Er staan nog niet veel Chief Hybrid Officers op LinkedIn. Het lijkt erop dat Shanna Bosmans, sinds vorig jaar de CHO van Microsoft Nederland, voorlopig de enige is. Ze lacht daar hartelijk om.
‘Het is ook niet ons doel om meer mensen in die rol te krijgen’, reageert ze. ‘Maar voor organisaties die serieus wat vaart willen zetten achter hun strategie voor de toekomst van werk kan het een mooie rol zijn.’
Bij Microsoft waren ze al voor de pandemie bezig met het invoeren van hybride werken, vertelt ze. ‘Internationaal en lokaal hebben we de afgelopen jaren heel wat ervaring opgedaan. Toch zien we voor onszelf nog mogelijkheden om hybride werken verder te omarmen en die cultuur verder te versterken, vandaar deze nieuwe rol.’
Het globale framework voor hybride werken
Dat versterken omvat niet alleen flexibiliteit en cultuur, maar ook welzijn en het inzetten van het kantoor als sociale ontmoetingsplaats. ‘Dat zijn de vier pilaren van ons beleid. Daarnaast heb ik de opdracht meegekregen in gesprek te gaan met organisaties, partners of klanten van ons, om te delen en van elkaar te leren.’
Best veel organisaties sturen op dogma’s, onderbuikgevoel en persoonlijke ervaringen
Hoe pak je zo’n nieuwe functie aan in een bedrijf waar zo’n duizend mensen voor werken in Nederland? Ze is begonnen met het samenstellen van een team dat ‘cross operatie’ werkt, over de afdelingen heen dus. ‘We zien dat hybride werken een onderwerp is dat mensen binnen IT, HR, facilitair en het management raakt. Zij moeten betrokken worden om hybride werk echt te gaan omarmen.’
De focus van Bosmans en haar team is het globale framework van Microsoft met drie p’s: people, plaatsen en processen. Voor elk luik wordt gekeken waar er verbeteringen mogelijk zijn, en dit wordt ondersteund met data.
Het kantoor is niet alleen een sociale hub
Ze wijst erop dat het inventariseren van de beschikbare data en de behoeftes belangrijk is voor bedrijven. ‘We zien namelijk dat best veel organisaties sturen op dogma’s, een stukje onderbuikgevoel en veel persoonlijke ervaringen.’
Bedrijven zijn er zich ook nog niet voldoende van bewust dat de behoeftes van werknemers verschillen, merkt ze op. Uit onderzoek van Microsoft (het Work Trend Index rapport) blijkt dat 58 procent van de mensen die zeggen dat ze naar kantoor gaan, dit doen om focuswerk te doen. Maar 58 procent van de mensen die thuiswerken, zeggen ook dat ze dit doen om focuswerk te doen.
Het is echt moeilijk om een verandering onderdeel te maken van je nieuwe werkritueel
‘Het kantoor inrichten voor hybride werk blijft dus nog wel een uitdaging. De rol van het kantoor is het faciliteren van een sociale hub, maar ook van focuswerk. Daarom moet je als organisatie inventariseren wat de behoeften zijn.’
Oude gewoontes sluipen er weer in
Ondertussen sluipen ook de oude gewoontes er weer in: op kantoor zijn. ‘Dat is een uitdaging, en dat zal het ook blijven. Het is echt moeilijk om een verandering onderdeel te maken van je nieuwe werkritueel. In alle eerlijkheid, ook ik heb alweer in de file gestaan. Soms wordt ook gewoon verwacht dat je op een bepaald moment fysiek aanwezig bent.’
Daarmee stipt ze meteen één van de grootste problemen aan in werkend Nederland. ‘Uit onderzoek zien we dat daar veel onduidelijkheid over is. De mensen weten gewoon niet wanneer en waarom ze naar kantoor moeten komen.’
Ze vindt het cruciaal dat teams met elkaar het gesprek voeren over wat ze van elkaar verwachten met hybride werken. ‘Je moet met elkaar praten over hoe je informatie deelt, hoe je zichtbaar bent, hoe snel je gaat reageren. Dat soort gesprekken zien we nog veel te weinig gebeuren.’
Bij Microsoft Nederland hebben alle teams dat gesprek inmiddels achter de rug. ‘Dan weet je ook dat er geen one-size-fits-all-oplossing is. Bij ons werken mensen gemiddeld genomen één tot twee dagen per week op kantoor, maar het is afhankelijk van het type werkzaamheden. We hebben ook teams die veelal bij partners zitten en een stuk minder op ons kantoor aanwezig zijn.’
