Niets is zo ergerlijk als een computer die vastloopt, een bestand dat verdwenen is of een dag eindigen met het gevoel niets te hebben kunnen doen. Wat zijn de grote frustraties waar werknemers gedurende een dag mee te maken krijgen? We zetten er een paar voor je op een rijtje. Herkenbaar?
1. Waar is dat ene document?
Werknemers besteden gemiddeld bijna 19 minuten per dag aan het zoeken naar documenten en afbeeldingen, blijkt uit onderzoek van Sharp. Het rondmailen van documenten met cryptische bestandsnamen zorgt ervoor dat er veel verschillende versies bestaan en je bestanden vaak eerst moet openen voordat je ziet wat het ook alweer was.
2. Al die verschillende versies van een bestand
Je stuurt het projectplan waar je hard aan hebt gewerkt rond in je team met de vraag of je collega’s het van feedback willen voorzien. Een paar dagen later zit je met zes gereviewde versies die allemaal van elkaar verschillen. Waar begin je in hemelsnaam met het doorvoeren van de wijzigingen? Bovendien hebben meerdere collega’s verschillende meningen over een bepaald punt; de ene heeft het zus gewijzigd en de andere zo. Wier wil is wet?
3. Dat belangrijke document op de laptop van je zieke collega
Je bruist van de nieuwe ideeën en staat te popelen om verder te werken. Alleen valt die leuke brainstorm die je met je collega hebt ingepland in het water als blijkt dat hij vandaag ziek thuis blijft. En het document dat jullie gisteren aangemaakt hebben met alle ideeën, losse flodders en links staat natuurlijk… op ZIJN laptop. Je ideeënstroom droogt ter plekke op.
4. Trage software terwijl je thuis voor hetzelfde doel een goede app gebruikt
Bijna twee derde van de werknemers gebruikt voor het werk liever zelf gedownloade apps dan de bedrijfssoftware die door de IT-afdeling van de organisatie beschikbaar wordt gesteld, blijkt uit onderzoek van Mobiquity. Maar als je aangeeft dat je voor bepaalde werkzaamheden een hartstikke handig tooltje hebt gevonden, krijg je vaak nul op het rekest van zowel IT als management. Want zelf gedownloade apps worden vaak als bedreiging gezien voor de veiligheid van het bedrijf. Toch kampt 44 procent van de bedrijven wereldwijd met een of andere vorm van deze zogenoemde schaduw-IT.
5. Stoorzenders op het werk
Als je opstaat voel je het al: dit wordt een productieve dag! Maar je zit koud achter je bureau of de eerste collega staat al naast je om een kletspraatje te maken. Als je even later geconcentreerd aan het werk bent, zie je ineens een nieuwe mail binnenkomen. Nieuwsgierig als je bent, klik je die tóch even open. Oh, een verzoek van Herman, dat kan wel even snel tussendoor. Waar was je ook alweer gebleven? Telefoon, nóg een collega met een vraag. Méér nieuwe mails. Aan het einde van de dag rijd je naar huis met een onvoldaan gevoel: wat heb ik nou helemaal gedaan vandaag?
Niet alle frustraties zijn eenvoudig weg te nemen, maar veel kan voorkomen worden door bijvoorbeeld in de cloud te werken. Op die manier heb je één centrale plek waar je eenvoudig bestanden kunt aanmaken en delen. Het aanbrengen van wijzigingen gebeurt in hetzelfde document. Zo heb je altijd slechts één versie van de waarheid op een plek waar je altijd en overal bij kunt.
