De tabletcomputer verovert niet alleen de consumentenmarkt maar ook de boardroom. Papierloos vergaderen is aanstaande. En het levert nog geld op ook.
In veel concerns is het een even verplicht als moeizaam nummer: rapporten, verslagen en visiedocumenten van alle divisies en landen vergaren, printen en verspreiden onder de bestuurders die aan de vergadertafel aanschuiven. Zorgen dat ieder op tijd de juiste versie krijgt om vooraf door te nemen met de rode pen in de hand. Herzieningen, concepten en eindversies schieten voortdurend heen en weer. En dan nog leidt ter vergadering de zoektocht naar relevante informatie tot oorverdovend geritsel.
Board portal
Een oplossing voor dit papieren corvee bestond al langer. Leveranciers van zogenoemde board portals bouwen voor hun klanten een online systeem, waarin alle vergaderstukken worden geüpload en op de juiste plek, tijd en in de juiste versie weer veilig gedownload. Dat bood al een oplossing voor de gevaren van het werken met verschillende versies van één document en de onmogelijkheid om iemand op een luchthaven nog even een rapport in de handen te drukken.
Uitgeprint
Amerikaanse bedrijven lopen voorop in het gebruik van zulke board portals. Na enige gewenning bij de soms niet zo tech-savvy topbestuurders (is de informatie wel veilig daar in de computer? Kunnen mijn concurrenten niet meekijken op dat internet?) sloeg het digitale documentenbeheer aan. Maar wat bleef: de vergaderstukken worden in het algemeen nog uitgeprint. Een bestuurscomité dat achter laptops schuilgaat, dat vergadert nu eenmaal niet lekker.
iPad oplossing
De iPad blijkt nu ook voor de vergadertijger aan de top dé oplossing. De e-reader bestond natuurlijk al langer, maar die bood (tot nog toe) te weinig mogelijkheden om snel te zoeken in de stapels virtuele paperassen vol spreadsheets en kleurige diagrammen. Maar sinds aanbieders van board portals de iPad opnamen in hun aanbod loopt het bij hen werkelijk storm. “Dat kun je wel zeggen”, zegt bijvoorbeeld Alex Sodi, ceo Diligent Board member services uit New York, die oliegigant Exxon en de BBC tot zijn klanten mag rekenen. “We krijgen echt een gigantische piek in het aantal aanvragen sinds onze iPad-app is verschenen. En vaak kwam het initiatief rechtstreeks van de bestuurders. Het is voor hen ook een no-brainer: dit is de kans om echt papierloos te vergaderen.”
Digibeten
Een tablet is niet alleen minder opdringerig, hij leest ook lekkerder dan een laptop en is – niet onbelangrijk voor veel bestuurders – erg toegankelijk voor digibeten. “Het is opzienbarend hoe de oudere generatie de iPad de afgelopen tijd heeft omarmd”, zegt Sodi. De belangrijkste afnemers van Diligent komen uit de financiële wereld, de industrie en farmacie. “Bedrijfstakken waar met veel informatie wordt gewerkt, en waar de directie soms erg verspreid opereert.”
Veiligheidsredenen
Diligent levert ook in Europa zijn vergadersoftware, maar klanten zien om veiligheidsredenen niet graag hun naam genoemd. Sodi noemt Gemalto en Brit Insurance als Nederlandse klanten, maar die zijn voornamelijk om fiscale redenen in ons land gevestigd en beursgenoteerd. “Dit werkt intuïtief en het bespaart me kostbare tijd omdat ik altijd alles bij me heb. Het is minder sjouwen en het scheelt een hoop papier. Ik pieker er dan ook niet over om terug te gaan naar papier”, laat Dane Douetil, ceo van Brit Insurance, desgevraagd weten. Het papierloze vergaderen staat natuurlijk leuk in het duurzaamheidsjaarverslag. “Maar het bespaart ook echt veel geld. Niet alleen papier en inkt, maar ook de tijd die zoekraakt met het produceren en leveren van documenten.”
Sommetjes
De sommetjes lijken inderdaad te kloppen, afgaand op de overheden die in ons land papierloos vergaderen en daar een stuk opener over zijn dan de meeste bedrijven. Zo keek de gemeente Nijmegen niet naar een besparing op fte’s, maar louter naar de printkosten bij de invoering van de iPad als papiervervanger. Dat scheelt 530 euro voor elk van de 110 gebruikers, terwijl de iPads werden ingekocht voor 424 euro. Met zo’n ultrakorte terugverdientijd is het niet gek dat dankzij de Apple-tablet het papierloos vergaderen nu echt aanslaat, na jarenlang een grote belofte te zijn geweest.
Tekort
Niet alle vergadertijgers kunnen echter met de nieuwste iPad 2 aan de slag. Het stormachtige succes van de iPad 2 bij grote bedrijven en de aardbeving in Japan maken dat Apple niet kan voldoen aan de massaal vraag naar tablets. Door de regel ‘maximaal 2 per klant’ moeten de meeste raden van bestuur toch even zelf bij de Apple Store langs, voordat de zware loodgieterstas kan worden afgedankt.
Lees ook op TechBusiness:
-
Sony tablets komen eraan
-
iPad 2 is er, Steve Jobs ook
- Standaard voor iPad magazines uit Nederland
-
Bedrijfsleven aan de tablets
-
Deloitte: tablet verdringt pc
-
Tablet-oorlog compleet
- Hoe scoor je met een tablet?
Elke week het beste van TechBusiness in de mail? Vraag de nieuwsbrief aan.
