Carrière

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.

Bob de manager over ontslag per e-mail

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Vandaag ontdekt hij hoe vaak we eigenlijk mailen in...

Kwartaalcijfers regelgeving werkdruk duurzaamheidsscores MT

Laten we a.u.b. stoppen met kortetermijndenken

Een hoge werkdruk vraagt om meer controle, die weer de werkdruk verhoogt, schrijft columnist Mikkel Hofstee. Kunnen we niet eens...

Zakelijke kledingvoorschriften MT Robin Hendriks

Gaan zakelijke kledingvoorschriften tot het verleden behoren?

Zakelijke kleding heeft dezelfde functie als uniforms in het leger of op de kostschool, schrijft columnist Robin Hendriks. We zien...

Hoe goed is je werkgeheugen?

Naast ons zintuiglijk geheugen en ons korte- en langetermijngeheugen is er ook een aparte categorie die we het ‘werkgeheugen’ noemen....

Bob kijkt weer met genoegen terug op de zomer-BBQ

Bob is directeur van een groot concern. Hij doet zijn best. Deze keer kijkt hij met genoegen terug op een...

Waarom we belangrijk werk blijven uitstellen

Lees jij dit artikel terwijl je eigenlijk belangrijk werk moet doen? Je bent niet de enige. De boosdoener van het...

48 uur zonder smartphone

Onrust, stress, gebrek aan slaap en concentratie: het wordt allemaal aan de smartphone toegeschreven. Hoofdredacteur Thijs Peters van MT leefde...

Bob de manager is in-between-coaches

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob doet zijn best. Deze aflevering leert hij dat een ad interim coach...

Nieuwe baan? Let op deze 5 aspecten van bedrijfscultuur

Je kunt nog zo succesvol zijn geweest in je vorige baan, als je de bedrijfscultuur van je nieuwe werkgever niet...

Kritiek op je product? ‘Deze klant is nu één van onze ambassadeurs’

Je wilt uiteraard het beste van het beste creëren voor je klant. Maar wat als dat niet in één keer...

De rode kardinalen: het perfecte team

Een paartje rode kardinalen is perfect op elkaar ingespeeld. Menig team in het bedrijfsleven kan een puntje zuigen aan de...

Als politiek links en rechts het ergens over eens zijn, zegt David Graeber, dan is het wel dat méér banen altijd beter is. De hoogleraar antropologie aan de London School of Economics heeft hier op zijn zachtst gezegd zijn bedenkingen bij. ‘Te veel mensen gaan iedere dag met tegenzin naar hun werk.’

‘De mentale gevolgen van onzinwerk zijn groot’

Als politiek links en rechts het ergens over eens is, zegt David Graeber, dan is het wel dat méér banen...

slipjesparade ondergoed bob de manager MT

Bob de manager checkt een presentatie

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Vandaag neemt hij een presentatie door.

Zo ongezond is het om de hele dag op kantoor te zitten

De hele dag doorbrengen op kantoor is niet bepaald bevorderlijk voor onze gezondheid. Dat moet anders, vindt Coen van Oostrom....

Wordt parttime dan (n)ooit parttime?

Met een nieuwe generatie leiders en krapte op de arbeidsmarkt lijkt parttime werken aan de top van een bedrijf dichterbij...

Bob de manager maakt kennis met Facility Management

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Bob doet zijn best. Vandaag maakt Bob kennis met Facility Management.

Bob wordt door zijn coach voor iemand anders aangezien

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best, ook al wordt hij de laatste tijd door zijn...

Week van de werkstress goed idee? 'Ja, al moet je een beetje oppassen met dit soort dingen. Eind jaren negentig hadden veel mensen last van RSI-klachten. Er kwam een grote campagne en die moest na een paar jaar stoppen omdat het aantal klachten niet af- maar juist toenam. Werkstress is er altijd en het is niet alleen negatief, maar ook nodig. Nu is er alleen maar aandacht voor de negatieve kant van stress en de connectie met werk. Maar stress ligt nooit alleen aan werk. Het is een combinatie van werk en privé, en heeft ook te maken met persoonlijkheid en de levensfase waar iemand in zit.' Wat is de reden dat stressgerelateerde klachten zo zijn toegenomen de laatste tijd? 'In onze maatschappij vinden we dat alles maakbaar is. Als mensen stress hebben, willen ze dat ook even snel oplossen. Ook werkgevers kijken er zo naar. Die geven werknemers een cursus, kunnen dan voor zichzelf een box aftikken en tevreden zijn zichzelf.' Een beetje stress is wel gezond. Waar ligt het omslagpunt en hoe kun je dat herkennen? 'Mensen die chronisch gestresst zijn gedragen zich ook anders. Ze blijven bijvoorbeeld heel erg in het verleden hangen, kunnen niet op namen komen, worden cynisch, kunnen geen hoofd- en bijzaken onderscheiden. En naast dit soort mentale dingen zijn er ook fysieke kenmerken, hoofdpijn, buikpijn. Dat zijn allemaal signalen. Maar de geest is sterker dan het lichaam, dus we kunnen onszelf heel goed voor de gek houden dat er niets aan de hand is.' Wat is dan wel een goede manier om werkstress te verminderen? 'We zijn ongemerkt een slaaf van ons bestaan geworden. Met een smartphone verkoop je als het ware je ziel aan de duivel. We zijn vreselijk verslaafd en we hebben het niet eens door. We kijken gemiddeld tweehonderd keer per dag op onze telefoon, en dat heeft geen enkele functie. We zijn weerloos tegen de telefoon, en we zouden die weerloosheid moeten bespreken. Ik pleit dus voor een back to basicsdag. Een dag niet mailen, bellen of appen.' Dat houd je misschien een dag vol. Maar hoe moet dat op de lange termijn? 'De smartphone is een relatief nieuwe uitvinding. Ik zou het helemaal niet raar vinden als er over tien of twintig jaar regels zijn over internet en smartphones. Twintig jaar geleden vond iedereen het heel normaal dat er in vliegtuigen gerookt werd. Ik vergelijk het met AA, de eerste stap van het oplossen van het probleem is toegeven dat je een probleem hebt. Erken dus dat je weerloos bent tegen de verleidingen van de smartphone.'

Die telefoon van de zaak was helemaal zo gek nog niet

Het leek een goed idee, bring your own device, schrijft MT-hoofdredacteur Thijs Peters, maar nu plukken we de zure vruchten...

Winkelmand

Recente artikelen