Ga je als bedrijf servercapaciteit inhuren bij Microsoft of Amazon? Met welke cloudsoftware gaan de sales- en researchafdelingen werken? Welke data worden in de cloud opgeslagen en welke lokaal, op de eigen computers van het bedrijf? Het zijn belangrijke vragen, maar ze halen lang niet altijd de agenda van de boardroom. Terwijl ze daar wél horen.
‘Het is belangrijk dat de ceo direct betrokken is bij belangrijke besluiten over de cloud’, zegt Hans Borgman, hoogleraar Information Systems & Digital Business aan de UvA. ‘IT is niet iets dat ergens goedkoop weggestopt moet worden. Daar is het te cruciaal voor.’
Veruit de meeste Nederlandse bedrijven gebruikten in 2020 clouddiensten, blijkt uit cijfers van het CBS. Afhankelijk van de branche en grootte varieert dit van 50 tot bijna 90 procent van de bedrijven. Dit percentage is flink toegenomen de afgelopen jaren. Bedrijven hebben bijvoorbeeld hun eigen servers de deur uitgedaan en slaan hun bestanden op bij externe opslagdiensten als Amazon Web Services of Microsoft Azure. Of ze maken gebruik van software uit de cloud: van kantoorsoftware tot zeer geavanceerde specialistische programma’s.
Strategie voor de cloud
Organisaties kiezen voor de cloud om kosten te besparen, om makkelijker met elkaar op afstand te kunnen werken, vanwege de flexibiliteit en schaalbaarheid. Bij de afweging om over te stappen op de cloud wegen die factoren vaak het zwaarst, stelt Borgman. Ten onrechte. ‘Ik denk dat de mannen en vrouwen aan de top een stap dieper moeten gaan als ze besluiten nemen over de cloud.’
Zie de cloud niet alleen als kostenpost, het is juist de motor van veel innovatie
Bedrijven die de cloud strategisch inzetten profiteren daarvan en halen hogere winsten, blijkt uit onderzoek waar McKinsey over schrijft. Toch staat de cloud bij een minderheid van de bedrijven op de agenda van het hoogste management.
Uit interviews door McKinsey met 40 verschillende directieteams bleek dat slechts 13 procent betrokken was bij besluiten over de cloud. Daardoor missen bedrijven kansen om concurrentievoordeel te behalen. Maar dat niet alleen: het moet ook op de agenda staan omdat zoveel cruciale bedrijfsprocessen tegenwoordig via de cloud verlopen. De gevolgen zijn groot als hackers toegang krijgen of als er onduidelijke afspraken zijn gemaakt over het eigenaarschap van data. Daarom de volgende vijf lessen voor de board.
1. Houd controle over gevoelige data
Hackers hebben vaak minder kans van slagen bij een grote internationale cloudservice-provider dan bij een gemiddeld middelgroot Nederlands bedrijf. Gegevens extern opslaan is daarom vaak veiliger. De grote providers stoppen veel geld in encryptie, toegangscontroles en allerlei andere manieren om cyberaanvallen te voorkomen. Daar kun je als gemiddeld bedrijf niet tegenop. Hoewel een bedrijf als Amazon natuurlijk ook niet immuun is voor aanvallen van hackers.
Toch kan het verstandig zijn om in ieder geval persoonsgegevens en bedrijfskritieke data op eigen computers (of in ieder geval binnen Europa) op te slaan. Daarbij speelt regelgeving een rol. De Amerikaanse cloudproviders die de markt domineren voldoen niet aan de Europese privacywetgeving (AVG) en zijn niet transparant over wat ze doen met hun klantdata, schreef het FD eerder.
Sla je klantgegevens op bij een provider in de VS dan loop je het risico dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een flinke boete oplegt die kan oplopen tot vele miljoenen euro’s.
2. Let er op dat je gegevens kunt verplaatsen
Het is bij de keuze van een cloudpartij belangrijk om er op te letten dat je data van de ene naar de andere provider kunt overbrengen, de dataportabiliteit. Het is nu bijvoorbeeld heel moeilijk om over te stappen van Amazon’s AWS naar Microsoft Azure. En het is al helemaal lastig om data uit beide clouds met elkaar te combineren. Zo kom je in een afhankelijkheidspositie terecht van één provider.
Ook iets om in de gaten te houden als je gebruik gaat maken van nieuwe software: werkt deze bij de verschillende cloudservice-providers? Dat is lang niet altijd het geval namelijk. Het is van belang wanneer je binnen je bedrijf nu al met verschillende cloudpartijen werkt, maar wordt ook relevant op het moment dat je gaat overstappen. Let er dus op dat je met zogenaamde multicloudsoftware te maken hebt.