Leiderschap is cruciaal
Wat Bosmans ook ‘extreem belangrijk’ vindt in het verder uitbouwen van een hybride werkcultuur is de rol van leiderschap. ‘Bijna alle rollen kunnen bij ons flexibel werken, maar het management van een organisatie heeft echt een voorbeeldfunctie. De werknemer moet zich door hen gesterkt voelen in het omarmen van hybride werk.’
Ik ben blij om te zien dat ons managementteam hybride werken aan het omarmen is
En uiteraard geeft ze zelf het goede voorbeeld: ‘Ik ga met mijn dochter zwemmen op maandagochtend en daar ben ik ook duidelijk en transparant over. Als mijn team ziet dat ik het zo doe, dan weten ze dat ze zelf ook de ruimte hebben. Als we het maar bespreekbaar maken, want we moeten op sommige momenten nog wel synchroon samenwerken.’
‘De dochter van Anke den Ouden, onze algemene directeur, kwam tijdens een online meeting met het hele management van Nederland gewoon de kamer ingelopen om te zeggen dat mama moest komen lunchen.’
‘Dat stukje kwetsbaarheid, dat je dat meeneemt en openlijk deelt, is belangrijk. De een doet het al meer dan de ander, maar ik ben blij om te zien dat ons managementteam hybride werken aan het omarmen is.’
Minder, maar bewuster vergaderen
Ondertussen worden ook de processen kritisch onder de loep genomen. ‘Bij ons is het soms nog wat zoeken naar hoe en wat. Bijvoorbeeld met asynchroon werken. Bij Microsoft hadden we vroeger echt veel meetings, maar we zijn nu aan het weggaan van die vergadercultuur.
We zijn er veel bewuster mee bezig: waarom hebben we eigenlijk een meeting? Om feedback te krijgen, of een stukje creativiteit of brainstorming, dan is een meeting van toepassing. Als je mensen alleen een update wil geven, dan kan je net zo goed een bericht via Teams of een mailtje sturen. Die balans, die nuance vinden, is het proces waar we nu als Microsoft Nederland in zitten.’
Jongere generaties willen hybride werken
Als de eerste Chief Hybrid Officer van Nederland heeft ze vooral extern nog wat pionierswerk te verrichten. Zo blijkt uit onderzoek van Poly van afgelopen voorjaar dat meer dan de helft van de organisaties hybride werken als een tijdelijke oplossing beschouwt.
‘Een groot aantal organisaties denkt ook dat ze nog wegkomen met een verplichting om grotendeels aanwezig te zijn op kantoor. Of ze hebben één of twee vaste dagen per week ingesteld waarop je thuis mag werken. Alleen gaat dan het idee van hybride werken verloren, omdat je dan niet de mogelijkheid biedt om het persoonlijk te maken.
Het is lastig, maar laten we deze periode juist aangrijpen om meer flexibele mogelijkheden te gaan bieden
Ik hoop dat een groot deel van de organisaties zich realiseert hoe belangrijk hybride werken is om werknemers aan te trekken en te blijven binden. Voor de jongere generaties is het al non-negotiable, zien we uit onderzoek. Ze willen gewoon hun werk kunnen inrichten op een manier die past bij hun leven, anders gaan ze wel op zoek naar een andere werkgever.’
Proactief ervaringen delen
Om hybride werken dus ook extern nog een boost te geven, deelt ze ‘proactief’ de ervaringen van Microsoft met andere organisaties. Hoe de overeenkomsten tussen de teams tot stand zijn gekomen bijvoorbeeld, en hoe andere bedrijven dit kunnen faciliteren, of hoe je mensen beter betrokken houdt bij een hybride vergadering.
Van globale strategie tot praktische tips, het draagt allemaal bij tot Bosmans ultieme doel: de toekomst van werk vorm te geven. ‘Ik weet dat het lastig is, maar laten we deze periode juist aangrijpen om meer flexibele mogelijkheden te gaan bieden voor werknemers. Er moet echt nog aan gewerkt worden, maar ik geloof dat de uitkomst heel mooi kan zijn.’
Lees meer over hybride werken:
- Thuis aan het werk, terwijl iedereen op kantoor is? Zo blijf je toch zichtbaar
- Hybride werken vraagt om managers met meer sociaal gevoel
- 5 startups die remote werk aanboren als verdienmodel
- Moe van videovergaderingen? 8 tips om het anders aan te pakken
