Zo digitaliseerde Jeans Centre van losse rapportages naar inzichtelijke dashboards

Het opstellen en analyseren van diverse rapportages over omzet, kpi’s en ureninzet kan veel tijd kosten. Daarom werken de medewerkers op het hoofdkantoor van Jeans Centre al lange tijd met de dashboards van Qlik View via Victa. ‘We hadden daarnaast de behoefte om de rapportages voor onze storemanagers ook te digitaliseren, toen kwamen we bij Qlik Sense uit’, vertelt Van der Hulst.

Een dashboard speciaal voor storemanagers

‘De storemanagers waren eerst afhankelijk van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse handmatige rapportages die vanuit het hoofdkantoor in Alblasserdam werden verstuurd’, legt ze uit. Die afhankelijkheid van specifieke momenten en de medewerkers op het hoofdkantoor was niet meer wenselijk. Storemanagers moesten wachten tot de data opgestuurd werd, of konden daarom vragen. ‘We wilden ze graag een stukje verdieping, zelfstandigheid en flexibiliteit geven om altijd en overal data te kunnen ophalen’, vertelt Van der Hulst.

Al snel bleek dat hiervoor een ander systeem nodig was dan Qlik View, wat op het hoofdkantoor wordt gebruikt. Niet alle data die daarin staat is namelijk ook relevant voor storemanagers. ‘We zijn toen samen met een collega van Victa aan de slag gegaan om een dashboard in te richten dat gericht is op de behoeften van de storemanager. Samen hebben we gekeken welke data er precies in moest, en hoe het systeem eruit moest zien.’ Het resultaat? Een toegankelijk dashboard speciaal voor storemanagers, dat vriendelijk in gebruik is: Qlik Sense.

Voordat het systeem werd uitgerold naar alle storemanagers, heeft Van der Hulst een pilot gedraaid om te zorgen dat het perfect aansloot bij de verwachtingen. Jeans Centre is sinds februari 2022 helemaal over op de dashboards van Qlik Sense, sinds maart worden er zelfs helemaal geen handmatige rapportages meer verstuurd aan de storemanagers.

Omzet, KPI’s en CRM

De storemanagers gebruiken het dashboard op verschillende manieren. Zo kunnen ze in één oogopslag zien hoeveel omzet ze op een dag gedraaid hebben, of ze op schema lopen en hoe ze presteren ten opzichte van vergelijkbare winkels. ‘Daarnaast meten we ook de KPI’s achter de omzet, zoals hoeveel bezoekers er zijn geweest, hoeveel daarvan een aankoop hebben gedaan, wat het gemiddelde besteedde bedrag is en welke producten er zijn verkocht.’ Ook heeft Jeans Centre het interne CRM-systeem aan het dashboard laten koppelen, waar ze data bijhouden over vaste klanten (Jeans Centre Friends).
Het mooie aan het systeem is dat deze data ook met gemak aan elkaar kan worden gekoppeld, waardoor nog meer inzichten en analyses mogelijk zijn dan met diverse losse rapportages.

Koppelingen met andere systemen

Vanuit het dashboard kunnen de storemanagers ook de urenregistratie en het verzuim van hun winkel inzien. Hiervoor is een koppeling met een ander systeem aangemaakt. ‘We zijn het dashboard samen met Victa nog steeds aan het doorontwikkelen’, vertelt Van der Hulst. ‘Zo werken we ook samen met DHL en Zalando, zij hebben een eigen dashboard in ontwikkeling dat we graag willen koppelen.’

Data ophalen met de iPad

Vroeger werd het kassapunt niet alleen gebruikt om af te rekenen, maar was het ook de plek waar storemanagers hun data, kennis en communicatie ophaalden. ‘Dat was niet zo handig, ze moesten hun werk regelmatig onderbreken om een klant te helpen, die hebben altijd prioriteit. Natuurlijk mogen onze storemanagers even achter op kantoor werken, maar we vinden het belangrijk dat onze storemanagers veel op de werkvloer zijn; daar gebeurt het.’

Toen het Qlik Sense dashboard geïntroduceerd werd, besloten Van der Hulst en haar team het kassapunt als werkplek te verruilen voor een iPad. De kassa is nu weer echt een plek voor de klant. ‘Met een iPad bieden we de storemanagers de flexibiliteit om door de winkel te lopen of in de koffiecorner te zitten terwijl ze data van de week ophalen en analyses draaien.’

Uitrollen naar de rest van de organisatie

Van der Hulst is erg te spreken over de overstap van losse rapportages naar dashboards. “De storemanagers zijn nu in de lead, en onze collega’s in Alblasserdam zijn blij dat ze deze werkzaamheden niet meer handmatig hoeven te doen. De storemanagers kunnen de data nu halen wanneer zij willen in plaats van dat ze erop moeten wachten of er om moeten vragen.’ Daarom heeft de JOG Group, de moederorganisatie van Jeans Centre, besloten om het systeem ook uit te rollen naar de twee andere bv’s: outlets van Ensign Blue en Garcia. ‘We hebben het dashboard al, nu hoeven we het alleen nog maar te vertalen en de juiste data te selecteren.’