Google en Microsoft voeren een titanenstrijd om de kantoortijger. Google scoort goed met Google Apps for Business. Nu Microsoft als antwoord Office helemaal online levert, kunnen afnemers van de rivaliteit profiteren.
De strijd tussen Google en Microsoft begon ooit met zoekdiensten, breidde zich uit tot e-mail, browser, smartphones en tablets en nu volgt de volgende fase: de lucratieve markt voor kantoorsoftware.
Microsoft Office365, dat recent met een stevig marketingbudget is livegegaan, is in elk geval te beschouwen als direct antwoord op het succes van Google Apps for Business. Software in een doos heeft zijn langste tijd gehad en steeds meer toepassingen willen we mobiel gebruiken. Daarvoor had Microsoft eerder BPOS, Business Productivity Online Suite, in de aanbieding. Dat pakket is nu opgefrist en omgedoopt tot Office365.
Communicatie
De kracht van dat pakket is niet eens zozeer de mogelijkheid om Word, Excel of Powerpoint online te gebruiken – de meeste afnemers houden immers ook een desktopversie aan, om niet té afhankelijk te zijn van internet. Het zijn vooral de mogelijkheden om samen te werken en communiceren waarmee Microsoft klanten wil verleiden: Exchange voor de mail, Sharepoint waarmee mensen kunnen samenwerken aan documenten en projecten, en Lync, de zakelijke variant van berichtendienst MSN, uitgebreid met voip- en videomogelijkheden; de klant hoeft er voortaan geen server meer voor in te richten en beheren. Hij rekent bovendien af per maand en per gebruiker, in plaats van vooraf te moeten investeren in hardware en licenties.
'Goedkoop'
“Wij kwamen bij Office365 uit vanwege Lync”, vertelt Dick van Weering van hr-adviesbureau Gitp. “Toen we onze tien oude telefooncentrales moesten vervangen, bleek Lync een goede en goedkope manier om onze consultants beter bereikbaar te krijgen. De prijs van Office365 bleek vervolgens zó interessant dat we nu helemaal overstappen.”
In de loop van dit jaar gaan 320 psychologen en trainers van Gitp stapsgewijs werken met het hele pakket, inclusief het ‘oude’, lokaal geïnstalleerde Office. “Onze mensen zitten vaak in afgelegen conferentieoorden, daar kun je niet altijd van een goede verbinding op aan.”
Ook bij de Free Record Shop Holding valt de keus op Office, vertelt IT-manager Denys Purwin. “We hebben gekeken naar Google, maar na alle berekeningen bleek dat niet eens goedkoper. En ik houd liever de look and feel hetzelfde, want zo’n stap naar de cloud is al heel wat. En heavy users van Word en Excel worden voorlopig door Office beter bediend.”
Purwin moet deze zomer een paar ‘hele oude en verschillende’ versies van Exchange vervangen, inclusief hardware, en stelde vast dat de stap naar de cloud hem veel werk bespaart. “Gekwalificeerde ict’ers zijn moeilijk te vinden. Ik ben daardoor afhankelijk van een steeds kleinere club om alles in de lucht te houden. Bovendien zijn veel andere applicaties al webgebaseerd, en daar gaat het karakter van een IT-afdeling ook naartoe: de focus gaat naar het applicatiebeheer.”
De inzet van Office365 blijft voorlopig echter wel beperkt tot mailsysteem Exchange, zegt Purwin. “Het ligt voor de hand om in de grootste winkels een lichte versie van Office365 uit te rollen, maar die gaan we eerst uitgebreid testen.”
Gewenning
Door de massale vertrouwdheid met het oude Office staat Microsoft sterk ten opzichte van de tegenhanger die Google in de lucht heeft, Apps for Business. Van de Googlegebruikers blijft 90 procent óók Microsoft-klant, vaak vanwege Office.
Zo gaat zelfs bij Ahold, een grote Google-klant in Nederland, niet alles van Microsoft de deur uit: de teksten en calculaties gaan er nog altijd rond in Word en Excel, ook al vergt het gebruik van Google Apps weinig gewenning. “We gebruiken het naast elkaar, omdat we niet al onze documenten zomaar kunnen omzetten in het Google-formaat”, zegt woordvoerder Jochem van de Laarschot. Wel gaan (op termijn) 55.000 man werken met in elk geval Gmail en het agenda-systeem van Google, zegt hij. “Dat heeft een technische achtergrond, maar de prijs was zeker ook een belangrijke factor.”
Verborgen kosten
De lagere prijs is Googles belangrijkste argument, maar toch schieten klanten die beide gebruiken zichzelf in de voet, stelt Microsoft zelf: bovenop de 50 dollar per gebruiker per jaar die de populairste apps van Google kosten, komen immers ook verborgen kosten van het omzetten van data en het (laten) ontwikkelen van aanvullende functies voor de soms beperkte apps.
Daar kunnen ze misschien gelijk in hebben, toch is het fijn dat Google bestaat: vooral grotere klanten zetten Google Apps in om bij Microsoft gunstige voorwaarden af te dwingen. Of Ahold beide aanbieders tegen elkaar heeft uitgespeeld wil de woordvoerder niet kwijt. “Maar je kunt er van op aan dat we als kruidenier een scherpe deal hebben uitonderhandeld.”
Lees ook:
- Google trekt Office in zijn cloud – Techbusiness
- Facebook vs Google
- In de wolken met Microsoft
- Cloud niet hoog op agenda cfo
- Waarom ook u cloud computing moet kennen
