Winkelmand

Geen producten in de winkelwagen.

Advertorial – Veenman

Productiviteit omhoog, printkosten omlaag
Veenman is de grootste onafhankelijke leverancier van Document Management-oplossingen en afdrukapparatuur in Nederland. Met een multibrand-productenportfolio van Xerox- en HP- apparatuur, biedt Veenman het beste uit de kopieer- en printerwereld. Het negentigjarige Veenman heeft diepgaande kennis op het gebied van automatiseren van documentintensieve bedrijfsprocessen.


Het is een zonnige dag als Eric Annema, Algemeen Directeur van Veenman, tekst en uitleg geeft over hoe bedrijven en instellingen beter greep kunnen krijgen op documentenstromen en zo kosten kunnen besparen. Annema: “Organisaties willen hun concurrentiepositie verdedigen en verbeteren. Versterkt door de open grenzen in de eurozone, de 24 uurseconomie en de opmars van (digitale) media krijgen organisaties te maken met meer veeleisende klanten. Tegelijk is er meer concurrentie vanuit het (digitale) buitenland. Kenniswerkers zijn in feite de belangrijkste assets geworden voor organisaties. Om effectief en slagvaardig te kunnen zijn, hebben zij behoefte aan productief werken en aan het snel kunnen raadplegen van informatie.”
Verloren productietijd en suboptimaal Document Management binnen organisaties leiden tot aanzienlijke verborgen kosten. Studies tonen aan dat tegenover iedere euro directe kosten die gepaard gaan met de productie van een document, gemiddeld negen euro staat aan indirecte kosten voor het managen van de lifecycle van het document. Annema: “Het is logisch dat managers in de concurrentiestrijd de touwtjes goed in handen willen houden en zich vooral willen richten op de corebusiness. Vaak heeft men de combinatie van tijd, kennis en tools op het gebied van Document Management-vraagstukken zelf niet in huis. Wij ervaren een groeiende behoefte bij organisaties aan outsourcing en externe specialistische kennis.”

Concrete oplossingen

Veenman biedt state of the art oplossingen voor professioneel documentenbeheer en afdrukapparatuur. Daarbij staan de realisatie van kostenbesparingen en verbetering in productiviteit voorop. Bij een klant in het openbaar vervoer bijvoorbeeld heeft Veenman de print- en kopieerkosten met minimaal dertig procent verlaagd door de beheerslast te verlichten. Onder meer dankzij geautomatiseerd beheer op afstand, standaardisatie van hardware en een efficiënte scan- en archiveringsoplossing. De juiste oplossing voor alle tweehonderd locaties vertaalde zich in een hogere productiviteit van de eindgebruikers.
Bij een gerenommeerd accountantskantoor zette Veenman zijn Ready2Archive-oplossing in, dat onder meer de authenticiteit en integriteit van gescande jaarrekeningen waarborgt. Meer dan honderdduizend documenten werden inmiddels al gedigitaliseerd en elektronisch gearchiveerd.
Het brede productportfolio van Veenman als onafhankelijke leverancier bestaat uit hardware, software en verbruiksartikelen van toonaangevende merken. Verder levert het bedrijf advies, service en training. Annema: “De partners van Veenman vertegenwoordigen elk op hun eigen terrein wereldwijd de hoogste norm voor productkwaliteit, innovatie, leveringsbetrouwbaarheid en klantondersteuning. Wij werken al vele jaren met hen samen op strategisch niveau. Bij hun productontwikkeling heeft ons bedrijf vaak een klankbordfunctie. Daardoor zijn wij vroeg en volledig op de hoogte van alle innovaties, upgrades en technologische ontwikkelingen. Voor Veenmans klanten levert dit direct voordeel op. Dankzij de intensieve en duurzame samenwerking met onze partners kan Veenman op hetzelfde hoge niveau service en support leveren aan onze klanten. Gecertificeerd. Hiervoor beschikken wij, met zo’n driehonderd medewerkers in vaste dienst, over onze eigen serviceorganisatie.”

