Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Papierloos vergaderen met iPad

De tabletcomputer verovert niet alleen de consumentenmarkt maar ook de boardroom. Papierloos vergaderen is aanstaande. En het levert nog geld op ook.

 

In veel concerns is het een even verplicht als moeizaam nummer: rapporten, verslagen en visie­documenten van alle divisies en landen vergaren, printen en verspreiden onder de bestuurders die aan de vergadertafel aanschuiven. Zorgen dat ieder op tijd de juiste versie krijgt om vooraf door te nemen met de rode pen in de hand. Herzieningen, concepten en eindversies schieten voortdurend heen en weer. En dan nog leidt ter vergadering de zoektocht naar relevante informatie tot oorverdovend geritsel. 

Board portal

Een oplossing voor dit papieren corvee bestond al langer. Leveranciers van ­zogenoemde board portals bouwen voor hun klanten een online systeem, waarin alle vergaderstukken worden geüpload en op de juiste plek, tijd en in de juiste versie weer veilig gedownload. Dat bood al een oplossing voor de gevaren van het werken met verschillende versies van één document en de onmogelijkheid om iemand op een luchthaven nog even een rapport in de handen te drukken.

Uitgeprint

Amerikaanse bedrijven lopen voorop in het gebruik van zulke board portals. Na enige gewenning bij de soms niet zo tech-savvy topbestuurders (is de informatie wel veilig daar in de computer? Kunnen mijn concurrenten niet meekijken op dat internet?) sloeg het digitale documentenbeheer aan. Maar wat bleef: de vergaderstukken worden in het algemeen nog uitgeprint. Een bestuurscomité dat achter laptops schuilgaat, dat vergadert nu eenmaal niet lekker. 

iPad oplossing

De iPad blijkt nu ook voor de vergadertijger aan de top dé oplossing. De ­e-reader bestond natuurlijk al langer, maar die bood (tot nog toe) te weinig mogelijk­heden om snel te zoeken in de stapels ­virtuele paperassen vol spreadsheets en kleurige diagrammen. Maar sinds ­aanbieders van board portals de iPad opnamen in hun aanbod loopt het bij hen werkelijk storm. “Dat kun je wel zeggen”, zegt bijvoorbeeld Alex Sodi, ceo Diligent Board member services uit New York, die oliegigant Exxon en de BBC tot zijn klanten mag rekenen. “We krijgen echt een gigantische piek in het aantal aanvragen sinds onze iPad-app is verschenen. En vaak kwam het initiatief rechtstreeks van de bestuurders. Het is voor hen ook een no-brainer: dit is de kans om echt papierloos te vergaderen.”

Digibeten

Een tablet is niet alleen minder opdringerig, hij leest ook lekkerder dan een laptop en is – niet onbelangrijk voor veel bestuurders – erg toegankelijk voor digibeten. “Het is opzienbarend hoe de oudere generatie de iPad de afgelopen tijd heeft omarmd”, zegt Sodi. De belangrijkste afnemers van ­Diligent komen uit de financiële wereld, de industrie en farmacie. “Bedrijfstakken waar met veel informatie wordt gewerkt, en waar de directie soms erg verspreid opereert.”

Veiligheidsredenen

Diligent levert ook in Europa zijn vergadersoftware, maar klanten zien om veiligheidsredenen niet graag hun naam genoemd. Sodi noemt Gemalto en Brit Insurance als Nederlandse klanten, maar die zijn voornamelijk om fiscale redenen in ons land gevestigd en beursgenoteerd. “Dit werkt intuïtief en het bespaart me kostbare tijd omdat ik altijd ­alles bij me heb. Het is minder sjouwen en het scheelt een hoop papier. Ik pieker er dan ook niet over om terug te gaan naar papier”, laat Dane Douetil, ceo van Brit Insurance, desgevraagd weten. Het papierloze vergaderen staat natuurlijk leuk in het duurzaamheidsjaarverslag. “Maar het bespaart ook echt veel geld. Niet alleen papier en inkt, maar ook de tijd die zoekraakt met het produceren en leveren van documenten.”

