Werk & Leven

Tony Crabbe: ‘Doe minder met meer focus’

We zijn druk, druk, druk. Op een werkdag rennen we van de ene meeting naar de andere, worden we overstelpt...

Van Bob Aan John Onderwerp Managementboeken Beste John, Vanochtend in het managementteam hadden we het erover dat het wel eens goed zou zijn als wij eens een paar actuele managementboeken zouden lezen, zeg maar: ter verrijking. Toen kwam jouw naam op. Er wordt gezegd dat jij die boeken werkelijk verslindt. Grappig, dat verwacht je niet echt van een Assistant Facility Manager. Klopt het? En vooral: heb je tips? Bob Beste Bob, Wat een goed idee van jullie! En ja, het klopt: ik ben helemaal verslaafd aan die boeken, ook al ben ik dan Assistant Facility Manager, want ook bij mijn takenpakket komt véél meer kijken dan checken of alle lampen nog werken en of er geen wc’s zijn overstroomd. Juist ook in die taken pas ik lessen uit die boeken toe, zoals de implementatie van sustainable development goals en operational excellence evenals, natuurlijk, af en toe je box, je comfortzone verlaten en eens lekker de mind laten flowen. Kennen jullie het boek Waarde propositie ontwerp? Echt een must! Het gaat uit van het Waardepropositie Canvas Model en is geïntegreerd in het Businessmodel Canvas en de Environment Map zodat intrinsieke waardeproposities zichtbaar en tastbaar worden gemaakt waarna ze kunnen worden doorontwikkeld, niet alleen binnen, maar vooral dóór de organisatie. Sorry hoor, ik word er wat opgewonden van. John Veraart Assistant Facility Manager John, Klinkt goed, hoor, erg goed. Maar ook wel wat abstract. Onze MT-leden zijn toch erg praktijkgericht, pragmatisch. Ken je geen titels die daar wat meer op inspringen? Bob Bob, Wat dacht je van Cirkel van verandering? Ik werd er zelf helemaal stil van. Het gaat over het ‘rond maken’ van de zelfsturing binnen organisaties aan de hand van zeven stuurmechanismes die samen de holistische cirkel vormen. Heel herkenbaar. En meeslepend geschreven. Ook een aanrader: Business spiritualiteit van de grote denker Paul de Blot. Succesvol leiderschap gaat hierbij uit van een dieper bewust zelfleiderschap via spirituele sturingsmechanismes, gebruikmakend van de vijf P’s: Profit, People, Planet en natuurlijk Pneuma en Peace, waarbij voortdurend in de spiegel wordt gekeken die je wordt voorgehouden. Confronterend. Dan komt het allemaal wel erg dichtbij, hoor. Maar of dit MT dit aankan… John Veraart John, Ik denk eerlijk gezegd van niet. En ja, het klinkt allemaal erg interessant - en dat je daar allemaal echt wat mee kunt als Assistant Facility Manager, goh - maar nogmaals: onze MT-leden, dat zijn toch drukke managers die, als ze al iets lezen, dat liefst meteen willen toepassen, begrijp je? Heb je niet, zogezegd, een soort doe-boek voor ons? Niet te dik, niet te complex? Bob Bob, Nou, heel eerlijk gezegd vind ik die managementdoeboeken wat onder mijn niveau. Maar goed, voor jullie dan: Ontslaan doe je zo! legt in vijf stappen uit hoe je medewerkers ontslaat zonder daar ook maar enige moeite mee te hebben, ja, het leert je zelfs dat medewerkers ontslaan leuk kan zijn. Is dat wat? John Veraart John, Hé ja, dát is wel wat. Kun je zes exemplaren bestellen? En vergeet aub niet over de prijs te onderhandelen. Bob

Bob is nieuwsgierig naar de nieuwste managementliteratuur

Bob is divisiedirecteur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer verdiept hij zich in actuele managementliteratuur.

Onderzoek: emoticon in werkmail heeft negatief effect

Het lijkt misschien leuk over te komen, maar mist volgens onderzoek vaak zijn doel: de smiley in een zakelijke e-mail.

De managementlessen van Ricardo Semler

Ricardo Semler deelt op 29 september zijn zakelijke inzichten tijdens een evenement bij The School of Life in Amsterdam. Zijn...

Zo werk je efficiënt samen met een ander conflicttype

De één zoekt conflicten op, de ander vermijdt ze liever. Wil je efficiënt samenwerken met iemand die anders met conflicten...

Arko in 60 seconden: hoe maak je meer indruk bij een presentatie?

Arko van Brakel beantwoordt ondernemersvragen in 60 seconden. In deze aflevering: hoe maak ik meer indruk tijdens een presentatie?

