Nieuwe medewerkers willen eigenlijk maar twee dingen: het gevoel hebben dat ze erbij horen en weten wat er van ze wordt verwacht. Ook wel een ‘warm bad’ genoemd. Dat klinkt logisch, maar de praktijk is in veel organisaties precies het tegenovergestelde.
In vrijwel elk onderzoek dat ik doe naar het behouden van jong talent, komt onboarding terug als pijnpunt. Of zoals een groep jongeren het zelf omschreef: ‘Bij ons voelt onboarding als een sprong in het diepe vanaf de hoogste duikplank, zonder badmeester. Daarna kom je in een wildwaterbaan terecht waar je vooral probeert niet kopje onder te gaan. En pas als je dat allemaal hebt overleefd en weer boven komt drijven, kom je een keer in het warme bad terecht.’
Externe data bevestigen dit. De gemiddelde young professional blijft korter dan een jaar bij zijn werkgever. Volgens onderzoek van Randstad is dat zelfs minder dan negen maanden. Maar als iemand binnen negen maanden weer vertrekt, ligt dat zelden alleen aan de persoon. Dan moet je als organisatie eerlijk durven kijken welke onderstroom jonge mensen wegsleurt.
Maar waar bestaat een goede onboarding dan uit?
Een goede vuistregel is om in te zetten op drie pijlers: duidelijkheid over de functie en de bijbehorende taken, gevolgd door een visuele tijdlijn en videocontent, en natuurlijk de pijler die nooit uit de mode raakt en ook onvervangbaar is door AI: het centraal stellen van menselijk contact.
Hoe duidelijk is de functie?
Vaak gaat het al mis bij de functietitel. Wat bij het ene bedrijf een accountmanager is, heet ergens anders rustig sales consultant. Functietitels zijn daarom vaak helemaal niet zo duidelijk als organisaties denken.
Voor mensen met weinig ervaring roept zo’n titel vooral één vraag op: wat ga ik hier nou eigenlijk doen?
Leg in de eerste weken dan ook concreet uit wat die rol betekent. Welke taken horen erbij, waar is iemand verantwoordelijk voor en misschien nog wel belangrijker: wanneer doet hij of zij het goed? Wat is hier de standaard?
Lees ook: Gen Z breekt met het partnerschap als hoogste goed, godzijdank
Doe je dat niet, dan gaan mensen het zelf invullen. En dat loopt zelden zoals jij het bedoeld had. Trap daarnaast niet in de valkuil om daar te stoppen. Geef je jong talent ook mee waar ze mogen experimenteren en waar niet. Welke fouten horen erbij en welke moet iemand echt voorkomen? Zonder die kaders krijg je óf mensen die overal over twijfelen, óf mensen die overal hun eigen draai aan geven. Pas als dat helder is, kunnen mensen echt goed worden in hun werk.
Zeker mensen die net starten hebben nog geen referentiekader. Daarom is het belangrijk om daar als werkgever vanaf de start al op te anticiperen, zodat je ze in het warme bad houdt in plaats van ze naar de wildwaterbaan te sturen.
De uitleg en tijdlijn? Die zijn natuurlijk visueel
Iemand het gevoel geven dat hij erbij hoort met een personeelshandboek van twintig pagina’s is ongeveer net zo effectief als iemand leren zwemmen vanaf de kant. Het probleem is niet dat de informatie er niet is, maar hoe je die overdraagt.
Lezen is passief, terwijl onboarding juist vraagt om iets actiefs: zien hoe het werkt, begrijpen wat ‘goed’ is en dat kunnen terughalen wanneer je het nodig hebt.
Dus speel daarop in. Maak een visuele onboardingtijdlijn met afvinkbare taken, zodat in één oogopslag duidelijk is welke fases iemand doorloopt en wat er van hem of haar wordt verwacht. In mijn eigen bedrijf ziet dat er bij een personal assistant zo uit: week 1 tot en met 3 staan in het teken van agendabeheer en klantcontact, en week 3 tot en met 6 van salarisadministratie en facturatie.
