Het evangelie van timemanagement wordt al jaren luid verkondigd door menig managementgoeroe. Allerlei tools en apps helpen ons taken en to do’s bij te houden, zodat we nóg productiever zijn, nóg betere resultaten leveren én alsmaar beter worden in werk inplannen, prioriteiten toekennen, meer werk verzetten… Maar dat superefficiënt managen van onze tijd en taken heeft een keerzijde.
Continu tekortschieten
Veel timemanagementrichtlijnen raden je aan alles wat je kant op komt onmiddellijk te capteren, te evalueren en af te handelen als dat snel kan, of het in te plannen of te delegeren als je het niet snel of zelf kan doen. De echte helden van het timemanagement doen dit op het werk, maar ook privé, voor alles wat gedaan of geregeld moet worden. Getting things done als levensmotto.
‘Als je dat consequent doet, zal je takenlijst aan een beangstigend snel tempo groeien. En het idee dat je al die taken moet afwerken, kan je doen panikeren’, Jason Allaire van Cornerstone University Professional and Graduate Studies. ‘Timemanagement kan handig zijn, maar het mag je leven niet beheersen. Nu en dan slipt er iets door je vingers. Je hebt grenzen zoals iedereen.’
Als je overdrijft, zorgt timemanagement dus voor een langere to-dolijst. En hoe langer die is, hoe meer je op het einde van je dag beseft wat je allemaal níet gedaan hebt. Timemanagement kan je dus het gevoel geven dat je continu tekortschiet. ‘Het aantal afgevinkte taken zou geen maatstaf voor succes mogen zijn’, aldus Allaire.
Meer werk
‘Een project zal altijd de hoeveelheid tijd in beslag nemen die ervoor voorzien is.’ De Wet van Parkinson is perfect toepasbaar op timemanagement, want hoe efficiënter je taken afhandelt, hoe meer hooi je op je vork kan nemen en hoe meer werk je kant uitkomt. ‘Hoe beter je wordt in snel e-mails beantwoorden, hoe meer antwoorden je terugkrijgt. De omvang van je inbox neemt exponentieel toe naarmate je mails sneller beantwoordt’, weet Allaire.
Is de oplossing dan minder hard werken? Mails onbeantwoord laten? ‘Uiteraard niet. Maar het is wel belangrijk dat je nee leert zeggen wanneer mensen je proberen in te schakelen voor zaken waarmee je zelf in de problemen geraakt met je prioriteiten.’
Minder focus
Eigenlijk zou timemanagement ervoor moeten zorgen dat je meer tijd hebt voor de taak waarmee je bezig bent, omdat je alle andere taken en verplichtingen kan vergeten. Die zijn immers al lang op je to-dolijst beland, of gedelegeerd. Gefocust doorwerken en dan tijd hebben om leuke dingen te doen.
‘Maar zo werkt het helaas niet’, zegt Allaire. Die eindeloze to-dolijst hangt als een zwaard van Damocles boven je hoofd. ‘Terwijl je met je kinderen aan het spelen bent, zit je met je gedachten bij de volgende taken op je groeiende lijst. Timemanagement zorgt niet voor meer, maar voor minder focus.’
‘Het ironische aan timemanagement is dat het je doet focussen op details’, waarschuwt Allaire. ‘Je bent zo hard bezig alles in systemen en lijsten te gieten, af te vinken, prioriteiten en deadlines toe te kennen, dat je the big picture mist.’ Je voelt je als een machine die taak na taak afhandelt zonder daar verder nog bij stil te staan. ‘Wie continu met kleine deeltaken bezig is, gewoon omdat ze op een checklist staat, zal nooit enig werk van betekenis verwezenlijken.’
Weg met timemanagement?
De conclusie is duidelijk: we stoppen met timemanagement en gooien onze takenlijsten in de prullenmand. ‘Helemaal niet’, zegt Allaire. ‘Timemanagement en productiviteitstools kunnen een nuttige hulp zijn, maar het blijven hulpmiddelen, geen doel op zich. Gebruik ze slim en zorg dat je zelf controle houdt over je prioriteiten. Laat ze je leven niet dicteren. Gooi je checklists niet weg, maar hou ze duidelijk gescheiden van andere belangrijke dingen in je leven. En zorg ervoor dat je zowel professioneel als privé focust op zaken die er echt toe doen.’
