Tech & Innovatie

Tropomi: 7 vragen over dit baanbrekende ruimte-instrument

Een satelliet met een geavanceerd instrument aan boord lanceren op uitgerekend vrijdag de 13e: je moet maar durven. Om 11.27...

Ampelmann pioniert in loopbruggen op zee: ‘Elk jaar komt het voor dat iemand mis springt’

Op volle zee overstappen op een boorplatform of windturbine. Niet met een bootje of aan een touw, maar gewoon via...

Europa’s langste busbaan werd binnen vijf werkdagen bedacht. Omdat de gemeente Haarlem geen jaren wilde wachten totdat de busbaan voor de Zuidtangent er lag, trokken technici, architecten, bouwers en installateurs uit industrie, aannemerij, ingenieursbureaus, TNO en Rijkswaterstaat zich terug in een duinhotel, beschrijft NRC Handelsblad. ‘Ze beoordeelden schetsen op beeldschermen op sterke en zwakke punten. Varianten werden doorgerekend en online verbindingen via internet naar collega’s elders in het land vergemakkelijkte het commentaar en kritiek van specialisten. Men werkte onderling en gelijktijdig samen vanuit een gezamenlijk belang, deelde verlies en winst en ontdekte dat wat voor de een de oplossing was voor een ander juist onwerkbaar kon zijn. Dit project is een voorbeeld als het gaat om collaborative engineering. In een tijd waarin een klant vraagt om producten op maat en met hogere prestaties, terwijl tegelijkertijd organisaties te maken hebben met schaarser en duurder wordende middelen, is gezamenlijk ontwerpen een steeds vaker gebruikte strategie, zegt managementtrainee Albrecht de Glee in een artikel over Collaborative Product Development. Voor het samen ontwerpen worden verschillende termen gebruikt die in theorie wat van elkaar verschillen. In de basis is de strategie hetzelfde: samen wordt aan een nieuw product gewerkt, meestal op een projectmatige manier. De strategie is te gebruiken voor alles waarvoor je gaat ontwerpen en/of ontwikkelen, schrijven de auteurs van het boek Werken aan kennis. Het kan dat er vanuit de organisatie al een opdracht of vraagstuk ligt waarvoor een product moet worden ontwikkeld, maar het kan ook dat er nog geen vaste productvraag is, schetsen de auteurs van het boek. In beide gevallen is het belangrijk om kennis uit te wisselen. En in het laatste geval moet het ook inspirerend zijn voor de deelnemers. Een belangrijke reden voor gezamenlijke productontwikkeling is het nastreven van productinnovatie, schrijft de Glee. ‘Om dit te bewerkstelligen is een belangrijke voorwaarde dat er ruimte is voor een hoge mate van creativiteit in het ontwikkelingsproces.’ Trechter: van communicatie naar product Communicatie moet worden omgezet in samenwerking, zegt De Glee. Hij ziet het als een trechter waarin het conceptontwerp wordt omgezet in uiteindelijke ontwerpspecificaties. Er wordt vooral samengewerkt in de eerste fase van het traject, zegt hij. ‘Tijdens de eerste twee stappen, behoeftedefiniëring en conceptontwerp, moet er genoeg ruimte zijn voor alle partijen en moet er nauw worden samengewerkt om hun individuele ontwerpideeën en -opties te kunnen delen met andere partijen. Tevens moet er nauw worden samengewerkt met alle betrokken partijen om deze opties uit te werken.’ Het is van belang dat het aspect van het kennis delen en creëren in het projectplan wordt genoemd, zeggen de auteurs van het boek Werken aan kennis. ‘Dit kan zowel in de doelen die voor het project geformuleerd worden – door ook kennisdoelen op te nemen – als in de activiteiten die gepland worden (activiteiten die creativiteit, uitwisseling en reflectie stimuleren)’. Goede uitwisseling van kennis De Glee pleit ook voor het op gecontroleerde wijze (digitaal) beschikbaar stellen en kunnen uitwisselen van productgegevens en productdocumentatie. Hij noemt het zelfs een succesfactor voor collaborative product development. Overigens is bij het gebruiken van ontwerptools nog wel wat te verbeteren, merkt ontwerper Marie op in een blog op UXdesing.cc ‘Ontwerptools zijn niet gemaakt om samen te werken. En dat is ironisch, want samenwerking is een essentieel onderdeel van ontwerpen als een discipline.’ Problemen waar ze tegenaan loopt: niet weten wie wanneer en waarom aanpassingen aan een bestand heeft gemaakt, en chaos in het proces. ‘Ik vraag me al jaren af: kunnen ontwerpers geen tools krijgen met versiebeheer, zoals ontwikkelaars dat ook hebben.’ Gelukkig merkt ze ook dat die tools er steeds meer komen. Leren is een belangrijk onderdeel Het proces bij het gezamenlijk ontwerpen is vooraf niet in steen gehouwen, zeggen de auteurs van het boek Werken aan kennis. ‘De aard van deze kennisgerichte ontwerpprojecten brengt meestal met zich mee dat het project niet op voorhand in detail gepland zal zijn. De aanpak en activiteiten worden veelal gaandeweg verder geconcretiseerd en ingevuld.’ Daarom zal reflectie op het proces en resultaten een regelmatig terugkerend onderdeel zijn bij het gezamenlijk ontwerpen. De opbrengst bij gezamenlijk ontwerpen gaat verder dan alleen een product, aldus de auteurs. ‘Het levert ook leerervaringen bij deelnemers op, zowel over de thematiek waaraan ze gewerkt hebben als over het proces van kennis delen en kennis creëren. Daarnaast zorgt het voor enthousiasme en energie. Die vormen een voedingsbodem voor het voortgaan van kennisprocessen.’

De workflow van het gezamenlijk ontwerpen

Door tijdens het ontwerpproces niet alleen eigen kennis te gebruiken, maar ook ideeën van anderen toe te voegen, kan een...

In slimme organisaties is iedereen verantwoordelijk voor innovatie

Denk jij een businessmodel te hebben dat nog decennialang mee kan, dan is dat buitengewoon gevaarlijk. Hoe kun je in...

Peter Hinssen (1963) is van huis uit ingenieur en maakte naam als technologieondernemer. Zijn eerste bedrijf E-Com (1995), gespecialiseerd in het bouwen van intranetten, verkocht hij in 1998 aan Alcatel. Daarna volgden succesvolle exits met een bedrijf in videostreaming en een cloudprovider. De laatste jaren is Hinssen actief als consultant, spreker, start-upcoach en docent aan diverse business schools. MT spreekt Hinssen vlak voor het verschijnen van zijn boek, The Day After Tomorrow. Op Schiphol. Hij is onderweg naar Microsoft, om daarna meteen door te vliegen naar het MIT in Boston. Plekken waar termen als Artificial Intelligence, blockchain en kwantumcomputer geen schrikreactie opwekken. Bij de meeste bedrijven gebeurt dat wel, en dat is waarom Hinssen zijn boek schreef. Toekomst In feit is het een vervolg op zijn eerder boek The Normal, waarin hij al heel duidelijk had gemaakt dat de wereld behoorlijk ging veranderen. In dit boek wil hij bedrijven laten zien hoe je op die veranderingen kunt reageren. De truc is vooral tijd inruimen om naar voren te kijken. Hinssen: ‘De meeste mensen kijken naar morgen met wat ze van vandaag weten. Ze extrapoleren en denken dan te weten hoe het zal zijn. Maar dan zie je de grote dingen absoluut niet. ' Hinssen ziet dat de een na de andere branche te maken krijgt met disruptie. 'Het is bijna als een soort weerkaart waarop je het ene neerslagfront na het andere ziet naderen. Tien jaar geleden waren de media aan de beurt, de afgelopen jaren de auto-industrie.' De meeste mensen kijken naar morgen met wat ze vandaag weten Op dit moment breekt verzekeraars het klamme zweet uit vanwege de opkomst van Blockchaintechnologie (lees: Wat je moet weten over blockchain). 'Drie jaar geleden huurden de verzekeraars mij nog in als corporate entertainment. Vonden ze mooi als ik vertelde wat er met de banken ging gebeuren. Veel gegniffel, want het ging niet over hen. Maar nu merk je dat die verzekeraars wakker worden: f*ck, we’re next', zegt Hinssen. General Electric In zijn boek beschrijft Hinssen een aantal bedrijven die het wel lukt om hun bedrijf her uit te vinden. General Electric vindt hij een goed voorbeeld. 'Het was een voorbeeldbedrijf uit de vorige eeuw. Het draaide er om Lean en Six Sigma. CEO Jack Welch was een superhero. En juist dat bedrijf is nu aan een totale omslag bezig. Ze hebben zich gerealiseerd dat ze machines maken, maar dat het helemaal niet meer om hardware draait. Het gaat om service en informatie, Internet of Things.' General Electric wil van binnenuit veranderen, maar soms kun je ook zorgen dat je je bedrijf met overnames klaarstoomt voor de toekomst. Maar dat is, zo waarschuwt Hinssen, niet per se gemakkelijker. 'Disney kocht Pixar en Marval. Maar ze kochten niet alleen mensen en merken, ze hebben de mensen van hun acquisities gebruikt om een cultuurverandering te bewerkstelligen. Ze hebben niet alleen de technologie, maar ook de cultuur omarmd.' Dat laatste is volgens Hinssen elementair, want anders is de kans groot dat het moederschip niet verandert, en het gekochte reddingsvlot zinkt. Een ander bedrijf dat succesvol was met aquisities is Google. 'Maar Google heeft ook een paar ongelooflijke toevalstreffers gehad. Android nog wel het meest. Eerst wisten ze niet zo goed wat ze ermee moesten', zegt Hinssen. Een uitgebreide versie van het interview met Peter Hinssen staat in het nieuwe nummer van MT. Wil je meer columns en artikelen lezen? Neem dan een abonnement op MT of koop een los nummer.