Sommetjes

De sommetjes lijken inderdaad te kloppen, afgaand op de overheden die in ons land papierloos vergaderen en daar een stuk opener over zijn dan de meeste bedrijven. Zo keek de gemeente Nijmegen niet naar een besparing op fte’s, maar louter naar de printkosten bij de invoering van de iPad als papiervervanger. Dat scheelt 530 euro voor elk van de 110 gebruikers, terwijl de iPads werden ingekocht voor 424 euro. Met zo’n ultrakorte terugverdientijd is het niet gek dat dankzij de Apple-tablet het papierloos vergaderen nu echt aanslaat, na jarenlang een grote belofte te zijn geweest.

Tekort

Niet alle vergadertijgers kunnen echter met de nieuwste iPad 2 aan de slag. Het stormachtige succes van de iPad 2 bij grote bedrijven en de aardbeving in Japan maken dat Apple niet kan voldoen aan de massaal vraag naar tablets. Door de ­regel ‘maximaal 2 per klant’ moeten de meeste raden van bestuur toch even zelf bij de Apple Store langs, voordat de zware loodgieterstas kan worden afgedankt.

Lees ook op TechBusiness:

Elke week het beste van TechBusiness in de mail? Vraag de nieuwsbrief aan.

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

 


 

Verhuizen of verbouwen? Dit is waarom Richard van Egmond Plastic koos voor dat laatste

In samenwerking met ABN AMRO - Wil je uitbreiden en is er te weinig ruimte in je bedrijfspand? Dan maar verhuizen, zullen veel ondernemers denken. Dat was eigenlijk ook het plan van Richard Brandwijk, eigenaar van Egmond Plastic in Alkmaar. Tot een adviseur hem op een dag vroeg wat hij in dat nieuwe pand eigenlijk ging doen. 'Dat geld kon ik net zo goed in mijn eigen pand steken.'

Richard Brandwijk, Egmond Plastic

Wie weleens in een Boeing of Airbus heeft gezeten, heeft waarschijnlijk wel iets van Egmond Plastic in z’n handen gehad. Het bedrijf maakt kunststof onderdelen voor vliegtuigen. Denk aan een leeslampje, het deurtje van een oven in de pantry of de wc-bril. Maar er zijn ook onderdelen die je niet ziet, zoals in het brandstofsysteem. Zo’n 70 procent van de omzet komt inmiddels uit deze branche. Het bedrijf begon in 1968 met spuitgieten. Dat is een productietechniek waarbij gesmolten materiaal onder hoge druk in een mal (een matrijs) wordt gespoten. Zodra het materiaal afkoelt en stolt, ontstaat een nauwkeurig driedimensionaal product.

In de jaren 80 koos de toenmalige leiding bewust voor lastige materialen, kleine aantallen en complexe vormen. ‘Ze zagen de lagelonenlanden toen al aankomen. Fokker werd een belangrijke afnemer en maakte de weg vrij naar meer klanten uit de luchtvaart’, zegt Richard Brandwijk. Hij nam het bedrijf in 2011 over, een deal waar ook het vastgoed bij inbegrepen was. Een pand uit 1980, dat sindsdien nauwelijks was gemoderniseerd.

Het gesprek dat alles veranderde

Al snel na de overname liep Richard tegen de muren aan. Machines had hij genoeg, ruimte om uit te breiden nauwelijks. Een pand in de buurt leek de ideale oplossing en de gesprekken met die eigenaar waren al ver gevorderd. Totdat een oud-collega hem in contact bracht met een specialist in lean manufacturing. Dat is een manier van werken waarbij je alleen maakt wat een klant vraagt en dus geen voorraden aanhoudt. ‘Dat gesprek veranderde alles. Als je alleen voor de ruimte gaat verhuizen, dan worden dat heel dure opslag van pallets, zo vertelde hij me. Bovendien moesten we ook daar flink gaan verbouwen. Onze productiemethode stelt nu eenmaal super hoge eisen aan een gebouw.’

