Flexibele werkplekken, indeling van eigen tijd en veel virtuele meetings: veel bedrijven zijn de afgelopen jaren bezig geweest met het invoeren van Het Nieuwe Werken. Maar wat maakt het tot een succes? Arjan de Kok, die zelf in zijn twintig jaar durende carrière verschillende implementaties meemaakte, promoveert maandag 5 februari door te kijken naar kennisoverdracht, informatiebeveiliging en ervaringen bij Het Nieuwe Werken.
Zijn alle bedrijven niet zo langzamerhand al overgestapt op Het Nieuwe Werken?
‘Toen ik zes jaar geleden begon met dit onderzoek, merkte ik dat er nog veel vragen waren rondom Het Nieuwe Werken. Hoe implementeren we dit het beste? Wat is de uitvoering die goed bij ons werkt? Ik heb zelf als ICT-projectleider geholpen om systemen op te zetten.’
‘Inmiddels is Het Nieuwe Werken bij veel bedrijven geïmplementeerd, maar die vragen blijven. Bovendien wordt er nu een tweede slag gemaakt: hoe kunnen we Het Nieuwe Werken optimaliseren? Ook zijn er grote bedrijven en overheidsinstanties die ermee aan de slag gaan: het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) betrok vorig jaar een nieuw gebouw in Den Haag en wilde het anders aanpakken. Dat is wel een teken dat we op de goede weg zijn.’
Wat hebben we geleerd in al die jaren van Het Nieuwe Werken?
‘Voor het management ligt er een belangrijke rol voor een goede implementatie van Het Nieuwe Werken. Deze werkvorm staat eigenlijk vooral voor resultaatgericht werken, in plaats van een bepaald aantal uren op kantoor te moeten zitten. Mensen delen hun werktijden én werkplek zelf in, je moet een manager hebben die het vertrouwen voelt om dit los te kunnen laten. In een land als Nederland, waar hiërarchie op de werkvloer niet gebruikelijk is en mensen veel verantwoordelijkheid dragen, is het succes hiervan geen toevalligheid.’
Wat zijn de belangrijkste ervaringen van medewerkers tot nu toe?
‘In mijn onderzoek kwam naar voren dat de tevredenheid over werk en betrokkenheid bij de organisatie significant stijgen met deze werkvorm. Tegelijkertijd is er nog veel ongemak over de zelfstandige werkplekken en het opgeven van vaste bureaus. ‘s Ochtends een plek zoeken is voor sommige mensen echt een struikelblok.’
Maar dat is op te lossen toch?
‘Ja, met een app zou je bijvoorbeeld kunnen zien zodra je op kantoor komt welke bureaus er nog leeg zijn. Met je telefoon check je vervolgens in, zodat mensen je ook kunnen vinden op je plek als ze je die dag zoeken.’
‘Tegelijkertijd denk ik dat de klacht ten grondslag ligt aan de vaak onhandige indeling van de kantoortuin. Als verschillende functies door elkaar zitten, waarbij de een veel moet bellen en de ander geconcentreerd moeilijke spreadsheets in moet vullen, kan dat het werk verstoren.’
Wat moeten we daar dan precies aan doen?
‘Veel bedrijven maken wel zogenaamde concentratieplekken, maar de ervaring leert dat die constant bezet zijn voor meetings, of te dichtbij de plek zijn waar sales de hele dag aan de telefoon zit. Ik pleit voor een plek kiezen aan de hand van je taak. Moet je veel bellen, ga dan in een hoek zitten waar het wat normaler is om te praten. Heb je een moeilijke taak, zoek dan een hoek op waar het stil is. Zie het als de nieuwe treinen van NS: er zijn nog wel stiltecoupes, maar in de nieuwe sprinters zijn er ook ruimtes waar je niet helemaal stil hoeft te zijn, maar je mag praten als het niet te hinderlijk is. Daar moeten we in de kantoren ook naartoe.’
‘Overigens blijkt uit Deens onderzoek dat de perceptie van medewerkers over focus en het daadwerkelijke aantal uren dat ze geconcentreerd aan het werk zijn ongeveer 50 procent uit elkaar liggen. Mensen denken dat ze niet kunnen werken in de flexibele omgeving door al het lawaai, maar zelf gaan ze ook overleggen met collega’s, bellen of rondlopen.’
Kennis overdragen blijkt een struikelblok, nu we veel meer digitaal met elkaar communiceren. Wat kunnen we daaraan doen?
‘We moeten het kenniswerken en opslaan beter benutten en medewerkers op de meest effectieve manier hun taken laten uitvoeren. Dat hoeft niet ten koste te gaan van de informatieveiligheid. De tablets van Apple zijn beter op het gebied van informatiebescherming dan Windows computers. De cloud maakt het mogelijk om allemaal op alle apparaten met dezelfde data te werken en informatie te delen.’
‘Doordat veel informatie nu digitaal uitgewisseld wordt, door middel van social media of in een conference call, vergeten mensen vaak kennis op te schrijven en gaat informatie verloren. We moeten naar een manier van werken waarbij belangrijke video conference calls bijvoorbeeld opgenomen en opgeslagen worden, zodat ze ook na het gesprek voor iedereen toegankelijk zijn.
Arjan de Kok promoveert maandag 5 februari aan de Universiteit Utrecht.