3. Gebruik de cloud om te innoveren
Makkelijker samenwerken op afstand, snellere en goedkopere toegang tot geavanceerde software – dankzij de cloud zijn er tal van mogelijkheden voor bedrijven om sneller te innoveren. Borgman: ‘Zie de cloud niet alleen als kostenpost, het is juist de motor van veel innovatie.’ Door PaaS-toepassingen (Platform as a Service) kunnen ontwikkelaars van ook relatief kleine bedrijven relatief snel en goedkoop nieuwe toepassingen ontwikkelen.
Dankzij cloud computing hebben ook minder grote bedrijven toegang tot meer computerkracht en programmeertools en kunnen ze samenwerken met grote partijen. Zonder de cloud had het relatief kleine Moderna niet zo snel een Covid-19 vaccin kunnen ontwikkelen, schrijft Harvard Business Review.
De ene cloud is de andere niet
- Software as a service (SaaS) is software die als online dienst wordt aangeboden. Gebruikers betalen vaak abonnementskosten. Bekende voorbeelden zijn Salesforce, Dropbox, Zendesk en Micosoft Office 365.
- Bij Infrastructure as a Service (IaaS) zijn servers, netwerkapparatuur en werkstations eigendom van de serviceprovider. De afnemer betaalt alleen voor het daadwerkelijke gebruik. Veelgebruikt zijn Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud en Alibaba Cloud (Aliyun).
- Platform as a Service (Paas) is een platform waarmee gebruikers applicaties kunnen ontwikkelen, uitvoeren en beheren. Het is onder meer bedoeld om het programmeerproces te vereenvoudigen.
4. Lokaal is soms beter
Soms is vertraging of het tijdelijk uitvallen van een clouddienst een té groot risico. Dan kan het al gaan om ultrakorte uitval of vertraging. Denk bijvoorbeeld aan zelfrijdende auto’s. Elke duizendste seconde telt daarbij; een miniem te trage reactie kan bij autonome voertuigen al tot gevaarlijke situaties leiden. Ook bij robots die samenwerken in een team is snelheid cruciaal; alles moet razendsnel, en de ene robot kan niet op de andere wachten. Denk ook aan toepassingen in ziekenhuizen.
Als vertraging en uitval te riskant zijn dan kun je gegevens beter niet via de cloud verwerken. Edge Computing is hiervoor een steeds populairdere oplossing: dat betekent dat kritieke informatie aan de ‘rand’ (lokaal) wordt verwerkt. Dus zo dicht mogelijk bij de bron.
Deze manier van werken kan worden gecombineerd met de cloud: de snelle berekeningen vinden lokaal plaats, waarna resultaten naar de cloud gaan voor verdere verwerking en opslag. Er is dan een wisselwerking tussen lokaal en de cloud.
Het is moeilijk vernieuwen als de één met Lego werkt, de andere met Mecano en weer een ander met Playmobil.
5. Voorkom achterdeur-IT
De salesafdeling heeft zonder tussenkomst van de IT-afdeling contact met Salesforce, de HR afdeling met Oracle. Afdelingen besluiten steeds vaker zelf met welke cloudsoftware ze werken, ziet Borgman. ‘Vroeger had je de IT afdeling met aan het hoofd de CIO die alles moest goedkeuren. Dat verdwijnt op steeds meer plekken.’
Hierdoor is er geen centrale regie meer. ‘De marketeers konden eindelijk met hun salescollega’s praten via software die goed op elkaar was afgestemd. Totdat afdelingen besloten om met verschillende clouddiensten te gaan werken die niet goed met elkaar samenwerken. Zo ontstaan er silo’s.’
Het gevaar van die silovorming is ook dat bedrijven minder innovatief zijn. Borgman: ‘Innovatie is het combineren van bestaande zaken plus daaraan iets toevoegen. Op het moment dat binnen één bedrijf afdelingen met Google, Azure en Amazon werken is dat lastig. Het is moeilijk vernieuwen als de één met Lego werkt, de andere met Mecano en weer een ander met Playmobil. Om snel te innoveren moet je één legodoos klaar hebben staan.’
De leiding van het bedrijf moet volgens Borgman het heft in hand nemen en centraal beleid maken zodat verschillende clouddiensten binnen een organisatie goed met elkaar samenwerken. De ceo speelt hierin een belangrijke rol: hij moet de cloud op de strategische agenda zetten.
Daarbij gaat het uiteindelijk om de overkoepelende vraag: welke bijdrage kan de cloud leveren aan het bereiken van de strategische doelen? De grote lijnen moeten door de bedrijfsleiding worden uitgezet, want de cloud is te belangrijk om níet op de belangrijkste agenda van het bedrijf te staan.