Peter Hinssen: ‘Google heeft geluk gehad’

Waarom hebben traditionele bedrijven toch zo zelden een antwoord op technologische ontwikkelingen? Hoe zorg je ervoor dat je bedrijf ook...

Dit zijn de 10 meest innovatieve mkb’ers van Nederland

Van groene kinderwagens tot superogen voor mobiele robots: dit zijn de meest innovatie ondernemers van Nederland, volgens de MKB Innovatie...

De zakenwereld is een ‘doe-wereld’. Een kracht die onder dreiging van een brandend platform – hoe ironisch – genaamd digitalisering al snel verandert in een beperking: topdown, urgentie-gedreven ingrijpen met beproefde methoden. Provocerend gezegd: als een kip zonder kop. Ik roep op tot ‘stop en denk!’ Gemakkelijk in een column. Maar er is moed voor nodig om in de ‘disruptieve kerk’ van de zelfverklaarde predikers van de vierde industriële revolutie te zeggen dat digitaal eigenlijk maar een slap aftreksel van analoog is, dat op zijn beurt weer een kopie van de werkelijkheid is. En dat het niet bepaald van wijsheid getuigt om technologie die vooralsnog niet tot productiviteitsstijging heeft geleid, tot heilige graal te verklaren. Plotseling is alles Digitaal. Onze strategie, onze transformaties, ons leiderschap, ja zelfs onze cultuur. En wat niet digitaal is, is dús achterhaald, traag, gedoemd te mislukken. Serieus? Ja, de VUCA-aanhangers zijn bloedserieus. Niemand trekt nog in twijfel dat de wereld Volatile, Uncertain, Complex, and Ambiguous is, met digitalisering als drijvende kracht. Iedereen begint zijn jaarverslag, artikel of presentatie met ‘in een wereld waarin veranderingen sneller en ingrijpender zijn dan ooit’. Maar is dat waar? Of leiden we aan chronocentricity? Zijn we geobsedeerd met onze eigen tijd, er werkelijk van overtuigd dat de periode waarin wij leven de belangrijkste, meest dynamische periode ooit is? Vooral in de zakenwereld is die neiging groot. Een variant op deze vorm van chronocentrisme is om de eigen leeftijdsgroep superieur te achten aan andere: ‘de jeugd van tegenwoordig ontbeert arbeidsethos’ is een bekend voorbeeld van een uitspraak die voor het eerst gedocumenteerd is in de tijd van Socrates... Chronocentrisme laat geen ruimte voor historisch besef. Hoe ‘VUCA’ was het leven tijdens de industriële revolutie? En welke impact hadden technologische vernieuwingen als de boekdrukkunst, elektriciteit, riolering of de auto? De financiële crisis heeft ons geleerd dat de geschiedenis zich herhaalt en lessen bevat die ons vermogen risico’s te managen drastisch zouden kunnen vergroten. Maar gebrek aan zelfrelativering is een kenmerk van chronocentrisme. Wie beweert dat de wereld net zo goed CUSE is als VUCA, net zo goed Calm als Volatile, Unchanging als Uncertain, Simple als Complex en even Explicit als Ambiguous, kan rekenen op hoongelach. Is het tempo er niet behoorlijk uit? Robert J. Gordon (Rise and Fall of American Growth), bijvoorbeeld, beweert dat het laaghangende fruit al is geplukt en dat technologische vernieuwing vanaf nu traag zal zijn. Bovendien, door de eeuwen heen verandert er toch ook heel veel niet? Menselijke behoeften zijn behoorlijk stabiel, van brood op de plank, een dak boven ons hoofd en een gemeenschap om bij te horen tot bevredigende dagelijkse bezigheden en de ruimte om ons te ontplooien. En gelet op de stijgende levensverwachting slagen we – in ons deel van de wereld – steeds beter in de vervulling daarvan zonder gevaar voor eigen leven. Ook onze dagelijkse gewoonten zijn tamelijk veranderingsresistent. Wat we eten, hoe we ons kleden en verplaatsen. Overigens denk ik dat er voldoende – te veel! – plaatsen op de wereld zijn waar mensen ongezien zouden tekenen voor ons toch ietwat verwende VUCA-gevoel. Chronocentrisme gecombineerd met urgentie: een recept voor slecht doordachte verandering. Juist dat wat fundamenteel en stabiel is, wordt onvoldoende meegenomen. Het begint met tijd nemen. Voor helder denken. Wat is digitaal eigenlijk? En wat analoog? Is een platform niet eigenlijk een gemonopoliseerde virtuele marktplaats? En is digitale transformatie niet gewoon een ander woord voor automatiseren?

Waarom digitalisering vraagt om moedige ‘stop en denk!’ leiders

Het is moeilijk om in deze tijd even stil te staan aan na te denken als leider. Toch zouden we...

Het was groot nieuws in de Verenigde Staten eind juli. Amazon is hiring! In totaal waren er 50.000 nieuwe banen te vergeven aan de bezoekers van de Amazon job fair. We zagen op CNN lange rijen mensen die heel graag wilde werken voor de grootste winkel van de wereld. Als markteer, of als runner in een van de distributiecentra. Het klinkt behoorlijk indrukwekkend: 50.000 nieuwe banen. Dat was ook de reden dat de media het verhaal oppikten. Maar eigenlijk is het bitter weinig. Stel je namelijk eens voor hoeveel mensen je nodig zou hebben gehad als je de producten die door die nieuwe mensen bij Amazon worden verstuurd en bezorgd, in gewone winkels had verkocht. Dan waren er hoogstwaarschijnlijk 500.000 mensen mee in de weer geweest. Robotisering kost banen. Zoveel is wel duidelijk. En dat geldt niet alleen in de retail, waar het een relatief nieuw fenomeen is, maar zeker ook in de maakindustrie. En toch is gek genoeg een gebrek aan gekwalificeerd personeel het allergrootste probleem waar de CEO’s in de maakindustrie mee worstelen. Dat lijkt met elkaar in tegenspraak, maar is het niet. De industrie maakt namelijk een indrukwekkende groeispurt door. De totale omzet van de 100 maakbedrijven in onze lijst op pagina 20 nam van 2012 tot 2016 toe met circa 3 miljard euro. De bedrijven worden groter, maar de aanwas van gekwalificeerde technici groeit nauwelijks. Het gevolg: zelfs als je meer en meer robots inzet, kom je handen te kort. En dan is er nog een betrekkelijk nieuw fenomeen in de maakindustrie: reshoring. Waar aan het eind van de vorige en het begin van deze eeuw de productie verdween richting China, zijn er nu steeds meer bedrijven die de productie terughalen. Dankzij de robot is het namelijk niet langer een gegeven dat produceren in China zoveel goedkoper is. Per saldo gaan er wel banen verloren, maar het gaat dan alleen om Chinese banen. In Nederland krijgen we er dankzij de robotisering banen bij. Net als in het geval van Amazon gaan er netto banen verloren, maar voor ons land is het saldo positief.

