We denken vaak dat we onze tijd goed inschatten en indelen maar dat valt in de praktijk nog behoorlijk tegen. De wet van Parkinson is hier een goed voorbeeld van. Deze wet werd voor het eerst beschreven in 1955 door de Britse historicus Cyril Northcote Parkinson.
Psychologische barrière
Rick Pastoor, auteur van het bekende productiviteitsboek Grip: het geheim van slim werken, legt uit wat de wet van Parkinson inhoudt: ‘De wet stelt dat je bij alles wat je doet de tijd vult die je ervoor beschikbaar maakt.’ Als je voor een bepaald project een week uittrekt, zal je die week dus ook volledig vullen. Terwijl je het project misschien best in een paar dagen had kunnen afronden.
Pastoor: ‘Je ziet dit mechanisme vaak bij vergaderingen. Als er twee uur voor de vergadering is uitgetrokken, zal die tijd volledig worden benut.’ Het is goed mogelijk dat alles al besproken is binnen anderhalf uur maar het is over het algemeen not done om de andere deelnemers daarop te wijzen. ‘Er is een psychologische barrière om de vergadering te beëindigingen voor die twee uur voorbij zijn’, zegt Pastoor.
Nadelen van de wet van Parkinson
In die zin kan de wet van Parkinson dus tegen je werken. Het kan zelfs leiden tot minder productiviteit. Want de tijd die nu onbewust wordt opgevuld, had misschien wel aan meer zinvolle taken besteed kunnen worden. Bovendien maakt de extra tijd die er nu besteed wordt aan een taak de boel vaak nodeloos complex.
In een artikel op Fast Company wordt een voorbeeld gegeven. Stel, jij en je team hebben twee weken de tijd om een verrassingsfeestje te plannen voor een van je collega’s. Dit geeft in principe genoeg tijd om de vergaderruimte te reserveren, een taart te bestellen en wat feestartikelen te kopen. Maar omdat je weet dat je meer dan genoeg tijd tot je beschikking hebt, wordt de organisatie van het feestje steeds complexer.
De een wil bijvoorbeeld dat er een diashow wordt gemaakt, de ander wil de vergaderruimte helemaal versieren en weer een ander vindt dat het team een handgemaakte kaart moet maken. Het feest kon in feite snel en eenvoudig georganiseerd worden, maar nu heeft het team daadwerkelijk twee weken de tijd nodig om alles te regelen.
Er is nog een manier waarop de wet van Parkinson tegen je kan werken: het kan leiden tot uitstelgedrag. Als we weten dat we een bepaalde hoeveelheid tijd hebben om iets te doen, hebben veel mensen de neiging om het werk tot het allerlaatste moment uit te stellen. Ook op die manier neemt de tijd die nodig is om de taak af te krijgen dus toe.
Lees ook: Zo kom je van je uitstelgedrag af
Laat de wet van Parkinson in je voordeel werken
De vraag is nu, hoe voorkom je dat de wet van Parkinson op deze wijze in werking treedt? Of, anders gesteld: hoe laat je de wet in jouw voordeel werken? Je zou misschien denken dat het stellen van (veel) krappere deadlines de beste oplossing is. Toch is dat niet voor iedereen zo. Pastoor: ‘Het hangt erg af van je persoonlijkheid. Als je heel perfectionistisch bent, kan een krappere deadline wel helpen. Voor de mensen die minder perfectionistisch zijn kan tijdsdruk juist een nadeel zijn. Je moet altijd oppassen dat je niet te veel inlevert op kwaliteit.’
De wet van Parkinson kan je daarom het beste zien als een hulpmiddel. ‘Als je merkt dat je te veel tijd besteedt aan een taak, bijvoorbeeld doordat je snel bent afgeleid, kan het een waardevolle tool zijn’, aldus Pastoor.
Dan is er ook nog de kwestie van de lengte van de deadline. Als je denkt dat iets een ochtend kost, kan het vaak net iets sneller. ‘Dan ben je meestal ook wat scherper en kritischer’, stelt Pastoor. Bij langere deadlines, zoals een aantal weken, werkt het echter iets anders.
Pastoor geeft daarom een paar tips waarmee jij de wet van Parkinson in je voordeel laat werken bij zowel kortere als langere deadlines.
#1 Gebruik altijd je agenda als basis
Onze agenda is de beste representatie van hoe we onze tijd indelen. Dit in tegenstelling tot de to-do-lijst. Dat is gewoon een lange lijst met dingen die moeten gebeuren. Terwijl in een agenda heel zichtbaar is hoeveel tijd er beschikbaar is en hoeveel taken je op een dag kan doen. Als je aan de slag gaat met de kleinere taken kan het nuttig zijn een kookwekker te gebruiken.
Lees ook: Doelen halen? Maak ruimte in je agenda en stel harde deadlines
#2 Zet in op subonderdelen
Dit is vooral handig bij langetermijntaken. Mensen kunnen vaak niet inschatten hoeveel tijd een groter project gaat kosten. Het helpt dan om het op te delen in kleinere stappen. Hierbij is het wel van belang dat je je einddoel heel duidelijk voor ogen hebt. Zo’n doel kan je bijvoorbeeld per kwartaal definiëren in plaats van per jaar. Per doel schets je vervolgens een routekaart en met behulp van je agenda plan je de verschillende subonderdelen verder in.
Pastoor benadrukt tot slot dat de wet van Parkinson echt gezien moet worden als een handige tool die voor de een beter werkt dan voor de ander. Wil jij weten of je je productiviteit kan verhogen met behulp van deze tool? Daar kom je alleen achter door het te proberen.
de Wet van Parkinson
Wat is de Wet van Parkinson?
De Wet van Parkinson helpt je je tijd beter in te delen en te benutten. ‘De wet stelt dat je bij alles wat je doet de tijd vult die je ervoor beschikbaar maakt’, vertelt Rick Pastoor. Als je voor een bepaald project een week uittrekt, zal je die week dus ook volledig vullen.
Wanneer zet je de Wet van Parkinson in?
De tool kan vooral waardevol zijn als je merkt dat je te veel tijd besteedt aan een taak, bijvoorbeeld doordat je snel bent afgeleid.
Hoe haal je het meest uit de Wet van Parkinson?
Als je de tool niet juist toepast, kan het juist nadelig werken. Als je het juist wil gebruiken, zorg er dan voor dat je agenda altijd de basis is. Dit zegt meer dan een to-do-lijst. Zet daarnaast in subdoelen, zodat je beter in kunt schatten hoe lang je met een taak bezig bent.
