Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Kantoortuin

The Core in Amsterdam - kantoortuin moderne werkplek

Carrière

Moderne werkplek? Met alleen stilteruimtes ben je er niet

Ok, een kantoortuin is misschien toch niet hét antwoord, maar wat is dan wel een goede moderne werkplek? Stap 1:...

author Hedwig Wiebes

clock 4 min

koptelefoon

Carrière

De moderne mens wordt overgevoelig voor het geluid van de ander

Dankzij onze koptelefoons of oortjes reizen, werken en sporten we steeds vaker in onze eigen wereld. Wel zo rustig, want...

author Hedwig Wiebes

clock 4 min

Niets is dodelijker voor focus dan afleidende collega’s. Toch laten veel bedrijven hun werknemers werken in een kantoortuin, een open ruimte met geen tot weinig privacy. Hoe zorg je dat je te midden van al dit rumoer toch dingen gedaan krijgt?

Nieuws

Concentratieproblemen en afleiding: zo overleef je de kantoortuin

Niets is dodelijker voor focus dan afleidende collega’s. Toch laten veel bedrijven hun werknemers werken in een kantoortuin, een open...

author Hagar Jobse

clock 3,5 min

6 tips voor een gezond kantoor

Persoonlijke Groei

Vitale medewerkers? Met deze 6 tips maak je van jouw kantoor een gezonde omgeving

Een gezonde kantooromgeving maakt medewerkers gelukkiger en productiever. Met deze zes tips richt je je gebouw op een gezonde manier...

author Hagar Jobse

clock 3 min

pomodorotechniek Cirillo MT

Carrière

Meer doen met behulp van een kookwekker, het werkt

Stoplichten op bureau's en geluidsdempende koptelefoons. Veel kantoorbewoners grijpen alles aan om ongestoord te kunnen werken. Maar een bedrieglijk eenvoudige...

author Thijs Peters

clock 2,5 min

noise reduction geluidsdemping kantoortuin MT

Management

Zo richt je de kantoortuin het beste in

Wat kun je doen aan de inrichting van je kantoortuin om overlast zo veel mogelijk te beperken? Zelfs in grote...

author Kim van de Wetering

clock 2,5 min

kantoortuin overleven MT Work/Life

Nieuws

Zo hou je het vol in de kantoortuin

In de kantoortuin zijn het vaak dezelfde collega’s die je van je werk houden, en die je na een tijdje...

author Kim van de Wetering

clock 2 min

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.

Carrière

Bob de manager over ontslag per e-mail

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Vandaag ontdekt hij hoe vaak we eigenlijk mailen in...

author Hans Verstraaten

clock 3 min

kantoortuin MT

Management

Onderzoek: dit is wat er misgaat in de kantoortuin

Op papier is het een goed idee, je zet mensen bij elkaar in een mooie open ruimte en ze gaan...

author Kim van de Wetering

clock 2 min

gemotiveerde medewerkers

Management

Een breinvriendelijk kantoor creëren: focus first

Kantoortuinen zijn bij veel bedrijven eerder regel dan uitzondering. Maar werken met al die mensen en verschillende activiteiten in één...

author Linda Roos

clock 3,5 min

gemotiveerde medewerkers

Management

Hoe creëer je een breinvriendelijk kantoor?

Kantoortuinen zijn bij veel bedrijven eerder regel dan uitzondering. Maar vormt een kantoortuin wel een breinvriendelijk kantoor? En hoe maak...

author Redactie MT/SPROUT Academy

clock 4 min

Op kantoor zitten we vaak jarenlang naast collega's met dezelfde kennis en expertise. Daardoor leren we te weinig van elkaar en delen we te weinig informatie.

Management

Hoe je silo’s op kantoor kunt voorkomen met een tafelschikking

Op kantoor zitten we vaak jarenlang naast collega's met dezelfde kennis en expertise. Daardoor leren we te weinig van elkaar...

author Thijs Peters

clock 2 min

Hoe kan Het Nieuwe Werken geoptimaliseerd worden? Rondom die vraag promoveert Arjan de Kok aankomende maandag aan de Universiteit Utrecht. ‘Vooral de flexibele werkplekken zijn een probleem.’

Management

Onderzoek: Deel kantoortuin in naar taken

Hoe kan Het Nieuwe Werken geoptimaliseerd worden? Rondom die vraag promoveert Arjan de Kok aankomende maandag aan de Universiteit Utrecht....

author Loeka Oostra

clock 3 min