VAN Bob AAN Allen ONDERWERP Bezuinigingsvoorstellen Beste mensen, Ik hoef natuurlijk niemand meer te vertellen dat komend jaar een moeilijk jaar voor ons wordt. En natuurlijk kunnen in deze situatie bezuinigingen niet uitblijven. Maar dat willen we dit keer eens anders aanpakken. Nu niet eens door de directie, vanaf verre afstand, maar door jullie. Jawel, door jullie. Want jullie op de werkvloer weten immers beter dan wij van de directie waar de quick wins te vinden zijn, wat substantie heeft en wat niet of niet meer in deze tijden. Deze methode van bezuinigingen wordt momenteel in veel Amerikaanse bedrijven toegepast en hoewel we echt niet elke trend uit dat land willen overnemen (die kredietcrisis hadden we liever niet overgenomen, haha!) lijkt deze methode zeer toepasbaar op ons bedrijf. We horen graag snel jullie bezuinigingsvoorstellen! Namens de directie,Jullie Bob Beste directeur, Ik was er liever niet over begonnen, en het gaat ook eigenlijk tegen mijn natuur in, maar nu er toch bezuinigd moet worden: Dirk-Jan. U kunt hem makkelijk wegbezuinigen. Dirk-Jan is Supervisor Ad Hoc Projecten en nu bijna alle ad hoc projecten on hold zijn gezet heeft hij nauwelijks nog iets te doen. Dat kan ik weten want ik zit tegenover Dirk-Jan en hij is nu bezig een sudoku op te lossen op zijn computer. Marjolijne Hoi directie, Ik ben vorig jaar gepasseerd en geen adjunct geworden op mijn afdeling. Ik geef eerlijk toe dat me dit toen erg heeft geraakt. Maar inmiddels heb ik nieuwe inzichten gekregen en zie ik om zonder wrok. Die nieuwe inzichten zijn dat een adjunct op een kleine afdeling als de onze eigenlijk niet nodig is. Sterker nog: zo'n extra schakel in het management veroorzaakt alleen maar ruis en oponthoud en daar zijn het, zoals u weet, niet de tijden na. Ik heb het overigens over George Biemans, verder best een geschikte kerel. Joris Hoi directie, Op mijn afdeling werkt Joris Ruigrok, nou ja werken, hij is voornamelijk druk met de boel te verzieken, omdat hij zich gepasseerd voelt. Die heb je altijd wel op een afdeling, zo'n type, maar dit lijkt me wel een geschikt moment om ervan af te komen, want de boel verzieken op een afdeling kost natuurlijk ook geld, ik schat een halve ton op jaarbasis. Zal ik gezien de economische situatie reeds deze week een slechtnieuwsgesprek met hem voeren? George Biemans Adjunct F&O Dag directie, Mijn direct leidinggevende, Tom IJzermans, Director Facility Management, wil koste wat kost ook dit jaar verder met Inter Cleaning, terwijl het schoonmaken van dit gebouw substantieel goedkoper kan, bijvoorbeeld met Total Cleaning of Office Cleaning. Waarom, vraagt u zich nu natuurlijk af, gaat mijn baas dan toch door met Inter Cleaning? Ik denk dat een onderzoek hier snel een antwoord op zal vinden en van dat antwoord zal u nog staan te kijken... Wim Simonsen Deputy Facility Management Zeer geachte directeur, Het is niet omdat ikzelf geen kinderen heb, maar mij stoort toch wel het gedrag van bepaalde vrouwen op mijn afdeling die voortdurend aan het bellen zijn met hun kinderen of oppas of ineens om half vijf weg zijn omdat Jaapje of Roosje naar de mondhygiëniste moet, ik noem maar wat. Zoals tegenover mij Annejet, die het wel erg bont maakt: twee, drie keer per week rent ze ineens naar huis, omdat daar weer eens de chaos is uitgebroken. Ik wil niet rancuneus overkomen, zo ben ik niet, en houd het daarom zakelijk: als ze er morgen niet meer is, merkt u dat niet aan de output en kan ze meteen ook thuis aan de slag, wat aan de telefoontjes te horen erg nodig is. Dra. Ingrid Schoenmakers Dag Bob, Klikken, daar houd ik niet van, maar in deze omstandigheden vind ik wel dat je extreme gevallen aan de orde kunt, ja móet stellen. Neem Ingrid Schoenmakers, pardon, doctoranda Schoenmakers: ze doet gemiddeld twee weken over het schrijven van een simpel rapportje. En de meeste van die rapportjes verdwijnen in een la. Ook is ze vaak ineens weg omdat een van haar poezen ziek is geworden. Ze is 58 dus er is vast wel een chique regeling te treffen. Annejet Smulders

Bob neemt een stevige maatregel over uit Amerika

Bob is directeur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer heeft Bob een revolutionair management-idee: collega's mogen...

