Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Het evangelie van timemanagement wordt al jaren luid verkondigd door menig managementgoeroe. Allerlei tools en apps helpen ons taken en to do’s bij te houden, zodat we nóg productiever zijn, nóg betere resultaten leveren én alsmaar beter worden in werk inplannen, prioriteiten toekennen, meer werk verzetten… Maar dat superefficiënt managen van onze tijd en taken heeft een keerzijde. Continu tekortschieten Veel timemanagementrichtlijnen raden je aan alles wat je kant op komt onmiddellijk te capteren, te evalueren en af te handelen als dat snel kan, of het in te plannen of te delegeren als je het niet snel of zelf kan doen. De echte helden van het timemanagement doen dit op het werk, maar ook privé, voor alles wat gedaan of geregeld moet worden. Getting things done als levensmotto. ‘Als je dat consequent doet, zal je takenlijst aan een beangstigend snel tempo groeien. En het idee dat je al die taken moet afwerken, kan je doen panikeren’, Jason Allaire van Cornerstone University Professional and Graduate Studies. ‘Timemanagement kan handig zijn, maar het mag je leven niet beheersen. Nu en dan slipt er iets door je vingers. Je hebt grenzen zoals iedereen.’ Als je overdrijft, zorgt timemanagement dus voor een langere to-dolijst. En hoe langer die is, hoe meer je op het einde van je dag beseft wat je allemaal níet gedaan hebt. Timemanagement kan je dus het gevoel geven dat je continu tekortschiet. ‘Het aantal afgevinkte taken zou geen maatstaf voor succes mogen zijn’, aldus Allaire. Meer werk  ‘Een project zal altijd de hoeveelheid tijd in beslag nemen die ervoor voorzien is.’ De Wet van Parkinson is perfect toepasbaar op timemanagement, want hoe efficiënter je taken afhandelt, hoe meer hooi je op je vork kan nemen en hoe meer werk je kant uitkomt. ‘Hoe beter je wordt in snel e-mails beantwoorden, hoe meer antwoorden je terugkrijgt. De omvang van je inbox neemt exponentieel toe naarmate je mails sneller beantwoordt’, weet Allaire. Is de oplossing dan minder hard werken? Mails onbeantwoord laten? ‘Uiteraard niet.  Maar het is wel belangrijk dat je nee leert zeggen wanneer mensen je proberen in te schakelen voor zaken waarmee je zelf in de problemen geraakt met je prioriteiten.’ Minder focus  Eigenlijk zou timemanagement ervoor moeten zorgen dat je meer tijd hebt voor de taak waarmee je bezig bent, omdat je alle andere taken en verplichtingen kan vergeten. Die zijn immers al lang op je to-dolijst beland, of gedelegeerd. Gefocust doorwerken en dan tijd hebben om leuke dingen te doen. ‘Maar zo werkt het helaas niet’, zegt Allaire. Die eindeloze to-dolijst hangt als een zwaard van Damocles boven je hoofd. ‘Terwijl je met je kinderen aan het spelen bent, zit je met je gedachten bij de volgende taken op je groeiende lijst. Timemanagement zorgt niet voor meer, maar voor minder focus.’ ‘Het ironische aan timemanagement is dat het je doet focussen op details’, waarschuwt Allaire. ‘Je bent zo hard bezig alles in systemen en lijsten te gieten, af te vinken, prioriteiten en deadlines toe te kennen, dat je the big picture mist.’ Je voelt je als een machine die taak na taak afhandelt zonder daar verder nog bij stil te staan. ‘Wie continu met kleine deeltaken bezig is, gewoon omdat ze op een checklist staat, zal nooit enig werk van betekenis verwezenlijken.’ Weg met timemanagement? De conclusie is duidelijk: we stoppen met timemanagement en gooien onze takenlijsten in de prullenmand. ‘Helemaal niet’, zegt Allaire. ‘Timemanagement en productiviteitstools kunnen een nuttige hulp zijn, maar het blijven hulpmiddelen, geen doel op zich. Gebruik ze slim en zorg dat je zelf controle houdt over je prioriteiten. Laat ze je leven niet dicteren. Gooi je checklists niet weg, maar hou ze duidelijk gescheiden van andere belangrijke dingen in je leven. En zorg ervoor dat je zowel professioneel als privé focust op zaken die er echt toe doen.’

