Jeroen Stoop is Senior Consultant bij Mobilee en geeft zijn visie op een nieuwe aanpak van informatiemanagement. ‘De tijd dat IT een aparte afdeling was die software én systemen leverde aan ‘de business’ is definitief voorbij. Informatiemanagement is de kunst en kunde van het balanceren tussen de vraag naar en aanbod van de informatievoorziening, gericht op het ondersteunen en realiseren van de organisatiedoelstellingen’, aldus Stoop.
Traditioneel was informatiemanagement vooral gericht op het afstemmen van IT-systemen op de behoeften van de business. Je had een business die bepaalde wat er moest gebeuren, en een IT-afdeling die dat vervolgens moest realiseren. Die aanpak gaat al lang niet meer op, mede door de digitalisering van processen, de inzet van AI, datagedreven besluitvorming én cloudtechnologie.
Dat zijn geen IT-projecten meer, maar businessprojecten die het verschil maken tussen winnen of verliezen in de markt. IT is geen ondersteunende dienst meer, maar zit in het DNA van elke moderne organisatie. Stoop: ‘Of je nu een bank bent, een verzekeraar of een overheidsinstelling: digitalisering, data en technologie zijn onlosmakelijk verbonden met je kernprocessen.’
Informatiemanagement 2.0: IT in het DNA van de business
Hoog tijd voor een nieuw bewustzijn én een nieuwe aanpak. Die nieuwe aanpak, door Stoop ‘informatiemanagement 2.0’ genoemd, draait om vólledige integratie. Het idee is eigenlijk best simpel: in plaats van dat IT en business als twee aparte afdelingen werken die af en toe met elkaar afstemmen, moeten ze juist als één geheel gaan functioneren. Dit gebeurt door waardeketens te maken waarin zowel business- als IT-professionals zitten die samen aan een specifieke dienst of product werken.
Bijvoorbeeld: bij een verzekeraar zou zo’n team alles regelen rond schadeafhandeling — van klantenservice tot de IT-systemen die de uitbetalingen mogelijk maken. De IT’ers in zo’n team zijn dan niet alleen verantwoordelijk voor het bouwen van systemen, maar ook voor het draaiend houden ervan. If you build it, you run it. Op deze manier wordt IT niet meer gezien als een aparte ondersteunende afdeling, maar als een onmisbaar onderdeel van het hele bedrijfsproces.
Waardeketens en centrale sturing
Toch betekent die beweging naar autonome teams niet dat er helemaal geen centrale sturing meer nodig is, ziet Stoop. Sommige generieke diensten, zoals (cloud) infrastructuur, business intelligence of toegang en beveiliging, ondersteunen meerdere waardeketens. Het apart organiseren van deze diensten in iedere waardeketen zou niet alleen kostbaar zijn, maar leidt ook tot versnippering van schaarse expertise.
In de ideale situatie zijn deze diensten ‘as-a-service’ beschikbaar voor elke waardeketen, met verregaande automatisering van integratie en deployment. ‘Kijk naar bedrijven als Bol.com en Wehkamp, die meerdere keren per dag nieuwe software kunnen uitrollen. Dat is het niveau van wendbaarheid waar we naartoe moeten’, aldus Stoop.
Maar dat is niet het enige. Teams moeten autonoom kunnen opereren, maar wel binnen kaders die zorgen voor samenhang, compliance en toekomstbestendigheid. Daarbij zijn wettelijke of organisatiebrede beleidskaders en architectuur van belang.
Maar strategische adviseurs en architecten die hun beleid ontwikkelen ver weg van waar de teams hun werk doen, werkt natuurlijk niet. Deze adviseurs en architecten moeten ook écht daadwerkelijk meedoen met de teams die het werk uitvoeren, om zo het beleid en de architectuur te vertalen naar de praktijk.
Tenslotte is het belangrijk om de totale samenhang te bewaken en te managen. Dat kan door periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal, sessies te organiseren waar de teams met elkaar de werkzaamheden voor de komende periode plannen en met elkaar afstemmen. Bijvoorbeeld in de vorm van een zogenaamde Program Increment-sessie.
De stap naar Informatiemanagement 2.0 start vaak bij de IT-organisatie, maar kan daartoe niet beperkt blijven. Toch kan het een goed begin zijn. Als de IT-organisatie erin slaagt om haar generieke diensten effectief en slagvaardig te organiseren, en dat wordt zichtbaar voor de rest van de organisatie, dan is de kans groot dat ‘de business’ volgt. Pas dan is er echt sprake van informatiemanagement 2.0. ‘Dit heb ik bij meerdere organisaties zien gebeuren’, zegt Stoop. ‘De weg naar Informatiemanagement 2.0 is meestal een organische ontwikkeling.’