Vrijwel iedereen doet het: een attachment bij een e-mailbericht voegen. Of het nu om een simpel verslagje van een meeting gaat, offertes of financiële overzichten, als we iets moeten delen, sturen we een attachment via de email. In het kader van security kun je je al afvragen of dit de beste manier is om bestanden te delen. De meeste cyberaanvallen worden immers geïnitieerd door een malafide bijlage in een e-mail. Waarom geen attachments mailen? Binnen organisaties staan we veel te weinig stil bij de gevoeligheid van de bestanden die we rondsturen. We zijn ons slecht bewust van hoe eenvoudig we bijvoorbeeld omzetcijfers delen met de accountant of even een offerte naar de rest van het team sturen. E-mail is in een zakelijke omgeving vrijwel nooit de beste manier om documenten te delen. Het is eenvoudig voor de ontvanger om de mail samen met het bestand door te sturen. Vraag jezelf altijd af of de inhoud van het bericht en de bijlage doorgestuurd mogen worden. Het bestand dat je meestuurt, wordt op talloze andere plaatsen opgeslagen. Wil je dat er zoveel verschillende kopieën van het bestand bestaan? Veel e-mailprogramma’s kennen een limiet op de grootte van de mails die ze mogen ontvangen. E-mails worden veelal opgeslagen in platte tekst, dat betekent dat als iemand toegang krijgt tot die systemen, alles eenvoudig zichtbaar is. Hoe dan wel? Veel financiële organisaties maken gebruik van beveiligde email systemen om gevoelige informatie te delen, maar niet ieder bedrijf heeft zulke systemen tot zijn beschikking. Een eenvoudige manier om bestanden te delen is door ze op een centrale plek op te slaan, bijvoorbeeld in de cloud, en een link naar het bestand via de mail te delen. Extra veiligheid kan worden ingebouwd door het bestand met een wachtwoord te beschermen. Het wachtwoord verstuur je in een sms of je vraagt de ontvanger je te bellen voor het wachtwoord. Het is bovendien mogelijk om de link te laten verlopen na een aantal dagen. Dat zorgt ervoor dat na het verlopen van de link, niemand meer bij de bestanden kan. Eén versie van de waarheid Een andere reden om te kiezen voor een centraal opgeslagen document is dat het makkelijker is om samen aan dat bestand te werken. Het zal veel mensen niet onbekend voorkomen dat ze een bestand rondsturen aan collega’s met de vraag om feedback. Voor je het weet zit je mailbox vol met bewerkte bestanden die allemaal dezelfde naam hebben. Het kost veel tijd en moeite om al die feedback apart te verwerken. Vrijwel alle clouddiensten bieden de mogelijkheid om samen aan documenten te werken. Een link naar het bestand is voldoende en collega’s kunnen direct in het document hun wijzigingen aanbrengen. Dat voorkomt eveneens dat er meerdere versies van een bestand bestaan waarvan je je vrijwel altijd afvraagt welke nou ook alweer de meest recente was. Dus vraag jezelf iedere keer als je op de paperclip in een e-mailbericht wilt klikken af of dit de beste manier is om het document te delen. Houd rekening met de grootte van het document, met de gevoeligheid van de informatie die het bevat en of je op een efficiënte manier je doel bereikt.

Waarom stoppen met het mailen van attachments een goed idee is

Het versturen van attachments via de mail is niet alleen onveilig, het is bovendien een inefficiënte manier van werken. In...

Gebruik framing om van jouw boodschap hét perspectief te maken

Met framing kader je een verhaal zo dat mensen er geen weerstand meer tegen bieden. Je beïnvloedt anderen onbewust met...

