Remote werken of hybride werken maakt het voor jou als manager een stuk moeilijker om te achterhalen wat er nou echt speelt met de mens achter dat scherm. Een groot deel van onze lichaamstaal gebeurt namelijk op de automatische piloot, het zijn instinctieve reflexen.
Al even onbewust wordt die lichaamstaal meteen herkend. Voor iedereen is het duidelijk dat gekruiste armen betekent dat je je afsluit. Goedkeuring, afwijzing, onzekerheid, blijheid, boosheid en nog veel meer worden onthuld via onze body language.
Het zijn allemaal fysieke signalen, vaak heel subtiel, die veel minder gemakkelijk over te brengen zijn in de digitale wereld. Al was het maar omdat het grootste deel van ons lijf niet te zien is op een klein scherm.
Waarom gaat die wenkbrauw omhoog?
Ook gezichten vervagen soms tot vlekkerige stipjes. Zeker wanneer collega’s in een grote vergaderzaal achterin zitten. Zo blijft er vrijwel niets van hun gezichtsuitdrukkingen over. Micro-expressies die verraden wat ze echt denken, verdwijnen zo ook.
Bovendien zit er toch een ietsepietsie vertraging op de beweging zelf en het moment dat de virtuele ander die beweging ziet. Uit onderzoek blijkt dat onze hersenen slechts 200 milliseconden nodig hebben om de meeste informatie uit een gezichtsuitdrukking te verzamelen.
Een realtime connectie is voor onze supersnelle hersenen dus nog geen realtime. Dat maakt ook dat lichaamstaal verkeerd geïnterpreteerd kan worden. Waarom trekt die collega thuis een wenkbrauw op? Dat kan zijn omdat de poes thuis op schoot wil springen, of omdat er een foute opmerking is gemaakt.
Zelfs al wordt er inmiddels vijf jaar intensief online vergaderd, het blijft nog altijd een uitdaging. Vier situaties met digitale body language voor leiders.
Lees ook: Wil je weten wat medewerkers echt denken? Leer micro-expressies herkennen
#1 Glazig gestaar
Glazige blikken, gestaar in het luchtledige. Het is nog vaak te zien bij een online vergadering. Je mensen houden zich zo enorm op de vlakte, omdat ze de sfeer niet kunnen opsnuiven. Daar hebben ze meer vertrouwen in wanneer ze fysiek aanwezig zijn in een vergaderzaal.
Je kunt ze als leider wel een duwtje geven. Begin een virtuele vergadering met oogcontact en een oprechte glimlach. Zo’n smile geeft anderen het signaal: je bent benaderbaar, behulpzaam en betrouwbaar. Dat verbetert de sfeer meteen.
Daarnaast beïnvloedt glimlachen direct hoe de anderen op jou reageren. Je krijgt bijna altijd een glimlach terug, schrijft Erica Dhawan op Chase. Zij is een internationaal bekend spreker, als managementdenker opgenomen de in Thinkers50 en auteur van Digital Body Language.
Gastvrouw of -heer van tv-show
Leuke ijsbrekers, of teamleden die hun overwinningen of uitdagingen van de week delen, maken de sfeer ook een stuk losser. Leiders moeten meer gaan denken en optreden als een gastvrouw of gastheer van een tv-show, adviseert ze verder op de BBC. Jij zorgt dat je mensen zich op hun gemak voelen, zodat je een band kunt opbouwen.
Bij fysieke ontmoetingen maak je al minstens de helft van de tijd oogcontact. Zo breng je een emotionele connectie tot stand. Doe dat ook virtueel, kijk 60 tot 70 procent van de tijd rechtstreeks in de camera. Omdat de anderen denken dat je naar ze kijkt, hou je de verbinding vast.
#2 Multitasken
Als jouw mensen tijdens een online meeting hun mails zitten te checken, naar hun smartphone grijpen of op Slack reageren, dan kijken ze dus niet naar het scherm. Daarmee maken ze het je moeilijker om oogcontact en verbinding te maken.
Al dat multitasken is voor Dhawan geen goed teken. Zo geven ze een duidelijk signaal af van gebrek aan betrokkenheid en enthousiasme. Als leider begrijp je natuurlijk de verleiding van al die andere tools, maar zo wordt er niet efficiënt vergaderd.
Daarom spreek je van tevoren af dat er geen andere tools worden gebruikt tijdens de vergadering. De smartphone gaat op stil, of nog beter gaat uit het zicht. Het beantwoorden van berichtjes kan ook wel even wachten. En dat geldt natuurlijk ook voor jezelf.
