Eind maart liep een man met een bouwvakkershelm en een werkhesje door ons atrium. Hij keek rond, en kletste wat voor zich uit. ‘Links achter het podium zit een kier in de muur, die zou je eigenlijk dicht moeten kitten. Ik denk dat dit 50 euro kost. De vloer vooraan is niet helemaal egaal, daar moeten we ook wat aan doen.’

Op het grote scherm werd zijn tekst live getranscribeerd door een AI-tool, én geplaatst in een schema met probleem-, oplossings- en kostenvelden. Een andere tool pakte die tekst weer op en genereerde meteen een offerte.

In de zaal keken we met open mond toe. Fantastisch! Niemand had drie jaar geleden gedacht dat dit zou kunnen.

24 magische uren

De man met de helm was geen bouwvakker, en in onze muren zitten geen kieren. Dit was een presentatie van een van de teams die meededen aan onze hackathon, een jaarlijks event waarin we met collega’s en een aantal experts van buiten zo’n 24 uur aan de slag gaan met iets dat we interessant vinden. De teams kiezen zelf hun onderwerp en aan het einde presenteren ze hun uitkomsten.

Het is magisch wat we in een dag en een nacht bereiken met elkaar. En ik denk dat die magie precies is wat organisaties die willen innoveren nodig hebben.

Want hoe gaat dat nu? Bestuurders zeggen: ‘We moeten anders gaan werken. De krapte op de arbeidsmarkt neemt toe, we willen onze klanten beter bedienen, we willen eigenlijk ook iets met AI.’  Zulke dingen.

Vervolgens hebben ze geen idee hoe ze dit moeten aanpakken. En daarom stellen ze er iemand voor aan: de innovatiemanager. Maar dat is ongeveer het stomste dat je kunt doen. Dan gaat de rest namelijk naar die manager wijzen: innovatie is van hem, niet van mij.

Alsof vernieuwing iets is dat los van je organisatie staat, en vervolgens uitgerold of geïmplementeerd moet worden. Terwijl je juist wilt dat innovaties vanuit je bedrijf komen. Een hackathon helpt daar enorm bij. Ook voor laten we zeggen een overheidsdienst die alle communicatie met inwoners nu eens echt strak wil trekken.

Lees ook: Zo hield Squla-moeder Futurewhiz een AI-hackathon waar nu al producten uitrollen

Het succes zit in drie ingrediënten: dat je in een team aan de slag gaat, dat je dit buiten je kantoor doet en dat je het onder flinke tijdsdruk zet.

De kale mannen + Patrick

Teams geven een fantastische energie. Zeker als je ze een naam geeft. Zo waren er bij ons teams als ‘De Taaltovenaars’ en ‘De kale mannen + Patrick’ (precies ja, dat bestond uit kale mannen, en Patrick die nog wel dakdekking heeft).

En we zaten niet op onze gewone werkplekken, maar verkasten naar ons atrium. Denk: grote tafels met laptops, airhockeytafels, hangbanken, eten, drinken en veldbedjes in de sportzaal. Dat helpt wel om in die 24 uur echt iets neer te zetten.

Neem de presentatie van onze collega Beatrix. Zij schrijft de releasenotes van Afas, waarin staat wat er allemaal veranderd is in de nieuwste versie van onze software. Dat is echt veel werk. Ze moet precies in kaart brengen wat er is gebeurd, of daarmee een fout is opgelost, of dat het om iets nieuws gaat, en dan moet ze de note zelf nog schrijven. Het is, kortom, gedoe.

Ze had daarbij al wel hulp van AI, maar dat werkte nog niet helemaal lekker (AI die bij alles jubelt: ‘gave nieuwe functionaliteit’,  terwijl er soms ook gewoon een irritant probleem is opgelost).

Druk met gedoe

Beatrix kwam niet toe aan het optimaliseren van dat proces, want ze was altijd druk met … gedoe. Vandaar dat haar wens op de hackathon was: kijken of ik AI zo veel beter kan prompten dat het werk gemakkelijker wordt. Ze kreeg daarbij hulp van Kyra, een AI-specialist die bij Orq werkt.

Samen gingen ze aan de slag. Ze automatiseerden het testen van prompts, ze verbeterden de releasenote-prompt en ze zorgden dat de gegevens in een vaste structuur worden weergegeven (voor de nerds: JavaScript Object Notation).

Dit gaat haar echt úren werk schelen. Ze hoeft een groot deel niet meer te schrijven. Ze hoeft alleen maar te controleren.

Lees ook: Werk slimmer met AI: deze 9 praktische tips maken je 30 tot 40 procent productiever

Terug naar de succesfactoren. Tijdsdruk is de laatste. En dat is wel een verhaal apart. Het dwingt je om niet alles tot in detail uit te denken, maar afslagen te nemen in je proces. Je kiest er bijvoorbeeld voor om een oplossing eerst alleen in het Nederlands te presenteren en niet ook in het Engels. Of je kiest ervoor om de gevolgen voor privacy even te laten voor wat ze zijn. Dat komt dan later wel.

The last mile

En precies hier heb je als ceo een belangrijke rol. Want kijk: je kunt nog zo’n fantastische innovatie bedenken, klanten hebben er pas iets aan als ze het kunnen gebruiken. En daarvoor moet je de denkstappen die je tijdens een hackathon hebt overgeslagen alsnog zetten. In de softwarewereld noemen we dat ‘the last mile’.  En die is vaak het lastigst.

Mensen zeggen: ‘Ja, maar dit is onmogelijk, en dat is onmogelijk.’ Ze zien dan allerlei beren op de weg.

Die wil ik niet zien. Ik zeg gewoon: prachtige innovatie, strik erom, we presenteren hem over drie maanden op onze Afas Open (onze jaarlijkse klantendagen waarop we ook de nieuwste versie van onze software introduceren). Dan vliegt iedereen in de gordijnen. En dat begrijp ik ook, maar als we niet aan de slag gaan, hebben we niks. Bovendien zijn sommige beren ook echt niet zó groot.

Neem die meertaligheid. Hoe erg is het om een nieuwe functionaliteit eerst alleen in het Nederlands te hebben? Als blijkt dat veel klanten meertaligheid in onze software missen, is dat geen probleem. Dan nemen we dat in de volgende versie mee.

Voor andere organisaties is dat niet anders. Neem die overheidsdienst. Hoe erg is het als niet álle brieven in één keer klaar zijn? Je hebt in ieder geval een begin waarmee je alweer een groot deel van je klanten blij maakt. En daar gaat het om.

Lees ook deze columns van Bas van der Veldt:

• Naam vergeten van een collega? Dit is de beste tactiek
• Bas van der Veldt doet iets ongewoons met zijn tijd (en het werkt)
• Veel bedrijven maken zich druk over randgevallen, al vóórdat ze een besluit nemen

Dit artikel is geschreven door

Bas van der Veldt

Bas van der Veldt is ceo van Afas Software.

Volg Bas op LinkedIn