De digitale alternatieven voor een factuur

Het eerste digitale alternatief voor een papieren factuur die je met een postzegel erop in de brievenbus gooit, was de pdf. Inmiddels zijn bijna alle boekhoudprogramma’s klaar voor het echte digitale werk: e-facturatie. Wie weleens rekeningen stuurt aan de overheid is zelfs verplicht dat digitaal te doen. Maar hoe werkt e-facturatie, wat levert het je op en krijg je daardoor sneller betaald?

De e-factuur

Een e-factuur is een digitaal bestand dat volgens een vaste structuur is ingericht. Alle gegevens staan altijd op dezelfde plek, waardoor het mogelijk wordt om facturen uit het ene systeem naadloos te verwerken in het andere. Deze structuur heet UBL: Universal Business Language.

Ieder UBL-document dat je (via de mail) van het ene boekhoudprogramma naar het andere verstuurt, wordt automatisch ingelezen. Het is dus niet nodig facturen eerst handmatig te exporteren. Een UBL-bestand is herkenbaar aan de extensie XML. Het is dus geen pdf-bestand.

Tegenwoordig zit deze functie in vrijwel ieder boekhoudpakket. Maar tot twee jaar geleden was het nog best ingewikkeld om een UBL-factuur te versturen. Daarom is Friso de Jong destijds samen met een compagnon het initiatief UBL Ready gestart.

‘Tot voorkort zat UBL nog niet standaard in ieder boekhoudpakket. Wij hebben ons er hard voor gemaakt dat dit wel het geval is.’ En met succes, want inmiddels heeft het initiatief al 115 keurmerken uitgedeeld.

Voordelen UBL

Een UBL-factuur kent voordelen voor zowel de ontvanger als voor de verzender. De belangrijkste voordelen voor de ontvanger zijn:

1. Tot 70 procent tijdsbesparing doordat de factuur automatisch ingeboekt wordt
2. Minimale kans op fouten doordat er geen mensenhanden meer aan te pas komen
3. Leveranciersgegevens worden automatisch opgenomen en/of aangepast

De belangrijkste voordelen voor de verzender:

1. Geen extra inspanning nodig, je hoeft slechts één vinkje te zetten
2. Eerder betaald worden doordat de facturen sneller verwerkt worden bij de klant
3. Beter betaald worden vanwege de verlaagde kans op fouten bij de afhandeling

Overheid

De Jong vult daarbij aan: ‘Niet echt een voordeel, maar wel fijn is dat je met UBL aan de aankomende wettelijke verplichtingen voldoet.’ Hij doelt hiermee op het feit dat de Rijksoverheid sinds begin dit jaar alleen nog digitale facturen in behandeling neemt. En vanaf medio april 2019 moeten alle mede overheden, zoals gemeentes op dit systeem overstappen. Iedereen die een factuur gaat sturen naar een overheidsdienst moet daardoor overstappen op e-facturatie op basis van UBL.

Factuurfraude

Kleeft er dan geen enkel nadeel aan e-facturatie? ‘Dat is een lastige discussie’, erkent De Jong. ‘UBL wordt via de mail verzonden en zou dus onveilig zijn volgens sommigen. In theorie kan iemand inbreken op een computernetwerk, inloggen in het mailsysteem, de factuurmails opzoeken, en vervolgens het rekeningnummer en de UBL-codes aanpassen.’

Maar zelfs als je dat een reëel risico acht, is het versturen van e-facturen per e-mail altijd nog veiliger dan de papieren factuur die je per post verstuurt, zegt De Jong. ‘Zo bleek in België onlangs nog dat één op de vijf bedrijven te maken krijgt met factuurfraude waarbij onder andere papieren facturen onderschept en aangepast worden. Dergelijke situaties doen zich niet voor met e-facturen die en masse per e-mail worden verstuurd.’

Toekomst van e-facturatie

En ondanks de grote stappen die zijn gezet in de adoptie van UBL, zijn we er nog niet. ‘De adoptie van UBL e-factureren is nu nog laag, zeker vergeleken met de factuur in pdf. Maar ik vergelijk het altijd met de e-commerce. Ook daar werd eerst argwanend tegenaan gekeken en daarna ging het heel hard.’

