Eind jaren vijftig werd het concept van de kantoortuin voor het eerst geïntroduceerd. Een open kantoorruimte zou het gevoel van hiërarchie verminderen en zou communicatie tussen collega’s makkelijker maken. Het was een innovatieve stap, die zou leiden tot meer samenwerking en dus meer productiviteit. Maar uit veel onderzoeken is inmiddels gebleken dat de kantoortuin bepaald geen breinvriendelijke kantoor is.
Gestoorde focus
De constante stroom aan ‘storingen’ in kantoortuinen is het meest breinonvriendelijk. Een collega die iets tussendoor vraagt of mededeelt, een discussie die je woord voor woord mee kunt luisteren. Maar ook een nieuw mailtje dat binnenkort of berichtjes via de telefoon. ‘Bij iedere storing moet er in je brein een wisseling plaatsvinden’, legt neuropsychiater en breinexpert Theo Compernolle uit, auteur van Ontketen je brein en Zo haal je meer uit je brein.
Zo’n wisseling is niet bevorderlijk voor je brein. In ontspanning kan het leuk zijn om voortdurend heen en weer te springen, maar bij werken, leren en sporten is focus het belangrijkste. In de kern is het volgens Compernolle heel simpel: ons denkend brein kan, net als een seriële processor, maar een ding tegelijk. Bij elke interruptie op de werkvloer –bijvoorbeeld het bekijken van een mailtje- moet je brein dus tijdelijk informatie parkeren en wordt er geschakeld tussen delen van je brein. Uit onderzoek blijkt bovendien dat niemand maar één mailtje bekijkt, maar dat mensen gemiddeld elf nieuwe mails checken als ze eenmaal bezig zijn.
Afspraken voor een breinvriendelijk kantoor
Wat kun je als manager hierin betekenen op de werkvloer? Volgens Compernolle kunnen managers op een bepaald niveau iets doen. Je kunt in de eerste plaats zelf actie ondernemen om een breinvriendelijke balans in je leven te vormen. Bijvoorbeeld door je telefoon weg te leggen of je mail uit te zetten tijdens bepaalde taken. Maar vraag je ook af: wat kunnen wij –mijn collega’s of eigen team- samen doen om een breinvriendelijk kantoor te creëren?
#1 Breinvriendelijke focus
De belangrijkste pijler voor een breinvriendelijk kantoor? Focus first. Dat zou de prioriteit van ieder soort kantoor moeten zijn. Hoe zorg je ervoor dat mensen zich eenvoudig kunnen focussen in een kantoortuin? Door voldoende privacy te creëren. Kwalitatief hersenwerk vraagt veel privacy, communiceren met collega’s vraagt weinig privacy.
Het wordt ingewikkeld wanneer je focus en communicatie probeert te realiseren in dezelfde ruimte. Elk breinvriendelijk kantoor moet daarom vier functies vervullen, legt Compernolle uit. Concentreren (focus), communiceren, samenwerken en ontspannen. Die vier onderdelen kun je niet in een ruimte samenbrengen. Met name concentreren en communiceren zijn onmogelijk om op een effectieve manier in een ruimte te combineren.
Eigenlijk mag je gefocust denkwerk niet mengen met communiceren, samenwerken of ontspannen. Maak focus de prioriteit en zorg dat de belangrijkste ruimte, waar mensen het grootste deel van hun tijd doorbrengen, een ruimte is waar ze zich ongestoord kunnen concentreren. Om dat terrein te beschermen moeten er dus voldoende aparte hokken zijn waar mensen kunnen overleggen, telefoontjes plegen of brainstormen zonder de mensen in de open ruimte te hinderen.
#2 Breinvriendelijk e-mailen
Stop met het beantwoorden van binnenkomende mails op elk willekeurig moment van de dag. Compernolle geeft een voorbeeld: stel dat er aan een project tien mensen werken. De projectmanager stuurt die tien mensen een mail met wat ze moeten doen. In tachtig procent van de gevallen gebeurt er het volgende: de eerste leest de mail, beantwoordt deze en zet de negen anderen in de cc. Zo komt er een lawine aan mailtjes terug, die eigenlijk niet veel toevoegen.
Door duidelijke afspraken te maken over het sturen van mails kun je dit proces efficiënter maken. Zorg dat je binnenkomende mails eenvoudig kunt sorteren, door altijd de naam voor het project in het onderwerp vermelden (‘Project X’). Wanneer je een mail stuurt met de taakverdeling, helpt het om er duidelijk ‘ter info’ bij te vermelden en aan te geven dat het niet nodig is om te reageren. Een andere handige e-mailtip: beantwoord je binnengekomen mail nooit chronologisch, maar in volgorde van prioriteit. Voor de meeste e-mails geldt dat ze niet binnen 24 uur beantwoord hoeven te worden.
#3 Breinvriendelijke blokken
Op een breinvriendelijk kantoor is het ook verstandig om te werken in blokken waarin je volledig ongestoord werk kunt verrichten. Dit is met name handig wanneer de kantoorruimte wat minder flexibel is. Spreek af dat je bijvoorbeeld vier keer per dag een blok van 45 minuten hebt waarin je ongestoord kunt werken.
Ooit coachte Compernolle de CEO van een groot bedrijf dat op vier continenten werkzaam was. De CEO wisselde niet alleen constant taken af voor verschillende continenten, maar ook talen. Hij besloot om te werken in continentblokken: maandag werd er werk gedaan voor Europa, dinsdag stond Afrika op de planning, op woensdag Amerika en ga zo maar door. Zo werd er op maandag geen mail over Amerika beantwoord en op dinsdag was er geen ruimte om zaken voor Europa te bespreken.
Het systeem werkte zo goed, dat de CEO besloot om de blokken verder te trekken. Zo werkte de organisatie niet alleen in blokken per continent, maar ook in taalblokken. Op maandag was er een blok voor Frankrijk, Duitsland, Nederland, enzovoorts.
Meer weten? Theo Compernolle zal je tijdens zijn masterclass ‘Zonder stress geen succes‘ leren hoe je optimaal kunt presteren in een wereld vol afleiding. Door de gebruiksaanwijzing van je brein toe te passen, doe je meer in minder tijd, met minder fouten en minder stress!
