Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

3 tips om collega’s mee te krijgen in verandering

Wil je binnen de organisatie veranderingen doorvoeren, dan stuit je vaak op een hoop weerstand. Het is lastig om nieuwe ideeën te realiseren, ook al is het nog zo’n sterk plan. Hoe krijg je medewerkers mee in veranderprocessen? Drie tips van veranderexpert Arend Ardon.

Een roerig jaar voor verzekeraars, 2016. In dat jaar trad namelijk een nieuwe Europese wet in werking, die veel strengere eisen stelt op het gebied van kapitaal, risicobeheersing en verslaglegging. ‘Verzekeraars moeten nu een minimaal eigen vermogen hebben om de klant te beschermen, en solvabel genoeg zijn om tegenvallers op te vangen’, aldus Roel Cuypers. Hij is actuaris, oftewel verzekeringswiskundige, bij Loyalis. De Limburgse verzekeraar telt zo’n 200 medewerkers en beheert verzekeringspolissen voor ruim een half miljoen klanten. Ze zijn met name gespecialiseerd in inkomensbeschermingsproducten en pensioenaanvullingen. Bescherming van de consument, dat onderschrijft Loyalis uiteraard. Maar de wetgeving betekent ook dat de verzekeraar elk kwartaal een gedetaileerde rapportage moet maken voor de toezichthouder voor verzekeringsland: De Nederlandsche Bank. De rapportage moet inzicht geven in het risicomanagementysteem, de kapitaalbuffers, de beheersing van de interne organisatie, de gewenste en vereiste solvabiliteit van het bedrijf. Zo’n rapportage is dus niet zomaar even samengesteld. Direct na de verslagleggingsperiode begonnen ze bij Loyalis al met het in kaart brengen van de actuele situatie voor alle polissen. ‘En de dagen voor de deadline werkten we echt met het zweet op ons voorhoofd om het allemaal af te krijgen’, vertelt Cuypers. ‘Uiteindelijk lukte dat altijd. Maar er was veel gestress.’ Rapportagestraat ‘Het proces van verslaglegging is complex’, zegt Cuypers. ‘Er zijn veel afdelingen bij betrokken’. Vier financiële afdelingen buigen zich over de rapportage: het actuariaat, en de afdelingen investments, risk management en finance & control. Ongeveer 10 mensen zijn daar met het proces bezig. ‘Daarnaast hebben we een agile team in het leven geroepen voor de bouw en optimalisering van een zogeheten rapportagestraat. Die zorgt voor een tijdige en juiste aanlevering van de polisbestanden aan het actuariaat. Daarnaast wordt de output van de diverse financiële afdelingen verzameld en verwerkt tot de door de toezichthouder gewenste rapportages.’ De afhankelijkheden om tot deze output te komen, waren groot. Elke afdeling had gegevens van de andere afdeling nodig en daar ging veel tijd overheen. Knelpunten Ketenregisseur Cuypers denkt na de zoveelste stressvolle periode: dit moet anders. Met hulp van een extern adviesbureau wordt de hele keten van werkzaamheden in kaart gebracht. Wat blijkt? ‘In totaal telden we 250 activiteiten, voordat de rapportage de deur uit kon. Dat hele proces is in een schema gezet. Alle stapjes zijn in kaart gebracht. Wie is van wie afhankelijk, wat zijn de doorlooptijden, waar liggen de knelpunten? Zo kregen we al snel beter inzicht in de hele keten van activiteiten.’ Ketensturing Zo bleek onder meer dat de basisgegevens te laat werden aangeleverd bij de afdeling Investments. Cuypers: ‘De Investments-medewerkers brengen de risico’s van de beleggingsportefeuilles en de rentemutaties in kaart. Maar om dat goed te kunnen doen, moeten ze wel informatie krijgen over alle verplichtingen: over de verzekeringsproducten, polissen, de waarde van de verzekeringen. Het bleek dat de afdeling daar wel erg lang op moest wachten. Als we daar tijd konden winnen, zou het hele verslagleggingsproces met 4 werkdagen kunnen worden ingekort.’ Dat bleek dan ook meteen een belangrijk knelpunt: die grote afhankelijkheid van elkaar. ‘Het gaat er vooral om dat je je daarvan bewust wordt. Dat je inzicht krijgt in het kritieke pad en daar sturing aan geeft. We realiseerden ons dat we met kleine aanpassingen een heel eind komen. Eerder beginnen aan een activiteit, of in een andere volgorde, kan leiden tot een sneller eindresultaat. Goede communicatie is eveneens essentieel. Maak duidelijk wat je wanneer nodig hebt.’ Ademruimte Al met al werken mensen nu efficiënter en minder uren aan de rapportage. Het aantal uren dat aan een rapportage wordt besteed is teruggebracht met maar liefst dertig procent. Een ander groot voordeel is: tijd en ademruimte. ‘Nu we dit proces sneller laten lopen, hebben we meer tijd om de resultaten te analyseren. Eerst was het zo dat we de deadlines nét haalden. De resultaten moesten metéén door naar DNB. Nu hebben we meer tijd voor analyses. En kunnen we meer tijd steken in onze bedrijfsdoelstellingen en onze strategieën Getty
Je leest nu: 3 tips om collega’s mee te krijgen in verandering

#1 Ga op zoek naar de vlammetjes die er al zijn

De grootste valkuil bij het doorvoeren van een verandering? Het maken van een plan waarin je schetst hoe je van de huidige naar de gewenste situatie gaat. Vernieuwingskracht is al aanwezig. Elementen in de huidige situatie kunnen voor succes in de toekomst zorgen. Ga daarom op zoek naar de vlammetjes die er al zijn en ontdek hoe je die samen met anderen kunt aanwakkeren en uitbreiden.

#2 Start met een groepje bevlogen koplopers

Het is gebruikelijk om bij veranderprocessen een zo groot mogelijke groep in één keer mee te krijgen, bijvoorbeeld per afdeling of team. Maar de veranderbeweging verspreidt zich niet op deze manier. Een inspirerend initiatief begint altijd bij een groepje bevlogen koplopers die een geloof delen. Ze maken geen plan maar gaan meteen aan de slag. Al experimenterend en lerend vinden ze de succesformule. Succes trekt vervolgens andere mensen aan, zo beweegt de verandering verder de organisatie in.

Dus, wil je binnen de organisatie iets veranderen? Deel dan je idee met anderen en vraag wie er zin heeft om de schouders onder de nieuwe beweging te zetten. Zorg er ook voor dat je ieder succes meteen zichtbaar maakt.

#3 Creëer ruimte voor de vernieuwing

Probeer nieuwe ideeën niet in te passen in de huidige systemen, regels en processen. Dan loopt het snel stuk. Iedere organisatie heeft een immuunsysteem, dat probeert nieuwe lichaamsvreemde initiatieven in de kiem te smoren. Wil je beweging en vernieuwing creëren? Wees dan alert op uitingen van het immuunsysteem. Houd het buiten de bureaucratie en creëer ruimte voor de vernieuwing.