De robot als banenmachine

De inzet van robots kost banen. Maar dat zijn niet per se Nederlandse banen, schrijft Thijs Peters.

Hoe TETCON slim gebruik maakt van technisch talent

Bij een evacuatie van een gebouw (vanwege brand, een aardbeving of wat voor reden dan ook) is het voor alle...

‘De toekomst is aan wie van data nieuwe relevanties weet te maken’

Een bedrijf dat morgen succesvol wil zijn, moet één ding zeker doen: data verzamelen, en met die data relevante oplossingen...

Zestig procent van de dagelijkse werktijd gaat op aan het organiseren van het werk. Hoe maak je dat minder? Door tijd goed in te delen, werk je zorgvuldiger en efficiënter, bovendien levert het een stuk minder stress op. Een goede planning zorgt er ook voor dat anderen prettiger kunnen werken, omdat ze weten waar ze aan toe zijn. Deze 6 tips helpen je om efficiënter te werken. 1.Maak een planning en gebruik lijstjes Plan alles wat je wilt doen. Op het moment dat zaken op papier staan, kunnen ze uit je hoofd en dat scheelt veel stress. In de planning noteer je bovendien hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Zorg dat deze tijd een realistische inschatting is, de ervaring leert dat de tijd die nodig is voor een handeling structureel onderschat wordt. Plan niet meer dan zes belangrijke dingen op een dag en plan ook tijd in voor onverwachte zaken. Beter een matig gevulde agenda die echt wordt afgewerkt dan een overvolle agenda met taken waar je niet aan bent toegekomen. Zorg dat je checklists maakt, zodat je taken die je hebt afgewerkt kunt afstrepen. Dit geeft niet alleen voldoening, het biedt ook overzicht. 2.Start de dag met tijd voor jezelf Door aan het begin van de dag even je e-mail en sociale media door te nemen, valt er al een grote ‘to do’ van je checklist. Mails die je snel kunt beantwoorden of doorsturen, verwerk je meteen. De grotere taken komen terecht op je planning. Zaken die niet interessant zijn of slechts informatief, verwijder je of zet je in een map om later te bekijken. Probeer jezelf aan te leren om slechts een aantal keren per dag je e-mail te bekijken. De meeste productiviteit wordt verloren door onverwachte (en vaak onbelangrijke) taken zoals het lezen van e-mail. De universiteit van Californië ontdekte dat het gemiddeld 26 minuten duurt voordat je na de onderbreking weer helemaal geconcentreerd in je taak zit. Zonde van de tijd. 3.Breng vergadertijd met 25 procent terug Veel vergaderingen duren onnodig lang. Door ze met een kwart in te korten, krijg je nog steeds hetzelfde gedaan, maar het levert je ontzettend veel tijdwinst op. Stel dat je dagelijks met vijf mensen een uur vergadert en dat terugbrengt naar driekwartier, levert je dat zo’n driehonderd uur per jaar op, bijna twee maanden werk! Over efficiënt vergaderen is veel informatie te vinden, zo zijn een heldere agenda en een duidelijk doel onontbeerlijk. Vraag je ook af of je per se bij de vergadering aanwezig moet zijn en zorg voor een duidelijke begin- en eindtijd. Het kan ook geen kwaad om af en toe het nut van de vergaderingen te evalueren. 4.Consolideer de informatie die je krijgt Op je werkplek heb je met heel veel verschillende applicaties te maken, van je e-mail en tools als Lync, Yammer, Twitter en Linkedin tot operationele systemen zoals SAP, Oracle of Salesforce. Zorg ervoor dat alle berichten van die systemen op één plek samenkomen, zodat je niet steeds hoeft te schakelen tussen al die verschillende applicaties. Dat kost onnodig veel tijd. 5.Zorg voor een goed archief Veel productieve tijd gaat verloren met het zoeken naar bestanden en documenten. Zorg voor een heldere indeling van je mappenstructuur en naamgeving van je documenten, zodat het weinig tijd kost om dingen terug te vinden. Ook het efficiënt archiveren van je e-mail kan veel tijdswinst opleveren. Ook hier geldt weer dat een logische mappenstructuur wonderen kan doen. Zet de mails die actie vereisen in een aparte map, evenals de mails waar je nog een reactie op verwacht. De rest van de mails uit je inbox archiveer je zodra je ze hebt afgehandeld. Een lege mailbox aan het einde van de dag geeft rust en voldoening. 6.Gebruik zo min mogelijk e-mail Waar mogelijk gebruik je de telefoon, chat of loop je even bij een collega naar binnen om zaken te bespreken. Op die manier kun je veel preciezer duidelijk maken wat je wilt en bedoelt en kun je mogelijke misverstanden direct uit de weg ruimen. De hoeveelheid tijd die een gemiddelde werknemer voortdurend aan eindeloze emailwisselingen besteed is ongekend hoog. Door even te bellen of langs te lopen kan veel tijd worden bespaard en kunnen veel fouten en onduidelijkheden worden voorkomen. Door kritisch te kijken naar hoe je werkt en waar verbeteringen mogelijk zijn, kun je je efficiëntie en productiviteit op een werkdag fors verbeteren.

Met deze 6 tips werk je efficiënter en productiever

Productiviteit gaat om efficiënter werken; sneller meer doen met minder. Met de toenemende druk van het overal en altijd kunnen...

Cryptomunten en Initial Coin Offerings: hier moet je rekening mee houden als ondernemer

De cryptomarkt-bonanza ontgaat ook toezichthouders niet. Maar eigenlijk is deze markt nooit ongereguleerd geweest, schrijft Sprout-expert Philip de Roos. Hij geeft...

‘Doorbreek vastgeroeste patronen en doe het radicaal anders’

Waarom doen we dingen zoals we doen? En is er ook een manier om het compleet anders te doen? Karim...

Zestig verschillende SAP-systemen gebruikte elektronicabedrijf Philips toen topman Frans van Houten aan het roer kwam. Het terugbrengen van die systemen naar een nieuw IT-fundament was voor de nieuwe topman een randvoorwaarde om Philips weer te laten groeien. De topman noemde het op FD.nl een ‘kakofonie van data die onderling slecht vergelijkbaar zijn’, en menig managementvergadering zinloos maakte. Ook woningbouworganisaties hebben te maken met een versnipperd applicatielandschap, is de ervaring van Business Unit Manager Pascal Greuter van Info Support. Door die versnippering van informatie hebben ze bijvoorbeeld onvoldoende inzicht in hoeveel vastgoed ze bezitten of hoe het met het planmatig onderhoud is gesteld, schrijft hij. Daardoor kunnen corporaties niet de juiste informatie leveren voor de accountantscontrole. Helaas zijn bovengenoemde voorbeelden geen uitzondering, veel bedrijven hebben er mee te maken. Lead BPM-architect Maarten Veger van BPM Company legt uit: ‘Vooral grote organisaties willen de klantbediening vernieuwing vanuit hun bestaande gedistribueerde systemen. Voorheen was dat prima, de systemen doen stand-alone precies waar ze voor bedoeld zijn. Organisaties willen die systemen nu gaan koppelen, omdat ze de data uit die systemen willen combineren. De klant verlangt dat ze op een moderne en dus online manier worden bediend. Het maakt de klant niet uit dat die informatie uit verschillende databases moet worden gehaald, hij wil een zo goed mogelijk aanbod – waarbij data uit klantsystemen en productsystemen wordt samengevoegd – dat wil hij snel en via een mobiel kanaal.’ Belemmering van innovatie Gedistribueerde systemen belemmeren organisaties om te innoveren, zegt Jeroen Eijskoot van softwaretestbedrijf Valorie. ‘Het ontbreken van maximale innovatiekracht beperkt dan ook de flexibiliteit van de organisatie om als geheel in te spelen op continu veranderende (markt-)omstandigheden.’ Die stelling wordt onderschreven door onderzoek van Grant Thornton onder CFO’s van Amerikaanse bedrijven. Bijna de helft (46 procent) vindt dat de IT-systemen de organisatie belemmeren bij het efficiënt inrichten en uitvoeren van hun processen. Daarom wordt een groot deel van het geld de komende jaren in IT geïnvesteerd. Een Business Process Management-oplossing is de verbindende factor om in een versnipperd applicatielandschap een end-to-end geautomatiseerd bedrijfsproces te maken, zegt Veger. ‘Zie het BPM-systeem als de dirigent. Die coördineert van begin tot einde het proces en zorgt dat op het juiste moment de juiste informatie wordt gelezen of weggeschreven.’ Het BPM-systeem dirigeert dan welke dienst (service) wordt aangeroepen. ‘In de praktijk zie ik dat organisaties alleen nog services bouwen om applicaties te ontsluiten op het moment dat de applicatie nog lange tijd in de lucht blijft. Soms is dat niet het geval; vooral grote organisaties hebben vitale data in oude systemen staan die ze binnen drie tot vier jaar willen uitfaseren. Dan wil het bedrijf niet meer investeren in de bouw van een service. Een nieuwe technologie die dan gebruikt wordt is Robotic Process Automation (RPA). Met RPA worden repetitieve gebruikersacties automatisch nagebootst door het BPM systeem, zodat je het lezen en schrijven naar deze applicaties toch kan ontsluiten. De scripts kunnen worden gecreëerd door de acties van een gebruiker op te nemen, en dit is een krachtig middel voor het sneller en geautomatiseerd uitvoeren van processen.’ Koppelen van systemen is complex Hoewel de noodzaak er is, wordt het integreren van systemen ook steeds complexer, zegt Greuter. Er wordt namelijk niet alleen geïntegreerd met interne systemen. ‘Ook bij ketenpartners speelt zo’n integratieoplossing een belangrijke rol. Denk hierbij aan de gegevensuitwisseling met verschillende ministeries, de WOZ, het Kadaster of de energiemarkt.’ Bovendien, zegt Veger, is een BPM-project niet alleen een technische exercitie. ‘Het combineren van systemen middels BPM is niet nieuw. De complexiteit zit in het feit dat je bij de automatisering van een end-to-end proces niet alleen de systemen verbindt, je verbindt ook mensen op een andere manier. Dat betekent dat een organisatie anders gaat werken, het werk gaat er voor werknemers anders uit zien. Het is daarom essentieel om ook het organisatorische aspect in ogenschouw te nemen.’

