Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Papierloos vergaderen met iPad

De tabletcomputer verovert niet alleen de consumentenmarkt maar ook de boardroom. Papierloos vergaderen is aanstaande. En het levert nog geld op ook.

 

In veel concerns is het een even verplicht als moeizaam nummer: rapporten, verslagen en visie­documenten van alle divisies en landen vergaren, printen en verspreiden onder de bestuurders die aan de vergadertafel aanschuiven. Zorgen dat ieder op tijd de juiste versie krijgt om vooraf door te nemen met de rode pen in de hand. Herzieningen, concepten en eindversies schieten voortdurend heen en weer. En dan nog leidt ter vergadering de zoektocht naar relevante informatie tot oorverdovend geritsel. 

Board portal

Een oplossing voor dit papieren corvee bestond al langer. Leveranciers van ­zogenoemde board portals bouwen voor hun klanten een online systeem, waarin alle vergaderstukken worden geüpload en op de juiste plek, tijd en in de juiste versie weer veilig gedownload. Dat bood al een oplossing voor de gevaren van het werken met verschillende versies van één document en de onmogelijkheid om iemand op een luchthaven nog even een rapport in de handen te drukken.

Uitgeprint

Amerikaanse bedrijven lopen voorop in het gebruik van zulke board portals. Na enige gewenning bij de soms niet zo tech-savvy topbestuurders (is de informatie wel veilig daar in de computer? Kunnen mijn concurrenten niet meekijken op dat internet?) sloeg het digitale documentenbeheer aan. Maar wat bleef: de vergaderstukken worden in het algemeen nog uitgeprint. Een bestuurscomité dat achter laptops schuilgaat, dat vergadert nu eenmaal niet lekker. 

iPad oplossing

De iPad blijkt nu ook voor de vergadertijger aan de top dé oplossing. De ­e-reader bestond natuurlijk al langer, maar die bood (tot nog toe) te weinig mogelijk­heden om snel te zoeken in de stapels ­virtuele paperassen vol spreadsheets en kleurige diagrammen. Maar sinds ­aanbieders van board portals de iPad opnamen in hun aanbod loopt het bij hen werkelijk storm. “Dat kun je wel zeggen”, zegt bijvoorbeeld Alex Sodi, ceo Diligent Board member services uit New York, die oliegigant Exxon en de BBC tot zijn klanten mag rekenen. “We krijgen echt een gigantische piek in het aantal aanvragen sinds onze iPad-app is verschenen. En vaak kwam het initiatief rechtstreeks van de bestuurders. Het is voor hen ook een no-brainer: dit is de kans om echt papierloos te vergaderen.”

Digibeten

Een tablet is niet alleen minder opdringerig, hij leest ook lekkerder dan een laptop en is – niet onbelangrijk voor veel bestuurders – erg toegankelijk voor digibeten. “Het is opzienbarend hoe de oudere generatie de iPad de afgelopen tijd heeft omarmd”, zegt Sodi. De belangrijkste afnemers van ­Diligent komen uit de financiële wereld, de industrie en farmacie. “Bedrijfstakken waar met veel informatie wordt gewerkt, en waar de directie soms erg verspreid opereert.”

Veiligheidsredenen

Diligent levert ook in Europa zijn vergadersoftware, maar klanten zien om veiligheidsredenen niet graag hun naam genoemd. Sodi noemt Gemalto en Brit Insurance als Nederlandse klanten, maar die zijn voornamelijk om fiscale redenen in ons land gevestigd en beursgenoteerd. “Dit werkt intuïtief en het bespaart me kostbare tijd omdat ik altijd ­alles bij me heb. Het is minder sjouwen en het scheelt een hoop papier. Ik pieker er dan ook niet over om terug te gaan naar papier”, laat Dane Douetil, ceo van Brit Insurance, desgevraagd weten. Het papierloze vergaderen staat natuurlijk leuk in het duurzaamheidsjaarverslag. “Maar het bespaart ook echt veel geld. Niet alleen papier en inkt, maar ook de tijd die zoekraakt met het produceren en leveren van documenten.”

Sommetjes

De sommetjes lijken inderdaad te kloppen, afgaand op de overheden die in ons land papierloos vergaderen en daar een stuk opener over zijn dan de meeste bedrijven. Zo keek de gemeente Nijmegen niet naar een besparing op fte’s, maar louter naar de printkosten bij de invoering van de iPad als papiervervanger. Dat scheelt 530 euro voor elk van de 110 gebruikers, terwijl de iPads werden ingekocht voor 424 euro. Met zo’n ultrakorte terugverdientijd is het niet gek dat dankzij de Apple-tablet het papierloos vergaderen nu echt aanslaat, na jarenlang een grote belofte te zijn geweest.

