Waar was ook alweer dat overzicht van dat ene project opgeslagen? Na ruim twintig minuten en het openen van verschillende documenten die je niet zocht, heb je het dan eindelijk gevonden. Kan die digitale samenwerking niet sneller en eenvoudiger?
Digitaal samenwerken: waar te beginnen?
Een bestandsstructuur waarin documenten en mappen duidelijke, systematische en logische namen hebben, biedt een organisatie meer kans op succes, groei en stabiliteit. Veel bedrijven willen daar wel aan, maar als het gaat om digitale samenwerking weten zij niet goed waar te beginnen. In de meeste gevallen omdat ze al een enorme berg bestanden hebben die ze niet allemaal opnieuw van een nieuwe bestandsnaam willen voorzien. Dat hoeft ook niet, maar je zult ergens moeten beginnen. De start van een nieuw (fiscaal) jaar, een nieuw project of een nieuw team zijn prima momenten om te beginnen met een nieuwe structuur en nieuwe bestandsnamen.
Het doel is om een structuur te bedenken die eenvoudig en begrijpelijk is zodat in de digitale samenwerking iedereen het snapt en gaat gebruiken. Maak het niet te moeilijk, maar zorg er wel voor dat er voldoende informatie in de naam staat. Zo worden ze duidelijk georganiseerd en zijn ze makkelijk te vinden zijn. We geven een aantal tips.
- Begin bestandsnamen met een datum. Een van de belangrijkste zaken voor een bestandsnaam is de datum. Dat zorgt ervoor dat bestanden automatisch op chronologische volgorde worden weergegeven in de map. Bovendien is dit een manier om unieke bestandsnamen te creëren, zodat niet per ongeluk een factuur uit 2014 wordt verward met eenzelfde factuur uit 2017. Dit is natuurlijk niet van toepassing wanneer je werkt met een samenwerkingstool zoals Dropbox of GoogleDocs. Dan is, afhankelijk van de inhoud, de datum niet relevant.
- Neem een classificatie van het soort document op. Het lijkt een open deur om in de naam van een factuur de aanduiding ‘factuur’ op te nemen, maar bij het terugzoeken van documenten, scheelt het aanzienlijk in tijd. Alle documenten met de aanduiding ‘contract’, ‘offerte’ of iets anders, vallen dan namelijk direct af. Het is ook handig om de naam – of een afkorting ervan – van de betreffende klant, leverancier, prospect of partner in het bestand op te nemen. IT-journalist James Marshall geeft op ThoughtCo de tip om goed na te denken over de volgorde van de verschillende elementen. “Het helpt je niet differentiëren, maar biedt wel orde bij het zoeken.”
- Beschrijf zo goed mogelijk de inhoud van het bestand. Met omschrijvingen waaruit blijkt wat de inhoud is van een document voorkom je dat onnodig bestanden worden geopend om te kijken wat er nou eigenlijk in staat. Wees zo duidelijk mogelijk. Advocaat David Sparks adviseert op MacWorld om bestandsnamen te maken die je zelfs snapt als je dronken of seniel bent.
- Gebruik geen hoofdletters of speciale tekens. Letters en cijfers kunnen prima worden gebruikt in bestandsnamen, maar over het algemeen hebben computers wat meer moeite om bepaalde karakters en symbolen te verwerken. Spaties kun je wel gebruiken, maar als je dat niet wilt, dan zijn underscores of verbindingsstreepjes een heel goed alternatief. Die worden sowieso gebruikt op het internet en websites. Als het gaat om documenten die bedoeld zijn voor het internet, kun je overwegen om je bestanden namen te geven die al geschikt zijn voor het web. Het gebruik van louter ‘kleine’ letters en geen hoofdletters heeft te maken met consistentie. Een map waar deze twee door elkaar worden gebruikt, oogt heel rommelig. En het oog wil immers ook wat.
- Maak bestandsnamen scanbaar. Als je een map opent moet het meteen duidelijk zijn welke bestanden daar staan, zonder ze te hoeven openen. Dat betekent dat je voor het kiezen van de juiste bestandsnaam moet weten wat de belangrijkste informatie in ieder document is. Wees zo specifiek mogelijk, zonder ellenlange bestandsnamen te verzinnen. Kies dus heldere en duidelijke namen. Zodat ook je collega’s direct bij het juiste bestand kunnen zonder dat ze allerlei documenten hoeven te openen.
- Weet hoe de rest van het bedrijf met informatie omgaat. Om een solide structuur te kiezen, is het noodzakelijk om te weten hoe iedere afdeling met informatie omgaat. Met welke criteria zoeken zij naar documenten? Die kennis is noodzakelijk om de elementen voor een structuur te bepalen. Als bestandsnamen beginnen met een datum, is het slim om af te stemmen welke datum dit is. Is dit bijvoorbeeld de datum wanneer een factuur ontvangen is, of wanneer het werk is begonnen of juist afgerond?
- Gebruik versienummers. Om in één oogopslag inzicht te krijgen in de verschillende versies van een document, gebruik je versienummers. Probeer de versie ‘final’ of ‘def’ te vermijden. De praktijk leert dat een document vrijwel nooit ‘af’ is, maar dat er altijd wel weer een aanpassing of update op plaatsvindt. Blijf de versies gewoon doornummeren en je ziet direct welk nummer het meest recent is. Sommige samenwerkingstools bieden versiebeheer waarin dit automatisch gebeurt. Het zelf toevoegen van versienummers wordt daarmee overbodig.
Bedenk je eens hoeveel productiever de digitale samenwerking kan zijn als iedereen weet welke informatie een document bevat nog voordat ze het hebben geopend. Om nog maar te zwijgen van de hoeveelheid tijd die wordt bespaard met zoeken naar bestanden.
Wat te doen met alle documenten en mappen die nog niet in de nieuwe structuur zitten? Daar is een vrij eenvoudige oplossing voor. Maak jaarmappen en stop daar alles in. Dat biedt een opgeruimd overzicht en motiveert je om direct te beginnen met de nieuwe structuur.