Bedrijfskundig advies

In zijn negentigjarig bestaan is Veenman uitgegroeid tot een onafhankelijk kenniscentrum op het gebied van documentautomatisering en afdrukapparatuur. Met name organisaties in het mkb en mkb+, overheidsinstellingen en non-profitorganisaties kiezen voor de pragmatische en schaalbare oplossingen. Veenman biedt altijd een oplossing die naadloos aansluit bij het ambitieniveau van de klant en zijn mate van ontwikkeling op het gebied van Document Management. De klant is daarbij vrij om te kiezen uit diverse contractvormen en financieringsmogelijkheden. Veenman levert daarin maatwerk. Minstens zo belangrijk is dat Veenman mee kan groeien met de ontwikkeling van zijn klanten. Op die manier helpt Veenman om structureel orde op zaken te stellen.
“De behoefte aan onafhankelijk bedrijfskundig advies groeit”, voegt Annema toe. Met Consultancy Services geeft Veenman zijn klanten merkonafhankelijk en vrijblijvend inzicht en advies op het gebied van integraal documentmanagement. Het bedrijf beschikt hiervoor over een eigen bedrijfsonderdeel met consultants. Deze experts kijken vanuit een bedrijfskundige invalshoek naar documentintensieve processen. De oplossingen die zij voorstellen, dragen structureel bij aan het bedrijfsresultaat van Veenman-klanten. Annema: “Met deze dienstverlening stellen wij onze relaties in staat om al naar gelang hun wensen en eisen kosten te besparen, productiviteit te verhogen, te voldoen aan milieu-, wet- en regelgeving en continuïteit te verzekeren.”

Zorgen uit handen

Begin 2010 introduceerde Veenman met gepaste trots een grensverleggende nieuwe service: Mijn Veenman Beheer. Annema legt uit: “De afdruksystemen die bij de klant in gebruik zijn, staan in voortdurende verbinding met het Veenman Service Center. Daar worden alle relevante technische gegevens op de voet gevolgd. Door tijdig preventief onderhoud voorkomen we veel storingen. We leveren nieuwe verbruiksartikelen aan voordat ze op zijn. Gaat er iets mis met een machine, dan is onze monteur meestal al onderweg. Door onlinewebrapportage blijft de klant altijd goed op de hoogte van onze werkzaamheden. De medewerkers van de organisaties kunnen zich zo blijven concentreren op hun corebusiness. Zij verliezen geen kostbare tijd meer met werkzaamheden waar zij eigenlijk niet voor zijn ingehuurd.” Kortom, Veenman is als betrouwbare partner al negentig jaar nog steeds erg innovatief. Annema concludeert in één welluidende zin: “Veenman ontzorgt zijn klanten.”

Veenman

Lylantse Baan 11, 2908 LG Capelle a/d IJssel
Postbus 1302, 3000 BH Rotterdam
Telefoon: (010) 284 61 23
Fax: (010) 284 61 82
E-mail: [email protected]
www.veenman.nl
 

Een nieuwe ceo is geen superheld die alles gaat fixen: ‘Veel ploeteren eenzaam in stilte’

Ceo's beginnen in een nieuwe organisatie vaak op een roze wolk, alleen donderen ze daar ook zo weer van af. Volgens Maaike van der Wal zijn hardnekkige mythes over startende ceo's daar mede schuldig aan. Daar maakt ze in een nieuw boek korte metten mee. 'Zo'n nieuwe ceo is uiterst kwetsbaar in het begin, maar die hele menselijke kant wordt vergeten.'

maaike van der wal het venijn zit in de start

Aan de start van nieuwe ceo’s kleven nog een aantal hardnekkige mythes. Daardoor faalt veertig procent binnen achttien maanden. En dat is dan nog conservatief ingeschat. Maaike van der Wal, expert in leiderschapstransities, vraagt zich af waarom dit onderwerp niet veel hoger op de agenda staat.

Het gevoel overheerst kennelijk nog altijd dat de beste kandidaat benoemd is. Dat hij of zij het roer gemakkelijk kan overnemen. En dus krijgt de nieuwe ceo het blinde vertrouwen. Met het recent verschenen Het venijn zit in de start maakt ze een einde aan die mythes. Voor MT/Sprout zoomen we met haar in op drie ervan.