En die taken leg ik niet één keer uit door iemand te laten meekijken of het zelf maar te laten proberen, maar met video. Ik neem de taak op video op en laat stap voor stap zien hoe goed resultaat eruitziet. Hoe plan je een afspraak goed in, wat is de standaard en hoe stel je een factuur op? Video is geen wondermiddel, maar het helpt wel om veel sneller te leren, omdat je ziet hoe iemand het aanpakt en dat direct kunt nadoen.
Lees ook: Gen Z zou deze 3 dingen direct afschaffen op de werkvloer (en toch komen ze nog overal voor)
In plaats van dat collega’s dit steeds opnieuw moeten uitleggen, laat je degene die hier het beste in is een duidelijke uitlegvideo maken. Dat kost eenmalig tijd, maar levert daarna structureel tijd op, terwijl iedereen leert van dezelfde standaard. Tegelijk gebeurt er iets anders: je ziet de mensen achter het werk. Hoe iemand communiceert, keuzes maakt en dingen aanpakt. Waardoor het moment dat je diegene op de gang tegenkomt al minder voelt als een eerste kennismaking.
En precies daar zit het verschil: je kunt iemand informatie geven, of je kunt iemand meenemen in hoe het hier echt werkt.
Hier wordt onboarding menselijk
Erbij horen gaat niet alleen over snappen wat je moet doen, maar vooral over hoe je je voelt binnen een organisatie. En dat ontstaat niet vanzelf, dat moet georganiseerd worden. Te vaak wordt onboarding er ‘even bij gedaan’ door een collega of leidinggevende die daar eigenlijk geen tijd voor heeft. Daarmee geef je onbewust ook het signaal af dat het niet echt belangrijk is. Dus maak het wél belangrijk.
Zie onboarding als een vast onderdeel van iemands rol en niet als iets wat er tussendoor gebeurt. Wat daarin goed werkt, is een buddy-systeem. Zeker jonge mensen vinden het spannend om vragen te stellen aan hun leidinggevende, omdat die relatie minder gelijkwaardig voelt. Een buddy verlaagt die drempel. Iemand aan wie je wél die ‘domme vragen’ durft te stellen, en die je sneller meeneemt in hoe dingen hier echt werken.
Lees ook: Opvallen bij Gen Z was nog nooit zo makkelijk, toch slaan de meeste bedrijven de plank mis
Maar erbij horen zit ook in kleine, bewuste keuzes. Begin bij de eerste dag. Dat kan iets simpels zijn als een bos bloemen of een gezamenlijke lunch, maar daar stopt het niet. Zorg er ook voor dat collega’s weten wat er van hen wordt verwacht als er iemand nieuw start.
Maak het normaal dat je in de eerste maand een keer koffie gaat drinken met een nieuwe collega. Niet alleen om kennis te maken, maar ook om duidelijk te maken: hiervoor kun je bij mij terecht, op deze momenten komen we elkaar tegen in het werk en dit is hoe wij samenwerken. Zo geef je iemand direct houvast in een netwerk dat anders onoverzichtelijk lijkt.
Combineer dat met een buddy en bouw ook momenten van waardering in. Sluit een onboarding bijvoorbeeld af met een kort moment in een teamoverleg, waarin je iemand officieel verwelkomt als volwaardig onderdeel van het team. Daarmee maak je zichtbaar wat vaak impliciet blijft: je hoort erbij. En uiteindelijk bepaalt niet alleen wát iemand doet of hij blijft, maar vooral met wie hij dat doet.
Waar het bij de meeste organisaties misgaat, is dat onboarding wordt gezien als ‘iemand uitleggen wat de taken zijn’, terwijl het eigenlijk gaat om iets heel anders: ben je hier welkom, voel je gezien en heb je zelfvertrouwen om hier te groeien?
Stuur mensen dus niet direct de hoogste duikplank op worden, maar laat ze eerst landen in een warme jacuzzi. Met duidelijke taken, heldere verwachtingen, genoeg ruimte om te leren en een buddy die naast haar zit als dat nodig is. En pas als die basis staat, is het tijd om de wildwaterbaan te verkennen.
Lees ook: Generatie Z valt in veel organisaties bij bosjes neer, en dat is juist goed
