E-mail was 15 jaar geleden voor veel werknemers een uitkomst. Tegenwoordig levert het vooral frustraties op. Dat kan anders.
De doorbraak van e-mail in het bedrijfsleven, pakweg 15 jaar geleden, was voor veel mensen een uitkomst. Werknemers hoefden niet langer gebruik te maken van duurdere en trage communicatiemiddelen als faxen en brieven. Ook het milieu profiteerde daarvan: veel communicatie en documentatie hoefde nu niet meer per sé uit de printer te rollen, met een flinke papierbesparing als gevolg.
Frustraties
Nu de e-mail volwassen is geworden, worden ook de nadelen ervan steeds beter zichtbaar. Omdat een elektronisch berichtje zo verzonden is en (praktisch) niks kost, lijkt het aantal e-mails dat per dag verstuurd en ontvangen wordt, oneindig. Wie twee weken op vakantie is geweest, is bij terugkomst twee dagen bezig om zijn inbox op te schonen.
Het lijkt alsof de voordelen van e-mail (directe, snelle en laagdrempelige communicatie) langzaam maar zeker een nadeel worden. Wie een afspraak met iemand wil inplannen, is al gauw tien mailtjes over en weer verder (zullen we afspreken, wanneer kun je, geef maar wat data door, dan kan ik niet, wanneer dan wel, etc.). E-mails worden zo steeds vaker ervaren als een last. Sommige mensen krijgen hun mail zelfs niet meer bijgewerkt en reageren daardoor niet of amper meer op mailtjes, of hebben hun inbox zo ingesteld dat ze alleen nog kijken naar de mails die rechtstreeks aan hun zijn gericht (waarin ze dus niet op cc of bcc staan).
De e-mail-frustratie wordt steeds zichtbaarder in het bedrijfsleven. Al verschillende keren is in Nederland de ‘e-mailloze vrijdag’ georganiseerd. Het verbaast niet dat dit geen succes was, want wie op vrijdag een hele dag zijn inbox niet opent, zit maandag met de gebakken peren. Een dag zonder e-mail werkt pas als iedereen eraan meedoet.
Technologische ontwikkeling
Gelukkig is de technologische ontwikkeling al lang zo ver dat we het e-mailverkeer gemakkelijk met de helft zouden kunnen verminderen. Het relatief nieuwe Unified Communications, bijvoorbeeld, combineert verschillende communicatiemiddelen zoals spraak, beeld en tekst. Een voorbeeld van Unified Communications is de combinatie van instant messaging (chat), agenda en schermdelen. Hiervoor zijn al verschillende systemen op de markt, waaronder Office Communications Server (OCS) van Microsoft. Je kunt van collega’s gemakkelijk zien of ze online zijn of in een afspraak, ze een bericht sturen waarop ze weer kunnen reageren. Zo hoef je geen tien mails te spenderen aan een afspraak, maar je kunt er gewoon een inplannen met een collega, omdat je in zijn of haar agenda kan. Als iemand in een afspraak zit, krijg je een automatische melding wanneer deze is afgelopen. Je kunt een systeem als OCS niet alleen delen met collega’s, maar ook met anderen buiten je eigen organisatie (zoals leveranciers en klanten). Dus dat scheelt ook in de externe mailwisseling weer behoorlijk. Het systeem is ook beschikbaar op (smart) telefoons, zodat je ook onderweg niet hoeft terug te vallen op mail. Op internet werkt Google aan een gratis systeem waarmee mensen berichtjes kunnen uitwisselen en documenten delen, onder de naam Google Wave.
Toegegeven, dit soort technieken zal e-mail niet helemaal kunnen vervangen. Het gaat vooral om de mailwisseling waarin je even snel iets moet afstemmen – of het nu gaat om een afspraak of een rapport. Want ook documenten zijn eenvoudig met elkaar te delen; je kunt zelfs je scherm met een ander delen, zodat je samen een presentatie kunt doorlopen.
In de gaten gehouden
Een drempel voor veel bedrijven (en met name de medewerkers) om een dergelijk systeem in te voeren, is dat anderen in jouw agenda kunnen kijken. Het is nog een vreemd idee dat iedereen kan zien waar je mee bezig bent, wat het gevoel kan oproepen dat je door collega’s (met name je baas) in de gaten gehouden wordt. Dit kan voor een groot deel al worden opgelost door privé-afspraken in een aparte kalender op te nemen, zodat collega’s in elk geval geen zicht hebben op afspraken waar ze niets van hoeven te weten.
Maar wat nog beter zou helpen, is als het management het voortouw zou nemen en als eerste het initiatief zou nemen om anders te gaan werken. Als er eenmaal draagvlak is in de top van de organisatie, dan volgt de rest vanzelf en is de terughoudendheid om zakelijke kalenders met elkaar te delen al gauw overwonnen.
Want wie wil er nu niet de helft minder e-mails van collega’s en zakelijke contacten?
Rob Wennekendonk, Managing Director, AXIANS