Die stereotyperingen hebben meer invloed dan we zouden denken, zo schrijft psycholoog Roos Vonk in haar boek ‘De eerste indruk’. Het gebeurt vaak onbewust en ze zijn moeilijk te onderdrukken. Sterker nog, als je probeert het te onderdrukken, komt het nog sterker naar boven. Want wat niet mag, doen we juist wel. Enkel mensen die een sterke motivatie hebben om stereotypering te vermijden, slagen hierin. Een bitch met zelfvertrouwen Ook binnen het bedrijfsleven steken nog vaak genoeg stereotyperingen de kop op. Zo moeten vrouwen zorgzaam en warm zijn, ze mogen niet te ambitieus of zelfverzekerd zijn. Gedragen ze zich wel zo, dan worden ze al snel getypeerd als ‘bitchy’. Andersom moet een man juist wel zelfverzekerd en ambitieus zijn en niet teveel vrouwelijke kwaliteiten bezitten. Mannen die veel aandacht besteden aan hun uiterlijk worden niet erg serieus genomen, al wordt dit sinds de intrede van de ‘metroman’ steeds breder geaccepteerd. Vrouwen horen er altijd verzorgd bij te lopen, we vinden het maar raar als dit niet zo is. De juiste stereotypes Het lastige eraan is, je wil natuurlijk niemand onbewust in een hokje duwen, maar die stereotyperingen zijn wel ergens op gebaseerd. Stereotypen zijn niet per definitie onjuist, schrijft Vonk. Als een vrouwelijke hoogleraar wordt aangeschreven met ‘Beste meneer’ is dat erg vervelend, maar negen van de tien keer is de hoogleraar ook een man. Onbewust hebben we een beeld in ons hoofd van ‘wat hoort’. Dit is vaak niet verkeerd, maar er moet eerst over nagedacht worden. Dat voorkomt al een hoop gênante ervaringen. Salarisverschillen Die verschillen gelden ook nog steeds voor mannen en vrouwen binnen het bedrijfsleven. Vooral in de hoogte van het salaris is dat goed te zien. Dit komt ook deels door vrouwen zelfs, stelt Vonk. Vrouwen zijn namelijk slechter in onderhandelen dan mannen, bovendien zijn de onderhandelaars minder toegeeflijk tegenover vrouwen. Typisch vrouwelijk gedrag, voorzichtig en wat onzeker, levert minder op dan een man die zeg: ‘dit wil ik’. De onderhandelaar gaat hierbij ook uit van een stereotype, namelijk dat vrouwen toegeeflijker zijn. Als zij dan minder bieden, gaan ze er eigenlijk vanuit dat de vrouw wel toe zal geven. Niet onterecht, een vrouwelijke hoogleraar bijvoorbeeld verdient gemiddeld 438 euro (bruto) minder dan haar mannelijke collega’s. Moeder- en vaderschap Daarnaast is een groot deel van het verschil te wijten aan het moederschap, stelt Vonk. Moeders worden gezien als warm en aardig, maar relatief onbekwaam. Daarom verdienen zij minder dan niet-moeders. Ook willen veel moeders parttime werken. Opvallend is dat dit bij mannen andersom werkt. Mannen met kinderen vervullen een ‘traditionele rol’, die van kostwinnaar van het gezin. Dat levert blijkbaar pluspunten op bij de baas. Zij worden beoordeeld als warm, toegewijd en beter op interpersoonlijke bekwaamheden. Een gezin zit hun carrière niet in de weg, want dit wordt gezien als normaal. Bij vrouwen echter wel, daar lijkt het kiezen of delen te zijn tussen werk en gezin. Lees ook deel 1: Hoe belangrijk is een eerste indruk bij solliciteren? Dit artikel is gebaseerd op een hoofdstuk uit het boek van Roos Vonk: De eerste indruk. Wil je het boek lezen? Je kunt het hier bestellen.

Mannen scoren punten bij baas met traditionele vaderschapsrol

‘Een vrouw hoort achter het aanrecht’, ‘Amerikanen kijken heel veel tv’ of ‘moeders zijn altijd zorgzaam'. Het zijn stereotyperingen die...

Korte nachtrust? Met deze 6 tips slaap je toch effectief

Een goede nachtrust is essentieel voor je productiviteit. Toch is het niet altijd haalbaar om de aanbevolen 8 uur slaap...

‘Stop met e-mailen, start met werken’

We krijgen het steeds drukker. Een Britse uitgeverij had het overdag zo druk dat de redacteuren in de avonduren al...

Deze twee ondernemers doneren wekelijks aan de Voedselbank en daar blijft het niet bij

Als leverancier van gezonde bedrijfslunches blijft er wel eens wat voedsel over bij De Buurtboer. Eten dat naar de Voedselbank...

Solliciteren: hoe belangrijk is de eerste indruk?

Vrouwen die knap en slank zijn worden beter beoordeeld tijdens sollicitatiegesprekken. Maar juist niet voor managementfuncties. Bovendien zijn vrouwen meer...