Hoe de IT-lappendeken in uw organisatie innovatie belemmert

Door snelle groei of door overnames kunnen organisaties met verschillende IT-systemen in grote problemen komen. Systemen die niet met elkaar...

Samenwerken in documenten en bestanden kunnen delen past goed in de agile scrum manier van werken, stelt Bert Hendriks. Hij is Chief Customer Officer en Partner bij Decos, een organisatie die onder meer documentmanagement software maakt. ‘Het is handig om de gedachten van verschillende personen over een onderwerp bij elkaar te brengen. Daarvoor is het nodig om input van meerdere mensen op te nemen in een document.’ Deze manier van werken stelt het team centraal, in plaats van het individu. Het grote voordeel van het delen van bestanden is dat het team verder kan werken aan de gestelde doelen als er een teamlid ziek wordt of op vakantie gaat. ‘De continuïteit en creativiteit verbetert enorm.’ Volledig digitaal Bij Decos bijvoorbeeld wordt door meerdere mensen gelijktijdig aan tenders gewerkt. Grote documenten waar veel verschillende input voor nodig is. Een ander moment waar meerdere mensen tegelijk in een document samenwerken is tijdens vergaderingen bij het bedrijf. ‘Wij zijn een volledig papierloos bedrijf, dus alle informatie voor een vergadering wordt digitaal bij elkaar gebracht. Iedereen kan van tevoren input of notities aan de vergadering hangen.’ Bovendien kan er tijdens de vergadering zelf gelijktijdig input worden gegeven op de notulen. Daarvoor gebruikt het bedrijf zijn eigen tool GetMinute. ‘Op het moment dat ik in die notulen aan het typen ben, is dat stuk tekst geblokkeerd. Pas als ik dat vrijgeef, kan een collega aan dat stuk toevoegen.’ Technisch onmogelijk Er zijn nog meer tools die het bedrijf gebruikt, bijvoorbeeld Join (eveneens een eigen product, dat digitaal samenwerken mogelijk maakt). Waar in de notulentool de tekst daadwerkelijk geblokkeerd wordt op het moment van bewerken, is dat bij veel andere samenwerkingstools niet het geval. Veel mensen herkennen het moment waarop je iets wilt toevoegen in een document terwijl daar op dat moment een collega in aan het werk is. Een waarschuwing van de tool volgt dan. Het document moet eerst worden vrijgegeven voordat een ander zijn wijzigingen kan opslaan. ‘Het is vaak technisch wel mogelijk om in dezelfde tekst te werken maar onmogelijk om tegelijkertijd aan bijvoorbeeld hetzelfde woord te sleutelen’, stelt Hendriks. ‘En dat is ook niet wenselijk. In die gevallen geldt veelal dat wie de tekst het eerst opende, voorrang heeft met zijn wijzigingen.’ Leermomenten De bredere input die samenwerken aan documenten met zich meebrengt zorgt voor een snellere leercyclus. ‘Doordat verschillende mensen input leveren, leert iedereen daar weer van. Vroeger was een persoon een tender of plan aan het schrijven, maar nu komen alle nieuwe dingen er tegelijk in. Ieder specialisme levert input en als er een nieuwe medewerker is, zie je gelijk zijn visie. Dat betekent dat je als organisatie veel sneller leert en flexibeler wordt.’ Goede afspraken Hendriks heeft nog wel een aantal tips voor het gelijktijdig samenwerken aan documenten. Zo adviseert hij goede afspraken te maken voor het in- en uitchecken van documenten om ze te kunnen bewerken. ‘Als ik een document uitcheck, kan alleen ik er wijzigingen in aanbrengen. Als ik het vervolgens weer incheck op de server, kunnen collega’s er weer mee verder.’ Voor co-creatie is het raadzaam om een verdeling te maken wie welke onderdelen (van bijvoorbeeld een tender) oppakt. Bij veel tools is het zichtbaar welke collega er op dat moment in het document werkt, zoals bij Dropbox en Google Docs. Tot slot vindt Hendriks het sterk om als team de revisie van belangrijke documenten gezamenlijk te doen. ‘Mensen sputteren dan vaak tegen dat het zoveel tijd kost, maar het levert zoveel op, want je hebt iedereen bij elkaar. Dat hoeft niet fysiek, dat kan ook virtueel. Maar door als team documenten door te nemen blijf je leren en bereik je transparantie. Een voorwaarde om goed digitaal samen te werken.’

Bestanden delen: zo werk je tegelijk in hetzelfde document

Co-creatie ofwel samen creëren brengt de creativiteit en kennis van verschillende mensen bij elkaar en vormt een belangrijk onderdeel van...

De rol van gamification bij gedragsverandering

Hoe zorg je ervoor dat mensen oude gewoontes loslaten en een nieuwe manier van werken accepteren? Organizational Behavior Management (OBM)...

