Vergaderen is echt niet ons ding. Als het niet hoeft, tenminste. We hebben wel wat beters te doen – ons werk! Toch – en misschien wel juist hierom- hebben we de afgelopen jaren veel geleerd over vergaderingen: hoe zorg je er nou voor dat die dingen zo efficiënt mogelijk verlopen?
Daarbij merken we dat de videovergaderingen er behoorlijk in beginnen te hakken. Daarom hebben we een paar tips voor je op een rijtje gezet: hoe maak je er het beste van als je er écht niet onderuit komt? Maar ook, wat kun je doen in plaats van videovergaderen?
De remote meeting
De remote meeting. Daar hebben we inmiddels allemaal veel te veel ervaring mee. Daar heb je inderdaad voor nodig:
- Een goede headset. Nee, dat zijn niet die dopjes die je bij je smartphone hebt gekregen.
- Een goede webcam. Nee, dat is niet die standaard webcam van je laptop.
- Een stabiele goede internetverbinding. Die maak je met een kabel of met een hele goede wifi-verbinding.
Als werkgever mag je die betere hardware gewoon betalen, maar dan ben je er nog steeds niet. Want als we het technisch redelijk voor elkaar hebben, kan er nog steeds een hoop beter.
Moet je wel vergaderen?
Laten we beginnen met de vraag: moet je wel vergaderen? Het antwoord daarop is verrassend vaak “nee”. Het gaat ook nog steeds verrassend vaak fout!
Een vergadering was van oorsprong bedoeld om een aantal zaken te regelen:
- Het doorgeven van informatie (mededelingen);
- Het verzamelen van informatie (rondvraag);
- Het geven van instructies (mededelingen, toelichten van besluiten);
- Het nemen van beslissingen (probleemoplossende agendapunten);
- Het geaccepteerd krijgen van beslissingen;
- Het onderling afstemmen van inzichten en ervaringen (meningsvormende agendapunten);
- Het maken van plannen (besluiten nemen en taken verdelen).
Zo to-the-point zijn meetings vaker niet dan wel. Je (her)kent vast meer dit soort type vergaderingen:
- duurt 2 uur en dan heb je nog niks…
- start 15 minuten later, omdat iedereen nog even koffie ging halen…
- niemand heeft een takenlijst gedaan…
- dus die taken doen we nog snel even tijdens de meeting…
… daar stoppen we gelijk mee!
Een-op-een afstemmen en plannen maken
Uit onderzoek blijkt dat je voor een een-op-een gesprek je het beste kunt bellen. Als je belt, ben je namelijk:
- Veel meer aanwezig. Dat is ook logisch: video geeft ruimte voor afleiding. Een laptop geeft de ruimte om andere dingen te doen. Zeker als er te veel notificaties aan staan op een computer. Weg met die verleidingen!
- Veel empathischer. Een stem, de pauze bij het antwoord, het woordgebruik. Je hoort simpelweg meer.
De combinatie van meer aanwezig in het gesprek en empathischer zijn, leidt tot veel betere gesprekken. Dit leidt tot meer begrip, betere afstemming en daarmee betere plannen.
Voel je vrij om tijdens het gesprek lekker aan de wandel te gaan. Dingen als doodlen of wandelen tijdens een gesprek stellen het hoofd juist in staat om echt te luisteren en te denken. Neem die goede headset die je bij je computer hebt mee, ga lekker naar buiten – en laat je remote gesprekspartner dat ook doen.
8 tips voor beter videobellen:
Nu we minstens de helft van de vergaderingen naar de geschiedenisboeken hebben geschreven én de een-op-een gesprekken niet met video hoeven te doen, blijft er een toch een deel over waarbij we niet onder die video uit kunnen. Gelukkig valt er ook dan nog winst te behalen.
1. Iedereen zijn eigen hokje op het scherm
In een goede meeting heb je een gelijkwaardig gesprek. Wat je veel ziet in hybride organisaties is dat het deel van de mensen dat op kantoor verblijft samen de vergaderruimte induikt en dat de remote mensen via koppies op de conferencing set aanschuiven. Dat geeft die kleine koppies ook gelijk een andere stem. Het is veel handiger om allemaal als een klein koppie in een online conference te zitten. Zo heeft iedereen z’n eigen hokje en is het gesprek meteen gelijkwaardiger.
Dat betekent wel dat je je kantoor daarvoor mag aanpassen, want anders worden je collega’s helemaal gek van alle meetings die je op je eigen werkplek aan het voeren bent. Kleine, afgesloten ruimtes die gebruikt kunnen worden voor deze meetings zijn dus heel erg handig. Wat ook helpt, is die goede headset die het geluid van je stem teruggeeft over je eigen koptelefoon. Je gaat daar namelijk zachter van praten, zodat je je collega’s nog minder tot last bent.
2. Een gespreksleider
Voor een geslaagde videomeeting is het prettig als iemand die het gesprek begeleidt. Ook dat draagt bij aan een gelijkwaardig gesprek. De gespreksleider vraagt of een agendapunt nu klaar is. Zorgt dat de eigenaar van een agendapunt ook de eigenaar blijft. Je wilt iemand als gespreksleider die de groep leest, zodat die ook af en toe mensen actief kan vragen om het woord te nemen als er non-verbaal blijkt dat iemand wat wil zeggen.