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. In deze aflevering gaat het gerucht dat zich een spion onder zijn medewerkers bevindt. Van: Anneke Jelgersma Aan: Bob Onderwerp: Mystery Worker Bob, Ik wil een heel duidelijk, eerlijk antwoord: klopt het gerucht dat binnen ons bedrijf een mystery worker actief is? Ik heb dit verhaal nu al van twee mensen vernomen en het hele idee dat een van onze collega’s stiekem voortdurend aan Hoofdkantoor rapporteert wat wij hier doen en laten vind ik ronduit beangstigend. Anneke Jelgersma Chief HRM Beste Anneke, Ik weet dat steeds meer concerns mystery workers inzetten om te achterhalen wat er in hun bedrijven precies gebeurt, maar dat er bij ons ook zo iemand zou rondlopen lijkt me toch pure fantasie. Ik kan me ook niet voorstellen dat Hoofdkantoor zoiets zou doen zonder mij daarover in te lichten. Dus laten we alsjeblieft dit gerucht snel terzijde schuiven eer er op de werkvloer een paranoïde sfeer ontstaat. Bob Hoi Bob, Ik hoorde van Anneke, en trouwens ook van Marcel, dat in ons bedrijf een mystery worker actief is. Ik had van het hele fenomeen nog nooit gehoord, maar ik begrijp dat dit een of andere NSB’er is die achter onze rug aan Hoofdkantoor ons doen en laten rapporteert. Dat iemand zich daarvoor leent! Anneke denkt, en Marcel deelt die mening, dat het om die nieuwe uitzendkracht David van der Heijden gaat. Zou goed kunnen. Hij doet wel heel beleefd en timide, maar da’s natuurlijk nou juist de truc. Ronduit een griezelige ontwikkeling en ik vind, en Anneke en Marcel delen die mening, dat jij snel moet ingrijpen. Alinda van Dijck Deputy Controller Bob, Idee van Alinda en Anneke: waarom zetten we die creep niet in een apart kamertje? Het is nu al zo erg dat iedereen gewoon verstijft als hij ergens binnenkomt. En terecht natuurlijk, want we weten vanaf nu allemaal: elk verkeerd woord tegen David kan je de kop kosten. Maar dan moet je wel zorgen dat dit vandaag nog gebeurt, want nog geen kwartier geleden kwam hij mijn kamer binnen en vroeg (o zo beleefd en timide, maar intussen…) of hij vrijdag de marketingmeeting mag bijwonen. Nou, ik hield me natuurlijk op de vlakte en heb meteen daarna met een smoes die meeting afgelast. Jan-Willem Hooghiemstra Director Marketing Services Bob, Een kamertje apart voor onze mystery worker lijkt me een goed plan, maar niet genoeg. Kunnen we IT niet vragen of zij het mailverkeer van David willen checken? Niet netjes, akkoord, maar als Hoofdkantoor op deze manier te werk wil gaan, dan zullen wij van onze kant eveneens onorthodoxe middelen moeten inzetten. Overigens: ik heb inmiddels het tennistoernooi afgelast, want ik zag dat David zich ook had ingeschreven. Natuurlijk met de gedachte: na een paar biertjes komt dat personeel wel los. Marcel de Haan Director New Business Strategy Marcel, Ho, ho! Wacht nou even! Ten eerste is het helemaal niet zeker dat een van ons een mystery worker is, laat staan dat we weten dat dit David van der Heijden is. Laten we alsjeblieft het hoofd koel houden. Ik zal intussen bij Hoofdkantoor proberen te achterhalen of wij als concern inderdaad met mystery workers werken. Bob Ha Bob, Ik had het er net met Alinda over en ik denk ook dat het om David gaat. Niet alleen omdat hij de enige is die er de laatste tijd is bijgekomen, maar ook vanwege wat er vanochtend gebeurde. Ik had sterk het gevoel dat er iemand achter me stond, en ja hoor: David. Zogenaamd om me wat te vragen, maar intussen stond die creep natuurlijk naar mijn beeldscherm te loeren. Doe er wat aan, Bob, want dit maakt echt de sfeer kapot. Marcel de Haan Director New Business Strategy Bob, Dit geloof je niet: komt tijdens de lunch David ineens naast me zitten. Zogenaamd heel vriendelijk, maar opeens vraagt die creep me: “Heb je het verder wel naar je zin hier?” Nou kun je het krijgen ook, dacht ik, en antwoordde: “Ik vind het een éér om voor dit fijne, efficiënte bedrijf te mogen werken!” Toen pakte ik mijn plate en ging ergens anders zitten. Je had zijn gezicht moeten zien! Alinda van Dijck Collega’s, Nogal geïrriteerd laat Hoofdkantoor weten dat ze überhaupt geen idee hebben wat een mystery worker is. Kortom, mensen, ik denk dat alle ophef voor niets is. Laten we maar weer gewoon aan het werk gaan. Bob Bob, Kon je natuurlijk verwachten, zo’n reactie van Hoofdkantoor: ze moeten er wel omheen draaien, anders is het natuurlijk over en uit met hun mystery workers-beleid. En ook logisch dat ze geïrriteerd zijn: ze vermoeden natuurlijk dat wij weten wie David werkelijk is. Die creep hebben we trouwens inmiddels op een kamertje op de zesde gezet, helemaal achterin, naast Opslag. Hij kan wel acteren trouwens: hij keek ons aan als een geslagen hond. Anneke Jelgersma Chief HRM >> Bekijk ook de andere mailwisselingen van Bob de manager.

Bob neemt de zorgen over een spion weg

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. In deze aflevering gaat het gerucht dat zich een...

