Papierloos vergaderen met iPad

Door:

Geschreven door:

27 april 2011 27-04-2011 3,5 minuten

De tabletcomputer verovert niet alleen de consumentenmarkt maar ook de boardroom. Papierloos vergaderen is aanstaande. En het levert nog geld op ook.

In veel concerns is het een even verplicht als moeizaam nummer: rapporten, verslagen en visiedocumenten van alle divisies en landen vergaren, printen en verspreiden onder de bestuurders die aan de vergadertafel aanschuiven. Zorgen dat ieder op tijd de juiste versie krijgt om vooraf door te nemen met de rode pen in de hand. Herzieningen, concepten en eindversies schieten voortdurend heen en weer. En dan nog leidt ter vergadering de zoektocht naar relevante informatie tot oorverdovend geritsel.

Board portal

Een oplossing voor dit papieren corvee bestond al langer. Leveranciers van zogenoemde board portals bouwen voor hun klanten een online systeem, waarin alle vergaderstukken worden geüpload en op de juiste plek, tijd en in de juiste versie weer veilig gedownload. Dat bood al een oplossing voor de gevaren van het werken met verschillende versies van één document en de onmogelijkheid om iemand op een luchthaven nog even een rapport in de handen te drukken.

Uitgeprint

Amerikaanse bedrijven lopen voorop in het gebruik van zulke board portals. Na enige gewenning bij de soms niet zo tech-savvy topbestuurders (is de informatie wel veilig daar in de computer? Kunnen mijn concurrenten niet meekijken op dat internet?) sloeg het digitale documentenbeheer aan. Maar wat bleef: de vergaderstukken worden in het algemeen nog uitgeprint. Een bestuurscomité dat achter laptops schuilgaat, dat vergadert nu eenmaal niet lekker.

iPad oplossing

De iPad blijkt nu ook voor de vergadertijger aan de top dé oplossing. De e-reader bestond natuurlijk al langer, maar die bood (tot nog toe) te weinig mogelijkheden om snel te zoeken in de stapels virtuele paperassen vol spreadsheets en kleurige diagrammen. Maar sinds aanbieders van board portals de iPad opnamen in hun aanbod loopt het bij hen werkelijk storm. “Dat kun je wel zeggen”, zegt bijvoorbeeld Alex Sodi, ceo Diligent Board member services uit New York, die oliegigant Exxon en de BBC tot zijn klanten mag rekenen. “We krijgen echt een gigantische piek in het aantal aanvragen sinds onze iPad-app is verschenen. En vaak kwam het initiatief rechtstreeks van de bestuurders. Het is voor hen ook een no-brainer: dit is de kans om echt papierloos te vergaderen.”

Digibeten

Een tablet is niet alleen minder opdringerig, hij leest ook lekkerder dan een laptop en is – niet onbelangrijk voor veel bestuurders – erg toegankelijk voor digibeten. “Het is opzienbarend hoe de oudere generatie de iPad de afgelopen tijd heeft omarmd”, zegt Sodi. De belangrijkste afnemers van Diligent komen uit de financiële wereld, de industrie en farmacie. “Bedrijfstakken waar met veel informatie wordt gewerkt, en waar de directie soms erg verspreid opereert.”

Veiligheidsredenen

Diligent levert ook in Europa zijn vergadersoftware, maar klanten zien om veiligheidsredenen niet graag hun naam genoemd. Sodi noemt Gemalto en Brit Insurance als Nederlandse klanten, maar die zijn voornamelijk om fiscale redenen in ons land gevestigd en beursgenoteerd. “Dit werkt intuïtief en het bespaart me kostbare tijd omdat ik altijd alles bij me heb. Het is minder sjouwen en het scheelt een hoop papier. Ik pieker er dan ook niet over om terug te gaan naar papier”, laat Dane Douetil, ceo van Brit Insurance, desgevraagd weten. Het papierloze vergaderen staat natuurlijk leuk in het duurzaamheidsjaarverslag. “Maar het bespaart ook echt veel geld. Niet alleen papier en inkt, maar ook de tijd die zoekraakt met het produceren en leveren van documenten.”

Sommetjes

De sommetjes lijken inderdaad te kloppen, afgaand op de overheden die in ons land papierloos vergaderen en daar een stuk opener over zijn dan de meeste bedrijven. Zo keek de gemeente Nijmegen niet naar een besparing op fte’s, maar louter naar de printkosten bij de invoering van de iPad als papiervervanger. Dat scheelt 530 euro voor elk van de 110 gebruikers, terwijl de iPads werden ingekocht voor 424 euro. Met zo’n ultrakorte terugverdientijd is het niet gek dat dankzij de Apple-tablet het papierloos vergaderen nu echt aanslaat, na jarenlang een grote belofte te zijn geweest.

Tekort

Niet alle vergadertijgers kunnen echter met de nieuwste iPad 2 aan de slag. Het stormachtige succes van de iPad 2 bij grote bedrijven en de aardbeving in Japan maken dat Apple niet kan voldoen aan de massaal vraag naar tablets. Door de regel ‘maximaal 2 per klant’ moeten de meeste raden van bestuur toch even zelf bij de Apple Store langs, voordat de zware loodgieterstas kan worden afgedankt.

Lees ook op TechBusiness:

Elke week het beste van TechBusiness in de mail? Vraag de nieuwsbrief aan.

Door: Karin Swiers

Geschreven door:
Karin Swiers

18 juni 2026 18-06-2026 5 minuten

Wie wordt de nieuwe ceo van Heineken? Als statistieken een goede voorspeller zijn, is de kans groot dat het een niet-Nederlander wordt. Misschien halen ze hem of haar wel uit Frankrijk, gezien de populariteit van Franse topmannen en -vrouwen in Nederland. ASML, ABN Amro, AkzoNobel en Ahold Delhaize hebben er namelijk al één.

‘Het is wel een trend’, zegt Imke Lampe tegen MT/Sprout. Ze is managing partner voor Nederland bij leiderschapsconsultant Heidrick & Struggles en daarmee zoekt ze zelf ook naar dit soort profielen. Nederland ligt goed in de markt bij de Franse executives. Maar deze toppers scoren ook hoog met hun internationale carrières. ‘Het zijn niet typische Fransen, want dat zou met de Nederlandse cultuur best een uitdaging kunnen worden.’

De Fransen zijn veel hiërarchischer, geeft ze aan. ‘Als ze zeggen dat ze naar links gaan, dan zijn ze gewend dat er ook naar links wordt gegaan. De gemiddelde Nederlander gaat dat ter discussie stellen. Die wil naar rechts en wel hierom. Dat zorgt voor een andere dynamiek in de boardroom. Idealiter heeft zo’n ceo al een keertje voor een Nederlandse vestiging gewerkt, met Nederlandse mensen in zijn team, of een tijd in Nederland gewoond of gewerkt. Dat maakt de kans op succes groter.’

Steeds meer buitenlandse ceo’s

Zo’n Franse ceo heeft ook voordelen, hoort ze vanuit de boardroom. ‘Ze nemen eigenaarschap. Ze zijn verantwoordelijk en ze gaan het fixen. Waar het in de Nederlandse cultuur toch vaak meer is van wij. Ik merk dat raden van commissarissen dat ownership als heel plezierig ervaren.’

Botsingen met het typisch Nederlandse poldermodel staan niet alleen Franse ceo’s te wachten. Buitenlandse ceo’s worden steeds meer een dingetje in Nederland. De cijfers bevestigen dat ook. Voor het tweede jaar op rij is het aandeel van buitenlandse ceo’s bij de AEX-bedrijven gestegen: van 39 procent in 2023 naar 50 procent nu.

Alleen in Zwitserland valt de keuze nog vaker op een ceo uit het buitenland. Dat blijkt uit de nieuwste editie van het rapport Route to the top 2026 van Heidrick & Struggles. ‘Zwitserland en Nederland zijn super internationaal’, zegt Lampe. ‘Bij beursgenoteerde bedrijven gaat het toch vaak wat meer om aandeelhouderswaarde dan om samenlevingswaarde. Maar voor de Nederlandse samenleving zouden wat meer Nederlanders goed zijn op deze rollen.’

Lees ook: Zichtbare ceo’s: reputatieboost of risico?

Minder oranjegevoel

Dat sluit aan bij de oproep van Philips-ceo Roy Jakobs, die eerder in het FD zijn zorgen uitsprak over het groeiende aantal buitenlanders aan de top bij Nederlandse bedrijven. ‘Een Nederlandse ceo brengt automatisch het Nederlandse belang mee aan internationale tafels’, aldus Jakobs.

De topman kreeg bijval van onder meer oud-topman van Unilever Antony Burgmans, die vindt dat ‘het oranjegevoel’ in het bedrijfsleven aan het dalen is. Al kwam het hem ook op een uitbrander van de Vereniging van Effectenbezitters (VEB) te staan. Voorzitter Gerben Everts herkent die zorgen niet en wil niet ‘denken in termen van nationalisme’, zei hij op BNR.

Toch krijgt Lampe van elke cliënt nog altijd de vraag: ‘Liefst een Nederlander, tenzij er een betere buitenlander is.’ Daarbij gaat het ook om de beschikbaarheid. ‘We hebben de perfecte Nederlander gevonden, maar die komt pas over twee jaar vrij. Bedrijven moeten nu iemand hebben, het komende jaar. Daar lopen we natuurlijk ook vaak tegenaan. En dan ga je kijken: wat is het beste buitenlandse alternatief? Nederland is uiteindelijk maar een klein landje.’