Neem wat afstand
Zit er toch iemand te appen, vraag dan rechtstreeks of hij of zij het laatste punt begrepen heeft. Zo worden ze weer terug de vergadering in getrokken, schrijft leiderschapscoach Melinda Fouts op Forbes. Bovendien geef jij het signaal af dat je de anderen die worden afgeleid ook bij de les zult houden.
Een tip van Dhawan is zelf wat afstand van de camera nemen, zodat er wat meer te zien is dan alleen maar je gezicht. Meer armbewegingen en handgebaren helpen om mensen betrokken te houden. Hou die bewegingen wel klein, dus binnen het scherm. Als ze uit beeld floepen, dan werken ze eerder contraproductief.
Lees ook: Waarom multitasken niet werkt (of soms toch wel)
#3 Groepsdenken
Het is bekend dat bij online vergaderingen gesprekken gemakkelijk gedomineerd kunnen worden door één of twee mensen. Zo’n collega onderbreken, voelt ook anders. Alsof het erger is dan tijdens een gewone vergadering.
Bovendien ontbreekt de vertrouwde lichaamstaal die helpt bij bevestigen of ordenen van onze gedachten, schrijft Dhawan op Fast Company. Daardoor voelen je mensen zich ook ongemakkelijker in zo’n virtuele vergadering. Ze kunnen niet goed inschatten of het verstandig is om tegen een idee in te gaan, of zelf een ander idee te lanceren.
En wees eerlijk, heel wat mensen gaan zo’n discussie niet eens aan, omdat online vergaderen vermoeiender is. Je team wil er dus ook snel vanaf zijn. Tel daar nog even zelfgenoegzaamheid bij op en je hebt de ingrediënten voor het ontstaan van groepsdenken.
Roteer het voorzitterschap
Als leider wil je dat voorkomen. Groepsdenken helpt niet wanneer je creatieve oplossingen of ideeën zoekt, een breder perspectief wil, innovaties of experimenten wil bespreken. Zie je dit gebeuren, dan kun je een aantal ingrepen doen.
Je roteert het voorzitterschap van de vergadering. De minder dominante teamleden geef je altijd eerst het woord. Na afloop van de vergadering vraag je naar de ideeën of commentaren die om één of andere reden niet zijn ingebracht. Je kunt dat per mail doen en verwijzen naar een Google doc.
#4 Opbranden
Als leider ben je verantwoordelijk voor het welzijn van al je mensen. Ook al zie je die vrijwel alleen online, dan kun je wel degelijk alert zijn op de signalen die ze daarover afgeven. Zelfs subtiele veranderingen in gedrag kunnen aangeven dat jouw medewerker aan het opbranden is.
Tomas Chamorro-Premuzic, cio van Manpower Group en hoogleraar business psychologie aan diverse universiteiten, beschrijft op Harvard Business Review waar je op moet letten tijdens online meetings. Wat is er anders dan normaal?
Denk aan teamleden die minder bijdragen aan discussies, minder enthousiast zijn, korter en minder doordacht reageren en veel minder ideeën aandragen. Duidelijkere signalen zijn er moe uitzien, gapen, weinig energie hebben en mentaal afstandelijk blijven. Net zoals oogcontact vermijden en zelfs hun camera uitzetten, wat ze normaal niet doen.
Eigen interpretaties leiden tot misverstanden
Ga een-op-een het gesprek aan en vraag je mensen of zich wel gesteund voelen, hoe ze zich over hun takenpakket voelen, of ze zich overweldigd voelen. Bekijk of je de druk voor ze kunt verlichten of het werk anders kunt organiseren. Loopt je medewerker het risico in een burn-out te belanden, dan is er professionele ondersteuning nodig en verwijs je ze door.
Dhawan wijst tot slot op een enorme valkuil voor leiders. Vertrouwen op je eigen interpretatie kan in de virtuele wereld tot nog veel meer misverstanden leiden. Tussen de regels lezen zonder de ondersteuning van fysieke lichaamstaal is ongelooflijk ingewikkeld. Voor jou en voor je mensen.
Zorg dat je heel duidelijk bent in je communicatie. Wees open en transparant. Probeer aannames en veronderstellingen vooral te vermijden. Als je twijfels hebt, stel dan meer (open) vragen. Aarzel niet om bij misverstanden gewoon je telefoon te pakken. ‘Dat is meer waard dan duizend e-mails’.
Lees ook: Hoe zelfs microstress kan leiden tot een burn-out
