Volgens cijfers van financieel dienstverlener Graydon zijn de betalingstermijnen van facturen van grote naar kleine bedrijven in 2021 opgelopen tot een gemiddelde van 43 dagen.
In maart 2022 is er eindelijk een wetsvoorstel aangenomen dat de wettelijke betaaltermijn van grote bedrijven aan het mkb verkort van 60 naar 30 dagen. De nieuwe regeling is sinds 1 juli van kracht.
Maar 30 dagen is nog steeds lang. Onbetaalde facturen kunnen een negatieve invloed hebben op jouw cashflow als ondernemer. Je hebt namelijk al wel geleverd en wellicht kosten gemaakt, maar nog geen cash op je rekening.
Factuur eerder betaald krijgen
Met deze tien tips kun je je factuur eerder betaald krijgen.
1. Check je klanten vooraf
Check de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van klanten. Krijg je een grote order of opdracht en twijfel je of de klant kan betalen? Vraag een aanbetaling of in uitzonderlijke gevallen een eigen inzage kredietregistratie van het BKR. Voor bedrijven kun je kredietbeoordelaars raadplegen of het KVK Handelsregister. Je ziet daarin wie tekenbevoegd is en of er sprake is van een faillissement.
2. Communiceer de betalingstermijn
Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. Bijvoorbeeld in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of in je algemene voorwaarden. In de praktijk spreek je vaak een betalingstermijn af van 14 of maximaal 30 dagen. Voor lange projecten kan je in delen factureren, bijvoorbeeld per maand.
3. Overweeg vooruitbetaling of aanbetaling
Als een klant vooraf betaalt, wordt het risico voor je bedrijf kleiner. Want dan heb je je geld al binnen op het moment dat je je producten of diensten levert. Overweeg je vooruitbetaling te vragen, houd dan rekening met het volgende:
Consumenten: bij de levering van een product kan je een particuliere klant een aanbetaling vragen van maximaal 50 procent van de aankoopwaarde. Meer is wettelijk niet mogelijk. Je regelt een aanbetaling in de verkoopovereenkomst of in je algemene voorwaarden. Heb je een webshop? Bied de klant dan naast volledige betaling via iDEAL een alternatieve betalingsmogelijkheid aan, bijvoorbeeld betaling per acceptgiro of betaling onder rembours.
Zo laat je je klant zelf kiezen. Kiest de klant voor iDEAL, dan is volledige aanbetaling wél toegestaan. Bij dienstverlening is vooruitbetaling niet gebruikelijk. Lever je bij de dienst ook een product? Dan kan je daarvoor maximaal 50 procent aanbetaling vragen.
Bedrijven: bij een zakelijke klant geldt geen wettelijk beperking voor het bedrag dat je vooruit mag vragen. Met een betalingskorting kun je het voor de klant aantrekkelijk maken om vooruit te betalen.
4. Bied gemak voor je klant: snel en digitaal
Stuur je factuur direct na levering. Zorg dat je klant snel en gemakkelijk kan betalen via een digitaal betaalverzoek of iDEAL. Gebruik e-mail, sms of Whatsapp.
Ook kun je elektronisch factureren. Dan stuur je de e-factuur vanuit je systeem naar het systeem van je klant. De klant moet wel van tevoren akkoord gaan en is niet verplicht een e-factuur te accepteren. Overweeg snelle betalers een kleine korting te geven.
5. Beheer de relatie met je klant
Doe aan relatiebeheer door vlak na levering van je product of dienst je klant te bellen of alles naar wens is. Is de klant tevreden? Dan betaalt hij de factuur hoogstwaarschijnlijk op tijd. Is de factuur na de betalingstermijn toch niet betaald? Bel dan je klant weer, want telefonisch krijg je vaak meer voor elkaar dan met mail of brief.
Nog steeds geen betaling? Overweeg met aandacht voor de relatie en de situatie een aanmaning. Als nabellen en schriftelijk aanmanen niet helpen, schakel dan zo nodig een deurwaarder of incassobureau in.
6. Neem een eigendomsvoorbehoud op
In je algemene voorwaarden of overeenkomst kan je een eigendomsvoorbehoud opnemen. Een eigendomsvoorbehoud houdt in dat je de eigenaar blijft van een geleverd product totdat de klant betaalt. Als je klant dan niet betaalt, kan je de levering terugvorderen.
7. Herken een dreigend faillissement
Faillissementen komen nooit zomaar uit de lucht vallen. Onregelmatig betaalgedrag is een belangrijk teken dat wijst op een dreigend faillissement van je klant. Een bedrijf dat in de financiële problemen zit, probeert betalingen zo lang mogelijk uit te stellen.
Wordt het betaalgedrag van je klant opeens anders? Dan is er waarschijnlijk iets aan de hand. Is het daarnaast ineens moeilijk contact te krijgen met de ondernemer of het bedrijf? Let dan extra op. Pas op met grote leveringen en vraag bijvoorbeeld een kredietrapport op.
8. Overweeg factoring als financiering
Bij factoring levert een bank of factoringmaatschappij je een kredietvorm of schiet het factuurbedrag grotendeels voor. Het gaat om facturen tussen bedrijven. Ook kun je debiteurenbeheer uitbesteden. Handig als je het lastig vindt om je klant op betalingsbedrag aan te spreken.
De factor betaalt je openstaande facturen voor een groot gedeelte, waardoor je meteen het bedrag van de factuur ontvangt. Het belangrijkste verschil tussen reverse factoring en factoring is:
Bij factoring kijkt de factor naar jouw kredietwaardigheid. Als die goed is, dan kan je bank of financier je uitstaande facturen grotendeels vooruitbetalen. Betaalt je klant je factuur niet? Dan moet je de vooruitbetaling terugbetalen aan de factor.
Bij reverse factoring draait het om de kredietwaardigheid van je afnemer. Die klant maakt een betaalafspraak met zijn bank of financier, om je goedgekeurde facturen vooruit te betalen. Reverse factoring is hierdoor ook geschikt voor ondernemers met weinig omzet of weinig klanten.
9. Overweeg een kredietverzekering
Een kredietverzekering geeft je meer zekerheid dat je betaald wordt als je op rekening levert. Je krijgt geld van de verzekeraar als je klant de door jou geleverde goederen of diensten niet kan betalen. Bijvoorbeeld door een faillissement of bij uitstel van betaling (surseance).
10. Zorg dat je administratie actueel is
Houd dagelijks je administratie bij, zodat je weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben.
Meer lezen over een factuur eerder betaald krijgen en financiering:
- 11 manieren om werkkapitaal te financieren
- Bootstrappen: de ultieme checklist voor iedere ondernemer die wil groeien zonder extern kapitaal
- Geld voor het oprapen: financiering uit je eigen bedrijf
- Waarom een BKR-registratie niet per se nadelig is voor jou als ondernemer
