Het merendeel van alle veranderinitiatieven blijkt te mislukken. Het is onduidelijk waarom de dingen anders moeten, er wordt slecht gecommuniceerd en mensen hebben er geen tijd voor. Vaak wordt het werk er voor de medewerker ook niet beter op, dus waarom zouden ze gezellig meedoen?
Maar er is een aanpak die wel tot succes leidt. Net zoals Elon Musk heeft ook columnist Japke-d. Bouma een algoritme dat je kunt toepassen om verandering in je organisatie door te voeren. Bouma schrijft wekelijks in NRC over werk, carrière en (kantoor)taal.
Hier de zes stappen van dat algoritme:
Stap 1: Hou het kort of kap er helemaal mee
Uit wereldwijd onderzoek van Microsoft blijkt dat 69 procent van de respondenten vergaderingen niet productief vindt. Als de hele inauguratie van Joe Biden in een half uur kan, inclusief Jennifer Lopez, Amanda Gorman en Lady Gaga, dan kan een werkoverlegje zeker in dertien minuten, maximaal. Hou het gewoon kort. Of probeer gewoon eens een tijdje te stoppen met vergaderen en kijk wat er gebeurt. Grote kans helemaal niks.
Lees ook: 10 vergadertips waarmee je nooit meer in een ‘verticale coma’ belandt
Stap 2: Gebruik geen jeukwoorden meer
Jeukwoorden zijn onbegrijpelijke woorden zoals klankborden (je bedoelt overleggen) of co-creëren (je hebt iets samen gemaakt). Een speciale categorie jeukwoorden zijn de woorden in het Engels die net zo goed in het Nederlands kunnen. Zoals het woord backlog. Dat is gewoon een overzicht van alles wat nog niet af is.
Jeukwoorden worden vooral gebruikt omdat mensen makkelijker moeilijk praten, of eigenlijk omdat het verdomde moeilijk is om makkelijk te praten. Jeukwoorden zorgen voor veel onduidelijkheid en irritatie. Mensen raken er compleet verward door, weten niet meer wat ze moeten doen of ze ergeren zich zo dat ze er hele klaaggesprekken over hebben met collega’s. Stoppen met jeukwoorden scheelt zo uren per dag.
Stap 3: Stop met banen die niemand begrijpt
Omgevingsmanager, clustercoördinator, thematrekker, cultuurbewaker. Niemand weet wat dit precies betekent, laat staan wat die mensen de hele dag doen.
Dat geldt ook voor allerlei groepen waar zelden iets uit komt, maar die wel ontzettend veel tijd kosten. Dus geen focusgroepen, stuurgroepen, klankbordgroepen, taakgroepen, volggroepen of werkgroepen meer. En geen nood, want op kantoor is toch al lang een plek waar alles perfect gestuurd, gefeedbackt, geklankbord en gevolgd wordt: de koffieautomaat.
Stap 4: Vermijd nietszeggende inspirerende uitspraken
‘Leven is het meervoud van lef’. Helemaal niet. Het meervoud van leven is levens en lef heeft geen enkel- of meervoud. Dit soort uitspraken haalt juist alle motivatie weg uit de organisatie. Mensen gaan erover nadenken en lopen helemaal vast. Stop daar dus onmiddellijk mee.
Lees ook: 60 inspirerende business quotes
Stap 5: Draai niet om de hete brij heen
Zeg gewoon waar het op staat. Als iemand naar je toekomt met een suggestie, zeg dan niet: ‘Dank voor je betrokkenheid’, ‘We nemen het mee’ of ‘Bedankt voor het signaal’. (Hoezo, welk signaal? Mensen zijn geen misthoorn.) Zeg dan liever: ‘Leuk idee, maar we doen het toch niet.’
En als een collega irritant is omdat-ie 800 e-mails staat uit te printen of z’n kopje niet afwast, zeg er iets van. Want als je even door de zure appel heen bijt en eraan begint voordat de emmer helemaal vol is, kun je het misschien nog goedmaken voordat het escaleert.
Stap 6: Breng de prullaria weer terug op kantoor
De huidige werkplekken lijken meer op een gevangenis waar je alleen uit mag als je werk af is. Ze hebben de onpersoonlijke uitstraling van een vliegtuigtoilet. Zorg dat mensen het weer fijn vinden om op kantoor te zijn. Regel goede koffie en parkeerplaatsen. Zet ijskarren neer, barista’s, chocoladefonteinen en champagnetorens.
Geef iedereen ook gewoon weer zijn eigen werkplek. En dus geen kantoortuin meer, want dat zijn net megastallen. Mensen voelen zich opgejaagd, kunnen elk moment worden gestoord en beginnen daarom niet meer aan de complexe, belangrijke dingen.
Lees ook: Concentratieproblemen en afleiding: zo overleef je de kantoortuin
En hup, nu samen aan de slag
Als je deze stappen allemaal hebt gezet, is de weg vrij om aan de slag te gaan met de grote veranderingen. Maar is dat allemaal nog wel nodig? Stel jezelf eerst die vraag en knal dus niet meteen door.
En nu je de helft of meer van de tijd van je medewerkers hebt kunnen besparen, kan deze tijd ook veel nuttiger worden besteed. Laat mensen een dutje doen, lekker lanterfanteren en doelloos voor zich uit staren, of een rondje lopen met de hond. Want dat bevordert de creativiteit en hierdoor komen de goede ideeën vanzelf naar boven.
Regel meer borrels en doe leuke dingen samen; ook daar ontstaan de beste ideeën en het zorgt bovendien voor een leuke sfeer onder de collega’s. En niet in de laatste plaats, neem het werk wel, maar jezelf níet zo serieus.
Met deze Japke-d. Bouma-aanpak heb je gegarandeerd succes met veranderen.
Lees ook deze artikelen van Simone van Neerven:
- Bij South Park weten ze het al jaren: hoe meer domme ideeën, hoe beter
- De beste innovator van Nederland? Misschien wel Theo Maassen
- 7 excuses van mensen die niet willen veranderen (en hoe daarmee om te gaan)