Een nieuwe schil om het bedrijf

Richard somt er een paar op: de zwaarste matrijs bij Egmond Plastic weegt 6 ton. En dat op een oppervlak van één vierkante meter. Dat vraagt om een ijzersterke vloer, voldoende hoogte en kraanbanen om de matrijzen in de machines te hangen. ‘Hij rekende het me voor en zo kwamen we uit op 1 miljoen euro, bovenop de koopsom. Dat geld kon ik net zo goed in mijn eigen pand steken’, aldus Richard. Het gevolg? De deal werd afgeblazen. De ondernemer koos heel bewust voor een ingrijpende verbouwing.

Die volgde in 2017 en 2018. Alles wat niet met de productielijn te maken had, verdween van de fabrieksvloer. Van de kantine tot kleedkamers, toiletten, opslag en kantoren. Rond het rechthoekige pand kwam een nieuwe schil, waarin al die functies een plekje kregen. En omdat er voortaan minder op voorraad werd gemaakt, bleek er ook minder opslagruimte nodig. Toch was er ook nog een extra uitdaging. ‘Het pand staat op veengrond en in 1980 vond men het niet nodig om de vloeren te onderheien. Vijf van de zes waren inmiddels verzakt. Stuk voor stuk zijn ze eruit gehaald, onderheid en opnieuw gestort.’

Je pand verbouwen, hoe financier je dat?

Hoe betaal je zo’n verbouwing, kort nadat je een bedrijf hebt gekocht? De overname zelf financierde Brandwijk in 2011 met een lening van ABN AMRO. Omdat het pand bij de deal was inbegrepen, gaf dat de bank voldoende zekerheid. Wat volgens Richard verder nog meehielp, was de timing. ‘Het bedrijf had in de jaren ervoor niet zo goed gedraaid. Dat veranderde na de overname en ook dat aspect speelde bij het verkrijgen van de financiering een rol’, vertelt de ondernemer. En de verbouwing zelf? Die betaalde hij deels uit eigen middelen en deels met een lening van ABN AMRO. Zelf hield hij jarenlang de hand op de knip. ‘We hebben vrijwel al het verdiende geld weer teruggestopt in de onderneming. Daar haal ik een beter rendement mee dan op een spaarrekening.’

Stroom van het eigen dak

De volgende investeringsgolf kwam met de energiecrisis, in 2022. Egmond Plastic verbruikt zo’n 1,3 miljoen kilowattuur per jaar. Toen de prijzen na de Russische inval in Oekraïne zo hard stegen, kon Richard dat niet doorberekenen aan zijn klanten. ‘Mijn concurrenten in Amerika en China hadden namelijk geen energiecrisis. Ik moest het dus aan de kostenkant zoeken.’ Het energieverbruik halveren, dat werd het doel. Het ouderwetse dak bleek daarbij een voordeel. De lichtstraten gingen eruit en op het pand kwamen zo’n 800 zonnepanelen. ‘Dat was een investering van een kwart miljoen. Ik heb dit gefinancierd met lease. Je betaalt dan maandelijks een vast bedrag in plaats van de volledige aanschafprijs in één keer. De zonnepanelen leveren jaarlijks ruim 270.000 kilowattuur op en ik kan de opgewekte energie meteen gebruiken in het productieproces.’

Daarnaast verving hij tussen 2022 en 2025 tien hydraulische machines door elektrische modellen. Ook die investering – ongeveer 1 miljoen euro – bracht hij onder in een leaseconstructie bij ABN AMRO. ‘De nieuwe machines zijn zeker 80 procent zuiniger en verdienen zich binnen acht tot negen jaar terug, alleen al op de stroomrekening. Bij een deel van de financiering hing de rente af van duurzame doelen. Daar heeft de bank goed in meegedacht.’ Bij zo’n lening spreekt de ondernemer met ABN AMRO meetbare doelen af. Denk aan de hoeveelheid bespaarde stroom. Haalt de ondernemer die doelen, dan ligt er een aantrekkelijke rentekorting in het verschiet. Voor Egmond Plastic leverde deze investering dus twee keer iets op: een lagere energierekening én een goedkopere lening.

