Als ik iets geleerd heb in de afgelopen jaren, is het om me altijd uit te spreken. Ook in ongemakkelijke situaties.
Tijdens een borrel bijvoorbeeld. Dan gebeurt het weleens dat iemand met een stralende lach en een uitgestoken hand op me af komt: ‘Hé Bas jongen, wat fijn je weer te zien, hoe is het nu met jou?’ Terwijl ik geen idéé heb wie die ander is. Best ongemakkelijk, als je de naam van een collega bent vergeten.
Naam collega vergeten? Wees eerlijk
Vroeger lachte ik dan vrolijk terug en maakte een praatje pot in de hoop dat ik na twee of drie minuten een aha-beleving zou krijgen. Soms gebeurde dat, en soms ook niet. En sowieso voelde dat helemaal niet goed; meepraten terwijl ik intussen naarstig op zoek was naar een naam.
Inmiddels doe ik het dus anders. ‘Ik ben niet zo best in namen en gezichten, zou je me even willen helpen?’ Da’s een lastige boodschap – je laat immers merken dat de herkenning niet wederzijds is – maar hij is wel eerlijk. En het is meteen een goede voedingsbodem voor een echt gesprek.
Leiders die zich kwetsbaar durven op te stellen, hebben de toekomst. Daar is iedereen het wel zo’n beetje over eens. Tegelijkertijd wordt van jou als manager of directeur verwacht dat je richting bepaalt en weet hoe het zit. Als je aan elke gesprekspartner moet vragen wie diegene eigenlijk is, maak je niet bepaald een stevige indruk.
Ouderwets studeren om geen naam te vergeten
De eerste vraag is dus: wie zou je allemaal móéten kennen? Wat mij betreft zijn dat allereerst je medewerkers. Allemaal. Tenzij het er echt een paar duizend zijn, natuurlijk (gemiddeld kennen we zo’n 540 mensen bij naam, en zouden we een praatje met ze kunnen maken op straat, blijkt uit onderzoek van de Radboud Universiteit).
Medewerkers vormen het hart van onze organisatie. Ik moet er niet aan denken dat ik in ons Clubhuis een collega aanzie voor een klant. Dat ik vraag: ‘Wat brengt jou hier vandaag?’ En dat diegene dan zegt: ‘Nou, ik werk hier.’ Verschrikkelijk.
Ik zit regelmatig ouderwets te studeren met een online smoelenboek
Ik geloof dat het goed is om van iedere medewerker in ieder geval de naam, functie en afdeling te weten. En dat is niet vreselijk moeilijk. Ik zit gewoon regelmatig ouderwets te studeren met een online smoelenboek. We hebben bovendien een wie-is-wie-memory op ons intranet, dat maakt het extra leuk. Daarnaast zit ik zelden met de deur dicht in mijn kantoor. Ik ga er juist op uit, het Clubhuis in, om collega’s op te zoeken. Als je een dagje bij AFAS bent, kom ik je vrijwel zeker tegen.
Ken je jouw collega’s wel echt?
Nog mooier is als je je medewerkers vervolgens ook echt kent. En eerlijk? Dat lukt niet altijd. Laatst ging een programmeur van ons met pensioen. Ik heb 26 jaar met de man gewerkt en ben zeer onder de indruk van wat hij allemaal gedaan heeft. Sterker nog: ik heb lange tijd gedacht dat we niet zonder hem zouden kunnen. Iedereen die met pensioen gaat, krijgt van ons een persoonlijk boek waarin collega’s en familieleden een beeld schetsen van diegene.
Toen ik het boek over deze programmeur las, dacht ik: maar dit wíst ik helemaal niet. Ik kende hem als de man van de nulletjes en eentjes. Zwart-wit, zeg maar. Maar hij blijkt een heel kleurrijk man: kunstenaar, saxofonist en een groot liefhebber van cultuur.
Dan bekruipt me toch het gevoel: ‘Wauw, wat een verhaal! Dit had ik moeten weten.’ En ook dat heb ik eerlijk uitgesproken, op het podium bij zijn afscheid.
Alles draait om de medewerkers
Bij AFAS werken bijna zeshonderd mensen. Ik weet niet alles over iedereen. Maar ik weet het wél als er echt iets bijzonders aan de hand is. Althans: we doen er alles aan om dat te weten.
Cfo Arnold en ik voeren elke week forecastgesprekken met onze directeuren. Die gesprekken beginnen altijd bij de medewerkers. Om precies te zijn bij de vraag: hoe gaat het met ze? We spreken dus in de eerste plaats over ménsen, niet over targets. De directeur kan mij precies vertellen: die en die is over drie weken uitgerekend, ze voelt zich goed, maar heeft ook nog verdriet over de ziekte van haar zus; die en die moet voor onderzoek naar het ziekenhuis, en hij tobt met een eetstoornis.
Wat volgt is meer dan feitjes uitwisselen. We gaan echt even de diepte in: kunnen we helpen en hoe? Vaak besteden we hier meer dan de helft van het gesprek aan. Ik voel me betrokken bij onze medewerkers, daarom laat ik altijd iets van me horen aan collega’s bij wie iets aan de hand is.
De directeur en ik kunnen zo’n gesprek voeren, omdat de directeur dezelfde vraag – ‘Hoe gaat het met onze collega’s?’ – ook stelt aan de manager, die dezelfde vraag weer stelt aan de medewerkers. Zo helpen we elkaar om betrokken te blijven. Om één grote familie te zijn.
Naam collega vergeten? De ander kan het makkelijker maken
Terug naar die uitgestoken hand op de borrel. Goed leiderschap is wat mij betreft niet alleen eerlijk zijn als je iets niet weet. Maar óók dat je de ander even helpt en niet overdondert met de aanname dat die jou wel herkent.
De situatie zou een stuk minder ongemakkelijk zijn als mijn gesprekspartner me even een beetje zou meenemen: ‘Ha Bas, ken je me nog? Ik ben Wouter den Dolder. We werkten vroeger samen in de kwekerij. Hoe is het met je?’ Dan kunnen we meteen een goed gesprek hebben.
Lees meer columns van Bas van der Veldt:
- Zo gebruik je taal voor een sterke organisatiecultuur
- Waarom je prima zonder juridische afdeling kunt (en wilt)
- Persoonlijk leiderschap is ook: jezelf steeds ontwikkelen