Ooit had de IT-afdeling de macht over welke software en hardware een organisatie gebruikte. Die tijd is voorbij. Stugge bedrijfssoftware kreeg concurrentie van gebruiksvriendelijke, gratis applicaties. Werknemers gebruiken liever die tools dan de bedrijfsapps; uit onderzoek van softwareleverancier Mobiquity blijkt dat bijna 60 procent van de Nederlandse werknemers de voorkeur geeft aan eigen gedownloade mobiele applicaties. Schaduw ICT-processen – Shadow IT – worden die ook wel genoemd: werknemers die hun eigen IT-systemen en processen inrichten en gebruiken zonder de expliciete toestemming van de organisatie en IT-afdeling. Onderzoek van de analisten van 451 Group laat zien dat 44 procent van de bedrijven wereldwijd te kampen heeft met werknemers die hun eigen IT-workflow hebben ingericht. Groot beveiligingsrisico Hoewel werknemers hiermee op de korte termijn zijn geholpen, kan dit op de langere termijn veel problemen opleveren; lastig te koppelen databases, moeilijk uit te breiden processen en beveiligingsissues. In het 2014 Security Report noemt Inside Check Point Software Technologies schaduw-ICT een van de grootste beveiligingsrisico’s van een organisatie. IT-afdelingen willen daarom liever niet dat werknemers zelfgekozen apps downloaden en gebruiken. Daarvoor hebben ze verschillende mogelijkheden zoals het voorinstalleren van apps op mobiele apparaten (20%) of het blokkeren van apps op de zakelijke smartphone (25%), zo blijkt uit het onderzoek van Mobiquity. Geen verbod, maar een gesprek Maar het blokkeren van deze oneigenlijke processen is niet de juiste manier. CTO Jamie Marshall van Calyx: ‘Schaduw-ICT is meestal een teken dat IT het specifieke werk van een afdeling niet begrijpt, in plaats van dat er verschil van inzicht is over strategie of richting.’ Eigenlijk, zegt Marshall, vertelt het gebruik van deze eigen IT-toepassingen dat werknemers hun werk juist snel en effectief willen doen en dat dit met de bestaande middelen niet kan. ‘Als een klant hoog en laag springt omdat hij meteen een groot document of bestand nodig heeft en het bedrijf daarvoor geen oplossing biedt, waarom zou je dan je medewerker straffen voor het gebruik van een service zoals Dropbox of WeTransfer?’ In plaats van het verbieden van het gebruik van eigen software, kan een IT-afdeling ook in gesprek gaan. Marshall: ‘Zoek uit welke tools worden gebruikt met welk doel. Zo krijgt u waardevolle informatie over wat de organisatie nodig heeft.’ En bied hulp als een afdeling een bepaalde online tool wil gebruiken. ‘Op die manier laat u zien open te staan voor samenwerking en heeft de IT-afdeling ook inspraak in hoe de cloud wordt gebruikt. Willen uw ontwikkelaars bijvoorbeeld een eigen ontwikkel- en testomgeving in de cloud, help ze dan bij het opzetten. En zorg tegelijkertijd voor goede authenticatie, autorisatie en beveiligingsmechanismen’, is de tip van consultant Andrew Froehlich. Wees redelijk Natuurlijk blijft beveiliging een issue. ‘Maar zoek de balans tussen beveiliging en toegankelijkheid. Beveiliging is prioriteit, maar wees ook redelijk over wat u wilt beveiligen en wat de gevolgen van een lek zijn’, vindt Marshall. Ook Froehlich is voor redelijkheid en beseft dat er ook grenzen zijn aan wat mogelijk is. ‘Geef niet alle controle weg. Er zijn bijvoorbeeld situaties waar het gebruik van eigen software tools voor problemen zorgt bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Daar komt communicatie om de hoek kijken. Zie het ook als een wake-up call voor de interne communicatie. Hadden de risico's beter uitgelegd kunnen worden? IT-afdelingen moeten betere luisteraars worden, maar ook het vertellen van hun kant van het verhaal kan in veel gevallen beter’, zegt Marschall. Een IT-afdeling heeft nu eenmaal niet meer de volledige zeggenschap over het gebruik van servers, endpoint-apparaten of applicaties. Froehlich: ‘Dat biedt de mogelijkheid om als IT-afdeling op andere manieren de organisatie te ondersteunen.’

Waarom je gebruik van eigen softwaretools moet stimuleren binnen een netwerkorganisatie

Voor veel ingewikkelde bedrijfssoftware is vaak ook een simpeler online alternatief beschikbaar. Tools die werknemers op kantoor maar wat graag...

Dit zijn de 4 mooiste reacties van bedrijven op social media

Hoe goed klantcontact eruit ziet, laten we je zien met deze vier geweldige voorbeelden van bedrijven die op sociale media...

Vroeger had je geld nodig voor ondernemerschap. Veel geld. Je had een idee, schreef een lijvig business plan en ging een hele troep ernstig kijkende mannen en vrouwen in maatpak overtuigen om je geld te geven. En dan opnieuw meer geld te geven. En wellicht nog eens geld te geven. En zelfs dan bleef je het nog heel krap hebben. Het nieuwe ondernemen Vandaag is letterlijk alles binnen handbereik als je een sterk idee hebt: opslagruimte in de cloud, de mogelijkheid om snel een online netwerk op te bouwen via een platform of zelfs een open source machine learning-systeem gebruiken om een eigen artificial intelligence-business op te starten. Als je dan nog het geluk hebt dat je moeder een garage bezit waar jij je en je business buddies zich kunnen installeren, dan ziet de toekomst er meteen erg rooskleurig uit. Bedreiging Ik hoor velen nu denken: ‘Jaja, die dreiging is enkel geldig voor de dienstsector en bedrijven met dure goederen die via de deeleconomie bedreigd worden. Andere sectoren zijn nog heel erg veilig.’ Neem nu de maakindustrie. Wie iets snel en efficiënt wil maken, heeft daar een logistieke mastodont voor nodig: een megafabriek met assemblagelijnen en hordes robots en menselijk personeel. Dat is niet meteen iets wat een twintigjarige met een garage kan evenaren, toch? Misschien nog niet vandaag, maar wanneer 3D-printers even snel als betaalbaar zullen worden, zal iedereen zijn eigen ideeën kunnen ‘maken’. De trend is overigens al in gang gezet: overal zie je online open source 'hardware-bibliotheken’ verschijnen met machines die het toelaten om zelf vrijwel alles te maken met kunststof en hout. De wereldwijde FabLabs, openbare digitale werkplaatsen, zijn daar een fantastisch voorbeeld van. Maar ook studenten hebben al toegang tot machines die hen toelaten om miljardenindustrieën te laten wankelen: zoals de studentorganisatie Enable UC, die voor minder dan 20 euro handprotheses printen in hun campuslab. Eigen fabriek ‘A computer on every desk and in every home’, dat schreef Bill Gates in 1980. De revolutie die dat ontketende verzinkt in het niets bij die van een ‘3D printer in elk huis’. We zullen de meeste zaken – zelfs eten – online kunnen bestellen en onmiddellijk daarna printen. Simpel gezegd: binnen een aantal jaren is iedereen zijn eigen fabriek. Beeld je in wat dat zal betekenen voor de maakindustrie. Maar ook voor boten die containers vol producten vervoeren, koeriersdiensten als UPS en zelfs de koeriers die eten naar onze huizen brengen, zoals Deliveroo. Bedenk je wat er zal gebeuren als we zaken kunnen printen die zelf kunnen nadenken. Als wij op innovatietoer trekken naar Silicon Valley - zodat onze klanten inspiratie kunnen opdoen over hun Day After Tomorrow - bezoeken wij vaak de visionaire design thinker Mickey McManus in het Pier 9 research lab, dat hij leidt voor Autodesk. Hij vertelt ons altijd dat we naar een heel complexe, maar ook heel opwindende en vruchtbare wereld gaan evolueren als verschillende evoluties elkaar gaan kruisen en stimuleren. De nieuwste vorm van die evolutie is digital manufacturing: 3D-printen, artificial intelligence en het Internet of Things. We zullen niet enkel objecten kunnen printen, maar deze ook slim maken en met andere objecten in verbinding brengen. Dàt is pas iets wat potentieel heeft om de wereld te veranderen en waar velen zich jammer genoeg nog veel te weinig van bewust zijn. Terwijl die veranderingen figuurlijk net achter de deur staan. De maakindustrie heeft dus flink wat soul searching voor de boeg in de komende jaren.

Binnen enkele jaren is iedereen zelf een fabriek

Met alle nieuwe innovaties van tegenwoordig kunnen we binnenkort ons eigen eten 3D-printen, zo voorspelt MT-columnist Rik Vera. Als dat...

Smart Industry: dít moet je weten

Met sensoren uitgeruste koeien die ‘zelf’ aangeven dat ze ziek dreigen te worden. Een lasmachine die voortdurend data doorgeeft over...