‘Niet vergeten die klant te bellen. Dat mailtje moet nog worden verstuurd. Ik zou nog naar dat rapport kijken.’ Hoe vaak denken we wel niet aan de dingen die we niet mogen vergeten, maar toch vergeten, stelt Marleen Kwast, senior trainer bij opleider Meereffect. ‘Het alleen maar denken aan dingen die je moet doen of onthouden kost capaciteit in je brein. Met de managementmethode Getting Things Done (GTD) zorg je dat je een waterdicht systeem hebt buiten je eigen brein. Dat voorkomt heel veel ad hoc gestress en brandjes blussen.’ Het systeem van Getting Things Done bestaat uit 5 stappen: Verzamel Als je ergens aan denkt, schrijf het dan direct op. Zo kun je alles dat in je hoofd omgaat verzamelen. Ook andere mensen verzamelen dingen voor je, denk maar aan de mailtjes die je inbox binnenstromen. Op het moment dat deze dingen op papier of in een app staan, kun je ze niet zo eenvoudig meer vergeten en kan je brein het loslaten. Beslis Over alles dat je verzamelt neem je een besluit. Je bekijkt welke actie erin zit en of die actie voor jou of juist voor een ander is. Organiseer Vervolgens zet je deze acties op een van je lijstjes. Uiteindelijk zijn er volgens de GTD-methode zeven mogelijke lijsten die je gebruikt, waarvan er drie voor zaken zijn waar jij zelf geen actie voor hoeft te ondernemen. Op jouw lijst met acties, die we officieel ‘eerstvolgende actielijst’ noemen, groepeer je acties vervolgens bijvoorbeeld naar omgeving, zoals thuis of kantoor. Na deze drie stappen heb je controle. Over alles dat je bezighoudt heb je een besluit genomen en het op de juiste plek gezet. Reflecteer Daarmee wordt bedoeld dat je het totaalplaatje bekijkt en overzicht hebt op wat er speelt en wat er te doen is. Zo weet je of je nog ruimte hebt voor een extra klus of project of dat je te veel op je bord hebt. Op het moment dat je het totaaloverzicht hebt, kun je de juiste keuzes maken. Doe Als je vervolgens gaat kiezen wat je gaat doen, kies dan iets wat je kúnt doen, bijvoorbeeld met je locatie in het achterhoofd. Het heeft namelijk weinig zin om op een thuiswerkdag een taak te kiezen waarvoor je op kantoor moet zijn. Die taak kan nog zo belangrijk zijn, maar je bent nu thuis. Het is niet eenvoudig om een nieuwe manier van werken aan te leren. De ene persoon zal de GTD-methode sneller en vollediger onder de knie krijgen dan een ander. Toch kun je volgens Kwast met enkele handvatten uit de methodiek al verschil maken. Een aantal tips die relatief eenvoudig door te voeren zijn: De ‘wachten op’-lijst Maak een lijst waarop je alle zaken en mensen zet waarop je nog aan het wachten bent. Op deze manier kun je de voortgang in de gaten houden, zodat je je eigen deadlines niet in gevaar brengt. De ‘bespreekpunten’-lijst Datzelfde geldt voor zaken die je met anderen wilt bespreken. Helemaal in een organisatie waar veel wordt samengewerkt, is het handig om de dingen die niet a la minute besproken hoeven worden, op een aparte plek te zetten. Zo voorkom je storende ad hoc interrupties van het werk, maar onthoud je wel de dingen die je nog wilt afstemmen. Zorg voor concrete acties Kwast: ‘Ik zie regelmatig dat mensen het project als actie op een lijst zetten. Een bepaald rapport bijvoorbeeld. Maar dat is geen concrete actie. Bedenk je, als je een rapport moet opleveren, welke concrete acties en taken je moet doen voordat je het gewenste eindresultaat bereikt. Natuurlijk hoef je niet alle acties vooraf al te definiëren, want soms weet je niet wat er gaat volgen. De actielijst bevat de taken die je daadwerkelijk kunt en moet uitvoeren.’ Deze manier van werken kan organisaties veel opleveren. Iedereen komt tijd tekort, maar feitelijk hebben we vaak meer aan creativiteit, ruimte en aandacht. Door de methode Getting Things Done te volgen, krijg je die ruimte en aandacht voor je werk. Bovendien levert het je betrouwbaarheid op, er zijn geen zaken meer die tussen wal en schip vallen. ‘Ik hoor wel eens iemand zeggen dat ze iets gaan doen, maar zie ze dan niets opschrijven. Dan denk ik al gauw, ik hoop maar dat je er op het juiste moment nog een keer aan denkt.’ Aldus Kwast. Zeker in samenwerkende organisaties is het belangrijk dat iedereen erop kan vertrouwen dat mensen hun zaken op orde hebben. Bovendien komt het de kwaliteit van het geleverde werk ten goede, omdat je precies weet wat je moet doen en welke keuzes je maakt.

Getting Things Done in 5 stappen

De managementmethode Getting Things Done levert creativiteit, ruimte en aandacht op, en dat zorgt weer voor hogere kwaliteit en betrouwbaarheid...

Minder stress? Gedraag je als een productiviteitsninja

Met onze uitpuilende inboxen, groeiende to do-lijsten en agenda’s vol vergaderingen hebben we niets meer aan de traditionele tijdsmanagement technieken....