Management & Leiderschap

De keerzijde van timemanagement

Timemanagement, we moeten er allemaal aan geloven. Of niet? Het heeft namelijk ook een keerzijde. We gaan steeds meer en...

author Bjorn Cocquyt

clock 2,5 min

Zijn laatkomers niet-punctuele, nonchalante aandachttrekkers met wie je geen afspraak kunt maken? Waar ligt de maatschappelijk aanvaarde grens rond te laat komen? Is te vroeg komen niet nog irritanter? De vooroordelen zijn soms zo sterk dat een sollicitant de kans op een topfunctie bij een multinational miste, omdat hij bij de eerste kennismaking te laat kwam. Het bedrijf vond dit een enorme tekortkoming voor een CEO in wording en besloot de kandidaat geen kans te geven. Te laat komen doe je niet als directeur. Mijn vader grapt regelmatig dat ik maar eenmaal in mijn leven op tijd gekomen ben: tijdens mijn geboorte, precies op de uitgerekende dag. Op tijd komen is niet mijn gewoonte en mijn omgeving hanteert vaak allerlei irritante trucs om niet op mij te hoeven wachten. Zo geeft mijn moeder nooit de juiste tijd door voor een afspraak, maar altijd een kwartier te vroeg. Of ze verzet de wijzers van de klok naar een eerder tijdstip. Allemaal slimmigheidjes om mij op tijd op een afspraak te laten verschijnen. Ik kan daar flink kwaad om worden. Ze doen net alsof ik expres te laat kom, maar dat is gewoon niet zo. Ik kom mijn afspraken echt wel na en het heeft niets met respect te maken als ik iets te laat verschijn op een afspraak. Ik wil gewoon te veel dingen tegelijk doen en kom regelmatig tijd tekort. Mijn tijdsbesef is gewoon anders, ik kan het niet anders verklaren. Ik moet eerlijk opbiechten dat ik mijn vliegtuig al een keer heb gemist, over de pechstrook ben gereden om een trein te halen en ook voor de regeringslunch tijdens het staatsbezoek Nederland-België bijzondere capriolen heb uitgehaald. Als je in de lente twee strepen ziet in het prachtige, paarsgekleurde tulpenplantsoen op het Lange Voorhout: mijn excuses, dat was ik die hier als een idioot doorheen reed om op tijd bij Máxima in de Ridderzaal te komen. Het is echt geen onwil, het voelt gewoon alsof ik er niks aan kan doen. Het is heel gênant om te laat binnen te komen op een vergadering terwijl dertig keurig geklede mannen in pak je aanstaren. “Sorry, heren. Ik stond voor een dichte brug.” “O,” zegt een van de heren, “toch raar dat op het hele traject van uw bedrijf tot hier geen enkele brug voorkomt.” Oeps… Dit doe je gewoon niet expres. Wat is waar over te laat komen? Wat zegt te laat komen nu eigenlijk over mij? Over ons? Zijn we niet serieus met ons werk bezig? Stellen we de verkeerde prioriteiten? Of hebben we gewoon te veel werk? Let wel, ik heb het hier over de structurele laatkomers. Incidenteel een keer vertraging oplopen doordat er echt een brug dicht is, telt niet. Jeff Conte, professor aan de universiteit van San Diego, deed onderzoek[1] naar laatkomers. Uit de studie blijkt dat multitaskers vaak telaatkomers zijn. Mensen die multitasken geven er de voorkeur aan om verschillende taken tegelijk uit te voeren en activiteiten te combineren. Ze hebben er geen problemen mee als ze hun werk moeten onderbreken en houden zich minder dan hun tegenpolen aan vaste schema’s en strakke deadlines. Mensen van dit type lezen de krant terwijl ze hun boterhammen opeten en ondertussen telefoneren. De niet-multitasker, die een grote kans heeft om op tijd te komen, werkt taak voor taak af in één bepaald tijdsblok. Hij houdt er niet van om onderbroken te worden tijdens het uitvoeren van die ene activiteit. Deze niet-multitasker verandert zijn schema liever niet, houdt zich aan een meer gedetailleerde planning en is minder tot weinig flexibel. Het gevolg? Hij verschijnt perfect op tijd op een afspraak. Verschillende types Je kunt er dus niet altijd iets aan doen dat je structureel te laat komt. Volgens professor Conte is het wetenschappelijk bewezen dat het afhankelijk is van je persoonlijkheidstype of je de neiging hebt tot te laat komen of niet. Het zit in ons systeem, als iets oncontroleerbaars. Zo heb je volgens Conte twee typen persoonlijkheden: type A heeft een tijdsdrang (time urgent) en is gefocust op tijd. Mensen van dit type kijken continu op hun horloge en werken onder druk om deadlines te halen. Type A maakt lijstjes, is zeer punctueel en houdt zich strikt aan een deadline. Type B is relaxter, minder gefocust op tijd en houdt zich minder aan deadlines. Door dit gedrag maakt type B minder kans om op tijd te komen dan type A. Wel zijn mensen met dit persoonlijkheidstype creatiever, geduldiger, meer onderzoekend en hebben ze een groter inlevingsvermogen. Ook zijn type B-personen grotere optimisten, doordat ze altijd denken meer tijd te hebben dan ze werkelijk hebben. Structureel te laat komen heeft niets met luiheid, egoïsme of onbeleefd gedrag te maken. Het hangt af van het persoonlijkheidstype dat jij bent. Absolute wetenschap is het echter niet. Het wil dus niet zeggen dat lijstjes maken de kans vergroot dat je op tijd komt. Het is afhankelijk van je totale persoonlijkheid en je tijdsbesef of je een laatkomer bent of niet. Kristel Groenenboom schreef een boek over vooroordelen tegen vrouwen aan de top: ‘Mag ik meneer Kristel even spreken?’ Je kunt het boek hier bestellen. 