Vrijwel iedereen doet het: een attachment bij een e-mailbericht voegen. Of het nu om een simpel verslagje van een meeting gaat, offertes of financiële overzichten, als we iets moeten delen, sturen we een attachment via de email. In het kader van security kun je je al afvragen of dit de beste manier is om bestanden te delen. De meeste cyberaanvallen worden immers geïnitieerd door een malafide bijlage in een e-mail. Waarom geen attachments mailen? Binnen organisaties staan we veel te weinig stil bij de gevoeligheid van de bestanden die we rondsturen. We zijn ons slecht bewust van hoe eenvoudig we bijvoorbeeld omzetcijfers delen met de accountant of even een offerte naar de rest van het team sturen. E-mail is in een zakelijke omgeving vrijwel nooit de beste manier om documenten te delen. Het is eenvoudig voor de ontvanger om de mail samen met het bestand door te sturen. Vraag jezelf altijd af of de inhoud van het bericht en de bijlage doorgestuurd mogen worden. Het bestand dat je meestuurt, wordt op talloze andere plaatsen opgeslagen. Wil je dat er zoveel verschillende kopieën van het bestand bestaan? Veel e-mailprogramma’s kennen een limiet op de grootte van de mails die ze mogen ontvangen. E-mails worden veelal opgeslagen in platte tekst, dat betekent dat als iemand toegang krijgt tot die systemen, alles eenvoudig zichtbaar is. Hoe dan wel? Veel financiële organisaties maken gebruik van beveiligde email systemen om gevoelige informatie te delen, maar niet ieder bedrijf heeft zulke systemen tot zijn beschikking. Een eenvoudige manier om bestanden te delen is door ze op een centrale plek op te slaan, bijvoorbeeld in de cloud, en een link naar het bestand via de mail te delen. Extra veiligheid kan worden ingebouwd door het bestand met een wachtwoord te beschermen. Het wachtwoord verstuur je in een sms of je vraagt de ontvanger je te bellen voor het wachtwoord. Het is bovendien mogelijk om de link te laten verlopen na een aantal dagen. Dat zorgt ervoor dat na het verlopen van de link, niemand meer bij de bestanden kan. Eén versie van de waarheid Een andere reden om te kiezen voor een centraal opgeslagen document is dat het makkelijker is om samen aan dat bestand te werken. Het zal veel mensen niet onbekend voorkomen dat ze een bestand rondsturen aan collega’s met de vraag om feedback. Voor je het weet zit je mailbox vol met bewerkte bestanden die allemaal dezelfde naam hebben. Het kost veel tijd en moeite om al die feedback apart te verwerken. Vrijwel alle clouddiensten bieden de mogelijkheid om samen aan documenten te werken. Een link naar het bestand is voldoende en collega’s kunnen direct in het document hun wijzigingen aanbrengen. Dat voorkomt eveneens dat er meerdere versies van een bestand bestaan waarvan je je vrijwel altijd afvraagt welke nou ook alweer de meest recente was. Dus vraag jezelf iedere keer als je op de paperclip in een e-mailbericht wilt klikken af of dit de beste manier is om het document te delen. Houd rekening met de grootte van het document, met de gevoeligheid van de informatie die het bevat en of je op een efficiënte manier je doel bereikt.

Waarom stoppen met het mailen van attachments een goed idee is

Het versturen van attachments via de mail is niet alleen onveilig, het is bovendien een inefficiënte manier van werken. In...

Bij KONE zijn ze helemaal om. Het Finse liftenbedrijf, samen met Schindler en Otis behorend tot de grote drie in de wereld, heeft data in het hart van de strategie gezet. Artificial intelligence en machine learning zijn er geen termen meer waar mensen van schrikken, maar juist begrippen die de toekomst van het bedrijf moeten vormgeven. Nu al gebeurt dat bijvoorbeeld met de 20.000 field service agents, oftewel: de liftmonteurs, die de hele wereld overtrekken om eventuele storingen aan de liften te repareren. Die monteurs gaan tegenwoordig niet meer de weg op met een statische, vooraf vastgelegde planning, maar krijgen een dynamisch rooster mee, dat op basis van onder meer weers- en verkeersgegevens voor hen de optimale route bepaalt. Beeldherkenning Uiteindelijk ontstaat zo een zelflerend geheel, dat zich steeds leert aanpassen aan de omstandigheden. Dat geldt nu bijvoorbeeld ook al voor reserve-onderdelen. De monteur kan een foto maken, waarna op basis van beeldherkenning het systeem kan achterhalen om welk onderdeel het gaat, en kan kijken hoe snel het ter plekke kan zijn. Het voorbeeld toont voor mij eens te meer aan dat élk bedrijf transformeert tot databedrijf. Groot en klein, jong en oud, en in élke branche, sector of industrie. Onlangs zag ik op het nieuws dat ook een bedrijf als McDonald’s vol inzet op digitalisering. Het bedrijf wil disruptors voor zijn, die de fastfoodindustrie op z’n kop kunnen zetten, en wil tegelijk méér relevante informatie halen uit alle gegevens die het nu al verzamelt. Hollywood is de schuldige Dus zelfs in industrieën waar je het op het eerste gezicht niet verwacht, gebeurt nu al heel veel. De verwarring rond een begrip als artificial intelligence komt door Hollywood. Door films als Minority Report denken we dat AI sciencefiction is. Veel mensen denken bij AI dat ze bijvoorbeeld tegen hun auto kunnen praten, en dat die auto je dan begrijpt. Maar dan hebben ze niet door wat er allemaal nu al plaatsvindt. Netflix en Amazon doen al jaren aanbevelingen op basis van AI. En in de financiële wereld voorspelt machine learning slechte leningen en risicovolle aanvragen en worden zo kredietscores gegenereerd. IDC: markt van 1,1 biljoen Volgens recent onderzoek van IDC staan we echt aan de vooravond van een AI-revolutie. In 2021 zullen de voordelen van AI zorgen voor zo’n 800.000 nieuwe banen, en een omzettoename wereldwijd van 1,1 biljoen dollar, aldus het onderzoek. Van leadgeneratie tot gepersonaliseerde marketingcampagnes en betere service; elke functie in de organisatie krijgt ermee te maken. Het hoeft ook niet altijd groots en meeslepend te zijn wat je doet. Ieder bedrijf genereert data. Het gaat erom dat je besluit daar iets mee te doen, dat je die informatie in een relevante context leert zetten. Dat je naar patronen leert kijken, en daarmee probeert je klant voordeel te geven. Het heeft echt met leiderschap te maken. Je hoeft er niet meteen iemand voor aan te nemen, je kunt heel veel zelf al doen, door ermee te experimenteren. De grootste valkuil De grootste valkuil? Volgens mij is dat er maar eentje: dat je niets doet. Ja, je moet voorzichtig zijn met de gegevens van klanten. De verantwoordelijkheid van bedrijven is steeds groter. Maar als je niets doet, weet je zeker dat je de strijd zult verliezen. Deze beweging is gewoon té sterk. Mijn tip? Probeer te leren. Start small, maar do it. We weten nu bijvoorbeeld uit analyse van patronen dat je geboortejaar samenhangt met of je mails opent of niet. Zo’n gegeven kun je gebruiken om met je klanten te communiceren. Dat is toch geen Big Brother, dat is toch alleen fijn voor de klant? Laat het niet iets van IT zijn In de laatste release van ons platform hebben we Einstein, ons AI-programma, voor 150.000 klanten beschikbaar gesteld. Zo kan iedereen er al zelf mee aan de slag. Einstein biedt iedereen de mogelijkheid om met enkele muiskliks of code AI-gedreven apps te maken die met elke interactie erbij leren. Nu kan iedereen in elke functie en in elke branche dus AI gebruiken. Mijn oproep is: doe dat vooral. Laat dit niet iets van de IT-afdeling zijn. De succesverhalen zijn juist die verhalen waar IT en de business innig samenwerken. Neem dus iedereen in de organisatie mee op reis. Sommigen zullen daarbij de intercity nemen, anderen de stoptrein. Geeft niets. Als je iedereen maar meeneemt, dan leidt het uiteindelijk vast tot succes.

Laat AI vooral niet iets van de IT-afdeling zijn

Elk bedrijf wordt een databedrijf. Maar wat betekent dat nou precies? Hoe moeten organisaties zich voorbereiden op een toekomst waarin...

Wearables zijn er nog niet, maar de ontwikkelingen gaan sneller dan je denkt

Draagbare gadgets zoals de Apple Watch maken de torenhoge verwachtingen nog niet waar. Maar de ontwikkelingen gaan sneller dan we...

Waarom WeTransfer 1,7 miljoen reserveert om te voorkomen dat ontslagen SoundCloud-medewerkers een baan zoeken

De 173 werknemers die worden ontslagen door SoundCloud moeten vooral geen nieuwe baan zoeken, vindt WeTransfer-voorman Damian Bradfield. Zijn idee?...

Innovatieve ceo’s hebben deze 5 eigenschappen

Ceo's die hun onderneming succesvol weten te integreren met de nieuwe tijd, schrijven succesverhalen. Denk maar aan Jeff Bezos van Amazon...

Met talentontwikkeling bouwen aan de bank-nieuwe-stijl

Een klantgerichte dienstverlener die haar rekeninghouders proactief adviseert: bij de Volksbank – voorheen SNS Bank – krijgt de bank-nieuwe-stijl gestalte....