VAN Francine AAN Bob ONDERWERP Standard Dress Code Hoi Francine, Ik wou even weten hoe het gaat met de werkgroep Standard Dress Code? Vorderen jullie? Zou mooi zijn, zeker in deze zomerse tijden. Zo stond ik vanochtend in de lift naast een meisje, die zag eruit alsof ze net van het strand kwam. Dat vind ik al niet kunnen, maar dan is ze ook nog niet bepaald slank en dan sta je tegen die vetplooien aan te kijken... Terwijl er dus ook nog een klant in de lift staat, dan schaam je je toch echt als directeur. Bob Hoi Bob, Ik weet dat de problematiek nijpend is, maar toch gaat het nog wel even duren eer wij onze conceptuitgangspunten op papier hebben. Waar en hoe stel je grenzen, zónder het personeel van je te vervreemden? Dat blijkt toch ingewikkelde materie. Francine de Hoogh-Van Westeren Deputy Manager Digital Marketing Francine, Maar het moet toch te doen zijn dat we, pakweg, eind juni een concreet praatstuk hebben? Ik voel niets voor nog eens zo'n zomer met bildecolletés. Je kunt er als werknemer toch ook op warme dagen verzorgd uitzien? Bob Bob, Je doet er nu wel erg makkelijk over. Ja, iedereen kan een stuk bildecolletébeleid concipiëren, Bob, dat is het punt niet. Maar zowel bij Van der Made als bij ITM, onze twee directe concurrenten, waarnaar al flink wat van onze mensen zijn vertrokken, is het kledingbeleid erg vrij. Zo mogen mannen bij Van der Made op vrijdag een korte broek dragen en heb ik het sterke idee dat de directeur van ITM korte rokjes en jurkjes zelfs aanmoedigt. Houden wij dan een strenger beleid vol in deze tijd van arbeidskrapte? Weet je wat die Monica op mijn afdeling onlangs zei toen ik haar voorzichtig aansprak op haar idioot korte, strakke rokje? ‘Nou, dan ik ook maar eens binnenkort bij de directeur van ITM op bezoek voor een gesprekje...' Ik werd echt wóest, zo onbehoorlijk, en me dan ook nog uitlachen. Maar dan denk ik toch: ja maar die slet weet toevallig wel hoe je integraal one-to-one digital marketing systems moet opzetten. Kortom, Bob, zo simpel is het niet. Francine de Hoogh-Van Westeren Deputy Manager Digital Marketing Francine, Ik begrijp heel goed dat bijna niets nog simpel is tegenwoordig, Francine, maar loodzwaar lijkt me toch overdreven. Doen we toch ook een zomerkortebroekenvrijdag, net als bij Van der Made en ITM? Daar kan ik wel mee leven. En als ik aan zo'n Monica denk (is dat trouwens die kleine, donkere?), moeten we het af en toe niet heel pragmatisch aanpakken en, pakweg, de airco heel hoog zetten zodat je vanzelf wat anders aantrekt? En sommige dingen moeten toch ook anno 2017 te verbieden zijn? Zit ik gisteren over de Q2-prognoses te vergaderen komt Simons erbij zitten: die draagt sandalen, nou, op zich al erg, vind ik dan, maar dan ruik je ook nog zijn voeten. En dan kijkt Van der Wurff van Hoofdkantoor, die er ook bij was, mij aan met zo'n blik van: kan jij die tent van je niet wat nétter runnen? Bob Bob, Oh, maar sandalen, daar zijn we als werkgroep wel uit: in principe niet, tenzij het keurige sandalen zijn en de drager of draagster geen last heeft van zweetvoeten. Maar wie oordeelt of sandalen keurig zijn, of iemand al dan geen zweetvoeten heeft? Wij kunnen echt niet als werkgroep door een porseleinkast stampen, ik hoop dat dat nu helder is. Wij hebben te maken met veel nuances en gevoeligheden, en ook met een marktsituatie, en met jonge medewerkers die héél anders aankijken tegen een bildecolleté dan jij en ik. Francine de Hoogh-Van Westeren Deputy Manager Digital Marketing Francine, Oké, duidelijk: helemaal niet simpel, zo'n Standard Dress Code. Maar zou het toch nog lukken, als werkgroep, voor de zomer? Bob Bob, Echt even geen idee, Bob. Donderdag komen we weer bijeen. Gevoelig punt op de agenda: veel vrouwelijke werknemers storen zich eraan dat ze in de zomer geconfronteerd worden met de borstharen van bepaalde mannelijke managers. Verbieden? Dán ook een absoluut bildecolletéverbod, zeggen Richard en Arnold. Wordt weer een moeilijke meeting. Francine de Hoogh-Van Westeren Deputy Manager Digital Marketing

Bob is het niet eens met de zomerkleding op kantoor

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer trekt Bob ten strijde tegen bildecolletés.