Columnisten & Experts

Te laat komen doe je niet (expres)

Hoe kijkt onze maatschappij tegen laatkomers aan? Je kunt er sollicitatiegesprekken met verknallen, deals verprutsen en mensen irriteren. Maar is...

author Kristel Groenenboom

clock 3,5 min

MT/Sprout Academy

‘Stop met e-mailen, start met werken’

We krijgen het steeds drukker. Een Britse uitgeverij had het overdag zo druk dat de redacteuren in de avonduren al...

author Romy Donk

clock 3 min

De meeste mensen maken van hun werkdag een marathon. Ze komen om 9:00 uur op kantoor en werken dan gestaag door tot een uur of 17:00, 18:00 of zelfs nog later. Ze onderbreken die dag maar één keer voor een lunchpauze. Dat is onverstandig, want je kunt je werkdag veel beter indelen in korte spurts, schrijft Brad Stulberg, co-auteur van Peak Performance: Elevate Your Game, Avoid Burnout, and Thrive With the New Science of Success in een artikel op nymag.com. Marathonlopers weten dat al sinds halverwege de vorige eeuw. Tijdens die marathon loop je wel aan een stuk door, maar in de training doe je dat niet. Intervaltrainingen zijn namelijk veel efficiënter.

Management & Leiderschap

Leren van topsport: intervaltraining en waarom je beter werkt in kleine spurts

In plaats van gestaag de hele dag aan een stuk door te werken, kun je beter je dag opdelen in...

author Thijs Peters

clock 1,5 min

Niet je tijd, maar je energie moet je managen. Verschillende managementgoeroes spraken deze zin al uit, maar hoe zorg je ervoor dat je genoeg energie hebt om de dag door te komen? In het boek Altijd Scherp geven Tony Schwartz & Jim Loehr drie tips om te beginnen.