Vijf hardnekkige obstakels
In de praktijk blijkt de transitie naar informatiemanagement (2.0) echter niet zomaar gedaan. Stoop en Mobilee-collega Koen Hilhorst identificeren in een uitgebreide whitepaper vijf belangrijke obstakels die organisaties tegenkomen.
1. Het eeuwige IT-feestje
Het eerste probleem is dat business-IT-integratie nog steeds vooral wordt gezien als een verantwoordelijkheid van de IT-afdeling. Dat is in het huidige digitale tijdperk vreemd. We zien financiële sturing en HR toch ook niet als het probleem van alleen de controller of de HR-afdeling?
Toch is er een kloof ontstaan tussen business en IT. Het resulteert vaak in wantrouwen of miscommunicatie en daardoor neemt de samenwerking alleen maar verder af.
Het opbouwen van wederzijds begrip en vertrouwen blijkt een langdurig proces, gekenmerkt door wat Stoop en Hilhorst omschrijven als ‘kleine stapjes’. ‘Vaak is daar ook ‘vers bloed’ nodig’, stellen zij. ‘Want als je hetzelfde doet wat je altijd deed, krijg je hetzelfde wat je al hebt.’
2. Onvolwassenheid in projectmatig werken
Een tweede obstakel is gebrek aan ervaring met projectmatig werken. Voor organisaties die weinig ervaring hebben met projectmatig werken en de principes van ‘informatiemanagement 1.0’, is de overstap naar versie 2.0 een grote uitdaging. Zonder duidelijke afspraken over opdrachtgeverschap, eigenaarschap en verantwoordelijkheden werkt ook informatiemanagement 2.0 niet.
3. Verouderde leiderschapsstijlen
De transitie naar informatiemanagement 2.0 vereist ook een verandering in leiderschapsstijl. Traditionele managementstructuren passen niet goed bij het zelforganiserende karakter van wendbare, multidisciplinaire teams. Een verschuiving naar een meer ondersteunende en coachende managementstijl is noodzakelijk.
‘Investeer in trainingen voor wendbaar leiderschap en wendbaar organiseren, en stel je open en kwetsbaar op naar je team’, aldus Stoop. ‘Dit bevordert een cultuur van openheid, vertrouwen en continue verbetering.’
4. Het budgetvraagstuk
Veel organisaties hanteren nog steeds een budgetterings- én verantwoordingsproces dat niet past bij de dynamische aard van een moderne IT-afdeling. Er is behoefte aan continue en structurele financiering die beter aansluit bij de voortdurende behoeften van de waardeketens en IT-diensten.
Pas de financiële structuur aan om directe ondersteuning te bieden aan de business-waardeketens én IV- en IT-diensten. Zorg voor transparantie over kosten en maak duidelijk wat nodig is om continu waarde te kunnen leveren.
5. Hardnekkige silo’s
Als laatste obstakel wordt de functionele inrichting in afdelingen genoemd. Veel organisaties zijn nog steeds functioneel ingericht in afdelingen, wat de integratie van business en IT binnen bepaalde waardeketens alleen maar in de weg staat. Een herstructurering naar waardeketens vraagt om diepgaand commitment van het topmanagement.
In het digitale tijdperk is informatiemanagement essentieel. Ontdek hoe informatiemanagement 2.0 ook jou helpt toekomstbestendig te worden.
lees verder
Betrek eindgebruikers bij de ontwikkeling van IT-diensten
De praktijk laat zien dat er ondanks alle uitdagingen wel degelijk vooruitgang wordt geboekt. Stoop ziet steeds meer organisaties die de eerste stappen zetten richting integratie tussen business en IT. Meestal doordat bepaalde afdelingen al experimenteren met multidisciplinaire agile of scrumteams.
‘Begin klein en train teams in nieuwe werkmethoden die de nadruk leggen op wendbaarheid en klantgerichtheid’, adviseert Stoop. ‘Bied coaching en begeleiding door ervaren ‘facilitators’, die focus hebben op wendbaarheid en klantgerichtheid.’
De sleutel tot succes ligt volgens Stoop, Hilhorst en Mobilee óók in het actief betrekken van eindgebruikers bij de ontwikkeling van IT-diensten. Door regelmatig demonstraties te geven en feedback te verzamelen, kunnen teams hun dienstverlening continu verbeteren en beter afstemmen op wat gebruikers écht nodig hebben.
‘De digitale transformatie heeft de grenzen tussen IT en business vervaagd en vraagt om een geïntegreerde benadering’, concludeert Stoop. ‘Die ambitie is haalbaar met de juiste inzet, mindset en leiderschap.’
Lees ook