De belangrijkste uitdaging voor bedrijven om de berg aan files te beklimmen blijft het terugvinden van die gegevens. 2,5 triljoen bytes wordt er per dag aan informatie geproduceerd. Dat is data van 530.000.000 miljoen liedjes, 150.00.000 iPhones, 5 miljoen laptops en 90 jaren aan HD video, zo becijferde data-analytics spin-off Level van de Northeastern University. Die stapel aan bytes groeit, en steeds sneller. Het overgrote deel van de digitale gegevens – ongeveer 90 procent – is de afgelopen twee jaar gefabriceerd, aldus IT-multinational IBM. Het resultaat, zegt analistenbureau IDC, is dat we in 2020 al meer dan 44 biljoen gigabytes aan data hebben. Het merendeel daarvan wordt nu nog in de westerse landen gegenereerd. Dat zal in 2020 veranderen, als de landen in ontwikkeling de grootste producenten worden van digitale data. En ook het Internet-of-Things draagt bij aan de groei van de hoeveelheid digitale gegevens; data van embedded systemen zal groeien van 2 procent in 2013 naar 10 procent in 2020. Geen papierloos kantoor Maar organisaties hebben niet alleen met digitale data te maken. Hoewel het Amerikaanse BusinessWeek in 1975 nog het papierloze kantoor voorspelde, werkte 34 jaar later, in 2009, nog geen vijfde van de bedrijven papierloos, aldus onderzoek van AIIM. En nog steeds is papier populair. Uit de Papierloos Werken Monitor van 2015 blijkt dat Nederlanders per dag nog gemiddeld 16,1 velletjes papier uit de printer laten rollen. Kenniswerkers zijn nu eenmaal dol op papier, blijkt uit onderzoeken. Meer dan de helft (56 procent) van de onderzochte organisaties geeft de voorkeur aan papieren contracten en bestel- en reserveringsformulieren. Veertig procent houdt behoefte aan getekende en beveiligd bewaarde papieren en waardedocumenten. Gevolg: bij digitaliseringsprojecten wordt niet over aantallen documenten gesproken, maar over de hoeveelheid kilometers. Toenmalig minister Ronald Plasterk van Binnenlandse Zaken schreef in 2009 aan de regering dat de schatting is dat de Rijksdienst 800 strekkende kilometer papieren en andersoortig archief heeft. De Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam inventariseerde aan het begin van een digitaliseringproject 8 kilometer papier. Iron Mountain, dat archieven van klanten beheert, berekende in 2015 dat het wereldwijd op ongeveer 1100 locaties 160.000 strekkende kilometer papier beheert - vier keer rond de evenaar in A4-tjes. Data zorgt voor uitdagingen Gelukkig, schrijft IDC, is een groot deel van de digitale data vergankelijk – denk aan onopgeslagen Netflixdata, Xbox One interacties of tijdelijke routing informatie tussen netwerken. ‘Dit is een goede ontwikkeling, want de beschikbare opslagcapaciteit (ook wel ongebruikte bytes genoemd) groeit minder hard dan het digitale universum. In 2013 was er slechts genoeg opslagcapaciteit voor 33 procent van het digitale universum. In 2020, kan er nog maar 15 procent worden opgeslagen’, aldus de onderzoekers. Het opslaan van al die data is een van de grotere zorgen van organisaties; 88% van de IT-managers ondervindt problemen om de groei van en vraag naar dataopslag bij te blijven. 84% vindt dat de kosten voor dataopslag uit de hand loopt, blijkt uit onderzoek van IT-leverancier Freeform Dynamics. Vindbaarheid: bestanden delen De vindbaarheid is een ander punt dat zorgen baart. Een groot deel van de IT-managers (82 procent) in middelgrote organisaties denkt dat besluitvorming wordt bemoeilijkt door gebrekkige beschikbaarheid en inconsistentie van gegevens. Classificatie van de documenten kan die vindbaarheid vergroten, evenals het beter deelbaar maken van bestanden door collaboratie tools zoals bijvoorbeeld Dropbox. Bedrijven zijn hiermee bezig en zo worden ook de mogelijkheden voor analyses vergroot. In 2013 was 22 procent van de digitale informatie klaar voor analyse, de verwachting is dat dit in 2020 35 procent zal zijn. Door digitalisering van papier is er misschien wel meer mogelijk met data – betere vindbaarheid of analyses – maar tegen de verwachting in lost dit het probleem van de groei van papier niet op. Directeur Jeroen Strik van Iron Mountain: ‘Daarnaast zien we dat ook als organisaties digitaal gaan werken die papieren wereld blijft bestaan, omdat het vaak te kostbaar is om de geschiedenis van een klant – bijvoorbeeld bij een ziekenhuis – in te scannen. Voor de kosten van het digitaliseren kun je het namelijk vaak goedkoper 30 tot 35 jaar fysiek opslaan.’

Gegevens terugvinden in de databerg: hoe deel je bestanden?

De hoeveelheid data groeit exponentieel. En door de digitalisering van papier lijkt daar nog geen einde aan te komen. Hoe...

Winkelmand

Recente artikelen