Meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven is regelmatig de dupe van niet of traag betalende klanten. Van de grote organisaties loopt 61 procent zelfs jaarlijks minstens 10.000 euro aan omzet mis door onbetaalde facturen. Dat blijkt uit onderzoek van Stichting Betalingsachterstandenregistratie.
De gevolgen van deze ‘diefstal’ (zoals de stichting het noemt) lopen uiteen: je kunt minder geld in je bedrijf investeren, loopt rente mis of moet zelfs rente betalen om de gaten in de cashflow te kunnen dichten. In alle gevallen kost het je meer geld dan sec die onbetaalde factuur.
Om dat te voorkomen, moet je zorgen dat klanten tijdig betalen. Hoe eerder, hoe beter. Tegelijkertijd wil je klanten niet afschrikken met een agressieve benadering – dreigbrieven en boze telefoontjes pakken al snel averechts uit. In het ergste geval raak je je klant kwijt zonder dat hij betaalt. Terwijl dit een tevreden betalende klant had kunnen zijn als je goed creditmanagement met een klantvriendelijke benadering had gecombineerd.
Hoe kun je én klantgericht zijn én zorgen dat je klanten tijdig betalen? 5 tips.
#1. Een slim acceptatiebeleid
Voorkomen is beter dan genezen. Als je een herinnering moet versturen, ben je eigenlijk al te laat. Laat staan dat je overgaat tot het inschakelen van een incassobureau of deurwaarder. Dit kun je zoveel mogelijk vermijden door selectief te zijn in je aannamebeleid. Een kredietwaardigheidscheck gaat niemand doen, dat is een conversie-killer. Maar er zijn partijen die een automatische kredietwaardigheidscheck uitvoeren en vervolgens het risico van laat- en wanbetalers op zich nemen. Bijvoorbeeld AfterPay, Klarna en Billink.
Overigens hoef je een klant met een minder goede betaalmoraal niet direct te weigeren. Stel wel strengere regels op voor deze klant: spreek betaling vooraf af of – als dat niet mogelijk is – hanteer je een verkorte betaaltermijn. Op termijn kun je je altijd nog soepeler opstellen.
#2. Goede verstandhouding met goede klanten
Een goede klantrelatie is belangrijk. Klanten gunnen je eerder een opdracht als ze je mogen. Ook kom je sneller bovenop de betaalstapel wanneer de klant tevreden is over het product of de dienst. Door de betrekkingen warm te houden en vooraf na te denken over de insteek en toon van je facturatie, hoef je dus minder snel achter een onbetaalde factuur aan te gaan. Investeer dus ook in de klantrelatie in de periode tussen de bestelling of het afsluiten van het contract en de eerste factuur.
#3. Een goede factuur is het halve werk
Hoe sneller je een factuur verstuurt, hoe eerder je betaald krijgt. Wacht dus niet tot het eind van de maand, maar stuur direct na levering een factuur. Zorg dat die factuur aan duidelijkheid niets te wensen overlaat. Omschrijf de geleverde producten en diensten dus zo goed mogelijk. En noem een betaaldatum. ‘Betalen voor 20 augustus’ is effectiever dan ‘betalen binnen 30 dagen’.
Naast dat een factuur inhoudelijk moet kloppen, is ook de lay-out bepalend voor in hoeverre de klant (snel) betaalt. Is de nota in lijn met je huisstijl? Dus met hetzelfde logo, lettertype en tone-of-voice? Klanten betalen een herkenbare factuur eerder dan wanneer ze een factuur ontvangen die hen op een dwaalspoor zet.
Tot slot valt er nog winst te behalen in de verzendwijze. Een deel van de bedrijven en consumenten handelt alles digitaal af en zal een digitale factuur dus sneller betalen. Een ander deel werkt echter nog met postvakjes en is dus gebaat bij een papieren factuur in plaats van een mail in een overvolle mailbox. Informeer daarom bij de bestelling hoe de klant wenst te betalen. Wellicht blijkt dan dat deze klant liever een betaallink per sms ontvangt.
#4. Aantrekkelijkere betaaloplossingen
Hoe eenvoudiger je het maakt, hoe eerder een klant betaalt. Bied daarom diverse betaalmethodes aan. Naast iDEAL kun je denken aan Paypal, (eenmalige) automatische incasso, digitaal incassomachtigen, creditcard en achteraf betalen via AfterPay of Klarna. En verstuur je de factuur per post? Dan ligt het insluiten van een acceptgiro nog vaak nog voor de hand. Maar kijk ook eens naar andere opties. Gebruik bijvoorbeeld een iDEAL QR-code, zodat de ontvanger direct kan betalen met de betaalapp op zijn mobiel.
Nog aantrekkelijker wordt het als je de factuur gebruikt als extra contactmoment met de klant. Maak daarom gebruik van de cross– en upsell-mogelijkheden die de factuur biedt. Sluit bijvoorbeeld een voucher of kortingsbon bij de factuur om herhaalaankopen te stimuleren.
#5. Druk op de ketel
Is de betaaltermijn toch overschreden? Voer de druk dan langzaam, maar consequent op. Door de klant steeds nadrukkelijker te herinneren aan zijn betalingsverplichtingen, krijg je de rekening uiteindelijk wel betaald. Dat hoeft niet veel werk te zijn, zeker als je je debiteurenbeheer hebt geautomatiseerd. Je krijgt dan vanzelf tijdig een herinnering als een betaaltermijn is overschreden en kunt middels een vast schema de opvolging in gang zetten.
Die opvolging probeer je dusdanig in te kleden dat de relatie met de klant zo min mogelijk beschadigd raakt. Maar dat de klant wél betaalt uiteraard. Een enkele herinnerings-sms met betaallink kan soms al voldoende zijn. Telefonisch contact helpt vaak ook. Let wel op dat je tijdens dat gesprek niet in oorzaken blijft hangen, maar focust op de oplossing. Bevestig een eventuele nieuwe betaalafspraak vervolgens schriftelijk.
Wordt de factuur na deze en eventuele volgende vriendelijke herinneringen nog steeds niet betaald? Dan zit er niets anders op dan strenger te worden. Bijvoorbeeld door administratiekosten in rekening te brengen. Heb je dan nog steeds niets ontvangen? Schakel dan een incassobureau in. Maar met een goed debiteurenbeheer zal je dat niet zo snel nodig hebben.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Verbeter je cashflow’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Buckaroo. Deze Payment Provider biedt een totaaloplossing voor alle financiële processen waardoor je betalingen en vorderingen sneller en klantvriendelijker, zowel online als offline worden geïnd.
Lees ook:
- Voorkom dat de droom van elke cfo een nachtmerrie wordt
- Waarom de afdeling finance niet meer over de betaalstrategie gaat
- Hoe een abonnementsmodel zelfs je moeilijkste producten verkoopt
Dit artikel wordt u aangeboden door
Buckaroo
In een turbulente wereld verandert het koopgedrag in een steeds hoger tempo. Ondernemers die verandering omarmen floreren. Wij geloven dat iedere ondernemer uniek is. Dat vraagt om een persoonlijke betaaloplossing. In deze veranderende wereld ontwikkelen we als partner betaalstrategieën die groei versnellen.
Meer over betalen