Mythe 1: een goede ceo kan het alleen af

Een nieuwe ceo zoeken en benoemen is voor de raad van commissarissen een belangrijke interventie. Het is een van de belangrijkste strategische ingrepen, omdat ze de opvolger moeten kiezen voor de toekomst van het bedrijf.

Toezichthouders vinden die periode ‘heel spannend’. Daar wordt veel energie ingestoken, ze komen intensief bij elkaar. Wanneer ze dan de perfecte kandidaat hebben, krijgt die man of vrouw alle vertrouwen.

‘Jij kunt het, jij hebt alle skills, jij bent precies wat we nodig hebben. Daar slaat die kandidaat ook op aan. Die voelt een verbondenheid met de missie, die wil echt van betekenis zijn.’

Superheld

Zo wordt het verhaal steeds groter, de perfecte kandidaat wordt ‘een soort superheld’. Dat wordt ook gecommuniceerd naar alle stakeholders. ‘Iedereen zit op een roze wolk’, de nieuwe ceo inbegrepen.

Niemand vraagt of hij of zij ondersteuning of advies nodig heeft. De ceo vindt ‘het raar’ om dat voor zichzelf te vragen, want die is ervan overtuigd dat het gaat lukken. De commissarissen denken dat er met zo’n perfecte kandidaat niks mis kan lopen. Hulp vragen of aanbieden voelt als een zwaktebod.

Zelfs een serieus onboardingproces is niet nodig, een paar praktische zaken regelen en een lijst met kennismakingsgesprekken zijn voldoende voor de ceo. Dat is de mythe. Vanaf dag één is die m/v wel eindverantwoordelijk voor de organisatie.

Hij of zij ligt onder een vergrootglas. ‘Terwijl die ceo nog wel moet landen, veel leren en zich een oordeel vormen over het reilen en zeilen van de organisatie. Eigenlijk is zo’n nieuwe ceo uiterst kwetsbaar in het begin. Maar die hele menselijke kant wordt vergeten.’

Geploeter in stilte

Wat betekent dat voor de praktijk? Veel geploeter in stilte. Bijna de helft van de nieuwe ceo’s voelt zich eenzaam en dat beïnvloedt hun prestaties op een negatieve manier. Ceo’s missen in die periode oprechte feedback, aanscherping van hun ideeën en die extra energie of het zetje in de juiste richting van een sparringpartner.

Het duurt dan ook niet lang voordat die ceo van zijn of haar roze wolk afdondert. Daarvoor in de plaats komt een emotionele achtbaan. De topman of -vrouw wordt geplaagd door twijfels, frustraties, onzekerheden en (mentale) uitputting.

Mythe 2: de nieuwe ceo gaat het nu allemaal fiksen

De raad van commissarissen slaakt na de benoeming een collectieve zucht van verlichting. De toezichthouders gaan honderd dagen min of meer uit beeld. Ze willen de nieuwe ceo alle ruimte geven. ‘De kat uit de boom kijken’, noemt Van der Wal dat eerder. ‘Iedereen neemt een afwachtende houding aan, ook het bestuur en het eigen managementteam.’

Alle hoop is nu op de nieuwe ceo gevestigd. ‘Er wordt heel veel op de nieuwe ceo geprojecteerd. En dat is een risico. Bij het minste geringste, en zelfs als er niets wordt gedaan, zijn mensen teleurgesteld en wordt de ceo afgeschreven.’

‘De ceo’s voelen die druk en het appel. Ze willen gaan aanpakken, zien de problemen ze kunnen oplossen. Ze overschatten daarbij de bereidheid tot veranderen. Binnen no time stappen ze in een soort reddende rol.’

Lees ook: Dankzij Thomas Plantenga is probleemkind Vinted nu 5 miljard waard

Waar gaat het mis?

Een ceo kan niks alleen fiksen, dat is een mythe. Alle partijen zijn hard nodig. Het is een leiderschapsproces waar de hele organisatie eerst doorheen moet. Het hele ecosysteem in de organisatie werkt nog zoals het werkte bij de vorige ceo, geeft ze aan. Dat poetst een nieuwe man of vrouw niet zomaar weg.

Dat kan alleen wanneer de ceo gevestigde relaties heeft, wederzijds vertrouwen heeft opgebouwd met de stakeholders, een goed oordeelsvermogen heeft kunnen ontwikkelen en voldoende voeling met de politiek en de cultuur heeft.