Het is prettig als de gespreksleider niet de teamlead is of de highest paid person in de vergadering. Deze mensen hebben vaak van nature al een grotere stempel op het gesprek, ze ook nog gespreksleider maken kan afbreuk doen aan de gelijkwaardigheid.
Het is wél handig als een teamlead aan het begin even aankondigt met welke mindset we aan tafel gaan. Je komt namelijk over het algemeen samen om elkaar te helpen. Door proactief te zeggen: “we zitten hier om elkaar verder te helpen” geef je een onwijs andere en betere lading aan een gesprek geven. Aan de gespreksleider vervolgens de taak om deze intentie in de gaten te houden.
3. De aantekeningen bij de meeting
Veel meetings kennen een secretaris die een verslag maakt van de vergadering. Maar bij een remote meeting gaat er meer verloren in de vertaling dan als je fysiek bij elkaar zit. Daarom is het fijn als iedereen meeleest met die aantekeningen of zelf meeschrijft in een gedeelde Google Doc of op de Notion pagina. Zo heb je meer zekerheid dat er begrepen wordt wat er gezegd is.
Door actief te notuleren bij meetings, zul je ook zien dat er minder mensen bij een meeting komen: degenen die alleen de context willen weten, en niet zozeer actief willen deelnemen aan het gesprek, hoeven niet aan te schuiven. Dat is prima, want de juiste mensen aan de (digitale) tafel hebben maakt een vergadering een stuk efficiënter.
4. Deel informatie van tevoren & plan tijd
Wat ook heel prettig is, is als mensen van tevoren aankondigen wat ze willen bespreken in de vergadering. Wij zien vaak dat er een aantal dagen tot een aantal uren voor het gesprek agendapunten worden aangedragen aan de gespreksleider, via een publiek kanaal. Soms worden daarbij zelfs al inhoudelijk stukken als presentaties, pagina’s of documenten gedeeld.
Deze voorbereiding maakt een meeting effectiever en brengt meer inhoud, dus maak hier gebruik van.
Nou heeft niet iedereen altijd de tijd om die stukken door te nemen. Het is niet erg om leestijd in de meeting te plannen als er inhoudelijk relevante stukken zijn. Geef mensen maar 15 minuten om iets te lezen. Daarmee heeft iedereen toegang tot de informatie, wat frustratie en gebrek aan achtergrond in het gesprek weg zal nemen.
5. Ruimte voor het informele
Door het vele remote werk hebben veel van ons het koffiegesprek gemist. Onderschat de spontane ontmoeting bij het koffiezetapparaat en de sociale kant ervan niet! Wij hebben ook digitaal een aantal meetings waarbij er 15 minuten vrije inloop is. In die 15 minuten is er ruimte voor het informele. Je kunt het lezen van van tevoren bekende informatie en deze inlooptijd ook delen. Mensen die een stuk nog niet hebben gelezen kunnen dat doen terwijl de rest even informeel kan bijpraten. Na 15 minuten start de meeting.
6. Zie je eigen kop niet
Bij veel video software zie je je eigen “uitzending” als onderdeel van de rest van de vierkantjes. Zet dit uit als de video meeting dit toe laat; kijken naar jezelf leidt onwijs af. Je bent namelijk bezig met hoe je overkomt, in plaats van de inhoud van de meeting. Dus laat de software het toe, zet dan je eigen kop even uit.
7. Video uitzetten als je niets zegt?
Er zijn ook mensen die hun eigen video uitzetten als ze niet aan het spreken zijn of dit zelfs permanent doen. Dat helpt jou als “uitzetter” zeker: je bent bewezen meer aanwezig en minder moe aan het einde van een gesprek als je dit doet. Voor de andere deelnemers aan het gesprek kan het echter lastig zijn om tegen een zwart gat te praten. Stem dit van tevoren met elkaar af.
Test ook eens een audio-only meeting. Dit werkt verrassend vaak beter dan met video erbij. Let wel: de vergadertools die we gebruiken hebben nog een te hoge vertraging voor een echt natuurlijk gesprek, dus het “wachten” blijft bestaan. Daar heb je minder last van bij conference calls, maar die werken vooral goed als mensen elkaar al wat beter kennen en in kleinere teams. Dan gaat hetzelfde gelden als bij de één-op-één meeting: je bent meer present én empathischer tijdens het bellen.
Ga je voor audio-only in een videotool? Gebruik dan het “handje” om aan te geven dat je iets wilt zeggen.
8. Laat je niet afleiden
En dan de laatste en wellicht de belangrijkste tip voor als je echt niet onder de videovergadering uit kunt: laat je niet afleiden. Doe geen andere dingen tijdens een vergadering en zet alles wat je af kan leiden uit. Het enige wat open staat zijn de aantekeningen en het videoscherm.
En merk je dat je een hele meeting eigenlijk niet aanwezig was? Sla ‘m volgende keer dan over. Of ga alleen voor “jouw” agendapunt, vraag of die als eerst mag en ga daarna weg. Het is niet alleen een verspilling van je eigen tijd, maar jouw afwezigheid heeft ook invloed op (de energie van) anderen.
Als je er bent, zorg dan dat je er echt bent. Van aandacht wordt alles mooier, zelfs je videomeeting.