Zakelijk en privé financiën

‘Voor de overnamesom moest ik destijds privé garant staan. Dat is best een ding, zeker voor mijn echtgenote want die moest mee tekenen. Dan gaat het wel over wat er gebeurt als het fout gaat, wat betekent dat voor ons? Uiteindelijk is dat allemaal goed gegaan en zijn we een financieel gezond bedrijf. Ik ben eigenaar van het pand, en als ik besluit het bedrijf te verkopen kan ik het bijvoorbeeld altijd verhuren aan derden. Ik zie dat als een belangrijke bron van mijn pensioen.’

Opnieuw een flinke uitbreiding

Aan orders hebben de meeste vliegtuigbouwers momenteel geen gebrek. En dus heeft ook Egmond Plastic te maken met een stijgende vraag. Daardoor groeide het bedrijf opnieuw uit z’n jasje en kwam er drie jaar geleden nog eens 280 vierkante meter bij voor opslag. Richard ontdekte gaandeweg dat een beetje voorraad toch wel handig is om klanten snel te kunnen bedienen. In september gingen de heipalen de grond in voor nóg eens 300 vierkante meter. De grond had het bedrijf al in eigendom. ‘De wereldwijde luchtvaart verwacht de komende drie à vier jaar met de helft te groeien. Voor veel onderdelen zijn wij de enige leverancier. Als wij niet meegroeien, dan kan Airbus z’n toestellen niet afleveren.’

Nu alsnog verhuizen is ook geen optie. En dat heeft niet enkel meer met kosten te maken. ‘Ik kan wel naar een andere plek willen, maar krijg ik daar op tijd een stroomaansluiting die past bij ons productieproces? Die kans is eigenlijk heel klein.’ Of hij, met de kennis van nu, nog iets anders zou doen? Over die vraag hoeft Richard niet lang na te denken. ‘Net na de coronacrisis stond het pand van de buren te koop. De luchtvaart zat toen net in een dip en daarom liet ik dat lopen. Maar ja, het pand van je buurman komt maar één keer in je leven te koop, zeggen ze weleens. Achteraf had ik het misschien gewoon moeten doen.’

Blik van ABN AMRO


Erik Kabel ABN AMROVerbouwen of verhuizen. Dat begint zelden bij de cijfers, ziet Erik Kabel, Business Banker bij ABN AMRO. ‘Ondernemers denken eerst aan hun medewerkers. Als je ervoor kiest om te verhuizen, kunnen die straks dan nog op de fiets komen bijvoorbeeld?’ Wat ondernemers vaak onderschatten, is wat zo’n operatie met het bedrijf doet. ‘Het kost tijd, energie en geld. Die kun je maar één keer inzetten. We zien in de praktijk dat omzet en resultaat in dat jaar geregeld onder druk staan.’

Vaak schuift de bank pas aan als de architect en de aannemer al langs zijn geweest. En dat is echt te laat, benadrukt hij. ‘Een nieuw pand betrekken of een bestaand pand verbouwen en verduurzamen, dat is een beslissing waarmee vrijwel altijd veel geld gemoeid is. Hoe eerder je daar met één van onze adviseurs over gaat sparren, hoe beter.’ Het is dan de rol van de adviseur om de juiste vragen te stellen en scenario’s op tafel te leggen. Kun je bij 10 procent minder omzet nog steeds je personeel, de belasting en de bank betalen bijvoorbeeld?

Bekijk ook:

Het familiebedrijf naar de volgende generatie, daar komt financieel veel bij kijken

Zo zette ondernemer Jacqueline haar vermogen in om eerder te kunnen stoppen met werken