1. Overtuig jezelf: ze vinden het wél leuk
Dit klinkt natuurlijk wel heel simplistisch. Vallend in de categorie: dan maak je maar zin. Toch is er iets geks aan de hand. Collega’s praten zichzelf en de anderen weerzin aan. Het is namelijk sociaal totaal geaccepteerd om vergaderingen af te kraken. Ooit iemand horen zeggen: was zo’n leuke werkdag, hele dag héérlijk vergaderd? Terwijl veel mensen dat vaak wel denken.
Universitair Amerikaans onderzoek onder 800 respondenten toonde aan dat meer dan de helft veel positiever over vergaderen denkt dan ze durft toe te geven. Ze vinden de onderwerpen niet altijd even leuk, maar het sociale aspect en het ‘even van je plek af zijn’ zien veel mensen als bijzonder positief.
Kortom: zorg dat het onderwerp scherp is en aanspreekt, dan gaat de rest vanzelf mee.
2. Let’s roddel
Natuurlijk is de vergadering er niet voor niets. Er moeten vaak harde noten worden gekraakt en ingrijpende beslissingen worden genomen. Ideeën worden bedacht, want zoals het nu gaat, kan het niet langer. Maar los van de doelen die je hebt bij de brainstorm kan het ook goed werken om eerst een rondje roddelen te doen.
Wat zit jouw mensen dwars, waar ergeren ze zich aan? Mensen zijn namelijk het meest besluitvaardig en creatief als hun emoties uit het lijf zijn. En het zorgt vaak voor hilariteit, zo’n klaagmomentje. Noem het hersengymnastiek, even alles los voordat het échte werk begint….
3. Zorg voor een mooie plek
Goed, je kunt natuurlijk ook je best doen om een meeting bij voorbaat totaal te laten mislukken. Een sessie onder de TL-balken tussen het systeemplafond op de veertiende in de kamer van de hr-manager is net zo sprankelend en aantrekkelijk als warm bier.
Het wordt natuurlijk heel wat anders als de sessie plaatsvindt in een fraai hotel op Schiermonnikoog of Terschelling. Het strand op loopafstand, dat is inspirerend, zeker als het doel van de meeting bijvoorbeeld ‘verandering’ is. Of dat er creatief vergaderd moet worden over een uitdagend, duurzaam project.
Je kunt ook kiezen voor een geweldig restaurant of boerderij waar na al het gepraat tijd over is voor een gezamenlijke kookcursus. De medewerkers zullen zich op dit uitje verheugen en het is goed voor de saamhorigheid in de groep. Offsite vergaderen was al een trend in Silicon Valley en waait sinds een tijdje onze kant op.
Lees ook: Retreat of stilteretraite? 4 redenen om dat vaker te doen
4. Betrek je mensen
Niets is erger dan een mailing met daarin de mededeling dat het team op 18 december gaat vergaderen over de te hoge mobiliteitskosten van het bedrijf. De baas bepaalt de agenda, de medewerker wordt geacht aanwezig te zijn en misschien, eventueel, zijn steentje bij te dragen.
Het is juist goed om de agenda – en de doelen – eerst met het team te bespreken. Stel de deelnemers in de gelegenheid om een onderwerp of casus te bepalen. Interactie (lees: betrokkenheid) is dé succesfactor van geslaagde vergaderingen. Meedoen is belangrijker dan in slaap vallen. Dat geldt ook voor het stellen van de doelen en het bepalen van de agenda.
5. Beloon en verras je mensen
Soms moeten dingen. Moet er door heel saaie materie worden geharkt. Een sessie met een flink aantal financial controllers over de jaarcijfers van het afgelopen kalenderjaar is van levensbelang, maar na een paar uur grafieken en analyses moet je niet vreemd opkijken als er links iemand gaapt en rechts iemand op z’n horloge kijkt of met z’n vriendin gaat appen.
Dan is het toch goed voor alle partijen als er een breekpunt is ingelast. Even een moment van ontspanning. Bijvoorbeeld dat er een bootje van Volendam naar Marken gaat met de hele club aan boord. Als cadeautje. Ze hebben het na een dagje cijferen dubbel en dwars verdiend en de dag blijft nog weken hangen…. Kleine moeite, groot plezier.
Lees ook: De positieve effecten van vergadervrije dagen