‘UBL is nog best een nieuwe ontwikkeling. Maar nu het in de meeste boekhoudpakketten zit, gaat het binnenkort massaal gebruikt worden. Zeker nu steeds meer (Europese) overheden het verplicht stellen bij het zakendoen. Naast UBL verwacht ik nog veel meer van de opvolger: Peppol. Dat is een kansrijke kandidaat om groot te worden.’

Bij PEPPOL worden zowel verzender als ontvanger van de factuur wordt door het netwerk geïdentificeerd, waardoor spookfacturen tot het verleden behoren. Bijkomend voordeel is dat de facturen eenvoudigweg naar een KvK-nummer of OIN (Organisatie-Identificatie Nummer) gestuurd kunnen worden. Het systeem vult zelf alle overige gegevens aan.

Makkelijker betalen

Digitale facturen sturen is één ding, maar ze moeten ook nog betaald worden. ‘Als je gaat e-factureren is het ook belangrijk dat je goed betaald gaat worden’, onderstreept De Jong. ‘E-factureren is nu nog een geïsoleerd proces dat plaatsvindt tussen twee boekhoudsystemen. Maar er komt nog een stukje achteraan; de betaling incasseren. Door UBL kunnen die twee processen veel dichter naar elkaar toe worden gebracht.’

Zodra je digitale facturen verstuurt, kun je ook de betalingsmethoden digitaliseren. Door bijvoorbeeld een betaallink of button toe te voegen. Er komen dan ook steeds meer mogelijkheden om het de debiteur zo gemakkelijk mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan:

1. Digitale incasso
Met een digitale incassomachtiging zet je zelf jouw eigen machtiging klaar en nodig je klanten uit om die via hun eigen veilige internetbankierenomgeving te accorderen. Een digitale incasso heeft als voordeel dat je weet dat de tenaamstelling en het rekeningnummer kloppen en dat een bevoegde persoon de machtiging heeft afgegeven. Deze manier van betalen is vooral interessant voor partijen die vaak terugkerende klanten hebben en veel incasso’s doen.

2. Betaalverzoek via mail
Je kunt jouw klanten via een mailtje uitnodigen om te betalen. Je maakt de mail in je eigen (huis)stijl op en bepaalt dus zelf de tone-of-voice. Een duidelijke betaalknop in de mail leidt de klant naar de pagina waar hij kan betalen of direct naar zijn eigen internetbank. Je hoeft dus geen bijlages bij de mail te voegen.

3. Betaallink in sms
Nog makkelijker is het sturen van een sms-bericht. Het voordeel hiervan is dat ze meer opvallen tussen alle huidige communicatievormen en mobiel betalen mogelijk maken. De link in het tekstbericht leidt direct naar de internetbankierenomgeving van de klant. Dit is een snelle, laagdrempelige manier om een betaalverzoek te versturen.

Nieuwe innovaties

Naast nieuwe betaalmethodes, verwacht De Jong op termijn nog meer handige toepassingen die dankzij e-facturatie ontstaan. ‘UBL is een prikkel voor nieuwe innovatieve diensten. Zo kan ik me voorstellen dat je als MKB’er straks direct in je boekhoudsysteem ziet dat je klant een goede betaler is, maar wel altijd pas na 60 dagen betaalt.’

‘Via je boekhoudpakket krijg je vervolgens direct een voorstel van een financierder die direct 95% van de factuur wil betalen. Voor de MKB’er interessant omdat hij direct zijn geld krijgt en voor de financierder interessant omdat hij na 60 dagen 5% rendement op zijn ‘lening’ haalt. Dat soort diensteninnovaties zal dankzij e-facturatie steeds meer plaatsvinden.’

De e-facturatie in combinatie met de (nieuwe) digitale betaalmethodes én andere innovaties, maakt dat betalen en betaald worden de komende tijd steeds makkelijker en sneller zal gaan.

Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Verbeter je cashflow’ op mt.nl. Dit dossier wordt mogelijk gemaakt door Buckaroo. Deze Payment Provider biedt een totaaloplossing voor alle financiële processen waardoor je betalingen en vorderingen sneller en klantvriendelijker, zowel online als offline worden geïnd.

Lees ook:

• Creëer een happy cashflow
• Een lesje cash management van Richard Branson
• Zo draagt je betalingsproces bij aan een hoge conversie