Dít zijn de 5 bouwstenen voor succesvol veranderen

De implementatie van een nieuw IT-systeem. Een nieuwe, agile werkwijze. Een kortere time-to-market.

Organisaties die willen veranderen, weten vaak prima wat er precies moet veranderen en wat het einddoel is van de voorgenomen veranderreis. Maar de hoe-vraag, oftewel de veranderreis zélf: die sneeuwt in de praktijk nog wel eens onder, merkt consultant en coo Charlotte Houben van House of Performance.

‘Op zich is dat ook begrijpelijk. Het is nu eenmaal makkelijker om het vooral te hebben over de opbrengsten van een bepaald transformatievraagstuk; dat is lekker concreet en biedt houvast. Maar daardoor gaan organisaties vaak voorbij aan de wijze waarop ze die transformatie gaan vormgeven. Als je daar te weinig aandacht aan besteedt, is de kans groot dat de beoogde transformatie uiteindelijk vastloopt of mislukt.’

Volgens Houben zijn er vijf cruciale randvoorwaarden voor een succesvolle transformatie. Wat zijn die vijf bouwstenen? En: hoe dragen ze bij aan een succesvolle veranderreis?

#1 Een helder toekomstbeeld

Als je geen helder beeld hebt van de bestemming van je reis, wordt het lastig om er naartoe te navigeren. Succesvol veranderen begint daarom met een helder toekomstbeeld, schetst Houben. ‘Het moet voor de organisatie heel duidelijk zijn waar je naartoe beweegt en waarom de verandering überhaupt nodig is. Medewerkers en leidinggevenden moeten snappen waarom de huidige status quo veranderd moet worden. Pas bij een heldere en concrete ‘stip op de horizon’ komt de juiste ambitie los.’

‘Het toekomstbeeld moet wel haalbaar zijn; niet alleen qua tijd, maar ook qua wat je van de organisatie vraagt. De voorgestelde stappen moeten passen bij de organisatie en bij de cultuur. Ook is het belangrijk dat je het toekomstbeeld doorvertaalt naar concrete doelen en plannen. Wat betekent de verandering concreet, nu en in de komende periode?’

#2 Eigenaarschap en samenwerking

Is het toekomstbeeld helder en haalbaar? Dan is het belangrijk dat je de juiste mensen aan tafel zet, vervolgt Houben. ‘Een eensgezind alignment top team, met mensen die de benodigde doorbraak ook daadwerkelijk kunnen realiseren, is cruciaal voor een succesvolle uitkomst. Ook is het belangrijk dat je de juiste stakeholders aan boord krijgt en dat ze de verandering steunen. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan managers van afdelingen die niet direct aan de transformatie deelnemen. Of aan een CEO die wel belang heeft bij het resultaat, maar die niet in het transformatieteam zit.’

‘En vergeet ook vooral de vaak grote groep informele leiders niet: medewerkers die veel invloed hebben op hun collega’s en die je dus ook zeker aan boord moet zien te krijgen. Want als zij een andere kant op bewegen, zul je zien dat een groot deel van de organisatie dat ook doet.’

Denk daarnaast goed na over de governance, benadrukt Houben. ‘Is het opdrachtgeverschap helder? Beschikken de juiste mensen over het juiste mandaat? Is duidelijk hoe en bij wie er geëscaleerd kan worden bij issues? Deze en andere governance-vraagstukken zul je vooraf helder moeten hebben. Want alleen vanuit een goed ingerichte governance kun je de verandering samen dragen.’

Advertorial

Podcast: agile transformatie is een reis

Leen Dewicke, Team Lead bij BeNe Rail International, vertelt over de route die haar organisatie aflegt naar een volledig agile manier van werken. Over hoe je je pad baant en waarom er leiders in plaats van managers nodig zijn.

lees verder

#3 Een ‘dedicated’ veranderteam

Je kunt nog zoveel externe consultants inschakelen, zonder een dedicated veranderteam uit de organisatie zélf is elke transformatie gedoemd tot mislukken, stelt Houben. ‘Je hebt een leidende coalitie nodig; mensen met de juiste competenties, die voldoende tijd en ruimte krijgen om de verandering te ‘trekken’.’

Commitment is key, benadrukt Houben. ‘Je heb echt mensen nodig die geloven in het geschetste toekomstbeeld en die het gedrag laten zien dat bij dat toekomstbeeld past. Het veranderteam geeft het juiste voorbeeld en weet zo de rest van de organisatie te overtuigen.’

#4 De verandering vormgeven

Een duidelijk vormgegeven transformatietraject is de vierde belangrijke bouwsteen, vervolgt Houben. ‘Welke mijlpalen kom je wanneer tegen? En zijn er voldoende feedbackloops, zodat je tijdig kunt bijsturen als zaken anders lopen dan voorzien? Een duidelijke, haalbare en realistische roadmap is essentieel. Denk verder ook goed na over de besturing en besluitvorming binnen het verandertraject. Is er sprake van een effectieve overlegstructuur, waarbinnen je snel en efficiënt beslissingen kunt nemen?’

‘Denk verder vooraf na over de indicatoren waar je de progressie aan afleest. Je zou bijvoorbeeld de resultaten van teams die al een bepaalde transformatie hebben doorgemaakt, kunnen vergelijken met die van teams die dat nog níet hebben gedaan. Pas als je de progressie duidelijk in beeld hebt, kun je bepalen in hoeverre de verandering succesvol is en of er al dan niet bijgestuurd moet worden.’

 #5 Duurzame verandering

Ten slotte, benadrukt Houben: zorg ervoor dat de doorgemaakte transformatie ook bestendig is. ‘Je wil natuurlijk niet dat het instort op het moment dat ook de laatste consultant zijn biezen pakt. Des te belangrijker om de verandering te verankeren in bestaande managementstructuren; bijvoorbeeld in het Target Operating Model (TOM), in de performancecyclus, en in je programma’s voor opleidingen en talentmanagement.’

‘Maak daarnaast werk van continu verbeteren, bijvoorbeeld door te zorgen voor korte feedbackloops en door de transformatie te verankeren in je Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA). Stuur actief bij op de effecten van de verandering; niet op basis van aannames, maar op basis van data en analyses. Dan weet je zeker dat de transformatie ook écht in het dna van je organisatie gaat zitten.’

Dit artikel wordt u aangeboden door

House of Performance

Wij zorgen dat mensen, teams en organisaties kunnen excelleren. Binnen Nederland en ook daarbuiten doen wij dat door ze te adviseren en ondersteunen waar dat kan en te confronteren waar het moet. Ook binnen onze eigen organisatie staat het laten excelleren van mensen centraal. Een van de redenen dat wij ook dit jaar weer gecertificeerd zijn als Great Place To Work.

Meer info