van Marjolein
aan Bob
onderwerp Persoonlijke communicatie
Hoi Bob,
Naar aanleiding van je mail mail ik je even met een update over ons HRM-werkgroepje dat de wildgroei binnen ons bedrijf aan mailen moet tegengaan. Is er reden tot ongerustheid? Zoals ik je vorige week mailde: ja! Elke vraag of elke mededeling wordt tegenwoordig in een mailtje verwerkt en zelfs is het al de gewoonste zaak van de wereld geworden dat je mailt met een collega die recht tegenover je zit. Zet deze mailtrend zich door, dan is er binnenkort geen enkele vorm van persoonlijk contact meer en dat is, denken wij, funest voor onze bedrijfscultuur. Eigenlijk is de boodschap van ons werkgroepje dus heel simpel: doe niet alles via mail maar zorg voor zoveel mogelijk persoonlijke communicatie. Voorlopig verkeert ons werkgroepje nog in een pre-phase maar uiterlijk volgende week mail ik je even wat ons plan van aanpak wordt.
Marjolein van Groningen, HRM Strategy Director
Hoi Marjolein,
Ik mailde je vorige week al dat ik erg voor zo’n werkgroepje ben. Het mailverkeer in dit bedrijf loopt inderdaad de spuigaten uit. Ikzelf maak me er ook volop schuldig aan, hoor. Neem mij en mijn secretaresse: we communiceren bijna alleen nog per mail, terwijl ze toch vijf, zes meter verderop zit. Te absurd voor woorden eigenlijk. Ik betrap me erop dat ik ook steeds minder even ergens langsloop voor een stukje persoonlijke communicatie. Mail maakt zo lui. En we weten ook maar al te goed hoe makkelijk mail het maakt om iets te communiceren wat je iemand liever niet rechtstreeks wil meedelen. Het is een epidemie waar we nu écht tegen ten strijde moeten trekken.
Bob
Hoi Bob,
Je hebt zo gelijk, Bob: mail wordt meer en meer gebruikt om moeilijke boodschappen niet meer face2face te hoeven melden. Wil ik jou bijvoorbeeld meedelen dat ik mijn geplande vakantie in augustus van drie weken naar voren heb gehaald, en dat ik nu vanaf eind juni ruim vier weken weg ben, dan, hup, doe ik dat snelsnel via een mailtje, toch ook in de verwachting dat het tussen al die honderden mails die je op een dag krijgt niet zo opvalt en dat zo’n mededeling dan dus veel minder hard aankomt dan wanneer ik het in een gesprek had meegedeeld. Wat je zegt: eigenlijk te absurd voor woorden!
Marjolein van Groningen, HRM Strategy Director
Hoi Marjolein,
Dat is nou een perfect voorbeeld dat je geeft. Typisch zo’n boodschap die je iemand even per mail meedeelt, zodat die niet meteen in een gesprek lastige vragen gaat stellen. Ik ken dat maar al te goed. Neem jouw bonusregeling die we van hoofdkantoor verplicht zijn om aan te passen. Vroeger had ik je gewoon in een gesprek op mijn kantoor de redenen uitgelegd en de consequenties en hadden we de kwestie gewoon kunnen bepraten. Maar nu? Ik stuur je gewoon een mailtje. Lekker makkelijk. Ja, het ontbreekt er nog maar aan dat we mensen per mail gaan ontslaan, hoewel ik dat eerlijk gezegd met Jos van Houten wel van plan ben, maar dat komt gewoon omdat ie zich in gesprekken altijd opstelt als een onhandelbaar kind, zelfs begint te schreeuwen, nou ja, dan denk je toch: eigen schuld, jongen, als jij niet in staat bent tot een goed, ontspannen gesprek over jouw ontslag, dan maar zo, per mail.
Bob
Hoi Bob,
Ja, Jos van Houten, dat kan ik me voorstellen, te meer daar we nou ook weer niet zoveel gronden hebben om hem te ontslaan, dan is een mailtje gewoon slimmer dan een gesprek onder vier ogen. Zo moest ik gisteren Thomas Faber meedelen dat zijn telefoonregeling wordt afgeschaft. Typisch zo’n geval dat je denkt: ik zit nou even echt niet te wachten op dat eeuwige gekanker van die ouwe zeur, ik heb op dit moment al genoeg aan mijn hoofd, ik deel het hem gewoon even in een mailtje mee. Maar wat denk je? In plaats dat hij een mailtje terugstuurt komt die vent alsnog mijn kamer binnen om de kwestie te bespreken. Nou, daar had ik nou nét even helemáál geen behoefte aan en dat heb ik hem vervolgens in een mailtje ook héél duidelijk gemaakt.
Marjolein van Groningen, HRM Strategy Director
Hoi Marjolein,
Ach, die Faber, hou op zeg! Ik ben echt al wéken met hem aan het mailen over z’n promotie die almaar niet doorgaat. En zo’n man blijft dan ook maar replyen! Ongelooflijk. Maar het doet me goed dat jij en ik wat dat betreft op dezelfde golflengte zitten: mail, oké, míts effectief gebruikt. Lijkt me een mooi uitgangspunt voor het werkgroepje. Mail je me over de vorderingen?
Bob