Tekort

Niet alle vergadertijgers kunnen echter met de nieuwste iPad 2 aan de slag. Het stormachtige succes van de iPad 2 bij grote bedrijven en de aardbeving in Japan maken dat Apple niet kan voldoen aan de massaal vraag naar tablets. Door de ­regel ‘maximaal 2 per klant’ moeten de meeste raden van bestuur toch even zelf bij de Apple Store langs, voordat de zware loodgieterstas kan worden afgedankt.

Lees ook op TechBusiness:

Elke week het beste van TechBusiness in de mail? Vraag de nieuwsbrief aan.

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

 


 

Last call Inclusive30: Wie maken Nederlandse bedrijven écht inclusiever?

MT/Sprout publiceert in april de Inclusive 30 van 2024, dé lijst met mensen die echt het verschil maken op weg naar een inclusiever bedrijfsleven. Wie mag er volgens jou niet ontbreken? Aanmelden kan nog tot en met woensdag 6 maart.

inclusive 30 2024
Inclusive30-alumni Eva de Mol (CapitalT), Sander van't Noordende (Randstad), Ingrid Tappin (Techleap), Jasper Kool (Social Capital) en Nancy Poleon (BrandedU).

Als het over diversiteit en inclusie gaat, zijn goede intenties een mooi begin, maar maken daden pas het verschil. Wie zijn de mensen die over de daadkracht, kennis en visie beschikken die de BV Nederland aantoonbaar diverser, maar vooral inclusiever maken?

MT/Sprout publiceerde in 2021 de eerste Inclusive30: hét podium voor inclusieve doeners, leiders en denkers die aantoonbaar impact maken. Die anderen inspireren om hun voorbeeld te volgen, zodat Nederlandse bedrijven inclusiever worden. Iemand aanmelden? Dat kan onderaan het artikel.

Wie maakt echt meters?

Waarom een lijst? Diversiteit en inclusiviteit versterken de slagkracht en de kwaliteit van Nederland, dat is al vaak genoeg bewezen. Het beter benutten van (schaars) talent, besluitvorming die is afgestemd op de belangen van alle stakeholders, nieuwe marktkansen door inspelen op behoeften van onderbelichte doelgroepen: nut en noodzaak van D&I zijn zonneklaar. En natuurlijk staan ze op de agenda van elke leider. Maar: wie maakt er echt meters mee?

Lees ook: De Inclusive30 van 2023: deze leiders maken het Nederlandse bedrijfsleven écht inclusiever

Leiders, rolmodellen, ondernemers

Die mensen zoeken we, en geven we graag een podium. Zij dragen bij aan inclusiviteit door als rolmodel te dienen en zelf diversiteit en inclusiviteit actief uit te dragen. Door binnen bedrijven concrete projecten op te pakken, of door als leider de transitie op de strategische agenda te verankeren.

De MT/Sprout Inclusive30 geeft een podium aan mensen die echt het verschil maken op weg naar een inclusiever bedrijfsleven. De jaarlijkse lijst wordt mede mogelijk gemaakt door Whyz Executive Search.

Ondernemers die het goede voorbeeld geven of met hun (tech)producten of diensten het Nederlandse bedrijfsleven pluriform succes brengen, horen wat ons betreft ook op de lijst. En ook de denkers en bestuurders die ‘vanaf de zijlijn’ de BV Nederland in beweging krijgen.

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Aantoonbaar verschil maken

MT/Sprout laat zich bij het samenstellen van de Inclusive30 adviseren door D&I-experts, recruiters en andere bronnen uit ons netwerk. Toch willen we geen kandidaten missen voor onze longlist. Daarom vragen we ook jou input, met de vertrouwde vraag: ben jij/ken jij…?

Wekelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

De criteria voor toelating tot de Inclusive30 zijn natuurlijk niet mathematisch. We zoeken boven alles personen die, al dan niet als leider van hun bedrijf, ten minste aantoonbaar verschil hebben gemaakt in de bevordering van inclusiviteit in het Nederlandse bedrijfsleven.

De criteria voor opname in de lijst:

  • de persoon maakt zich sterk voor de bevordering van inclusiviteit en diversiteit;
  • binnen, met of gericht op een onderneming;
  • vanuit een rol als leider, expert, dienstverlener of rolmodel;
  • die inspanning heeft een meetbaar, aantoonbaar of ten minste inspirerend verschil gemaakt op weg naar meer inclusiviteit en diversiteit in het Nederlandse bedrijfsleven.

Laat ons hieronder weten wie absoluut op de lijst moet: