Jaarlijks ondertekenen honderdduizenden Nederlanders een nieuwe arbeidsovereenkomst. Een belangrijk moment dat niet echt als positief wordt ervaren. HR-professionals schamen zich soms voor de arbeidscontracten die ze versturen.
Het zijn nog altijd stiefkindjes. De toon en de vorm passen niet bij het bedrijf, medewerkers begrijpen er niets van en voor juristen is het worstelen met eenvoudige taal die toch de lading dekt. Boukje Keijzer, sociaal psycholoog en ontregelexpert, en Monique Vering, sociaal ondernemer en bestuurder, vinden dat dit anders moet.
De huidige manier van contracten opstellen leidt tot eenzijdige documenten die juridisch wel kloppen, maar menselijk tekortschieten. Ze zijn stoffig, stijf, juridisch ingewikkeld en soms zelfs bedreigend. Afknappers die vooral afstand en wantrouwen scheppen. Daarmee kunnen nieuwe relaties verkillen nog voor ze goed en wel begonnen zijn.
Vier pijlers
Ze willen naar een fundamenteel nieuwe manier van afspraken maken: één waarbij de relatie vooropstaat. Ze noemen dat conscious contracting: een overeenkomst die laat zien wie je bent als organisatie, wat je te bieden hebt en wat je belangrijk vindt.
Het is een contract gebouwd op vier pijlers: identiteit, begrijpelijkheid, vertrouwen en gelijkwaardigheid. Tegelijkertijd biedt het toch voldoende juridische stevigheid. Werkgevers en werknemers worden er blij van, geven de auteurs aan.
Het conscious contract dan ook in opkomst bij bedrijven. Tony’s Chocolonely doet het al jaren, maar ook Vattenfall, PostNL, hypotheekadviseur Visii, de schoonmaakbranche en vele andere organisaties zijn inmiddels overgestapt.
Lees ook: De meeste Gen Z’ers zijn binnen een jaar weg, en dat ligt zelden aan hen
Serieus alternatief
Keijzer en Vering laten zien dat dit een serieus alternatief is voor het traditionele contract. Ze zelf meer dan 160 organisaties hierin begeleid. Wat ze uit hun ervaring hebben geleerd, delen ze in hun recent verschenen boek: Contracten die werken voor mensen.
Daarin behandelen ze het proces, de inhoud en de vorm. Met een stapel praktijkvoorbeelden van bedrijven die de stap al gezet hebben. Zo willen ze bouwen aan een veel bredere beweging. Voor MT/Sprout halen we drie lessen uit het boek.
#1 Een contract hoort ook bij je merk
Bij traditionele arbeidscontracten worden vooral de belangen en de risico’s van werkgevers gedekt. Met dreigende taal wordt de nieuwe machtsrelatie nog eens onderstreept. Maar de relatie tussen werkgever en werknemer begint al lang voor de handtekeningen worden gezet.
Je steekt als bedrijf al veel tijd en geld in werving en selectie. Daarbij wordt er ook goed gelet op de boodschappen rond missie, identiteit, waarden en cultuur. Niet alleen in de vacatures, maar ook op de website, op sociale media en in de gesprekken met kandidaten. Voor Keijzer en Vering is het arbeidscontract een belangrijk onderdeel van deze reis.
Kandidaten die vervolgens een formeel, juridisch en afstandelijk document moeten tekenen, krijgen echt een koude douche. Een conscious contract bevestigt juist het verhaal dat je tijdens de werving en selectie hebt verteld. Het geeft een voorproefje van hoe je met medewerkers omgaat. Zie het arbeidscontract dan ook als onderdeel van je merk als werkgever.
Tip van Breman Installatiegroep: ‘Echt werken vanuit je DNA. Dat is het allerbelangrijkste. Want als je als organisatie niet uitstraalt wie je zegt dat je bent, wie ben je dan?’
# 2 Versnippering is een risico
Je vacatures staan bol van de mooie beloftes. Tijdens de gesprekken wordt er nog wat meer toegezegd. De eerste afspraken staan vaak al in de mail die de gekozen kandidaten krijgen van recruiters of managers. En die kunnen verschillen van wat er uiteindelijk in een traditioneel arbeidscontract komt te staan.
‘Dit zorgt al voor verwarring en voor juridische risico’s: medewerkers kunnen hier al rechten aan ontlenen’, schrijven Keijzer en Vering. Zo’n versnipperd proces, en dat is bij veel organisaties het geval, kan leiden tot fouten, frustraties en inconsistenties. Conscious contracting biedt de kans om dit hele proces te herzien en te stroomlijnen.
Daarmee kunnen afspraken die worden gemaakt in het sollicitatieproces naadloos aansluiten op wat er in de arbeidsovereenkomst staat. Zorg daarbij voor standaardisering. Niet alleen in de gesprekken, maar ook met een vaste aanbiedingsbrief die direct gekoppeld is aan wat er in het contract komt te staan. Verminder het aantal contractvarianten en verwijs voor de details bijvoorbeeld naar een centraal handboek.
Tip van Schoonmakend Nederland: ‘Werk samen. Laat het niet alleen door juristen of alleen vanuit communicatie doen, want dan kom je er niet. Juist de combinatie van juridische kennis, communicatie, vormgeving én het betrekken van de doelgroep en hun wensen maakte dit traject succesvol.’
Lees ook: Dit zijn de 6 grootste afknappers voor sollicitanten
#3 Begin met het einde voor ogen
Voor de een betekent een conscious contract een kleurrijk opgemaakte pagina, voor de ander een document van enkele pagina’s in eenvoudige taal. Alles kan, schrijven de auteurs, maar verzandt niet in een discussie over kleuren, lettertypes en opmaak. ‘Voor je het weet heb je het met elkaar over wat je mooi of niet mooi vindt.’
Vorm je eerst een beeld van het eindresultaat. Wat moet het contract uitstralen: de missie, identiteit en kernwaarden? Wat wil je dat het contract teweegbrengt: meer inclusie, minder ongelijkheid, meer binding met de medewerkers?
Op wie richt je je met dit nieuwe contract: kies je voor neutrale taal of meer je en jij? En hoe wordt het contract gebruikt in de organisatie: moet het fouten voorkomen, houvast bieden bij de onderhandelingen, helpen om het werkgeversverhaal te vertellen?
Daarbij mag je van de auteurs best ambitieus zijn. Een conscious contract is een kans om een sterk signaal af te geven over wie je bent als organisatie. Maar wees ook realistisch, is hun ervaring, en start met één of twee veranderingen. Als je iets te enthousiast het arbeidscontract, de aanbiedingsbrieven, het handboek en het inwerkprogramma op de schop wil gooien, loop je het risico dat je vastloopt.
Tip van PostNL: ‘Begin gewoon. De tekst is niet het lastigste. Het gaat om de stappen eromheen. Als je blijft doorzetten, kom je er echt. En zorg voor draagvlak vanuit het management. Daar begint het.’
Lees ook: Managers overschatten de rol van salaris. Er staat iets anders op één
