Toen directievoorzitter Rob Beckers van Centraal Beheer hoorde dat er een vergadering gepland werd om de agenda voor de volgende vergadering te bespreken, trapte hij op de rem. Hij stelde een verplicht vergaderloze week in en liet alle vergaderingen uit de agenda’s van zijn mensen schrappen.
In die week werd duidelijk waar vergaderingen in de eerste plaats voor bedoeld zijn; om informatie uit te wisselen of samen problemen op te lossen. Het werd ook duidelijk dat daar alternatieve manieren voor te vinden zijn.
Bij gebrek aan een geplande meeting, stapten werknemers met hun vraag direct naar een collega toe of belegden informele besprekingen van een paar minuten om even te overleggen. Wat Becker zelf opviel in die week was dat hij opeens tijd overhad om op de werkvloer rond te lopen en te kijken wat daar speelde.
Twijfel aan het nut
Een van de grootste nadelen van vergaderingen is dat het veel tijd kost. Gemiddeld vergadert een Nederlandse werknemer 6,5 uur per week. Dat kost 60 miljard euro aan loon per jaar. Van de deelnemers twijfelt 44% aan het nut van de meeste vergaderingen.
Wie veel in meetings zit, heeft geen tijd om ander werk te doen. Anti-vergadergoeroe Tony Crabbe zegt in zijn TED-talk bovendien dat het helemaal niet efficiënt is om van vergadering naar vergadering te gaan. ‘In het eerste deel van je tweede meeting zit je met je gedachten nog in de eerste’, zegt hij. ‘Dat maakt dat je de tijd die je daar zit dus niet efficiënt besteedt.’
Passieve omstanders
Ellen de Bruin neemt in haar boek ‘Vergaderen – niet doen’ de reflex om bij ieder probleem een vergadering te beleggen onder de loep. Het is verstandiger om je af te vragen wie de verantwoordelijke is en die aan te spreken, stelt zij. Anders krijg je het bystander effect: Hoe meer mensen bij elkaar staan, des te minder voelen zich verantwoordelijk.
Datzelfde fenomeen doet zich voor als iemand dreigt te verdrinken. Is er verder niemand in de buurt, dan gaan de meeste mensen meteen tot actie over. Staat er een grote groep op de kant te kijken, dan doet niemand iets. ‘Een groep mensen lost niets op’ stelt De Bruin dan ook en haalt daarmee een belangrijke reden om te vergaderen onderuit.
Monologen
Ook doet zich tijdens vergaderingen een groepsdynamiek voor die niet altijd even productief is. Zo krijgt degene die het meest aan het woord is, de hoogste status. Maar er is een groot verschil tussen veel praten of inhoudelijk deskundig zijn.
Als er te veel en te lange monologen gehouden worden, haken mensen af. Ze luisteren niet meer en denken niet meer mee. Dat zijn de momenten waarop vergaderingen saai worden en hun doel dus voorbijschieten.
Anders vergaderen
Moeten we dan maar helemaal niet meer vergaderen? Zeker wel. In organisaties moet besluitvorming transparant zijn en besluiten formeel vastgelegd worden. Bovendien kunnen bijeenkomsten waar deelnemers elkaar kennen en vertrouwen tot open gedachtewisseling leiden waar creatieve oplossingen uit voort kunnen komen.
Rob Beckers van Centraal Beheer merkte alleen dat het zaak is om te zorgen dat de formele besluitvorming de informele niet gaat overvleugelen. Vergaderen moet dus wel, maar anders.
Halveer
Probeer om te beginnen eens de 50/50/50-regel toe te passen: halveer de duur van de vergadering, halveer het aantal deelnemers en halveer het aantal onderwerpen op de agenda. Plan geen vaste vergaderdata in, maar kom alleen bij elkaar als er echt iets besproken moet worden.
Stel ook niet van tevoren vast hoe lang een vergadering gaat duren. Veel onderwerpen zijn in 5 tot 7 minuten te bespreken, maar als je een uur in je agenda reserveert dan duurt de vergadering minimaal een uur en loopt waarschijnlijk uit. Neem ook de vaste rituelen eens onder de loep. Bijna alle bijeenkomsten hebben een voorzitter, een agenda, een rondvraag en een notulist. Is dat allemaal altijd nodig?
Maak tot slot vergaderingen facultatief. Zo dwing je mensen zelf na te denken of hun aanwezigheid gewenst is of dat ze beter hun werk kunnen afmaken. Dat komt de productiviteit en zeer waarschijnlijk het werkplezier van iedereen ten goede.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Continu Verbeteren’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door House of Performance. House of Performance is specialist in het radicaal verbeteren van prestaties op de werkvloer.
Lees ook:
- Gedrag beïnvloeden met de Bakman-game
- Hoe luister je echt naar je medewerkers?
- Deze bedrijven bezweken (bijna) onder de prestatiedruk
Dit artikel wordt u aangeboden door
House of Performance
Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet. Ook binnen onze eigen organisatie staat het laten excelleren van mensen centraal. Een van de redenen dat wij ook dit jaar weer gecertificeerd zijn als Great Place To Work.
Meer info
