Je mailbox kan soms lijken op de driekoppige hydra waar Hercules tegen moest vechten: je handelt één mailtje af en je hebt alweer twee nieuwe in je inbox. Marketing en sales expert Zach Hanlon had hetzelfde en besloot zijn mailbox submappen anders in te delen, schrijft hij op Fast Company. Niet meer geordend op project maar op deadlines.
Wat doe je als een e-mail gaat over twee belangrijke projecten? En wat als een mail een reply vraagt, of een andere actie? Je submappen ordenen op basis van projecten waar de berichten over gaan, functioneert niet. Tweede fout die Hanlon – en velen met hem – maakte was om zijn inbox te gebruiken als to-do-lijst. Ongeacht hoe urgent iets is, als er meer mailtjes binnenkomen verdwijnt zelfs de belangrijkste e-mail naar de bodem van je inbox, ver uit zicht.
Je hebt maar vijf mappen nodig om efficiënt te werken:
Inbox: functioneert als een trechter. Mails zouden hier niet langer in moeten staan dan nodig is om ze in een andere map te plaatsen. Enige uitzondering op die regel is wanneer je onmiddellijk reageert en wacht op onmiddellijke reactie.
Vandaag: alles wat vandaag respons behoeft
Deze week: alles wat je voor het eind van de week zou moeten afhandelen
Deze maand/dit kwartaal: alles voor de langere termijn. Afhankelijk van je functie heb je een maand-map nodig, of volstaat een map voor het kwartaal.
FYI: de meeste mails die je krijgt, zijn puur ter informatie. Als je denkt dat je die nog eens nodig hebt, bewaar je de mail in deze map.
Hoort een mail in geen van deze mappen thuis? Delete.
Zo werk je met die submappen:
Het vijf-mappen-systeem kan nog al een omslag zijn, daarom geeft Hanlon een paar tips om het in de praktijk te brengen.
Gebruik een to-do-lijst. Soms krijg je een mail die je niet hoeft te beantwoorden, maar waar wel een actiepunt uit volgt, zoals een meeting inplannen. Dat actiepunt zet je op je to-do-lijst, de mail gooi je weg.
Wees kritisch op in welke map je iets zet. Genoeg mensen willen vandaag een reactie, maar betekent dat ook dat jij dat moet? Stelregel die Hanlon gebruikt is: als mijn vrouw vraagt of ik eerder thuis kan komen en ik bereid ben om mails in de vandaag-map te laten staan, betekent dat niet dat ik die thuis meteen moet afhandelen, maar dat ze om te beginnen niet thuishoorden in de vandaag-map.
Je kunt uit meerdere mappen tegelijk werken; als ‘vandaag’ leeg is, ga je door met ‘deze week’. Typisch klusje voor de vrijdagmorgen is om te kijken naar de mails die deze week nog moeten.
Je kunt voor ieder project een structuur van vijf mappen opzetten, als je heel sterk op projectbasis werkt. Bij twee of drie projecten heb je dan tien of vijftien mappen, maar het systeem blijft overeind. Archiveer alle mappen als het project is afgelopen.
En verder: alle begin (en verandering) is moeilijk. Het kan voelen alsof het niet klopt en je iets vergeet, maar verwar die e-mailchaos niet met productiviteit. Als je je mails meteen vanuit de inbox op deadlines ordent, ben je juist productiever.