UNITiD, een digitaal productontwerpbureau met vestigingen in Amsterdam en Rotterdam, werkt al sinds de oprichting met cloudtools. Samenwerking is essentieel voor het bureau dat alleen met ontwerpers werkt. 'Het ontwerpvak verandert heel snel, het is belangrijk dat we continu up to date blijven en weten wat onze collega’s aan het doen zijn. Als je alles in je uppie moet uitvogelen, red je het niet in dit vak. Dat maakt samenwerking cruciaal in ons bedrijf', zegt Matthijs Collard, oprichter van UNITiD.ƒ Samenwerking is essentieel Er werken ruim 55 mensen bij het ontwerpbureau dat zowel grote als kleine klanten bedient. 'Ons werk komt voornamelijk uit Nederland, maar we werken ook veel voor internationale bedrijven, zoals Liberty Global, eBay en Philips, om er maar een paar te noemen.' Om die internationale samenwerking tussen het team en klanten soepel te laten verlopen, heeft UNITiD een aantal cloudtools ingezet. 'Voor de communicatie werken we veel met Slack. We gebruiken daarnaast Google Apps, diverse ontwerptools en Dropbox Business. We hebben zelf een intern dashboard ontwikkeld waarop alles in het bedrijf te volgen is. Medewerkers kunnen zien welke nieuwe mensen er zijn gestart, wie hun mentor is, welke projecten er lopen, maar ook of de massage geboekt kan worden.' Alternatieven Voor Collard was het een eenvoudige keuze om in 2008 direct in de cloud te starten. 'Ik wilde hier geen servers neerzetten, omdat ik niet zou weten wie die dingen moet bijhouden. Wij zijn allemaal ontwerpers en geen systeembeheerders; die wilde ik ook niet in dienst hebben. Toen we begonnen bestonden veel zakelijke toepassingen van de clouddiensten nog helemaal niet. We zijn gestart met onze persoonlijke accounts die we hebben geupgrade en op het moment dat die zakelijke mogelijkheden beschikbaar werden, zijn we overgestapt. We zijn echt meegegroeid met de nieuwe clouddiensten van de producten die we gebruiken.' Intuïtief De ontwerpers van UNITiD vullen hun werkdag met tekenen, workshops met klanten en gebruikersonderzoek. 'We hebben geen ontwikkelaars in dienst, we zijn een ontwerpbureau. We hebben bijvoorbeeld veel verstand van gebruikersinterfaces en gebruikerservaringen. Door onderzoek weten we hoe gebruikers apps, websites en bijvoorbeeld touchscreens gebruiken.' Die werkzaamheden zorgen ervoor dat veel zaken moeten worden gedeeld met klanten en in het team onderling. 'Het mooie is dat vrijwel iedereen de tools die we gebruiken kent en vaak zelf al gebruikt. Dus als hier nieuwe mensen komen werken, krijgen ze toegang tot onze team folder en collaboration tools en kunnen ze aan de slag. Ze hoeven niet te wachten tot er ingewikkelde account-setups gereed zijn.' Beveiliging van data Ook voor een bureau als UNITiD is beveiliging van data een groot goed. In de cloud hebben klanten daar vaak zelf weinig controle over. 'Wij zijn hier intern heel alert op veiligheid, daarom maken we gebruik van tweetrapsauthenticatie, moeten wachtwoorden aan bepaalde eisen voldoen en moeten medewerkers hun computer ‘locken’.' Lachend vervolgt Collard: 'Sommige werknemers zijn daar heel kien op, als een collega zijn scherm vergeet te locken, zijn ze niet te beroerd om een webpagina open te zetten die je liever niet op je computer hebt staan.' Hij verdiept zich bovendien in de wijze waarop cloudleveranciers de bestanden van het bureau die in de cloud staan beveiligen en heeft daar het volste vertrouwen in. 'Ik hoor wel eens over andere bedrijven die wel een eigen server hebben; ik heb altijd het idee dat zij een stuk minder goed beveiligd zijn dan wij. Er zit een enorm professionele organisatie achter grote leveranciers van clouddiensten, met mensen die specifiek op security zitten en daar alle kennis en kunde van hebben. Als je zoiets zelf moet regelen, is er een veel grotere kans dat er iets fout gaat, want je kunt nooit zoveel kennis in huis halen als de bedrijven die daar hun core business van hebben gemaakt.' Archief in broekzak De oprichter van UNITiD geniet er iedere dag van dat hij zijn complete bedrijfsarchief in zijn achterzak met zich meedraagt. “Ik ben vaak onderweg. De apps met toegang tot onze bedrijfsdocumenten staan op het eerste scherm van mijn telefoon en die gebruik ik vaak. Ik kan snel iets opzoeken of doorsturen naar klanten. Dat verbaast me iedere keer weer, dat ik 8 jaar aan archief in mijn broekzak heb en al die documenten in een paar seconden kan doorsturen.'

UNITiD: Het hele bedrijfsarchief in je achterzak

Matthijs Collard, oprichter van UNITiD, is nog iedere dag verbaasd over het feit dat hij het hele archief van zijn...

Agio: van sigarenfabriek tot hightech maakbedrijf: ‘Nederland is grootste sigarenexporteur ter wereld’

Agio Cigars bouwde een nieuw duurzaam pand én koos voor een radicaal nieuw businessmodel. ‘Met het oog op de toekomst...

Agio: van sigarenfabriek tot hightech maakbedrijf: ‘Nederland is grootste sigarenexporteur ter wereld’

De Kempen, het landelijke gebied ten zuiden van de lijn Tilburg-Eindhoven, vormt in de eerste helft van de twintigste eeuw...

Blockchain verandert ons leven ingrijpend, dit is waarom

Iedereen heeft het over blockchain. Maar hoe werkt die nieuwe technologie nu eigenlijk? En raakt het straks na de banken...

Moet je als platform een vergunning halen voor het doorsluizen van geld? Dit zijn je opties

Online marktplaatsen die zelf betaaldiensten verrichten moeten daar vanaf volgend jaar een vergunning voor hebben. In de praktijk vallen de...

Hoe Royal HaskoningDHV innovatie in de maakindustrie stimuleert

Lange tijd maakten ingenieursbureaus technische ontwerpen die tot op het kleinste detail gespecificeerd waren. Dat is snel aan het veranderen,...

