. Het begin misschien van een heel nieuw genre. Het is een leuke taalkundige vondst, maar wel enigzins bezijden de waarheid. Veel van wat hij schrijft, en ook veel van de voorbeelden die hij aanhaalt, vind je terug in bijvoorbeeld 'Nooit meer te druk' van Tony Crabbe. Maar door zijn vlotte schrijfstijl, vele voorbeelden en praktische tips, is het zeker een aanrader voor zich soms door de dag heen worstelt en hoopt een manier te vinden om dat beter te doen. Daniel Pink, 'When: The scientific secrets of perfect timing'   

Persoonlijke Groei

Dan Pink over het geheim van perfecte timing

We werken van negen tot vijf omdat we dan moeten komen opdagen. Maar is dat wel de beste tijd om...

author Thijs Peters

clock 3,5 min

Tony Crabbe, timemanagement, druk, productiviteit, effectief

MT/Sprout Academy

Van timemanagement krijg je het alleen maar drukker

Timemanagement is het antwoord op ons drukke leven. Het maakt ons gelukkiger en effectiever, denken we. Volgens de Britse bedrijfspsycholoog...

author Redactie Beste Business Events

clock 1,5 min

Persoonlijke Groei

Van timemanagement krijg je het alleen maar drukker

Timemanagement is het antwoord op ons drukke leven. Het maakt ons gelukkiger en effectiever, denken we. Volgens de Britse bedrijfspsycholoog...

author Redactie MT/SPROUT Academy

clock 1,5 min

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.

Management

Zo word je weer de baas over je inbox

Mailtje hier en een mailtje daar. Altijd en overal beschikbaar. Zo kun je dus nooit ongestoord langere tijd werken aan...

author Bjorn Cocquyt

clock 4 min

Het evangelie van timemanagement wordt al jaren luid verkondigd door menig managementgoeroe. Allerlei tools en apps helpen ons taken en to do’s bij te houden, zodat we nóg productiever zijn, nóg betere resultaten leveren én alsmaar beter worden in werk inplannen, prioriteiten toekennen, meer werk verzetten… Maar dat superefficiënt managen van onze tijd en taken heeft een keerzijde. Continu tekortschieten Veel timemanagementrichtlijnen raden je aan alles wat je kant op komt onmiddellijk te capteren, te evalueren en af te handelen als dat snel kan, of het in te plannen of te delegeren als je het niet snel of zelf kan doen. De echte helden van het timemanagement doen dit op het werk, maar ook privé, voor alles wat gedaan of geregeld moet worden. Getting things done als levensmotto. ‘Als je dat consequent doet, zal je takenlijst aan een beangstigend snel tempo groeien. En het idee dat je al die taken moet afwerken, kan je doen panikeren’, Jason Allaire van Cornerstone University Professional and Graduate Studies. ‘Timemanagement kan handig zijn, maar het mag je leven niet beheersen. Nu en dan slipt er iets door je vingers. Je hebt grenzen zoals iedereen.’ Als je overdrijft, zorgt timemanagement dus voor een langere to-dolijst. En hoe langer die is, hoe meer je op het einde van je dag beseft wat je allemaal níet gedaan hebt. Timemanagement kan je dus het gevoel geven dat je continu tekortschiet. ‘Het aantal afgevinkte taken zou geen maatstaf voor succes mogen zijn’, aldus Allaire. Meer werk  ‘Een project zal altijd de hoeveelheid tijd in beslag nemen die ervoor voorzien is.’ De Wet van Parkinson is perfect toepasbaar op timemanagement, want hoe efficiënter je taken afhandelt, hoe meer hooi je op je vork kan nemen en hoe meer werk je kant uitkomt. ‘Hoe beter je wordt in snel e-mails beantwoorden, hoe meer antwoorden je terugkrijgt. De omvang van je inbox neemt exponentieel toe naarmate je mails sneller beantwoordt’, weet Allaire. Is de oplossing dan minder hard werken? Mails onbeantwoord laten? ‘Uiteraard niet.  Maar het is wel belangrijk dat je nee leert zeggen wanneer mensen je proberen in te schakelen voor zaken waarmee je zelf in de problemen geraakt met je prioriteiten.’ Minder focus  Eigenlijk zou timemanagement ervoor moeten zorgen dat je meer tijd hebt voor de taak waarmee je bezig bent, omdat je alle andere taken en verplichtingen kan vergeten. Die zijn immers al lang op je to-dolijst beland, of gedelegeerd. Gefocust doorwerken en dan tijd hebben om leuke dingen te doen. ‘Maar zo werkt het helaas niet’, zegt Allaire. Die eindeloze to-dolijst hangt als een zwaard van Damocles boven je hoofd. ‘Terwijl je met je kinderen aan het spelen bent, zit je met je gedachten bij de volgende taken op je groeiende lijst. Timemanagement zorgt niet voor meer, maar voor minder focus.’ ‘Het ironische aan timemanagement is dat het je doet focussen op details’, waarschuwt Allaire. ‘Je bent zo hard bezig alles in systemen en lijsten te gieten, af te vinken, prioriteiten en deadlines toe te kennen, dat je the big picture mist.’ Je voelt je als een machine die taak na taak afhandelt zonder daar verder nog bij stil te staan. ‘Wie continu met kleine deeltaken bezig is, gewoon omdat ze op een checklist staat, zal nooit enig werk van betekenis verwezenlijken.’ Weg met timemanagement? De conclusie is duidelijk: we stoppen met timemanagement en gooien onze takenlijsten in de prullenmand. ‘Helemaal niet’, zegt Allaire. ‘Timemanagement en productiviteitstools kunnen een nuttige hulp zijn, maar het blijven hulpmiddelen, geen doel op zich. Gebruik ze slim en zorg dat je zelf controle houdt over je prioriteiten. Laat ze je leven niet dicteren. Gooi je checklists niet weg, maar hou ze duidelijk gescheiden van andere belangrijke dingen in je leven. En zorg ervoor dat je zowel professioneel als privé focust op zaken die er echt toe doen.’

Management

De keerzijde van timemanagement

Timemanagement, we moeten er allemaal aan geloven. Of niet? Het heeft namelijk ook een keerzijde. We gaan steeds meer en...

author Bjorn Cocquyt

clock 2,5 min