Management & Leiderschap

Energie managen in plaats van tijd: 3 tips

'Niet je tijd, maar je energie moet je managen.' Verschillende managementgoeroes spraken deze zin al uit, maar hoe zorg je...

author Loeka Oostra

clock 1 min

Tony Crabbe video nooit meer te druk

Management & Leiderschap

Tony Crabbe aflevering #3: ‘Doe de belangrijke dingen eerst, kijk daarna pas naar je planning’

We hebben altijd wel dingen te doen. Heb je een uurtje 'vrije ruimte', dan is die al gauw weer opgevuld....

author Romy Donk

clock 1 min

Tony Crabbe, timemanagement, druk, productiviteit, effectief

Management & Leiderschap

Tony Crabbe aflevering #2: ‘Manage je aandacht, niet je tijd’

Minder moe worden en tegelijkertijd 40 procent meer gedaan krijgen. Hoe doe je dat? Volgens expert Tony Crabbe zijn we...

author Romy Donk

clock 0,5 min

Het efficiënter indelen van je tijd, het lijkt zo handig. Niets is minder waar, zo schrijft de Engelse krant The Guardian: de druk die de theorie met zich meebrengt om zo efficiënt mogelijk te zijn, heeft het tegenovergestelde effect tot gevolg. Neem bijvoorbeeld de eeuwig overlopende mailbox. De meesten zullen de situatie herkennen: eindelijk thuis van werk, met vrienden in de kroeg of ‘s avonds voor het slapen gaan komt er net nog een mailtje binnen. Met een smartphone altijd in de buurt zijn we bereikbaarder dan ooit. U neemt zich voor het mailtje morgen op kantoor te beantwoorden, maar doordat u weet dat er iets op u staat te wachten bent u onmiddellijk een stuk onrustiger. Het managen van tijd is populairder dan ooit. Er zijn duizenden apps die je helpen productiever te zijn, inclusief software die geluiden uit een koffietent voor je nabootsen omdat dit zou helpen bij de concentratie. Boeken over timemanagement staan niet bij uitzondering weken in bestsellerlijsten, omdat mensen graag willen weten hoe ze hun tijd efficient mogelijk in kunnen delen. Maar levert het wat op? De wrange waarheid is dat technieken die ontworpen zijn om productiviteit toe te laten nemen, vooral de angst voeden om niet productiviteit genoeg te zijn. Hoe beter je wordt in timemanagement, des te minder heb je het gevoel dat je productiever bent. Neem het voorbeeld van de mailbox wederom: wie constant ervoor zorgt dat zijn mailbox leeg is, kan onrustig worden van het feit dat er misschien een e-mail klaar staat waar iets mee moet. Wie altijd zo snel mogelijk reageert op mail om een lege inbox te forceren, krijgt natuurlijk ook snel weer antwoord. Time management suggereert dat alles eindelijk onder controle is, maar als werk anno 2016 ergens door gekenmerkt wordt dan is het wel zijn eindigheid. Er is altijd de mogelijkheid om iets meer te doen, dat ene mailtje nog even te beantwoorden of nog even te blijven zitten voor dat ene rapport op de late avond. Er komt geen einde aan, en dus zal volledige controle uitblijven. Het blijft niet alleen bij werk: ook privé willen we zo efficiënt mogelijk zijn. Maar levert dat ons de rust op die time management pretendeert te kunnen geven? Volgens de Engelse krant is het slechts een illusie. ‘Productiviteit presenteert zichzelf als een nieuwe manier van werken, terwijl het beter begrepen kan worden als een zoveelste manier. Zo werkt het via precies hetzelfde psychologische principe als werk: ons voldoende afgeleid houden om ons niet constant angstig af te vragen wat we eigenlijk precies doen met ons leven.’

Management & Leiderschap

Waarom timemanagement ons vooral onrustig maakt

Timemanagement, het lijkt het toverwoord van 2016 op de werkvloer. Maar levert het ons zoveel op als het pretendeert?

author Loeka Oostra

clock 2 min

Management & Leiderschap

Tedje van de week: tijd creëren betekent prioriseren

We zijn allemaal druk tegenwoordig en niemand heeft tijd 'over'. Volgens Laura Vanderkam is de oplossing hiervoor prioriteiten stellen. 'Want...

author Romy Donk

clock 0,5 min

Leiderschap, high performance, succes

Management & Leiderschap

9 Tips om meer werk te verzetten in minder tijd

Wie zijn taken goed ordent en zich niet laat afleiden, werkt sneller én heeft meer tijd over voor andere dingen...

author Romy Donk

clock 6,5 min