‘Menig raad van commissarissen krabt zich achter het oor als de perfecte kandidaat zijn of haar belofte niet waarmaakt. Wat ging er nu mis? En dan ligt het aan de ceo natuurlijk, die heeft gefaald.’ Hoog tijd dat dit falen wordt gezien als een gedeelde verantwoordelijkheid.

De raad van commissarissen zou veel meer moeten investeren in die start. Maar ook het bestuur, de vertrekkende ceo, hr en het managementteam. Samen moeten ze ‘een vruchtbare voedingsbodem’ voor die nieuwe leiderschapsfase creëren en die ceo vanaf dag één ondersteunen. Voor een soepele overgang moeten alle partijen dus betrokken blijven, vindt Van der Wal.

Lees ook: Waarom competente commissarissen falen

Mythe 3: honderd dagen zijn voldoende als inwerkperiode

De eerste honderd dagen zijn de wittebroodsweken voor de nieuwe ceo. Hij of zij kan landen en zich inwerken. De sfeer is gemoedelijk, iedereen is welwillend, blij met het nieuwe boegbeeld en een frisse blik. Maar zo vrijblijvend is deze periode helemaal niet.

De start van de ceo is een nieuw begin voor de hele organisatie, een leiderschapstransitie. De benoeming is dan wel rond, maar de implementatie van dat nieuwe leiderschap nog lang niet. Dat maakt de eerste honderd dagen meteen tot een uitdagende periode. ‘Zodra de nieuwe ceo start, wordt het juist tastbaar voor de mensen in de organisatie.’

Iedere ceo balanceert tijdens die eerste honderd dagen tussen inwerken en ingrijpen. ‘Dat is niet alleen afhankelijk van de situatie waarin het bedrijf verkeert. Als nieuwkomer kunnen en moeten ceo’s juist acties ondernemen die later veel lastiger zullen zijn.’

Lees ook: Een slimme ceo hakt in negen dagen al knopen door

Terughoudend blijven

Toch raadt Van der Wal ceo’s een zekere terughoudendheid aan. ‘De acties en beslissingen die je aan begin neemt, zetten de toon. Dat is best eng. De verwachtingen zijn hoog gespannen. De mensen willen soms al zo lang dat er iets gebeurt. Je ziet twintig dingen die je meteen wil aanpakken, onder elke steen die je oppakt ligt weer een andere steen.’

Het vergt nogal wat om dan rustig te blijven, weet ze. Om echt die honderd dagen te nemen om te kijken wat nodig is, wat de meeste impact heeft en waar ook verder op gebouwd kan worden. ‘Wat in het echt meestal gebeurt: de praktijk overkomt je, overvalt je en je staat er alleen voor.’

Zelf adviseert ze ceo’s om een dag in de week thuis te werken in deze periode. Om alle indrukken te verwerken en de rode draad te blijven zien. ‘Je hebt die rust nodig om mentaal in het lood te blijven staan. Je bent dan veel effectiever en bereikt meer.’

Achttien maanden

Voor het inwerken van een gemiddelde werknemer zijn honderd dagen voldoende. Voor een ceo is dat veel te weinig. Ook die honderd dagen zijn een mythe. ‘Zijn of haar verantwoordelijkheid en scope is vele malen groter. Bovendien heeft de ceo impact op de hele organisatie en kost het tijd om de menselijke processen in goede banen te leiden.’

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Een gemiddelde ceo is pas productief na achttien maanden. ‘Eigenlijk voelt een nieuwe ceo zich vaak pas in de tweede benoemingsperiode helemaal comfortabel. En dat is gemiddeld na vier jaar.’

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?



Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Met een proces waarin de voorbereiding op de eerste honderd dagen, de onboarding en de integratie goed geregeld worden, kan die tijd enorm worden verkort. De sleutel: behandel de start veel strategischer én als een collectief nieuw begin voor de hele organisatie.

het venijn zit in de start maaike van der wal

Het venijn zit in de start: wat nieuwe ceo’s moeten weten over de eerste 100 dagen en de tijd daarna is geschreven door Maaike van der Wal. Het boek is onder meer te bestellen via managementboek.nl.