Waar was ook alweer dat overzicht van dat ene project opgeslagen? Na ruim twintig minuten en het openen van verschillende documenten die je niet zocht, heb je het dan eindelijk gevonden. Kan dat niet sneller en eenvoudiger? Een bestandsstructuur waarin documenten en mappen duidelijke, systematische en logische namen hebben, bieden een organisatie meer kans op succes, groei en stabiliteit. Veel bedrijven willen daar wel aan, maar weten niet goed waar te beginnen. In de meeste gevallen omdat ze al een enorme berg bestanden hebben die ze niet allemaal opnieuw van een nieuwe bestandsnaam willen voorzien. Dat hoeft ook niet, maar je zult ergens moeten beginnen. De start van een nieuw (fiscaal) jaar, een nieuw project of een nieuw team zijn prima momenten om te beginnen met een nieuwe structuur en nieuwe bestandsnamen. Het doel is om een structuur te bedenken die eenvoudig en begrijpelijk is zodat iedereen het snapt en gaat gebruiken. Maak het niet te moeilijk, maar zorg er wel voor dat er voldoende informatie in de naam staat. Zo worden ze duidelijk georganiseerd en zijn ze makkelijk te vinden zijn. We geven een aantal tips. 1. Begin bestandsnamen met een datum  Een van de belangrijkste zaken voor een bestandsnaam is de datum. Dat zorgt ervoor dat bestanden automatisch op chronologische volgorde worden weergegeven in de map. Bovendien is dit een manier om unieke bestandsnamen te creëren, zodat niet per ongeluk een factuur uit 2014 wordt verward met eenzelfde factuur uit 2017. Dit is natuurlijk niet van toepassing wanneer je werkt met een samenwerkingstool zoals Dropbox of GoogleDocs. Dan is, afhankelijk van de inhoud, de datum niet relevant. 2. Neem een classificatie van het soort document op  Het lijkt een open deur om in de naam van een factuur de aanduiding ‘factuur’ op te nemen, maar bij het terugzoeken van documenten, scheelt het aanzienlijk in tijd. Alle documenten met de aanduiding ‘contract’, ‘offerte’ of iets anders, vallen dan namelijk direct af. Het is ook handig om de naam – of een afkorting ervan – van de betreffende klant, leverancier, prospect of partner in het bestand op te nemen. IT-journalist James Marshall geeft op ThoughtCo de tip om goed na te denken over de volgorde van de verschillende elementen. “Het helpt je niet differentiëren, maar biedt wel orde bij het zoeken.” 3. Beschrijf zo goed mogelijk de inhoud van het bestand  Met omschrijvingen waaruit blijkt wat de inhoud is van een document voorkom je dat onnodig bestanden worden geopend om te kijken wat er nou eigenlijk in staat. Wees zo duidelijk mogelijk. Advocaat David Sparks adviseert op MacWorld om bestandsnamen te maken die je zelfs snapt als je dronken of seniel bent. 4. Gebruik geen hoofdletters of speciale tekens  Letters en cijfers kunnen prima worden gebruikt in bestandsnamen, maar over het algemeen hebben computers wat meer moeite om bepaalde karakters en symbolen te verwerken. Spaties kun je wel gebruiken, maar als je dat niet wilt, dan zijn underscores of verbindingsstreepjes een heel goed alternatief. Die worden sowieso gebruikt op het internet en websites. Als het gaat om documenten die bedoeld zijn voor het internet, kun je overwegen om je bestanden namen te geven die al geschikt zijn voor het web. Het gebruik van louter ‘kleine’ letters en geen hoofdletters heeft te maken met consistentie. Een map waar deze twee door elkaar worden gebruikt, oogt heel rommelig. En het oog wil immers ook wat. 5. Maak bestandsnamen scanbaar  Als je een map opent moet het meteen duidelijk zijn welke bestanden daar staan, zonder ze te hoeven openen. Dat betekent dat je voor het kiezen van de juiste bestandsnaam moet weten wat de belangrijkste informatie in ieder document is. Wees zo specifiek mogelijk, zonder ellenlange bestandsnamen te verzinnen. Kies dus heldere en duidelijke namen. Zodat ook je collega’s direct bij het juiste bestand kunnen zonder dat ze allerlei documenten hoeven te openen. 6. Weet hoe de rest van het bedrijf met informatie omgaat  Om een solide structuur te kiezen, is het noodzakelijk om te weten hoe iedere afdeling met informatie omgaat. Met welke criteria zoeken zij naar documenten? Die kennis is noodzakelijk om de elementen voor een structuur te bepalen. Als bestandsnamen beginnen met een datum, is het slim om af te stemmen welke datum dit is. Is dit bijvoorbeeld de datum wanneer een factuur ontvangen is, of wanneer het werk is begonnen of juist afgerond? 7. Gebruik versienummers  Om in één oogopslag inzicht te krijgen in de verschillende versies van een document, gebruik je versienummers. Probeer de versie ‘final’ of ‘def’ te vermijden. De praktijk leert dat een document vrijwel nooit ‘af’ is, maar dat er altijd wel weer een aanpassing of update op plaatsvindt. Blijf de versies gewoon doornummeren en je ziet direct welk nummer het meest recent is. Sommige samenwerkingstools bieden versiebeheer waarin dit automatisch gebeurt. Het zelf toevoegen van versienummers wordt daarmee overbodig. Bedenk je eens hoeveel productiever een organisatie kan zijn als iedereen weet welke informatie een document bevat nog voordat ze het hebben geopend. Om nog maar te zwijgen van de hoeveelheid tijd die wordt bespaard met zoeken naar bestanden. Wat te doen met alle documenten en mappen die nog niet in de nieuwe structuur zitten? Daar is een vrij eenvoudige oplossing voor. Maak jaarmappen en stop daar alles in. Dat biedt een opgeruimd overzicht en motiveert je om direct te beginnen met de nieuwe structuur.

Digitaal samenwerken: 7 tips voor een betere naamgeving van je bestanden

Wil je als bedrijf succesvol zijn, dan is efficiënt digitaal samenwerken een must. Met duidelijke bestandsnamen bespaar je veel tijd,...

Een Nederlandse IT- manager mocht onlangs bij een grote softwareleverancier zijn verhaal vertellen over een succesvolle operatie. In 9 maanden was hij erin geslaagd twee afzonderlijke ERP-systemen te integreren en met succes naar de cloud te brengen. Een van de belangrijkste graadmeters voor het succes: het fusiebedrijf kon vanaf nu met veel minder mensen toe. Knap hoor, was mijn eerste reflex. Maar toen begon er iets te knagen. De manager had precies gedaan wat zijn CEO van hem had verlangd en je kunt hem weinig kwalijk nemen. Maar die CEO, die had misschien wat verder moeten kijken. Hij had namelijk gedaan wat de meeste bedrijven al tientallen jaren doen: automatiseren om te kunnen reorganiseren. Want wie met minder mensen meer werk verzet, die verdient meer. Gek genoeg zal diezelfde CEO ongetwijfeld roepen dat 'zijn mensen het hart van zijn bedrijf vormen' als je het hem op de man af vraagt. En dat is in dit geval onzin. Het is een sociaal wenselijk antwoord, want als hij dat écht zou vinden, dan zou zijn eerste reflex niet moeten zijn diezelfde mensen op straat te zetten. Computers staan bij hem op de eerste plaats. Zeg dat dan ook eerlijk, of probeer wél te in de praktijk te brengen wat je zegt. En er zijn twee redenen waarom hij dat ook zou moeten willen. Robotisering arbeidsmarkt Eerst de maatschappelijke reden. Door de opkomst van kunstmatige intelligente, of iets preciezer machine learning, zullen machines de komende jaren steeds meer taken over gaan nemen van mensen. Juristen, artsen, notarissen, secretaresses, allemaal zullen ze een deel van hun takenpakket overgenomen zien worden door computers. Dat fenomeen hebben we in het verleden ook al gezien bij de opkomst van de industrie of de automatisering. Destijds leek de vrees voor massawerkloosheid ongegrond: er kwamen uiteindelijk juist nieuwe banen bij. Banen waarvan we het bestaan niet een konden vermoeden: van mental coach tot fleetmanager, van datamarketeer tot social-mediamanager. Echter, die nieuwe functies komen niet uit de lucht vallen. Vervangende sectoren hebben tijd nodig om te onstaan en soms moeten mensen eerst nog worden opgeleid. De komende automatiseringsgolf gaat waarschijnlijk zo snel, dat wij mensen heel veel moeite zullen hebben om ons aan te passen aan de nieuwe realiteit. Vrachtwagenchauffeurs krijgen binnen 10 tot 15 jaar te maken met robotauto's in plaats van Polen die 'hun banen afpikken'. Als alle bedrijven onbarmhartig al die mensen en masse op straat zetten, hebben we een enorm maatschappelijk probleem. En uiteindelijk dat bedrijf ook: massawerkloosheid leidt tot heel veel arme mensen die geen producten kopen of diensten afnemen. Tijd meer waard dan geld Maar een slimme inventieve CEO heeft ook een tweede, meer door eigenbelang ingegeven reden om het automatisme te laten varen mensen meteen te ontslaan zodra de computer taken van de mens overneemt. Het mooie van automatiseren is dat het tijd vrijmaakt om andere dingen te doen. Een van de groostste frustraties van werknemers is dat ze te druk zijn. Te druk om vernieuwend bezig te zijn, te druk om nieuwe dingen te bedenken. Waarom zou je niet in elk geval een deel van de fte's dat vrijkomt gebruiken om nieuwe dingen te gaan doen? In plaast van mensen te vertellen 'je baan wordt geautomatiseerd', stel je ze de vraag: Als we bepaalde taken voor je automatiseren, wat zou je met de gewonnen tijd willen gaan doen? Ongetwijfeld zal een aantal mensen roepen dat ze dan minder willen gaan werken. Prima, dan laat je hen voor minder geld parttime werken, of weet je meteen welke mensen je echt niet nodig hebt. Maar de meeste werknemers zullen met ideeën komen die het bedrijf vooruit zouden kunnen helpen. En dat is in een tijd dat bedrijven door hun omgeving gedwongen zijn om te veranderen - iedereen moet agile - een kans die je als bedrijf niet moet laten liggen. Bovendien laat je dan zien dat mensen daadwerkelijk het echte kapitaal van je bedrijf zijn.

Mensen het hart van het bedrijf? De meeste CEO’s leven er niet naar

Vraag een willekeurige CEO wat het meest cruciaal is voor zijn bedrijf en hij zegt zijn mensen. Maar in praktijk...

Winkelmand

Recente artikelen

Columnisten

Simone van Neerven

Aaron Mirck