Over onbetaalde facturen en incasso bestaan een hoop misverstanden. Zo zijn veel ondernemers onterecht in de veronderstelling dat niet-betalende klanten een risico zijn dat bij het ondernemerschap hoort. Door anders tegen het debiteurenbeheer aan te kijken voorkom je problemen met wanbetalers én beperk je de bedrijfsrisico’s.
Niet-betalende klanten: voorkom deze denkfouten
Dit zijn 5 veel voorkomende denkfouten over niet-betalende klanten op een rij:
- Elke klant is welkom
- Mondelinge afspraken zijn voldoende
- Eerder factureren kost mij klanten
- Te laat of niet-betalende klanten horen bij ondernemen
- Een klant die ik dwing te betalen raak ik kwijt
Denkfout 1: ‘Elke klant is welkom’
Ondernemers zijn veel te snel geneigd er blind op te vertrouwen dat het wel goed komt met een factuur. Helemaal als de klant een bekende is. Ze nemen opdrachten aan zonder eerst te checken of de klant wel in staat is om de rekening te betalen. Toch is het altijd verstandig om een klant vooraf te toetsen op kredietwaardigheid. Nagaan of hij wel is wie hij zegt te zijn en of hij de factuur straks kan betalen, heeft niets met wantrouwen te maken maar alles met doordacht zakendoen.
Denkfout 2: ’Mondelinge afspraken zijn voldoende’
In de praktijk maken veel ondernemers alleen mondeling afspraken met klanten. Ze gaan er vanuit dat die wel afdoende zijn, maar vergeten bijvoorbeeld afspraken te maken over wat het tarief is voor onverwachte, bijkomende werkzaamheden. Dat leidt vaak tot discussies. Kom je er niet samen uit en weigert de klant te betalen? Dan heb je als ondernemer zonder schriftelijke afspraken juridisch geen poot om op te staan.
Denkfout 3: ‘Eerder factureren kost mij klanten’
Het is aan te raden om direct na levering van een product of dienst te factureren. Het liefst dezelfde dag nog. En hanteer een strikte betalingstermijn. Met snel factureren kun je direct starten, maar het is niet realistisch om ineens van een ruime naar een strikte betalingstermijn te gaan.
Door het stap voor stap te doen, kun je het debiteurentraject anders inrichten zonder de klant uit het oog te verliezen. Bovendien is elke dag dat een factuur minder lang openstaat al pure winst voor je bedrijf.
Denkfout 4: ‘Te laat of niet-betalende klanten horen bij ondernemen’
De gevolgen van oplopende betaalachterstanden kunnen enorm zijn. Ondernemers die te maken hebben met wanbetalers schrijven bedragen af tot duizenden euro’s per maand. Hierdoor kunnen ze uiteindelijk in financiële problemen komen en zelfs failliet gaan. Accepteer niet-betalende klanten dus niet zomaar. Door het debiteurentraject goed in te richten en strikt uit te voeren kun je problemen met wanbetalers voorkomen.
Denkfout 5: ’Een klant die ik dwing te betalen raak ik kwijt’
Doorgaans willen ondernemers hun klanten niet pushen om te betalen uit angst ze te verliezen. Ze verkopen een product of leveren een dienst en wachten dan rustig tot klanten betalen. Dat kan soms maanden duren. Al die openstaande facturen kosten rente, waardoor winst en werkkapitaal blijven liggen. En uiteindelijk is er een kans dat een klant helemaal niet betaalt. Wacht dus niet eindeloos, maar zit er bovenop.
Met de juiste aanpak hoeft dat geen klanten te kosten. Denk bijvoorbeeld aan een vriendelijke herinneringsmail of een telefoontje. Blijf vooral contact houden met je klant of relatie. Bel je klant en informeer naar de oorzaak van het niet betalen van de factuur. Zo kun je eventuele problemen achterhalen en die samen oplossen.
Meer over niet-betalende klanten
- 10 tips om sneller betaald te krijgen
- Schade door een bug in je website. Wie gaat dat betalen?
- 9 redenen voor afwijzing van je financieringsaanvraag
