In een efficiënte organisatie werken mensen zonder stress of frustratie en zonder tijdsverlies. Wil je jouw organisatie ook efficiënter inrichten? Zorg dan dat je zoveel mogelijk frustratie weg neemt. De eerste stap naar dit doel is het opzetten van een gestructureerd document management systeem. Document management is het proces van omgaan met documenten zodat ze eenvoudig kunnen worden gemaakt, gedeeld, opgeslagen en teruggevonden. De zoekterm ‘document management’ in Google levert talloze resultaten waarin software-oplossingen worden aangeboden. Toch is het ook zonder zo’n oplossing mogelijk om een basis document management systeem in te richten waardoor het bedrijf op een gestructureerde wijze met bestanden omgaat.
1. Maak een document managementplan
De eerste stap is het opstellen van een plan waarin de structuur wordt bepaald voor het aanmaken, gebruiken en opslaan van documenten. Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie op de hoogte is van de structuur en die ook gebruikt. Niet alleen wordt hierin opgenomen waar documenten worden opgeslagen, maar ook hoe het bestand moet worden genoemd.
2. Voer het stap voor stap in
Het kan nogal overweldigend zijn om alle bestaande documenten in de nieuwe structuur te gieten. Natuurlijk kost het tijd om documenten op de juiste plek en met de juiste metadata op te slaan, maar de investering in tijd die er nu in gaat zitten, betaalt zich terug als documenten straks eenvoudig en snel zijn terug te vinden. Het is onnodig om alle documenten direct in het systeem te krijgen, begin ergens en breidt stap voor stap uit.
3. Gebruik het systeem
Een document management systeem is geen op zichzelf staande tool, het is een systeem. En dat systeem moet naadloos samenwerken met verschillende omgevingen en fases van de levenscyclus van een document. Zorg dat het geïntegreerd wordt in de overige systemen binnen de organisatie. De mogelijkheid om informatie te integreren of te delen via verschillende APIs is de sleutel tot het reduceren van fouten en dubbele data-invoer.
Susan Ward, expert op het gebied van document management, schrijft op website The Balance dat onderzoek van Xerox Canada liet zien dat mkb’ers en managers in dat land zo’n 2.500 euro kwijt zijn aan het beheren en opslaan van documenten en dat het gemiddeld een uur per dag kost om deze documenten weer op te zoeken. Door deze simpele tips toe te passen, kunnen bedrijven besparen op deze tijd en kosten.
- Houd documenten op één plek
- Maak mappen met een logische hiërarchie
- Maak submappen als dat nodig is
- Volg de afspraken omtrent naamgeving van documenten
- Sla documenten zoveel mogelijk direct opRuim regelmatig oude en niet meer relevante documenten op
- Maak regelmatig back-ups
Met een helder document management systeem dat door iedereen in de organisatie gebruikt kan worden, kunnen organisaties veel tijd winnen bij het terugvinden van documenten. Dit is niet alleen efficiënt en productief voor de organisatie zelf, ook klanten en partners merken dat hun gegevens snel gevonden zijn als ze contact opnemen. En dat komt het imago van de organisatie weer ten goede.