Spoeling is dunner

De spoeling is echt wel wat dunner geworden, merkt ze op. ‘Nederland heeft, ondanks zijn bescheiden omvang, in het verleden altijd opvallend veel goede leiders voortgebracht. Dat percentage is nu wat lager. Maar dat zijn mijn eigen woorden, dat staat niet in het onderzoek.’

Een van de verklaringen hiervoor ligt ook in het verleden. Nederland had stevige leiderschapsprogramma’s waarin heel wat mensen naar het buitenland werden gestuurd, om zich te ontwikkelen en zo uiteindelijk ceo te worden. Die vanzelfsprekendheid is aan het verdwijnen.

Grote bedrijven als Shell of Unilever zijn inmiddels niet meer Nederlands en bouwen hun ontwikkelprogramma’s af, of halen ze helemaal weg. ‘Uiteraard speelt ook mee dat er tegenwoordig vaker twee partners werken.’

Het is gewoon moeilijker geworden om talenten zo’n heel traject te laten doorlopen. ‘De ervaring leert wel dat je daardoor hele goede leiders ontwikkelt. En als jij ceo bent van een land, dan heb je eigenlijk vaak toch een beetje je eigen toko. Waardoor je superveel leert over hoe je een organisatie van A tot Z runt.’

Lees ook: Deze 6 hardnekkige mythes houden vrouwen buiten de boardroom

Impact op hele ecosysteem

Jakobs vreest dat de impact van niet-Nederlandse ceo’s op het hele ecosysteem te voelen zal zijn. Dat herkent Lampe ook, maar dat is ook logisch, geeft ze aan. Als er in het verleden goed is samengewerkt met een Franse of Britse partner, dan zal die ook in Nederland worden uitgenodigd. ‘Het gaat toch uiteindelijk om vertrouwen in elkaar; ga je kunnen leveren? Net als met Nederlanders onderling is dat ook met Fransen onderling.’

Ze vindt het positief dat in de boardroom steeds meer een hang naar Europese partijen ontstaat. ‘Dat is een levendige discussie momenteel en dat komt door alle geopolitieke spanningen. De board wil zich steeds minder afhankelijk maken van grootmachten zoals de VS en China.’

En over vertrouwen gesproken: niet-Nederlandse ceo’s nemen ook hun vertrouwelingen mee naar hun nieuwe werkgever. Het directieteam zal meestal snel worden aangepast. ‘Zo gaat dat in elke cultuur, ook een Nederlander die in het buitenland wordt benoemd tot ceo doet dat.’

Feeling behouden

Het is belangrijk om in elk leiderschapsteam een aantal Nederlanders te behouden, vindt Lampe. In de raad van bestuur of in de raad van commissarissen, en liefst in beide. ‘Om die feeling met de Nederlandse maatschappij, politiek en dergelijke te houden. Je moet iemand hebben met dat lijntje naar Den Haag of VNO-NCW. Dat is essentieel om succesvol te kunnen zijn als bedrijf.’

Lampe benadrukt dat het bij de keuze van ceo’s puur om kwaliteit en competenties gaat. Die geven uiteindelijk de doorslag. ‘Ben je flexibel, kun je snel leren, heb je een bepaalde veerkracht? Kun jij je leiderschapsteam meekrijgen? En heb je een bepaalde visie die je ook kunt overbrengen? Dat is waarom mensen worden benoemd in deze rol. Als we dat als Nederland belangrijk vinden, dan moeten we mensen daar ook in ontwikkelen.’

Daar kunnen bedrijven maar beter snel aan beginnen, zo blijkt ook uit het onderzoek. Interne kandidaten wacht een fors langere route naar de top, vergeleken met onze buurlanden. Daar zit het gemiddelde op negen jaar. Dat was in Nederland tot 2023 ook zo, maar vandaag is dat opgelopen naar bijna vijftien jaar.

‘Maar de leeftijd van ceo’s is nog steeds 50 jaar, wat gemiddeld is in Europa’, zegt Lampe. ‘Dus als jij op je 35ste beslist dat je ceo wil worden, kan het nog vijftien jaar duren voordat je die stoel te pakken hebt. En buitenlandse ervaring blijft daarbij een grote plus.’

Lees ook: De ceo’s die alles kan en eindeloos meegaat? Vergeet het maar

Dit artikel is geschreven door

Karin Swiers

Karin Swiers interviewde al honderden ceo's, wetenschappers en andere experts over leiderschap & management. Dat heeft haar nieuwsgierigheid en passie voor dit thema alleen maar aangewakkerd. Heb jij een inspirerend verhaal over jezelf of over je business, wil je nieuwe inzichten en onderzoeken delen of zwem jij met succes tegen de stroom in? Dan kun je haar bereiken op [email protected]

Winkelmand

Papierloos vergaderen met iPad