Iedereen schuift belangrijke taken wel eens voor zich uit. Je bent niet zwak; de verklaring is terug te voeren op ons brein. Onze hersenen hebben de neiging om voorrang te geven aan zaken die een korte-termijndeadline hebben en dus urgent zijn, boven zaken die belangrijk zijn op de lange termijn.
Uit onderzoek van Oxford University blijkt nu dat proefpersonen óók voorrang geven aan onbelangrijke korte-termijntaken, door de onderzoekers gedefinieerd als taken met een objectief slechtere uitkomst, boven het uitvoeren van belangrijke taken met een objectief betere uitkomst.
Illusie
Rationeel gezien zou belang urgentie moeten overtroeven. Maar in werkelijkheid leidt het urgente ons zo af dat we er belangrijke zaken voor opzijzetten. Bovendien blijkt uit vijf proeven in het Britse onderzoek dat er bij proefpersonen sprake is van een gevoel van valse urgentie. We dénken vooral dat sommige taken urgent zijn. We zitten er nogal eens naast en laten dan ons echt belangrijke werk liggen. De urgentie is een illusie.
Stel, je moet je paspoort verlengen. Dit is een taak met een uitgesproken urgent karakter. Het móet immers gebeuren, je kunt anders het land niet uit. Veel mensen zijn geneigd eerder een nieuw paspoort te regelen dan bijvoorbeeld ingewikkeld stuk voor werk te schrijven. Zelfs als het schrijven van het artikel objectief belangrijker is. Het paspoort is bijvoorbeeld pas nodig als je over een paar maanden gaat reizen, terwijl het artikel tijd nodig heeft en op de lange termijn je positie in het bedrijf verstevigt.
Vier categorieën
Hoe zorg je dat je aan het belangrijke artikel gaat werken, in plaats van eerder een afspraak te maken bij het gemeentehuis? Tim Herrera van de New York Times geeft ons een oplossing, gebaseerd op de Eisenhower kwadrant. ‘Beeld je vier categorieën in, gelabeld met ‘belangrijk’ en ‘niet belangrijk’, ‘urgent’ en ‘niet urgent’, schrijft de journalist.
‘Probeer iedere dag al je taken in te delen in één van deze vier categorieën. Je zult al snel zien dat de urgente taken meestal niet de belangrijkste dingen zijn die je die dag te doen hebt. Probeer tijd in te plannen om ze later af te ronden, of delegeer ze als dat mogelijk is.’ En een mooie bijkomstigheid: ‘taken die in ‘niet belangrijk’ en ‘niet urgent’ vallen, kun je natuurlijk meteen van je to-dolijst schrappen’.
